Wird ein Kündigungsgrund benötigt?

Da eine Kündigung weitreichende Folgen für die Betroffenen haben kann, werden sie durch die Vorschriften im Kündigungsschutzgesetz vor Willkür seitens der Arbeitgeber geschützt. Dort ist festgelegt, dass Kündigungen sozial gerechtfertigt sein müssen und nur aus bestimmten Gründen erfolgen dürfen. Allerdings ist das Gesetz nicht auf alle Arbeitsverhältnisse anwendbar:

1. Gesetzlicher Kündigungsschutz besteht erst, wenn das Arbeitsverhältnis mindestens sechs Monate andauert. Nur Schwangere sind bereits ab dem ersten Arbeitstag in besonderer Weise vor einer Kündigung geschützt.
2. Das Kündigungsschutzgesetz gilt nur in Betrieben mit mehr als zehn Vollzeitbeschäftigten (Teilzeitkräfte werden anteilig gezählt).

Wenn Sie sich von einer Arbeitskraft trennen möchten, sollten Sie also zunächst überprüfen, ob diese unter Kündigungsschutz steht. Ist das nicht der Fall, können Sie das Arbeitsverhältnis fristgerecht ohne Angabe von Gründen beenden.

Auf welche Kündigungsgründe kann ich mich berufen?

Greift der gesetzliche Kündigungsschutz, dürfen Sie Mitarbeitenden nur aus einem der folgenden Gründe kündigen:

Betriebsbedingte Kündigung

Sie müssen Arbeitsplätze abbauen oder Ihren Betrieb ganz oder teilweise stilllegen? Eine betriebsbedingte Kündigung ist nur zulässig, wenn eine Weiterbeschäftigung wegen dringender betrieblicher Erfordernisse nicht möglich ist. Ein lediglich saisonal bedingter Umsatzeinbruch ist als Begründung nicht ausreichend. Stattdessen muss der Arbeitsplatz dauerhaft wegfallen und es darf keine anderweitige Beschäftigungsmöglichkeit für die zu entlassende Person geben. Darüber hinaus sind bei der Auswahl der oder des zu kündigenden Mitarbeitenden soziale Gesichtspunkte zu berücksichtigen, wie beispielsweise Alter, Betriebszugehörigkeit, eventuell zu leistende Unterhaltszahlungen oder Schwerbehinderung. Dabei spielt auch das Diskriminierungsverbot des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes eine wichtige Rolle.

Verhaltensbedingte Kündigung

Vom ständigen Zuspätkommen über unentschuldigtes Krankfeiern, andauernde Privattelefonate und Surfen im Internet bis hin zu Straftaten … Diese und andere schuldhaft begangene Pflichtverstöße können eine verhaltensbedingte Kündigung rechtfertigen. In den meisten Fällen ist die Entlassung jedoch nur nach einer vorherigen Abmahnung möglich. Ausnahmen können gelten, falls der Pflichtverstoß im Vertrauensbereich liegt, wie beispielsweise bei Betrug oder Diebstahl. Auch wenn Arbeitnehmer*innen zukünftiges Fehlverhalten offen ankündigen, darf unter Umständen auf eine Abmahnung verzichtet werden..

Personenbedingte Kündigung

Auf personenbedingte Faktoren hat die zu entlassende Person keinen Einfluss (im Gegensatz zu verhaltensbedingten Kündigungen). Stattdessen sind es bestimmte äußere Umstände, die eine Erfüllung der Pflichten aus dem Arbeitsvertrag unmöglich machen. Oft handelt es sich um gesundheitliche Gründe, wie eine andauernde Krankheit mit negativer Prognose oder häufige Kurzerkrankungen. Bei ausländischen Beschäftigten kommt auch der Verlust der Arbeitserlaubnis als Kündigungsgrund infrage, bei Kraftfahrer*innen der Entzug der Fahrerlaubnis.

Wann greift besonderer Kündigungsschutz?

In einem nächsten Schritt sollten Sie prüfen, ob für den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin Sonderkündigungsschutz gilt. Denn bestimmte Personen können nicht oder nur eingeschränkt entlassen werden:

• Bei befristeten Arbeitsverhältnissen muss die Kündigungsmöglichkeit vor Ausspruch der Kündigung vereinbart worden sein (§ 15 Abs. 3 TzBfG).
• Kündigungen während der Schwangerschaft bis zu vier Monate nach der Entbindung sind nicht wirksam (§ 17 MuSchG). Der Schutz gilt unabhängig von Dauer und Art des Arbeitsverhältnisses, also auch für Praktikantinnen oder Teilzeitbeschäftigte. In Ausnahmefällen, beispielsweise bei Straftaten, kann das Gewerbeaufsichtsamt eine Kündigung Schwangerer für zulässig erklären.
• Die gleiche Ausnahmeregelung findet auf Personen in Elternzeit Anwendung. Ihnen kann ab dem Antragszeitpunkt bzw. ab acht Wochen vor Beginn des Erziehungsurlaubs nur mit Zustimmung durch das Gewerbeamt gekündigt werden (§ 18 BEEG).
• Auch Arbeitnehmer*innen in Pflegezeit dürfen Sie ab der Ankündigung, allerdings höchstens zwölf Wochen vor Beginn der Pflegezeit, nur nach dem Erhalt einer Sondergenehmigung entlassen (§ 5 PflegeZG).
• Bei der Kündigung schwerbehinderter Mitarbeitender muss zunächst die Schwerbehindertenvertretung angehört werden (§ 178 Abs. 2 Satz 3 SGB IX). Außerdem ist beim Integrationsamt eine Zustimmung zur Kündigung einzuholen (§ 168 SGB IX).
• Eine ordentliche Kündigung von Betriebsratsmitgliedern ist nur bei Abteilungsschließungen oder Betriebsstilllegungen erlaubt (§ 15 Abs . 4 und Abs. 5 KSchG).
• Auszubildenden kann nur während der Probezeit gekündigt werden. Danach sind ausschließlich fristlose Kündigungen aus besonders schweren Gründen zulässig (§ 22 Abs. 2 BBIG).

Wie lang ist die Kündigungsfrist?

Bei ordentlichen Kündigungen müssen Sie als Arbeitgeber die gesetzlichen Fristen gemäß § 622 BGB beachten. Diese verlängern sich im Laufe der Betriebszugehörigkeit:

• Während der Probezeit (höchstens sechs Monate) kann das Arbeitsverhältnis jederzeit mit einer Frist von zwei Wochen gekündigt werden.
• Danach erhöht sich die Frist auf vier Wochen zum Fünfzehnten oder zum Ende eines Kalendermonats.
• Besteht das Arbeitsverhältnis zwei Jahre, beträgt die Kündigungsfrist einen Monat bis zum Monatsende.
• Weitere Fristverlängerungen treten nach fünf, acht, zehn, zwölf und 15 Jahren in Kraft. Die mit sieben Monaten zum Monatsende längste Kündigungsfrist gilt für Beschäftigte mit über 20-jähriger Betriebszugehörigkeit.

Abweichende Fristen für eine Kündigung können auch im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag vereinbart sein. Diese dürfen in der Regel allerdings nicht kürzer ausfallen, als es die gesetzlichen Vorschriften verlangen.

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Unter welchen Umständen ist eine fristlose Kündigung möglich?

Bei einer außerordentlichen Kündigung nach § 626 BGB werden geltende Kündigungsfristen aus triftigem Grund außer Kraft gesetzt. Dafür ist ein massiver Vertrauensbruch oder Pflichtverstoß nötig, der die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses unzumutbar macht. Denkbar sind Straftaten, Arbeitsverweigerung, Rufschädigung oder Störung des Betriebsfriedens. Da die gesetzlichen Auflagen für fristlose Kündigungen hoch sind, sollten Sie bei Unsicherheiten in Bezug auf die Begründung zusätzlich ordentlich kündigen.

Achtung: Auch bei außerordentlichen Kündigungen gilt eine Frist: Sie müssen die Kündigung innerhalb von zwei Wochen ab Kenntnis des Kündigungsgrunds aussprechen.

Welche Formalitäten müssen eingehalten werden?

Die Kündigung eines Arbeitsvertrags ist an formelle Voraussetzungen gebunden. Damit sie wirksam wird, müssen die folgenden Kriterien erfüllt sein:

• Kündigungen müssen schriftlich und in Papierform erfolgen (§ 623 BGB i. V. m. § 126 BGB). E-Mails, Faxe, SMS, WhatsApp-Nachrichten oder mündliche Kündigungen sind nicht zulässig
• Das Schreiben enthält die vollständige Anschrift von Absender*in und Empfänger*in in korrekter Schreibweise.
• Die Kündigungsaussage muss eindeutig getroffen werden. Vermeiden Sie den Konjunktiv (Ich würde kündigen …) und erwähnen Sie den Begriff Kündigung am besten direkt in der Betreffzeile.
• Wenn Kündigungsschutz gilt, benötigen Sie als Arbeitgeber zwar einen Kündigungsgrund, sind allerdings nicht verpflichtet, diesen im Inhalt des Schreibens zu erwähnen.
• Zu nennen ist allerdings das Datum, an dem das Arbeitsverhältnis endet.
• Die Kündigung muss vom Eigentümer, von der Geschäftsführerin oder von einer bevollmächtigten Vertretung unterschrieben werden. Gescannte oder digitale Signaturen sind nicht erlaubt.

Achtung: Als Arbeitgeber müssen Sie gekündigte Arbeitnehmer*innen über ihre Meldepflicht bei der Bundesagentur für Arbeit informieren (§ 2 SGB III i. V. m. § 38 SGB III). Diesen Hinweis nehmen Sie am besten auch direkt ins Kündigungsschreiben mit auf.

Darüber hinaus gibt es Formkriterien, die sich nicht auf die Kündigungserklärung an sich, sondern auf den gesamten Prozess beziehen:

Da es sich bei einer Kündigung nach deutschem Arbeitsrecht um eine einseitige empfangsbedürftige Willenserklärung handelt, müssen Sie den Zugang der Erklärung sicherstellen. Erst dann beginnen sämtliche mit der Kündigung im Zusammenhang stehende Fristen zu laufen. Wir empfehlen eine persönliche Aushändigung der Kündigung durch einen Boten oder Zeugen. Verschicken Sie das Schreiben per Post, erfolgt der Zugang zu dem Zeitpunkt, an dem die Kündigung im Briefkasten des Empfängers oder der Empfängerin landet.

Falls es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat oder Personalrat gibt, muss dieser vor dem Ausspruch der Kündigung ordnungsgemäß angehört werden (§ 102 BetrVG, § 79 BPersVG). In Sonderfällen ist eine Zustimmung des Betriebsrats nötig (§ 103 BetrVG).

Sollten Sie innerhalb eines Zeitraums von 30­ Tagen mehrere Kündigungen planen, müssen Sie solche Massenentlassungen gemäß § 17 KSchG bei der Bundesagentur für Arbeit melden. Wann eine Massenentlassung vorliegt, ist von der Betriebsgröße abhängig:

• Mehr als fünf Kündigungen bei 20 bis 60 Arbeitnehmer*innen
• Mehr als 25 Kündigungen (bzw. 10 % der regelmäßig Beschäftigten) bei einer Betriebsgröße von 60 bis 500 Personen
• Mindestens 30 Kündigungen bei mehr als 500 Mitarbeitenden

Muster für eine Kündigung vom Arbeitgeber

Der Inhalt einer ordentlichen Kündigung kann kurz und knapp sein, sollte allerdings möglichst neutral formuliert werden und darf keine persönlichen Angriffe enthalten. Als Arbeitgeber können Sie sich für Ihre Kündigung an dem folgenden Muster orientieren:

Betreff: Kündigung des Arbeitsverhältnisses

Sehr geehrter Herr Mustermann,

hiermit kündigen wir das per Arbeitsvertrag vom 20. Januar 2018 geschlossene Arbeitsverhältnis fristgerecht zum 31. August 2022.

Der Betriebsrat wurde angehört und hat der Kündigung nicht widersprochen.

Um eventuelle Ansprüche nicht zu verlieren, melden Sie sich in Ihrem eigenen Interesse umgehend arbeitssuchend. Beachten Sie außerdem Ihre Verpflichtung, sich aktiv um eine neue Beschäftigung zu bemühen.

Wir bedanken uns für die Zusammenarbeit und wünschen Ihnen für die Zukunft alles Gute.

Mit freundlichen Grüßen

Datum + Unterschrift Arbeitgeber

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Gibt es Alternativen zu einer Kündigung?

Wenn Sie sich als Arbeitgeber zur Entlassung von Mitarbeitenden entschließen, können die Betroffenen vor Gericht ziehen und die Wirksamkeit der Kündigung überprüfen lassen. In solchen Fällen liegt die Beweislast immer bei Ihnen, Sie müssen Ihr Vorgehen also sauber begründen können. Um sich lästige Streitigkeiten und die Kosten für eine Rechtsberatung bei der Kündigung zu sparen, sollten Sie im Vorfeld über mögliche Alternativen für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses nachdenken.

Die gängigste Alternative zur Kündigung ist der Aufhebungsvertrag. Eine derartige Vereinbarung beendet das Arbeitsverhältnis einvernehmlich zu einem bestimmten Zeitpunkt. Im Gegensatz zur Kündigung ist also die Zustimmung der zu entlassenden Person erforderlich. Um diese zu erhalten, müssen Sie als Arbeitgeber in den meisten Fällen bestimmte Zugeständnisse machen, wie beispielsweise eine sofortige Freistellung, eine Abfindung oder ein gutes Arbeitszeugnis. Dafür profitieren Sie als Arbeitgeber vom Wegfall des Kündigungsschutzes. Sie benötigen keinen Grund für die Entlassung und müssen sich nicht an gesetzlich oder vertraglich festgelegte Kündigungsfristen halten.

Egal ob ein Arbeitsvertrag durch Kündigung oder Aufhebungsvertrag beendet wird, für die Betroffenen stellt das Ende eines Arbeitsverhältnisses häufig einen schmerzhaften Einschnitt dar. Gehen Sie mit dem Thema sensibel um, damit Sie Ihren Ruf als attraktiver Arbeitgeber nicht aufs Spiel setzen.