Was ist Performance Management?

Performance Management (auch Leistungsmanagement genannt) ist eine spezielle Form des Personalmanagements, das durch die regelmäßige Einplanung von Feedbackgesprächen, klare Leistungsziele definiert und die vielfältigen Bedürfnisse der Belegschaft berücksichtigt. Dadurch können die verschiedenen Eigenschaften, Fähigkeiten und Erfahrungen aller dem Unternehmen Mehrwert bringen, alle Beteiligten können sich stetig weiterentwickeln und die Unternehmensziele werden erreicht.

Was sind Feebackgespräche?

Feedbackgespräche (auch Jahresgespräche, Beurteilungsgespräche oder Performancegespräche genannt) finden zwischen Vorgesetzten und Angestellten statt. Sie sind dazu da, den Beitrag der Mitarbeiter*innen zu ermitteln und zu besprechen, was gut gelaufen ist sowie wo es noch Verbesserungsbedarf gibt. Anschließend werden gemeinsam Ziele für die Zukunft festgelegt. Es geht in Feedbackgesprächen also nicht darum, Ihre Mitarbeiter*innen zu kritisieren, sondern um konstruktive Kommunikation. Dieser Austausch mit Rückmeldungen von beiden Seiten sollte mindestens einmal im Jahr stattfinden. Idealerweise sollten Sie als Arbeitgeber jedoch mehrere Feedbackgespräche einplanen. Viele Unternehmen führen dreimal im Jahr zu folgenden Zeitpunkten Feedbackgespräche:

• Anfang des Jahres
• Ende des 1. Quartals
• Ende des Jahres

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen bisher keine Feedbackgespräche geführt haben, sollten Sie dies dringend ändern, um das Potenzial Ihrer Angestellten voll auszuschöpfen, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern und Ihre Arbeitnehmer langfristig an Ihr Unternehmen zu binden.

Wie laufen Feedbackgespräche ab?

Für gewöhnlich folgen Feedbackgespräche immer einem ähnlichen Ablauf, der typischerweise aus drei Phasen besteht:

1. Analyse & Feedback: Besprechung der aktuellen Arbeitsaufgaben, Zielerreichung, Kritikpunkte und Zufriedenheit am Arbeitsplatz
2. Planung & Zielsetzung: Besprechung anstehender Veränderungen, Planung künftiger (eventuell neuer) Aufgaben und zu erreichender Ziele
3. Perspektive & Entwicklung: Besprechung beruflicher Zielsetzungen und Wünsche der Mitarbeiter*innen, Weiterbildungsmaßnahmen, künftig zu belegende Positionen, und Planung der persönlichen Förderung

Was ist der Unterschied zwischen formellen und informellen Feedbackgesprächen?

Formelle Feedbackgespräche finden dreimal im Jahr statt und befassen sich also mit der Analyse längerer Zeiträume. Wenn Ihre Mitarbeiter*innen jedoch zu anderen Zeiten Gesprächsbedarf haben, können Sie auch nach Bedarf informelle Feedbackgespräche anberaumen. Diese können besonders dann hilfreich sein, wenn die betroffenen Personen kürzlich eine andere Position eingenommen haben, die viele neue Aufgaben und Verantwortlichkeiten mit sich bringt oder an Projekten mit besonderen Anforderungen arbeiten. Selbstverständlich sollten Sie gut vorbereitet zum vereinbarten Termin erscheinen. Denn nur so zeigen Sie aufrichtiges Interesse an den Belangen Ihrer Angestellten und können sie auf wertschätzende Art unterstützen.

Welche Vorteile haben Feedbackgespräche?

Erfolgreiche Feedbackgespräche bringen positive Veränderungen, die Ihre Angestellten, die Teams, in denen sie arbeiten und das Unternehmen als Ganzes voranbringen. Hier sind sechs Vorteile im Überblick:

1. Steigender Gewinn: Durch eine strategische Leistungsanalyse, in regelmäßigen Abständen und die Implementierung optimierter Prozesse sowie die kontinuierliche Weiterbildung Ihrer Belegschaft steigen nicht nur Ihre persönlichen Kompetenzen, sondern auch die Gewinne des Unternehmens.
2. Bessere Zusammenarbeit: Durch Maßnahmen zur Stärkung des Teamgefühls, eventuell frühzeitiges Konfliktmanagement und den Austausch zwischen Kolleg*innen entsteht ein Gemeinschaftsgefühl und die Motivation steigt.
3. Erhöhte Produktivität: Wenn Ihre Belegschaft das Gefühl hat, dass Ihr Arbeitgeber Interesse an ihnen und ihrer Zufriedenheit am Arbeitsplatz hat, sie mit ihren Mitarbeiter*innen gerne zusammenarbeiten und am Arbeitsplatz gut zurechtkommen, können sie ihre individuellen Talente, Perspektiven und Fähigkeiten ideal miteinbringen.
4. Zufriedenheit = Weniger Mitarbeiterfluktuation: Wenn Sie als Arbeitgeber Ihre Angestellten am Arbeitsplatz fördern und ihnen klare Vorgaben machen, wissen diese genau, was von ihnen erwartet wird, und Sie bleiben motiviert.
5. Bessere Kundenbindung: Mitarbeiter*innen, die sich an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen, sind höflicher zu Kund*innen und anderen Beteiligten.

Wie wird das Konzept Performance Management mit Feedbackgesprächen im Unternehmen umgesetzt?

Performance Management ist für jedes Unternehmen geeignet und kann durch kleine Maßnahmen oder umfangreichere Schritte und Angebote stattfinden. Ziel ist, dass sich alle Mitarbeiter*innen stets gefördert fühlen und motiviert bleiben, weil sie auf konkrete Ziele hinarbeiten. Hier sind einige Dinge, die Sie als Arbeitgeber tun können:

• Ausgangslage prüfen: Insbesondere Führungskräfte müssen sich mit Performance Management befassen und sollten dazu im Voraus drei feste Termine im Jahr einplanen. Es ist wichtig, sich bewusst zu machen, dass nicht „alle gleich“ behandelt werden sollten, sondern jeder Mensch einzigartig ist. Trotzdem muss es auch vereinende Bewertungskriterien geben, die transparent mit allen Beteiligten geteilt werden. Nutzen Sie Bewertungsbögen oder bestimmte Kennzahlen zur Auswertung der Leistung, um faire Bedingungen zu schaffen.
• Weiterbildungsmöglichkeiten aufzeigen: Zeigen Sie Ihren Mitarbeiter*innen kostenlose Weiterbildungsangebote wie Workshops oder Seminare zum Training von Sprachen, Computer-Programmen, interkulturellen Kompetenzen und anderen Themenbereichen auf.

Wie genau Performance Management in Ihrem Unternehmen zum Einsatz kommen sollte, ist von vielen Faktoren abhängig. Je sorgfältiger die Planung eines organisierten Konzepts mit festen Terminen, Leitfragen und Checklisten für zu erreichende KPIs (kurz für Key-Performance-Indicators, also Leistungskennzahlen), desto besser die Resultate. Beurteilen Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter*innen regelmäßig ehrlich, holen Sie sich Feedback von den Betroffenen und deren Vorgesetzten ein und kommunizieren Sie konkrete Verbesserungsvorschläge, um gemeinsam Lösungen zu finden, von denen alle profitieren.

Wie sollten Arbeitgeber Personalgespräche vorbereiten?

Wenn Sie zu einem Personalgespräch einladen, sollten Sie sich vorab ausreichend Zeit für dessen Vorbereitung nehmen, um konkretes, faktenbasiertes und zielgerichtetes Feedback parat zu haben. Sie sollten anhand der Protokolle und Notizen über vergangene Mitarbeiter*innengespräche daher vorab die folgenden Fragen beantworten:

• Welche Themen wurden in den Gesprächen besprochen?
• Wie sind die letzten Gespräche verlaufen?
• Welche Ziele und andere Vereinbarungen wurden getroffen?

Anschließend sollten Sie die erbrachte Leistung seit dem letzten Performancegespräch betrachten. Nehmen Sie dabei Bezug auf wichtige Kennzahlen, das Feedback entsprechender Vorgesetzter und Ihre eigene Wahrnehmung. Dabei ist es allerdings wichtig, dass Sie Ihre eigene Wahrnehmung von Fakten trennen und diese Unterscheidung auch im Gespräch deutlich machen. Notieren Sie sich die Antworten auf folgende Fragen:

• Was hat Ihr Arbeitnehmer seit dem letzten Feedbackgespräch erreicht?
• Womit sind Sie besonders zufrieden?
• Was sollte ausgebaut werden?
• An welchen Projekten war der Arbeitnehmer beteiligt?
• Welche Ergebnisse wurden erzielt?
• Welche der im letzten Feedbackgespräch vereinbarten Ziele wurden erreicht?
• In welchen Bereichen hat die Person Ihre Erwartungen übertroffen?
• Welcher Mehrwert wurde mit der Arbeit geschaffen?
• Ist das künftig steigerbar?
• Woran sollte die Person weiterarbeiten?
• Welche Weiterbildungen könnten von Interesse sein?
• Welchen Nutzen würden die Weiterbildungen dem Unternehmen bringen?
• Welches ungenutzte Potenzial sehen Sie in der Person?
• Wo könnten diese eingesetzt werden?
• Wirkt der Arbeitnehmer zufrieden?

Benennen Sie möglichst konkret, welche Themen besprochen Sie werden, wenn Sie Ihre Mitarbeiter*innen zum Feedbackgespräch einladen. Dadurch bekommen diese die Chance, gut vorbereitet zum vereinbarten Termin zu erscheinen und wertvolle Gesprächsbeiträge zu leisten.

Was sollte ich im Feedbackgespräch vermeiden?

Als Arbeitgeber sollten Sie sich stets professionell verhalten und für gute Rahmenbedingungen sorgen, die ein gelungenes Feedbackgespräch ermöglichen. Unterlassen Sie bitte die folgenden Punkte:

• Emotionale Sprache: Auch, wenn Ihre Mitarbeiter*innen etwas unfair finden, Ihrem Feedback nicht zustimmen und sich dagegen wehren,bewahren Sie immer die Ruhe. Kommunizieren Sie stets auf der Sachebene und beziehen Sie sich auf Fakten. Es ist wichtig, dass Sie Ihren Standpunkt leicht verständlich rüberbringen. Seien Sie niemals aggressiv oder emotional.
• Nur negatives Feedback: Beginnen Sie das Gespräch mit etwas Positivem. Viele Mitarbeiter*innen sind vor dem Feedbackgespräch nervös. Darum ist es wichtig, dass Sie eine entspannte und vertrauensvolle Atmosphäre schaffen. Lob ist ausschlaggebend dafür, ob Ihre Angestellten motiviert bleiben und Kritikpunkte sollten mit den entsprechenden Argumenten untermauert werden.
• Unfundierte Aussagen:Geben Sie niemals pauschale Kritik oder äußern Sie negative Verallgemeinerungen, sondern unterstützen Sie Ihre Aussagen immer mit Beispielen und Fakten.
• Schuldzuweisungen:Vemeiden Sie Formulierungen, die leicht persönlich genommen werden könnten. Nutzen Sie besser „Ich-Botschaften“, die Ihre eigenen Wahrnehmungen und Beobachtungen widerspiegeln. Statt: „Sie haben schlecht vorgetragen!“ sagen Sie besser: „Ich fand es bei den vielen Folien und komplexen Informationen schwierig, Ihrem Vortrag in der kurzen Zeit zu folgen.
• Ungünstige Zeiten:Führen Sie Ihre Feedbackgespräche wenn möglich nicht direkt am Morgen, da Ihre Mitarbeiter*innen sonst keine Zeit haben, Ihre Notizen noch einmal durchzugehen. Außerdem sind die Angestellten vermutlich nervös und haben nicht gut geschlafen. Auch der zu späte Nachmittag ist eher ungeeignet, da Feedbackgespräche sonst eventuell am Feierabend abrupt abgebrochen werden müssen, wenn Ihre Angestellten andere Verpflichtungen haben. Die beste Zeit ist nach dem Mittagessen, wenn die wichtigsten Aufgaben des Tages bereits erledigt sind.

Dürfen Ihre Mitarbeiter*innen ein Feedbackgespräch verweigern?

Nein. Ihre Angestellten sind dazu verpflichtet, an einem solchen Gespräch teilzunehmen und Ihnen Auskunft über alle Aspekte zu geben, die in Ihren Arbeitsbereich fallen. Sollten Sie sich weigern, das Gespräch zu führen, ist dies ein arbeitsvertraglicher Pflichtverstoß. Gleiches gilt, wenn Sie Ihre Mitarbeiter*innen als Vorgesetzter darum bitten, Angaben über bestimmte Aspekte außerhalb des Arbeitsbereichs zu machen, weil der Verdacht besteht, dass dieses Verhalten ihre Leistung am Arbeitsplatz beeinträchtigt, dem Unternehmen andere Konsequenzen wie ein geschädigter Ruf drohen oder Zweifel an der Vertrauenswürdigkeit der betroffenen Personen bestehen. In diesen Fällen, gibt es aus Ihrer Sicht als Arbeitgeber einen vertretbaren Grund zur Nachfrage, sodass weder das Persönlichkeitsrecht noch der Schutz der Privatsphäre greifen. Wenn Ihre Anforderungen und die mit dem Job verbundenen Ziele nicht erreicht werden, sollten Sie Maßnahmen zur Steigerung der Mitarbeiterleistung ergreifen oder andere Konsequenzen ziehen.

Wie sieht eine gelungene Nachbereitung von Feedbackgesprächen aus?

Nach formellen Feedbackgesprächen sollten Sie einen Bericht erstellen, der alle wichtigen Beschlüsse enthält und von allen Beteiligten unterschrieben wird. Auch im Anschluss an informelle Feedbackgespräche ist es sinnvoll, das Besprochene noch einmal schriftlich festzuhalten und per E-Mail an alle Beteiligten zu schicken. Die Zusammenfassungen können dann beim nächsten Feedbackgespräch als Grundlage dienen, um zu analysieren, ob alle vereinbarten Punkte erreicht bzw. umgesetzt wurden.