Was sind Zielvereinbarungen und warum sind sie so wichtig?

Ausgehend von unserer Einleitung stellt sich nun die zentrale Frage: Was sind Zielvereinbarungen? Nicht jedem erklärt sich das Wort von selbst. Grundsätzlich handelt es sich hierbei um ein Führungsinstrument, das auf dem „Management by Objectives“-Prinzip von Peter F. Drucker basiert. Dieses hält fest, dass mindestens zwei Parteien, hier die Mitarbeiter*innen und die Führungskraft, gemeinsam festlegen, welche Ziele die Mitarbeiter*innen in einem bestimmten Zeitraum bearbeiten sollen. Am Ende dieses Zeitraums wird dann besprochen, inwieweit diese Ziele erreicht wurden. Diesbezüglich gibt es drei Arten von Zielen, die nachfolgend anhand von Beispielen kurz erklärt werden:

• Verhaltensbezogene Ziele: Zum Beispiel auf eine negative Arbeitgeberbewertung innerhalb eines Tages reagieren
• Aufgabenbezogene Ziele: Fluktuationsrate um fünf Prozent senken
• Entwicklungsbezogene Ziele: Seminare besuchen, die Mitarbeiter*innen umfassenderes Wissen zu bestimmten Themen vermittelt

Leider wird die Wichtigkeit dieser Zielsetzungen immer wieder unterschätzt. Sie sollen aber vor allem die Mitarbeiter*innen motivieren und dafür sorgen, dass sie ihre Karriere ausbauen und gestalten können. Ein zentraler Faktor in diesem Prozess ist das Personalmanagement. Mit einem Performance Management Prozess können Ziele innerhalb eines Unternehmens systematisch definiert werden. Das Ziel hierbei ist es, dass sich Mitarbeiter*innen weiterentwickeln und an das Unternehmen binden.

Vorteile von Zielvereinbarungen

Klare Zielvereinbarungen haben viele Vorteile. Wie bereits oben erwähnt, sollen sie vor allem zur Stärkung der Motivation der Mitarbeiter*innen beitragen. Außerdem geben diese Zielsetzungen bestimmte Leitlinien für die Arbeitsplanung vor. Einige der Vorteile von klaren Zielvereinbarungen können sein:

• Priorisierung von Aufgaben: Mitarbeiter*innen kennen die Anforderungen ganz genau und wissen, welche Ziele Vorrang haben. So können diese zuerst abgearbeitet werden.
• Motivation der Mitarbeiter*innen: Beim späteren Mitarbeitergespräch basiert die Beurteilung auf Fakten und nicht etwa auf Willkür oder Emotionen.
• Mehr Verantwortung für die Mitarbeiter*innen: Durch die freiere Gestaltung können die Mitarbeiter*innen selbst bestimmen, wie sie die Aufgaben erledigen.
• Klarheit der Anforderungen: Beide Seiten wissen, was sie zu tun haben, aber auch was sie erwarten können.
• Schaffung von Verbindlichkeit: Durch die gemeinsame Erarbeitung der Ziele wird Verbindlichkeit auf beiden Seiten geschaffen.

Hat man also bestimmte Zielvereinbarungen mit den Mitarbeiter*innen getroffen, führt dies zu den aufgelisteten Vorteilen. Allerdings sollte beachtet werden, dass man Mitarbeiter*innen in Bezug zu diesen Zielvereinbarungen nicht unnötig unter Druck setzt. Denn dies kann nicht nur die Kreativität einschränken, sondern könnte mitunter auch das Arbeitsklima verschlechtern, was sich wiederum auf die allgemeine Produktivität auswirken kann.

Wie gestaltet sich der Prozess von Zielvereinbarungen?

Wie die Prozesse der Zielvereinbarungen ablaufen und gestaltet sind, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Viele haben sich Jahresziele gesetzt und gerade große Unternehmen halten an dieser Zielsetzung noch immer fest. Für Mitarbeiter sind jedoch messbare Ziele besonders wichtig. Daher sollten die Zielvereinbarungen nachvollziehbar bleiben und das Feedback sollte zeitnah gegeben werden. So können Ziele nach Bedarf noch einmal angepasst oder geändert werden.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist: Weniger ist mehr. Zu viele Ziele in einem zu langen Zeitraum können dazu führen, dass die Mitarbeiter*innen diese wieder vergessen. Ein bis drei Ziele sollten daher ausreichend sein. So werden beide Parteien nicht überfordert und bleiben weiterhin motiviert. Außerdem ist es empfehlenswert, alle Ziele genau zu dokumentieren. Dies kann durch bestimmte Meilensteine oder Teilziele erfolgen. Man sollte also stets im Hinterkopf behalten, dass der Prozess von Zielvereinbarungen als ein übersichtliches Tool für die Personalentwicklung gedacht ist.

Zum Stichwort der Firmenziele: Diese sollten bereits feststehen, bevor man sich um die einzelnen Zielvereinbarungen kümmert. Wenn die Führungsebene genau weiß, welche allgemeinen Ziele für ein Quartal oder auch für ein Jahr erreicht werden sollen, ist es am Ende auch einfacher, klare Ziele für einzelne Abteilungen oder Mitarbeiter*innen festzulegen.

Quantitative und qualitative Zielvereinbarungen

Im Allgemeinen unterscheidet man zwischen quantitativen und qualitativen Zielen. Quantitative Ziele sind zwar besser messbar, eine gute Zielvereinbarung sollten aber beide Varianten beinhalten. Quantitative Ziele werden mittels KPIs (Key Performance Indicators) gemessen. Dies sind in der Regel bestimmte Zahlen wie z. B. einen zusätzlichen Stern auf einem Arbeitgeberportal zu erhalten. Diese werden aus den Abteilungszielen abgeleitet und sollen dafür sorgen, dass die Unternehmensvorgaben erfüllt werden. Zu den qualitativen Zielen gehört z. B. die Verbesserung der Kundenzufriedenheit. Solche Ziele lassen sich eher schwer messen und sollten daher immer mit einer mit ihnen in Verbindung stehenden konkreten Zielsetzung kombiniert werden.

Ziele richtig formulieren – die SMART-Methode

Bevor man Zielvorgaben mit seinen Mitarbeiter*innen festlegen kann, müssen diese vorab ganz klar formuliert werden. Nicht selten kommt es vor, dass Ziele entweder zu schwammig oder ohne ausreichende Überlegungen hinsichtlich ihres inhaltlichen Kontextes formuliert werden. Das kann in weiterer Folge dazu führen, dass die Beteiligten diese Zielsetzungen einfach nur schnell abarbeiten und hinter sich bringen wollen. Die sogenannte SMART-Methode kann Ihnen dabei helfen, damit Sie Ihre Ziele präzise auf den Punkt bringen. Die Buchstaben dieser Methode stehen für folgende Begriffe:

• S wie spezifisch: Die Ziele sollten so genau und spezifisch wie möglich formuliert werden und sich auf eine einzige klar definierte Aufgabe beziehen.
• M wie messbar: Die Ziele müssen messbar sein. Dies gelingt, wenn man weiß, inwieweit man bestimmte Ziele erreichen kann.
• A wie attraktiv oder akzeptabel: Die Ziele sollten bei den Mitarbeiter*innen auf Akzeptanz und nicht auf Abwehr stoßen, ansonsten wird es schwierig, sie auch tatsächlich zu erreichen.
• R wie realistisch: Die Ziele sollten erreichbar sein. Unrealistische Zielsetzungen können schnell dazu führen, dass die Mitarbeiter*innen ihre Motivation verlieren.
• T wie terminiert: Die Ziele sollten für einen genauen Zeitraum festgelegt werden. Wer keinen Zeitrahmen festlegt, läuft Gefahr, dass einzelne Aufgaben aufgeschoben werden.

Konkrete Beispiele für klar formulierte Zielvereinbarungen

Nachfolgend präsentieren wir nun einige Beispiele für konkret formulierte Zielvereinbarungen nach der SMART-Methode. Diese können Ihnen dabei helfen, für Ihr eigenes Unternehmen gute Formulierungen zu finden und diese Methode erfolgreich anzuwenden.

Beispiel Unternehmensimage:

Schlecht: „Unternehmensmarke stärken.“

Smart: „Bewertungen auf Glassdoor innerhalb von drei Monaten um mindestens einen Stern verbessern.“

Beispiel Marketing:

Schlecht: „Junge, weibliche Zielgruppe für Bio-Kosmetik erschließen.“

Smart: „Steigerung des Bekanntheitsgrades eines neuen Bio-Kosmetik-Produkts bei Frauen zwischen 20 bis 35 Jahren innerhalb eines Quartals um mindestens 25 %.“

Anhand dieser Beispiele wird deutlich, dass klar definierte Zielsetzungen keine Fragen offen lassen. Insbesondere wenn man spezifische Größen und einen definierten Zeithorizont formuliert, ist es für die Mitarbeiter*innen einfacher, diese Zielvereinbarungen auch zu erreichen.

Wie sollten Zielvereinbarungen kommuniziert werden?

Wie kommuniziert man als Führungskraft Unternehmensziele unmissverständlich? Wie wir oben bereits anhand von einigen Beispielen erklärt haben, ist die Formulierung der Ziele ausschlaggebend. Aber auch das Gespräch mit den Mitarbeiter*innen ist wichtig. Dabei sollte man nicht verallgemeinern, sondern in Einzelgesprächen das wiederholen, was für den/die jeweilige/n Mitarbeiter*in relevant ist. Zu den Fragen, die man hier stellen sollte, gehören: Was ist dein Beitrag, um die Ziele des Unternehmens zu erreichen? Wie kannst du diese Ziele erreichen?

Zu wissen, was die Ziele sind, ist der erste Schritt. Einen Weg zu finden, wie man diese umsetzen kann, ist der nächste. Auf dieser Grundlage verlaufen die Mitarbeitergespräche kooperativ. Man sollte nicht versuchen, jemanden zu überreden, sondern ihn mit in das Boot holen. Diesbezüglich kann es auch hilfreich sein, dass Mitarbeiter*innen eigene Vorschläge einbringen können. Hat man sich auf bestimmte Zielvereinbarungen geeinigt, sollten diese auf jeden Fall auch schriftlich festgehalten werden.

Gute Zielvereinbarungen benötigen Vorüberlegungen

Gedankenlos etwas in den Raum zu werfen und dann zu erwarten, dass diese Ziele erreicht werden, ist leider eher sinnlos und wird nicht zu den gewünschten Ergebnissen führen. Bevor man also Zielvereinbarungen treffen kann, müssen bestimmte Firmenziele feststehen. Ohne diese wird es schwierig, einzelnen Mitarbeiter*innen Zielvereinbarungen näher zu bringen. Was sind also die Ziele und wohin sollen diese das Unternehmen langfristig führen? Was ist angesichts der aktuellen Marktbedingungen realistisch? Die Vorgesetzten müssen darüber nachdenken, was sie wollen, während die Mitarbeiter*innen sich Gedanken darüber machen sollten, was sie bewerkstelligen können.

Ein weiterer Faktor ist die Motivation. Durch klar definierte Ziele, die von den allgemeinen Unternehmenszielen abgeleitet werden, werden alle Mitarbeiter*innen Teil der Unternehmensstrategie. Dies kann dahingehend motivierend wirken, dass alle Kolleg*innen den Eindruck haben, gemeinsam an einem Strang zu ziehen und auf das gleiche Ziel hinzuarbeiten. Zielvereinbarungen sind also mit einer Reihe von Vorteilen verbunden, wenn sie klar und unmissverständlich definiert wurden.