Wie erstelle ich ein effektives Mitarbeiterempfehlungsprogramm?

Ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm kann ein wirksames Tool sein, um die Suche nach neuen Mitarbeiter*innen zu erleichtern. Im Rahmen dessen schlagen bereits im Unternehmen tätige Angestellte ihre Bekannte vor, die sich für offene Positionen eignen. Das Prinzip folgt dem der Belohnung: Wenn Mitarbeiter*innen eine passende Person empfehlen, so erhalten diese eine Belohnung, meist in Form eines finanziellen Bonus.

Dahinter steckt vor allem die Annahme, dass Mitarbeiter*innen mit einer fachgebundenen Ausbildung oder langjährigen praktischen Erfahrung andere kennen, die ähnlich gute Qualifikationen vorweisen können. Dabei kann es sich um ehemalige Studien- oder Arbeitskolleg*innen oder Bekannte handeln. Dies funktioniert besonders bei Mitarbeiter*innen mit einem weitreichenden Netzwerk. Um ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm einfach handhaben zu können, bieten viele Unternehmen mittlerweile digitale Formulare oder sogar eine eigene App an, mit denen Personen empfohlen werden können.

Vorteile eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms

Ein effektives und gut funktionierendes Mitarbeiterempfehlungsprogramm kann für Ihr Unternehmen einige Vorteile mit sich bringen. Besonders wenn der bzw. die empfehlende Mitarbeiter*in hervorragend zum Unternehmen und dessen Leitbild passt, stehen die Chancen gut, dass auch die empfohlene Person eine gute Wahl ist. Dies gibt Ihnen als Vorgesetzte*r eine gewisse Sicherheit und kann Ihnen beim Einstellungsprozess Zeit sparen. Unter anderem gehen Mitarbeiterempfehlungsprogramme mit den folgenden Vorteilen und Chancen einher:

Erleichterung des Recruiting-Prozesses

Kennen Mitarbeiter*innen eine Person, die sich gut für eine offene Stelle eignet, so können Sie sich die Zeit, Kosten und Mühen für die Suche nach Kandidat*innen sparen. Des Weiteren können Sie eine Reichweite bekommen, die über die üblichen Kanäle beim Recruiting-Prozess nicht möglich wäre. Dies kann dazu führen, dass Sie Kandidat*innen kennenlernen, die Sie auf herkömmlichen Wegen nicht gefunden hätten.

Potenzielle Kandidat*innen für die offene Stelle erhalten zudem direkt die wichtigsten Informationen. Da es sich bei diesen um Bekannte von in Ihrem Unternehmen tätigen Mitarbeiter*innen handelt, bekommen Sie Details zum Unternehmensalltag aus erster Hand. Das spart Ihnen Zeit und kann den Onboarding-Prozess vereinfachen. Wenn sich aus der Empfehlung eine Einstellung ergibt, haben die neuen Mitarbeiter*innen gleich eine Bezugsperson, an die sie sich wenden können. So wird die Einarbeitungszeit verkürzt und die Produktivität gesteigert.

Höhere Mitarbeiterbindung

Empfohlene Mitarbeiter*innen passen in der Regel besser zum Unternehmen. Aktuell in Ihrem Unternehmen tätige Mitarbeiter*innen werden den Job nur weiterempfehlen, wenn sie sich mit ihrem Arbeitgeber identifizieren können. Da sich Ihre Mitarbeiter*innen und die empfohlenen Kandidat*innen im Normalfall nahestehen, ist es sehr wahrscheinlich, dass beide auch ähnliche Erwartungen und Vorstellungen von Jobs und Unternehmen teilen. Somit erhalten Sie neue Mitarbeiter*innen, die besonders gut zu Ihrem Unternehmen und dessen Wertvorstellungen passen. Dadurch verringern Sie auf lange Sicht auch die Mitarbeiterfluktuation, da das Risiko geringer ist, dass die neuen Angestellten bereits nach kurzer Zeit wieder kündigen.

Neue Mitarbeiter*innen mit besseren Qualifikationen

Empfehlen Mitarbeiter*innen einen Bekannten, so kennen diese die Person oft aus der beruflichen oder schulischen Vergangenheit. Häufig handelt es sich dabei um Fachkräfte, die genau über jene Qualifikationen verfügen, nach denen Sie suchen. Das liegt auch daran, dass Mitarbeiter*innen eine genaue Vorstellung davon haben, was dem Unternehmen wichtig ist und welche Fähigkeiten geeignete Kandidat*innen mitbringen sollten. Empfohlene Mitarbeiter*innen passen deshalb oft besser zu den Vorstellungen des Unternehmens.

Steigert das Ansehen des Unternehmens

Ein gutes Mitarbeiterempfehlungsprogramm kann Mitarbeiter*innen dazu bringen, Ihr Unternehmen weiterzuempfehlen. Letztlich geschieht dies nur dann, wenn die Person auch tatsächlich hinter dem Unternehmen steht. Ein solches Empfehlungsprogramm stellt einen Anreiz dar. Ihre aktuellen Mitarbeiter*innen freuen sich, die Gelegenheit zu bekommen, Belohnungen zu erzielen. So können sie sich in das Unternehmen einbringen und dazu beitragen, dass qualifizierte Fachkräfte aufgenommen werden. Je besser die Mitarbeiter*innen zur Unternehmenskultur passen, desto stimmiger kann sich die Firma nach außen repräsentieren. Am Ende bleiben die Mitarbeiter*innen das wichtigste Asset eines Unternehmens, die zur Unternehmenskultur und zum Auftreten der Firma in der Öffentlichkeit beitragen.

So funktionieren Mitarbeiterempfehlungsprogramme

Im Rahmen eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms nennen bereits im Unternehmen tätige Mitarbeiter*innen Personen aus Ihrem Bekanntenkreis für eine offene Stelle. Dafür wird die Stelle zuerst intern ausgeschrieben oder es wird spezifisch nach Empfehlungen gesucht, bevor eine öffentliche Stellenanzeige geschaltet wird. Oft handelt es sich dabei um höhere Positionen, die nach einer hohen fachlichen Qualifizierung verlangen. Die Mitarbeiter*innen, die erfolgreich eine Person für die Stelle empfehlen, bekommen eine Belohnung. Oft handelt es sich dabei um eine Bonuszahlung, allerdings sind auch andere Arten von Belohnungen möglich, die nicht finanzieller Natur sein müssen. Die Voraussetzung ist meist, dass der Neuzugang eine bestimmte Zeit bei der Firma bleibt.

Die Durchführung eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms geht offensichtlich mit Kosten einher. In den meisten Fällen amortisieren sich diese Kosten am Ende allerdings wieder, da sie an andere Stelle eingespart werden können. Langjährige und passende Mitarbeiter*innen können Ihrem Unternehmen einen großen Wettbewerbsvorteil bringen. Sie liefern gute Leistungen, die sich auch auf die Performance der Firma auswirken. Dies gilt natürlich nur, wenn der Neuzugang auch zum Unternehmen und zur Stelle passt. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie sich nicht ausschließlich auf die Empfehlung verlassen, sondern die Kandidat*innen auch überprüfen, bevor Sie diese einstellen.

Erstellung eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms – So geht es

Ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm funktioniert nur, wenn es gut durchdacht ist. Dazu sollten Sie auch alle wichtigen Entscheidungsträger*innen einbinden. Bei der Erstellung eines Empfehlungsprogramms für Ihre Mitarbeiter*innen können Sie den folgenden Schritten folgen.

1. Die gesamte Führungsebene überzeugen

Das Management und alle anderen Führungskräfte sollten von der Wirksamkeit des Mitarbeiterempfehlungsprogramms überzeugt sein und dahinterstehen. Dazu gehören vor allem die Personen, die für das Recruiting, die Einstellung und das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen zuständig sind. In jedem Einzelfall sollten Sie sich außerdem mit den Abteilungs- oder Teamleiter*innen absprechen, die für die jeweilige offene Stelle verantwortlich sind. Zudem sollte transparent sein, welche Ziele mit der neuen Einstellung erreicht werden sollen. Das kann dabei helfen, aus mehreren Empfehlungen die passenden Kandidat*innen zu wählen.

2. Prozess so einfach wie möglich gestalten

Um Ihre Mitarbeiter*innen dazu zu bewegen, das Empfehlungsprogramm zu nutzen, sollten Sie dieses so verständlich und einfach wie möglich gestalten. So vermeiden Sie unnötige Hürden, die Ihre Angestellten vielleicht von der Teilnahme abhalten könnten. Die Anreize dafür sollten Sie klar kommunizieren, um die Motivation Ihrer Belegschaft zu erhöhen. Den Mitarbeiter*innen muss der Mehrwert des Programms klar sein. Dabei geht es nicht nur um das Unternehmen, sondern auch um deren persönliche Vorteile, die meist in der Belohnung und allgemeinen Anerkennung liegen. Die folgenden Dinge erleichtern den Empfehlungsprozess:

• Online-Empfehlungstool
• Briefkasten für Lebensläufe
• automatisch zu Empfehlungen aufrufen, wenn eine neue Stelle ausgeschrieben wird
• Informationen über die Stelle und das Unternehmen leicht zugänglich machen

Denken Sie daran: Je einfacher es einer Person fällt, über Ihr Unternehmen als guten Arbeitgeber zu sprechen, desto eher wird diese das auch tun. Dazu gehört, dass Sie auch tatsächlich ein guter Arbeitgeber sind, indem Sie den Mitarbeiter*innen eine leistungsgerechte Bezahlung, attraktive Weiterbildungsmöglichkeiten und ein positives Arbeitsumfeld bieten. Des Weiteren sollten Sie es Ihren Mitarbeiter*innen auch ermöglichen, Informationen über Ihr Unternehmen weiterzugeben. Das erfolgt zum Beispiel mit übersichtlich gestalteten Unternehmensleitbildern und einem klaren Unternehmensprofil.

3. Ziele festsetzen

Überlegen Sie sich, was Sie mit dem Mitarbeiterempfehlungsprogramm genau erreichen möchten. Für manche steht die Vereinfachung des Recruiting-Prozesses im Vordergrund, während andere das Ziel haben, die Qualität Ihrer Belegschaft zu verbessern und den Turnover Ihrer Mitarbeiter*innen zu verringern. Um einen Mehrwert aus dem Programm zu ziehen und die Ergebnisse messbar zu machen, sollten Sie die Ziele spezifisch formulieren. Das könnte zum Beispiel so aussehen:

• 25 % mehr qualifizierte Kandidat*innen für offene Stellen bekommen
• Zeitraum der Suche neuer Mitarbeiter*innen um zehn Tage verringern
• 50 % weniger Mitarbeiterturnover im zweiten Quartal

4. Bieten Sie verschiedene Belohnungen an

Wenn möglich, sollten Sie unterschiedliche Arten von Belohnungen anbieten und diese individuell auf die Mitarbeiter*innen anpassen. Nicht alle bevorzugen eine Belohnung in finanzieller Form. Seien Sie deshalb flexibel und erstellen Sie verschiedene Kategorien und Typen von Incentives. Es kann sich beispielsweise auch um Sachpreise oder um eine Reise handeln. Auch zusätzliche Urlaubstage sind eine mögliche Option. Denken Sie bei der Zusammenstellung der Belohnungen daran, was Ihre Mitarbeiter*innen am meisten motivieren würde. So stellen Sie sicher, dass Sie möglichst viele oder sogar alle Mitarbeiter*innen Ihres Unternehmens erreichen.

Des Weiteren können Sie die Belohnung stufenweise anbieten. So könnte es beispielsweise bei der erfolgreichen Einstellung einer Person nach deren Onboarding-Prozess eine Grundstufe von Belohnung geben. Bleibt der Neuzugang über eine gewisse Zeit im Unternehmen, so können Sie eine erneute Belohnung ausgeben, zum Beispiel nach sechs Monaten. Das kann Ihre Mitarbeiter*innen dazu motivieren, sehr gut passende Kandidat*innen vorzuschlagen, die mit hoher Wahrscheinlichkeit im Unternehmen bleiben.

5. Stellen Sie sicher, dass alle über das Mitarbeiterempfehlungsprogramm Bescheid wissen

Um das Potenzial eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms voll auszuschöpfen, sollte die gesamte Belegschaft darüber Bescheid wissen. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter*innen das Programm kennen und dessen Vorteile verstehen. Auch über die Durchführung sollten sie Bescheid wissen. Erstellen Sie eine kurze Anleitung darüber, wie das Programm funktioniert und wie Ihre Angestellten daran teilnehmen können. Achten Sie darauf, dass diese Anleitung leicht verständlich verfasst ist.

Wenn Sie das Mitarbeiterempfehlungsprogramm neu einführen, sollten Sie dies öffentlich ankündigen, etwa während eines Meetings oder per Rundmail. Auch danach sollten alle Mitarbeiter*innen die Möglichkeit haben, sich die Details jederzeit noch einmal durchzulesen. Erstellen Sie dazu einen Aushang, der für alle ersichtlich ist oder nehmen Sie es als digitales Dokument ins Archiv auf. Das Empfehlungsprogramm kann eine Sektion in der Unternehmensapp bekommen oder im Intranet zu finden sein. Auch eine eigens dafür eingerichtete App ist eine Option.