Wie man ein effektives Schulungs- und Entwicklungsprogramm für Mitarbeiter*innen erstellt

Um effektiv zu sein, muss ein Schulungs- und Entwicklungsprogramm für Mitarbeiter*innen modern und sinnvoll gestaltet bzw. personalisiert sein. Das bedeutet, dass Sie Ihre geschäftlichen Ziele mit den Bedürfnissen und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter*innen abgleichen müssen, um in Schulungsprogrammen gezielt an diesen zu arbeiten und sie zu verbessern. Folgen Sie unseren bewährten sechs Schritten, um Ihr maßgeschneidertes Schulungsprogramm nachhaltig und erfolgreich zu erstellen. Es wird Ihnen insbesondere helfen, wenn Sie zu diesem Zeitpunkt allein für die Programmerstellung verantwortlich sein sollten.

1. Ermitteln Sie den Schulungs- und Entwicklungsbedarf Ihrer Mitarbeiter*innen

Der erste Schritt bei der Erstellung effektiver Schulungs- und Entwicklungsprogramme besteht darin, den tatsächlichen Bedarf und vorhandene Ressourcen zu ermitteln und zu bewerten. Vielleicht ist der Schulungsbedarf Ihrer Mitarbeiter*innen bereits in den strategischen, personalwirtschaftlichen oder individuellen Entwicklungsplänen Ihres Unternehmens festgelegt. Wenn Sie das Schulungsprogramm von Grund auf neu erstellen (ohne vorab festgelegte Ziele), müssen Sie zuerst ermitteln, auf welche Bereiche Sie sich konzentrieren möchten. Orientieren Sie sich bei Ihren Erhebungen an den folgenden drei Leitfragen:

Über welche Fähigkeiten und Kompetenzen verfügen Ihre Mitarbeiter*innen bereits?

Finden Sie heraus, über welche Fähigkeiten (Soft Skills und/oder Hard Skills) Ihr Team bereits verfügt. Ermitteln Sie die Kernkompetenzen Ihrer Mitarbeiter*innen. Beziehen Sie diese Erkenntnisse in die Planung Ihrer Schulungs- und Entwicklungsprogramme mit ein.

Über welche Fähigkeiten verfügen Ihre Mitarbeiter*innen noch nicht?

Erstellen Sie eine Liste mit einer überschaubaren Anzahl von beruflichen Kernkompetenzen, die Ihnen für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind, und gleichen Sie ab, welche davon in Ihrem Team bzw. bei Ihren Mitarbeiter*innen noch fehlen. Es kann kontraproduktiv sein, Ihren Mitarbeiter*innen nach dem Zufallsprinzip alles beizubringen, was Ihnen gerade einfällt oder im Trend liegt. Fokussieren Sie sich deshalb gezielt auf die Fähigkeiten, die in Ihrem Team noch weiter ausgebildet werden sollten, um Zufriedenheit, Produktivität oder Effizienz zu steigern.

Welche Fähigkeiten möchten Ihre Mitarbeiter*innen erlernen?

Die Überschneidungen zwischen dem, was Ihre Mitarbeiter*innen lernen möchten, und dem, was Sie ihnen mitgeben können, bilden die perfekte Grundlage für Ihr individuelles Schulungs- und Entwicklungsprogramm. Wenn Sie die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter*innen berücksichtigen, können diese sich während des gesamten Programms stärker engagieren und Interesse zeigen. Sie fühlen sich gesehen und gefördert, was Ihnen als Arbeitgeber auch über das Schulungs- und Entwicklungsprogramm hinaus noch nachhaltig zugutekommen kann.

2. Legen Sie die Ziele Ihres Programms fest

Durch die Ermittlung des Schulungsbedarfs (organisatorisch, aufgabenbezogen und individuell) decken Sie bestehende Lücken in Ihren derzeitigen Schulungsinitiativen und den Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter*innen auf. Analysieren Sie diese in diesem Schritt, ordnen Sie sie nach Prioritäten und wandeln Sie sie in Schulungsziele für das Unternehmen um. Letztlich geht es darum, diese Lücken zwischen der aktuellen und der gewünschten Leistung durch die Erstellung eines Schulungs- und Entwicklungsprogramms zu schließen.

Einen eindeutigen und ehrlichen Katalog von Bedürfnissen und Zielen zu verfassen, hilft Ihnen einerseits dabei, den Erfolg Ihrer Initiative zu messen. Es ermöglicht Ihnen andererseits auch, zu erkennen, welche Schulungsziele zuerst angegangen werden müssen. Die besten Lernergebnisse sind spezifisch und leicht messbar. Legen Sie Ihre Lernziele als Teilziele für jedes Modul oder jede Lektion im nächsten Schritt in Ihrem Schulungsplan fest.

3. Entwickeln Sie Ihren Programm- und Aktionsplan

Der nächste Schritt besteht darin, einen umfassenden Programm- und Aktionsplan zu erstellen, der verschiedene Inhalte, Materialien und Schulungselemente umfasst, die Sie nutzen möchten. Auch die Ressourcen, das Budget und die Methoden zur Durchführung der Schulung sollten Sie hier detailliert aufführen. Berücksichtigen Sie bei der Entwicklung Ihres Programms außerdem auch das Niveau der Schulung und die bevorzugten Lernstile der Teilnehmer*innen. Viele Unternehmen sammeln vorab Feedback von ihren Mitarbeiter*innen, bevor sie das Programm starten. Hilfreich ist ebenfalls, Ihren Plan in Form von Infografiken, Diagrammen, Checklisten und Zeitplänen für sich selbst, aber auch für die Mitarbeiter*innen zu visualisieren.

Wichtige Punkte, die Sie bei der Erstellung Ihres Schulungsplans berücksichtigen sollten:

• Die Zielsetzung und gewünschte Auswirkung auf das Unternehmen sollte erkennbar sein.
• Listen Sie die Ergebnisse Ihrer Ermittlung der Mitarbeiterkompetenzen und Analysen des Soll-Ist-Zustands auf. Dazu gehören auch die Ergebnisse Ihrer Befragung der Mitarbeiter*innen zur Motivation.
• Überlegen Sie, welche Schulungsmethoden und -materialien erforderlich sind.
• Planen Sie von Anfang an ein, wie Sie die Effektivität und den Fortschritt des Teams im Laufe der Zeit bewerten möchten.

4. Bewerben Sie Ihr Schulungs- und Entwicklungsprogramm

Eine gut durchdachte Werbestrategie ist integraler Bestandteil der Implementierung und eine wesentliche Komponente eines erfolgreichen Lern- und Entwicklungsprogramms. Ein erfolgreicher Marketingplan umfasst nicht nur die anfänglichen Einführungsaktivitäten, sondern auch starke, kontinuierliche Bemühungen während des gesamten Programms.

Jede Mitteilung an die Mitarbeiter*innen sollte einen Überblick und klar definierte Erwartungen enthalten und den Mitarbeiter*innen zeigen, welche Vorteile sie daraus ziehen werden. Daher lohnt es sich, hinter jedem Teil der Schulung ein „Warum“ einzubauen und diese Frage auch zu beantworten. Ihr Ziel ist es, mithilfe von Marketingtaktiken die Teilnehmerzahlen Ihres Schulungsprogramms zu erhöhen und Mitarbeiter*innen für die kontinuierliche Teilnahme zu begeistern.

5. Führen Sie Ihr Programm durch

Im vierten Schritt erwecken Sie nun Ihr Schulungs- und Entwicklungsprogramm zum Leben. Entscheiden Sie zuvor, ob die Schulungen intern durchgeführt oder extern koordiniert werden sollen. Während der Schulung ist es wichtig, dass Sie die Fortschritte der Teilnehmer*innen stets erfassen und auswerten, um sicherzustellen, dass das Programm auch wirklich effektiv ist.

6. Werten Sie Ihr Programm durch Feedback der Teilnehmer*innen aus

Am Ende sollten Sie das gesamte Programm evaluieren, um festzustellen, ob es erfolgreich war und die Programmziele erreicht wurden. Von allen Beteiligten sollte Feedback eingeholt werden, um die Effektivität des Programms und der Mentor*innen sowie den Erwerb von Kenntnissen und Fähigkeiten auszuwerten. Die Analyse dieses Feedbacks zusammen mit einer Leistungsbeurteilung der Mitarbeiter*innen ermöglicht es Ihnen, etwaige Schwachstellen des Programms zu erkennen und diese für zukünftige Schulungen auszumerzen. Zu diesem Zeitpunkt können Sie das Schulungsprogramm oder Ihren Aktionsplan überarbeiten und verbessern, wenn die Ziele oder Erwartungen nicht erfüllt worden sein sollten.

Die Auswertung Ihres Schulungs- oder Entwicklungsprogramms können Sie auf folgenden Kriterien aufbauen:

• Wie stehen die Teilnehmer*innen zu der Schulung, an der sie teilgenommen haben?
• Inwieweit konnten sie sich relevante Kenntnisse und Fähigkeiten nachhaltig aneignen?
• Sind sie in der Lage, das Gelernte anzuwenden, um ihre Arbeitsleistung zu verbessern?
• Wie war die Gesamtwirkung auf die Teilnehmer*innen und welche Ergebnisse wurden erzielt?

Was sind Schulungs- und Entwicklungsprogramme für Mitarbeiter*innen?

Schulungs- und Entwicklungsprogramme für Mitarbeiter*innen sind Prozesse, durch die ein Unternehmen die Arbeitsleistung seiner Mitarbeiter*innen kontinuierlich verbessert. Diese Prozesse können Gruppenseminare, langfristige berufliche Entwicklungsprogramme und praktische Schulungen umfassen. Wie der Name schon sagt, lassen sich diese Programme in zwei Kategorien einteilen: Schulungen und Entwicklungsprogramme.

Dies sind die Unterschiede von Schulungen und Entwicklungsprogrammen:

• Schulungen für Mitarbeiter*innen helfen, berufsspezifische Fähigkeiten oder Kenntnisse zu erwerben. Diese Programme beziehen sich in der Regel spezifisch auf die Rolle, die der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin derzeit innehat.
• Entwicklungsprogramme konzentrieren sich auf das berufliche Wachstum der Mitarbeiter*innen. Sie können so konzipiert sein, dass sie Mitarbeiter*innen helfen, Wissen und Soft Skills wie Führungskompetenzen, Kommunikation, Entscheidungsfindung usw. zu entwickeln. Diese können in einer Vielzahl von Situationen angewandt werden und müssen nicht unbedingt auf ihre aktuelle Position zugeschnitten sein.

Verschiedene Arten von Schulungs- und Entwicklungsprogrammen für Mitarbeiter*innen

Die gute Nachricht: Kein Arbeitgeber oder HR-Manager muss sich für eine einzige Schulungsmethode entscheiden. Effektive Schulungs- und Entwicklungsprogramme verfolgen einen mehrstufigen Ansatz, bei dem die Mitarbeiter*innen zum richtigen Zeitpunkt mit der richtigen Methode geschult werden. Dieser Ansatz stellt sicher, dass sich die Leistung der Mitarbeiter*innen im Laufe der Zeit nachhaltig verbessert.

Unterteilt in spezielle Schulungsmethoden, finden Sie hier eine Liste verschiedener Arten von Programmen:

• Orientierungsprogramme sind Grundlage für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen. Sie bringen ihnen die Grundlagen der Geschichte, Kultur und der Ziele Ihres Unternehmens bei.
• Vorlesungen und Seminare sind ideal, um einer großen Gruppe in relativ kurzer Zeit – oft nicht länger als eine Stunde – Informationen zu vermitteln.
• Fallstudien (Case Studies) sind hypothetische oder reale Problemlösungsszenarien, die die Mitarbeiter*innen lösen müssen. Auf diese Weise entwickeln sie wichtige berufsspezifische Fähigkeiten.
• Bei Job-Rotationen werden die Mitarbeiter*innen in Schichten eingeteilt und begleiten andere Fachkräfte bei der Arbeit. Rotationen sind besonders nützlich, um hoch spezialisierte berufliche Fähigkeiten zu vermitteln.
• Teambuilding-Aktivitäten sind Gruppenübungen, die wichtige Soft Skills wie Kommunikation oder Flexibilität weiterbilden. Viele Arbeitgeber*innen ziehen es vor, externe Berater*innen hinzuzuziehen, um teambildende Maßnahmen durchzuführen und zu beaufsichtigen.
• Rollenspiele sind eine Aktivität, durch die Mitarbeiter*innen die Kompetenzen weiter entwickeln können, die am häufigsten mit geschäftlichem Erfolg in Verbindung gebracht werden. Zu diesen Fähigkeiten gehören ein ruhiges Führungsverhalten, verbesserte Kommunikation mit Kund*innen und die Fähigkeit zur schnellen und gut durchdachten Problemlösung.
• Simulationen ähneln Rollenspielen und Fallstudien. Im Gegensatz zu diesen Methoden finden sie aber oft auf einer digitalen Oberfläche – sprich, am Computer – statt und haben oft einen stärkeren Gaming-Charakter.
• Mentoring und Coaching sind eine Art von Einzeltraining. Sie bezieht sich auf die Förderung einer Arbeitsbeziehung zwischen einem Mitarbeiter bzw. einer Mitarbeiterin und einem Coach.

Typische Themen und Inhalte von Schulungs- und Entwicklungsprogrammen für Mitarbeiter*innen

Die Gründe für die Durch- und Einführung eines Schulungs- und Entwicklungsprogramms für Ihre Mitarbeiter*innen können selbstverständlich vielfältig sein. Während es manchmal einfach um die Vermittlung konkreter berufsspezifischer Fähigkeiten geht, beziehen sich andere Programme und Maßnahmen eher auf die notwendige Veränderung der Unternehmenskultur. Dementsprechend individuell sehen die Themen und Inhalte aus, die Sie Ihren Mitarbeiter*innen in diesen Fortbildungsprogrammen vermitteln können.

Zu den typischen Inhalten gehören:

• Computerkenntnisse: Computerkenntnisse werden für die Erledigung von Verwaltungs- und Büroaufgaben immer notwendiger und optimieren Arbeitsabläufe innerhalb Ihres Unternehmens meist erheblich.
• Betreuung der Kund*innen: Der verschärfte Wettbewerb auf dem globalen Markt macht es erforderlich, dass die Mitarbeitenden die Bedürfnisse der Kundschaft zu 100 % verstehen und erfüllen können.
• Diversität und Vielfalt: Eine Schulung zum Thema Vielfalt umfasst in der Regel Techniken zur Wertschätzung von Diversität, um Diskriminierung vorzubeugen und ein inklusives Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem sich all Ihre Mitarbeiter*innen wohlfühlen.
• Ethik: In der heutigen Gesellschaft werden zunehmend größere Erwartungen an die soziale Verantwortung von Unternehmen gestellt. Außerdem bringt die Belegschaft eine ebenso große Vielfalt an Werten und Moralvorstellungen an den Arbeitsplatz, die im Idealfall in die Unternehmenskultur integriert oder durch sie aufgefangen werden können.
• Zwischenmenschliche Kommunikation: Insbesondere Stress am Arbeitsplatz kann zu Missverständnissen und Konflikten führen. Durch Kommunikations-Schulungen können Ihre Mitarbeiter*innen lernen, am Arbeitsplatz miteinander auszukommen und produktiv miteinander zu kommunizieren.
• Qualitätsinitiativen: Initiativen wie Total-Quality-Management, Qualitätszirkel, Benchmarking usw. erfordern eine grundlegende Schulung über Qualitätskonzepte, -richtlinien und -standards.
• Sicherheit: Sicherheitsschulungen sind von entscheidender Bedeutung bei der Arbeit mit schweren Geräten, gefährlichen Chemikalien, usw. Sie können aber auch etwa mit praktischen Ratschlägen für Erste-Hilfe-Maßnahmen am Arbeitsplatz unerlässlich sein.
• Umgang mit und Vorbeugung von sexueller Belästigung: Zu den Schulungen über sexuelle Belästigung gehört in der Regel eine eindeutige Vermittlung der Unternehmensrichtlinien gegen sexuelle Belästigung, insbesondere darüber, welche Verhaltensweisen unangemessen sind.

Die Vorteile von Schulungs- und Entwicklungsprogrammen für Mitarbeiter*innen

Hier ist eine Liste mit Vorteilen, die Ihnen eine Inspiration zur Gestaltung Ihres Programmplans, Ihrer Methoden und Inhalte geben kann.

Bessere Arbeitsmoral

Wenn Mitarbeiter*innen über die notwendigen Tools und Kompetenzen verfügen, fühlen sie sich selbstsicherer. Dadurch haben sie mehr Freude an ihrer Arbeit. Sie ziehen zudem Selbstvertrauen aus der Tatsache, dass das Unternehmen in ihren Erfolg investiert.

Bessere Mitarbeiterbindung

Indem Sie die beruflichen Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter*innen fördern, schaffen Sie die Voraussetzungen für deren Weiterentwicklung. Sie verdienen die Chance, ihre Fähigkeiten zu erweitern und sich dabei neuen Herausforderungen zu stellen oder sogar ihre berufliche Laufbahn zu ändern. Durch diese aktive Förderung haben Sie einen doppelten Vorteil: Sie erhalten qualifiziertere und loyale Mitarbeiter*innen, die Sie als Arbeitgeber*in schätzen. Dementsprechend kann sich Ihre Mitarbeiterfluktuation ebenfalls verringern und Sie müssen weniger Arbeit in aufwendige Einstellungsprozesse investieren.

Weniger Mikromanagement und Überwachung

Je mehr Fähigkeiten Sie Ihren Mitarbeiter*innen ermöglichen, desto weniger müssen Sie deren Arbeit auch kontrollieren. Im Berufsalltag müssen Sie sie nicht durch tägliche Abläufe hinweg begleiten. Unabhängige und in ihrer Kreativität freie Mitarbeiter*innen sind in der Regel auch effizienter und zufriedener.

Bessere Anpassungs- und Innovationsfähigkeit des Unternehmens

Auf einem so schnelllebigen und technisch fortschrittlichen Arbeitsmarkt ist es wichtig, dass Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter*innen in Bezug auf neue Technologien und Arbeitsmethoden auf dem neuesten Stand bleiben. Durch regelmäßige Schulungen bleiben Sie konkurrenz- und innovationsfähig. Sie sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter*innen stets ihr Bestes mit den neuesten Mitteln geben können.

Verbesserung Ihres Images als Unternehmen

Durch das Angebot regelmäßiger Weiterbildungsmöglichkeiten zeigt Ihr Unternehmen aktuellen und potenziellen Mitarbeiter*innen, dass Sie eine zukunftsorientierte Unternehmenskultur und einen ebenso zukunftsorientierten Führungsstil haben. Sie können Ihr Unternehmen als einen großartigen Arbeitgeber wahrnehmen, der sich langfristig engagiert, fürsorglich ist und auch bereit ist, in seine Mitarbeiter*innen zu investieren – ein Image, das Ihnen bei der Personalgewinnung positiv zugutekommen kann.

Erhöhung der gesamten Produktivität Ihres Unternehmens

Berufliche Weiterbildung verbessert die Qualität der Arbeit jedes einzelnen Teammitglieds. Teammitglieder, die wissen, was sie tun, können eine Aufgabe schneller und leichter bewältigen als jemand, der erst am Arbeitsplatz lernt. Im Laufe der Zeit werden Ihre Teammitglieder produktiver und effizienter, was wiederum zur Erreichung der Ziele Ihres Unternehmens beiträgt.