Läuft Ihr Recruiting-Prozess rund?

Folgende Alarmzeichen weisen darauf hin, dass Ihr Einstellungsverfahren optimiert werden könnte:

• Stellen bleiben lange unbesetzt.
• Die Qualität der Bewerber*innen passt nicht zur offenen Stelle.

Was versteht man unter dem Personalbeschaffungsprozess?

Der Arbeitsmarkt ist hart umkämpft. Aufgrund des Fachkräftemangels ist es gar nicht mehr so leicht, qualifizierte Mitarbeiter*innen zu gewinnen, doch das ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für geschäftlichen Erfolg. Deshalb ist es enorm wichtig, beim Personalbeschaffungsprozess, bzw. beim Recruiting-Prozess, Bewerbungs- oder Einstellungsverfahren, wie man auch dazu sagen kann, alles richtig zu machen. Man unterscheidet zwischen interner und externer Personalbeschaffung. Bei der internen Personalbeschaffung wird die Stelle durch Angestellte besetzt, die bereits im Unternehmen arbeiten. Das hat den Nachteil, dass deren Stelle jetzt neu besetzt werden muss, aber den Vorteil, dass die Person und ihre Arbeitsleistung im Betrieb bereits gut bekannt sind. Im Folgenden beschreiben wir den Prozess der externen Personalbeschaffung. Er umfasst mehrere Schritte:

Personalplanung

Dieser Schritt findet firmenintern vor dem eigentlichen Recruiting-Prozess statt. Hier entscheiden Führungskräfte, welche Mitarbeiter*innen mit welchen Qualifikationen eingestellt werden sollen.

Anforderungsprofil erstellen

Das Anforderungsprofil sollte nicht nur von der HR-Abteilung, sondern mit den Mitarbeiter*innen der entsprechenden Abteilungen gemeinsam erstellt werden, da diese wichtige Informationen zu den Anforderungen und Aufgaben beitragen können. Welche Qualifikationen und Abschlüsse sollen die Kandidat*innen haben? Welche Persönlichkeiten können das Team perfekt ergänzen? Je genauer Sie das Anforderungsprofil definieren, desto mehr Erfolg werden Sie bei der Suche haben.

Die Arbeitgebermarke stärken – Employer Branding

Der Arbeitsmarkt ist in Bewegung. Früher mussten sich die Bewerber*innen um die besten Arbeitsplätze bemühen, heute ist es aufgrund des Fachkräftemangels und des daraus folgenden „War for Talents“ umgekehrt und die Betriebe bemühen sich um die besten Fachkräfte. Vor und neben dem eigenen Recruiting-Prozess ist es daher wichtig, die Arbeitgebermarke zu stärken bzw. das Unternehmen erst als starke Marke zu etablieren. Um die besten Fachkräfte anzuziehen, müssen Sie als Arbeitgeber einen guten Ruf haben. Präsentieren Sie sich als attraktives Unternehmen, damit Sie den Talenten auffallen. Nutzen Sie diverse Social-Media-Kanäle für den Markenaufbau. Wenn Sie als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen werden, kommen die Top-Talente von selbst auf Sie zu. Wichtig ist, dass das Employer Branding authentisch und ehrlich ist.

Passives Recruiting

Wenn Sie eine attraktive Arbeitgebermarke aufgebaut haben, müssen Sie möglicherweise gar nicht aktiv auf die Suche nach neuen Mitarbeiter*innen gehen, sondern bekommen immer wieder Initiativbewerbungen zugeschickt. Wenn Sie zurzeit keine passende Stelle frei haben, die Talente jedoch durchaus interessant für Ihr Unternehmen sind, können Sie ihnen anbieten, ihre Daten – unter Berücksichtigung der DSGV – in einem sogenannten Talentpool zu speichern. Dort sammeln Sie mit der Zeit die Profile potenzieller Kandidat*innen. Wenn eine Stelle neu zu besetzen ist, können Sie als erstes diesen Talentpool durchgehen. Mit etwas Glück finden Sie dort ohne viel Aufwand die geeigneten Fachkräfte.

Aktives Recruiting

Es gibt mehrere Wege, potenzielle Mitarbeiter zu erreichen. Am besten werden mehrere Wege gleichzeitig beschritten:

• Stellenanzeigen: die Klassiker und immer noch beliebt und wirkungsvoll, sowohl online als auch offline
• Soziale Medien: hier können Sie entweder aktiv nach möglichen Kandidat*innen suchen oder eine Stellenanzeige posten. Wenn die Anzeige interessant ist bzw. Ihr Employer Branding erfolgreich war, wird die Anzeige von vielen Menschen geteilt oder auch gezielt an Bekannte verschickt, die gerade auf Jobsuche sind.
• Recruiting-Veranstaltungen wie Karrieremessen oder Veranstaltungen an Unis und Hochschulen
• Jobbörsen: Sie sind die modernen Alternativen zu Stellenanzeigen in Tageszeitungen und werden immer beliebter.
• Die Karriereseite Ihrer eigenen Website: Die Website ist das Online-Aushängeschild Ihres Unternehmens. Halten Sie die Seite mit den offenen Stellen stets aktuell. Wenn Sie erfolgreiches Employer Branding betrieben haben, werden Interessenten die Website aufrufen, um dort aktiv nach Stellen zu suchen. Gleichzeitig ist die Website auch selbst gut geeignet, Ihr Image als Arbeitgeber zu verbessern.
• Mobile Recruiting: Gerade junge Leute suchen auf ihrem Smartphone nach Jobs. Deshalb sollten alle Stellenausschreibungen und Karriereseiten für mobile Endgeräte optimiert sein.
• Active Sourcing: Damit ist gemeint, dass Recruiter*innen auf Business-Netzwerken aktiv nach Profilen geeigneter Kandidat*innen suchen und diesen direkt ein Stellenangebot unterbreiten.

Eine ansprechende Stellenanzeige

Am Anfang steht eine gut formulierte Stellenbeschreibung. Sie hat das Ziel, gut ausgebildete, hochrangige Bewerber*innen anzusprechen und ihnen Lust auf die zu besetzende Stelle zu machen. Die Anzeige sollte einerseits alle wichtigen Punkte beinhalten, andererseits aber übersichtlich bleiben und nicht zu überfrachtet mit Informationen sein.

Auswahl der Kanäle

Nun müssen Sie sich entscheiden, auf welchen Kanälen Sie die Anzeige veröffentlichen. Die Entscheidung hängt davon ab, wo Ihre Zielgruppe unterwegs ist. Natürlich müssen Sie sich nicht für einen Kanal entscheiden. Zur Auswahl stehen Tageszeitungen, Berufsnetzwerke und Jobbörsen im Internet, wie zum Beispiel Indeed, oder Social-Media-Plattformen.

Optimierung Ihrer Anzeige

Googlen Sie selbst Ihre Stellenanzeige im Internet. Falls sie nicht so weit oben auftaucht wie ähnliche Anzeigen, könnte es daran liegen, dass sie schlecht formuliert oder nicht für Suchmaschinen optimiert ist. Analysieren Sie, wie oft Ihre Anzeige tatsächlich angeklickt wird und wie viele Bewerbungen dann auch wirklich abgeschickt werden. Dadurch erhalten Sie wertvolle Einblicke in Optimierungsmöglichkeiten. Möglicherweise müssen Sie am Arbeitgeberbranding arbeiten, um attraktiver für Bewerber*innen zu werden. Oder es liegen technische Mängel vor, oder durch Unübersichtlichkeit wird der Bewerbungsprozess unnötig erschwert und mögliche Kandidat*innen abgeschreckt. Vielleicht erfahren Sie aber auch, dass alles bestens läuft, dass Sie bei Google organisch ganz oben erscheinen und die Conversion Rate top ist.

Den Bewerbungsprozess vereinfachen

Machen Sie es den Bewerber*innen leicht, Ihnen ihre Daten zu übermitteln. Erstellen Sie ein ansprechendes Bewerberportal mit einfach auszufüllenden Formularen und die Möglichkeit, Lebensläufe, Zeugnisse und Anschreiben problemlos hochzuladen. Nehmen Sie die Hilfe von UX-Designer*innen in Anspruch, um den potenziellen Bewerber*innen ein optimales Nutzungserlebnis zu bieten. Ganz nebenbei vermitteln Sie so Ihren zukünftigen Mitarbeiter*innen, dass Sie ein modernes Unternehmen sind.

Vorauswahl treffen

Ihre Anzeige hat Anklang gefunden und Sie haben zahlreiche Bewerbungen erhalten. Nun gilt es, eine Vorauswahl zu treffen. Diesen Vorgang bezeichnet man als Screening. Halten Sie die Bewerber*innen über den Prozess auf dem Laufenden. Versenden Sie nach Eingang der Bewerbung eine Standardmail, die den Empfang bestätigt. Nach ein bis zwei Wochen sollte eine individuelle Reaktion folgen. Falls bis dahin noch keine Vorauswahl getroffen werden konnte, bitten Sie um Geduld und teilen Sie mit, wann die Kandidat*innen mit einer Antwort rechnen können.

Vorstellungsgespräche führen

Nun laden Sie die infrage kommenden Kandidat*innen zum Vorstellungsgespräch ein. In manchen Betrieben ist es üblich, ein Assessment Center durchzuführen, um die Bewerber*innen umfangreich zu testen. Durch Leistungs- und Persönlichkeitstests oder Arbeitssimulationen kristallisiert sich schnell heraus, welche Kandidat*innen am besten zu der ausgeschriebenen Stelle passen.

Einstellung

Wenn alles bisher optimal gelaufen ist, haben Sie am Ende dieses Prozesses die perfekte Besetzung für die Stelle gefunden. Nun folgt die Gehaltsverhandlung und im Anschluss die Unterschriften unter dem Arbeitsvertrag.

Onboarding

Der letzte Schritt im Recruiting-Prozess ist das sogenannte Onboarding. Dieser Schritt sollte auf keinen Fall vernachlässigt werden, auch wenn der Prozess mit der Einstellung auf den ersten Blick als erfolgreich abgeschlossen betrachtet werden könnte. Das neueste Mitglied des Personals hat während des Bewerbungsprozesses offensichtlich einen guten Eindruck vom Unternehmen gewonnen und sich für den Arbeitsplatz entschieden. Jetzt kommt es darauf an, diesen positiven Eindruck zu bestätigen. Es ist wichtig, dass neue Mitarbeiter*innen sich wohlfühlen und gut eingegliedert werden, sonst beginnt der ganze Recruiting-Prozess bald von vorn.