Interne Personalbeschaffung

Die interne Personalbeschaffung nutzt das Potenzial der eigenen Belegschaft. Dies geschieht in der Regel durch Versetzungen, Beförderungen oder interne Ausschreibungen. Diese Methode eignet sich besonders, wenn Positionen schnell und kosteneffizient besetzt werden sollen und bereits passende Kompetenzen in Ihrem Unternehmen vorhanden sind. Durch die Förderung und Weiterentwicklung von Talenten im eigenen Unternehmen qualifizieren Sie neue Fachkräfte und stärken gleichzeitig die Mitarbeiterbindung.

Vorteile der internen Personalbeschaffung

Methoden der internen Personalbeschaffung bieten zahlreiche Vorteile, mit denen Sie Zeit und Kosten sparen können. Dazu zählen insbesondere:

• Schnelle und kosteneffiziente Stellenbesetzung: Intern können Sie zeitnah auf personelle Veränderungen reagieren. Bewerbungsprozesse sind wesentlich kürzer, Kündigungsfristen entfallen und eine Umstrukturierung innerhalb Ihres Unternehmens ist unmittelbar möglich. So stabilisieren Sie Betriebsabläufe und vermeiden lange Vakanzen.
• Reduzierter Einarbeitungsaufwand: Bewerber*innen aus der eigenen Organisation kennen die betrieblichen Abläufe, laufende Projekte und Unternehmensstrukturen. Dadurch verkürzt sich die Einarbeitungsphase erheblich – die Mitarbeitenden müssen sich lediglich mit ihren neuen Aufgaben vertraut machen, wodurch sie schneller produktiv sind.
• Motivation und Bindung der Mitarbeitenden: Die Besetzung von Arbeitsstellen mit eigenen Mitarbeitenden signalisiert Ihre Anerkennung und Wertschätzung. Mitarbeitende erhalten dadurch Entwicklungsperspektiven und interne Aufstiegsmöglichkeiten, was die Motivation und langfristige Bindung an Ihr Unternehmen stärkt.
• Fairer Auswahlprozess: Um interne Stellenausschreibungen transparent zu kommunizieren, können Sie verschiedene Kanäle wie das Intranet, Rundmails oder Aushänge nutzen, um alle Kolleg*innen gleichermaßen zu erreichen. Dies sorgt für Fairness im Auswahlprozess und fördert das Vertrauen Ihrer Belegschaft.
• Systematische Förderung interner Talente: Die interne Personalbeschaffung umfasst auch Maßnahmen wie Versetzungen und Beförderungen. Ein strukturierter Personalbeschaffungsprozess, beispielsweise mithilfe einer Checkliste, hilft Ihnen dabei, systematisch geeignete Kandidat*innen zu identifizieren, auszuwählen und optimal in bestehende Prozesse zu integrieren.

Nachteile der internen Personalbeschaffung

Neben den vielen Vorteilen gibt es bei der internen Personalbeschaffung auch einige Herausforderungen, die Sie im Blick behalten sollten.

• Begrenzter interner Talentpool: Nicht immer steht im eigenen Unternehmen geeignetes Personal für jede Stelle bereit. In solchen Fällen sollten Sie zusätzlich eine externe Personalsuche erwägen, um sicherzustellen, dass die Stelle qualitativ besetzt wird.
• Konfliktpotenzial und Konkurrenzdenken: Eine interne Stellenbesetzung kann die Arbeitsatmosphäre belasten, da sie Vergleiche unter Kolleg*innen fördert und Konkurrenzdenken im Team auslösen kann.
• Gefahr der Demotivation abgelehnter Mitarbeitender: Werden interne Bewerbungen abgelehnt, könnten sich betroffene Mitarbeitende benachteiligt oder übergangen fühlen. Dies kann zu einer reduzierten Arbeitsmotivation und sinkender Produktivität führen. Ein transparenter und nachvollziehbarer Auswahlprozess kann hier helfen, negative Auswirkungen abzufedern.
• Fehlende Impulse durch externe Perspektiven: Eine ausschließlich interne Personalbeschaffung kann den Verlust von frischen Impulsen und neuen Ideen bewirken, die externe Mitarbeitende oft mitbringen. So verpassen Sie möglicherweise Chancen für Innovation und Weiterentwicklung im Unternehmen.
• Komplexität der Personalplanung: Eine interne Personalstrategie bringt in der Regel zusätzlichen organisatorischen Aufwand mit sich, etwa in Form von Umbesetzungen oder Nachbesetzungen. Auch Vertragsänderungen bei Versetzungen oder Beförderungen können komplex sein und erfordern in der Regel zusätzlichen administrativen Aufwand.

Die interne Personalbeschaffung allein kann den Personalbedarf oft nicht vollständig decken. Sie sollten diese Maßnahmen daher als Teil einer umfassenderen Personalstrategie betrachten, die ergänzend externe Wege berücksichtigt.

Externe Personalbeschaffung

Die externe Personalbeschaffung eröffnet Ihnen den Zugang zu einem breiten Pool an Bewerber*innen und ermöglicht es, auf dem Arbeitsmarkt gezielt Fachkräfte mit spezifischen Kompetenzen und Erfahrungen anzusprechen. Sie ermöglicht es, genau die Bewerber*innen zu finden, deren Qualifikationen zu Ihrem Anforderungsprofil und Bedarf passen.

Vorteile der externen Personalbeschaffung

Die externe Personalbeschaffung bietet viele Vorteile, um Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig zu halten und auf Erfolg auszurichten:

• Gewinnung von neuem Fachwissen: Externe Kandidat*innen bringen oft frisches Know-how, neue Perspektiven und zusätzliche Kompetenzen ins Unternehmen ein. Diese Impulse fördern Innovationen und ermöglichen Ihnen, bestehende Prozesse kritisch zu hinterfragen und gezielt zu optimieren.
• Objektive Perspektiven und innovative Impulse: Externe Mitarbeitende bieten eine neutrale Sichtweise auf etablierte Strukturen und Betriebsabläufe. So können Sie eher Potenziale zur Effizienzsteigerung erkennen, Prozesse optimieren und von neuen Ideen profitieren, die Ihre Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig stärken.
• Gezielte Deckung des Personalbedarfs: Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels erweist sich die externe Personalbeschaffung häufig als unabdingbar. Durch externe Methoden stehen Ihre Chancen besser, personelle Engpässe kurzfristig zu schließen.
• Systematische Durchführung und klare Struktur: Von der Bedarfsermittlung über die Erstellung zielgruppengerechter Stellenanzeigen bis zur Einstellung stehen Ihnen Kanäle wie Online-Jobbörsen, Personalvermittlungen oder Headhunter zur Verfügung. Die Verwendung einer Checkliste unterstützt Sie dabei, sämtliche Schritte strukturiert durchzuführen.
• Vielfalt und Innovationskraft fördern: Mit der externen Personalbeschaffung schaffen Sie Vielfalt in Ihrem Team, erhöhen Ihre Innovationskraft und erweitern nachhaltig das Kompetenzspektrum im Unternehmen. Externe Talente tragen dazu bei, neue Geschäftschancen zu erschließen und Ihre Marktposition langfristig auszubauen.

Nachteile der externen Personalbeschaffung

Neben den zahlreichen Vorteilen sollten Sie auch die möglichen Nachteile und Herausforderungen der externen Personalbeschaffung im Blick behalten, um potenzielle Risiken zu minimieren. Zu beachten sind:

• Kosten und Zeitaufwand: Das Nutzen von externen Recruiting-Kanälen, Stellenanzeigen oder Personalberater*innen ist mit teils hohen Kosten verbunden. Zusätzlich sind die Sichtung und Prüfung von Bewerbungen sowie das Führen von Vorstellungsgesprächen zeitlich sehr aufwendig.
• Risiken bei der Integration: Externe Mitarbeitende kennen interne Abläufe und Unternehmensstrukturen nicht, was die Integration erschweren kann. Dadurch ist die Einarbeitung oft zeitaufwendiger als erwartet und Sie müssen unter Umständen mit kurzfristigen Produktivitätsverlusten rechnen.
• Unsicherheiten bei der Eignung: Bei externen Kandidat*innen ist die persönliche und fachliche Eignung oft schwieriger einzuschätzen als bei internen Bewerbenden. Hier besteht ein höheres Risiko für Fehlbesetzungen, die sich langfristig negativ auf Ihren Unternehmenserfolg auswirken können.
• Fehlende interne Perspektive und Wissen: Externe Kandidat*innen bringen oft nur wenig oder gar kein Wissen über die spezifischen Unternehmensprozesse, die Unternehmenskultur und interne Strukturen mit. Dies erschwert die Anpassung an bestehende Abläufe und kann zusätzliche Ressourcen für Schulungen und Mentoring erforderlich machen.
• Vernachlässigung interner Entwicklungsmöglichkeiten: Die ausschließliche Nutzung externer Beschaffungswege kann zu Demotivation Ihrer Mitarbeitenden führen, die sich möglicherweise übergangen fühlen oder in ihren Entwicklungsmöglichkeiten eingeschränkt sehen. Dies kann sich langfristig negativ auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirken.

Welche Methoden gibt es in der externen Personalbeschaffung?

Die externe Personalbeschaffung bietet Ihnen vielfältige Ansätze, die Sie je nach Branche, Budget und Zielgruppe kombinieren können:

• Stellenanzeigen: Veröffentlichung auf Online-Jobbörsen wie Indeed, Karriereseiten, in Fachportalen oder Printmedien.
• Personalvermittlungen: Professionelle Vermittlungsagenturen übernehmen alle Prozesse der Personalsuche für Sie und selektieren Kandidat*innen nach Ihrem Anforderungsprofil.
• Headhunter: Besonders geeignet für Führungs- oder Spezialpositionen; Recruiter*innen identifizieren und sprechen gezielt qualifizierte Talente an, um sie für Ihr Unternehmen zu engagieren.
• Active Sourcing: Dies beschreibt die proaktive Ansprache von Kandidat*innen über Business-Netzwerke, Talent-Pools oder Datenbanken.
• Karrieremessen und Recruiting-Events: Ermöglichen den direkten Austausch mit Bewerber*innen vor Ort oder virtuell zur Rekrutierung von Fachkräften.
• Social-Media-Recruiting: Die Nutzung von Social-Media-Plattformen ist ebenfalls eine Möglichkeit, um Ihre Stellenanzeigen zielgruppengerecht zu bewerben.
• Arbeitgeberkooperationen: Die Zusammenarbeit mit Hochschulen, Weiterbildungsträgern oder Branchenverbänden kann ebenfalls helfen, Nachwuchskräfte frühzeitig zu gewinnen.

Bewerbermanagementsysteme und andere digitale Recruiting-Tools helfen, die Auswahlverfahren effizienter zu gestalten. Sie unterstützen bei der Verwaltung von Bewerbungen, vereinfachen die Kommunikation mit Kandidat*innen und beschleunigen so den gesamten Prozess der externen Personalbeschaffung.

Employer Branding als Erfolgsfaktor der Personalbeschaffung

Ein starkes Employer Branding bindet vorhandene Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen und macht Ihr Unternehmen zugleich für externe Fachkräfte attraktiv. Dies wirkt sich positiv auf Ihre interne und externe Personalbeschaffung aus, von kürzeren Einstellungszeiten bis hin zu einer höheren Qualitätsquote der Bewerber*innen.

Maßnahmen zur internen Bindung

Um Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen langfristig zu binden, sind transparente Karrierepfade, etwa durch nachvollziehbare Aufstiegsmöglichkeiten, von großem Vorteil. Ebenso wichtig ist die Förderung durch Weiterbildung mit individuellen Entwicklungsplänen oder Mentoring-Programmen. Ein weiterer Baustein ist die Anerkennung von individuellen oder Teamleistungen, etwa durch faire Vergütung mit variablen Anteilen.

Auch flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten, Gesundheitsangebote und moderne Tools erhöhen die Zufriedenheit. Regelmäßiges Feedback, Partizipation und eine wertschätzende Führung stärken das Vertrauen und die Identifikation mit Ihrem Unternehmen. Schließlich sollten interne Chancen sichtbar gemacht werden – etwa über eine Karriereseite im Intranet, interne Newsletter oder direkte Stellenausschreibungen. So erkennen Mitarbeitende Perspektiven innerhalb des Unternehmens und fühlen sich aktiv eingebunden.

Externe Positionierung als attraktiver Arbeitgeber

Um Ihre ausgeschriebenen Stellen mit passenden Fach- und Arbeitskräften zu besetzen, ist es hilfreich, sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. Um dies zu erreichen, können Sie einige Schritte unternehmen:

• Employer Value Proposition (EVP): Was macht das Arbeiten in Ihrem Unternehmen besonders? Dabei ist es ratsam, das Nutzenversprechen konkret zu belegen mit Punkten wie Teamkultur, Technologien und Entwicklungen.
• Authentische Karriereseite und Stellenanzeigen: Beschreiben Sie in Stellenanzeigen und auf Ihrer Jobseite Punkte wie Aufgaben, Impact, Team, Benefits und Entwicklungsmöglichkeiten ansprechend und kompakt.
• Candidate Journey optimieren: Schlanke Bewerbungsprozesse, zügige Rückmeldungen, strukturierte Interviews und realistische Einblicke in das Arbeitsumfeld ermöglichen ein positives Kandidatenerlebnis.
• Kanäle gezielt bespielen: Erstellen Sie Ihr Unternehmensprofil auf relevanten Jobbörsen, Social-Media-Plattformen und Fach-Communitys sowie auch im Rahmen von Hochschulkooperationen.
• Mitarbeitende als Botschafter*innen: Bestehende Teammitglieder können durch Testimonials, Kurzvideos oder auf Events Ihr positives Unternehmensimage bestätigen.
• Fairness: Eine AGG-konforme Sprache, transparente Kriterien sowie die Wahrung des Datenschutzes stärken Ihr Profil ebenfalls.

Interne oder externe Personalbeschaffung: Welche Methode passt zu Ihrem Unternehmen?

Um zu entscheiden, welche Personalbeschaffungsmethode für eine jeweilige Stelle geeignet ist, sind die Situation und Anforderungen der zu besetzenden Stelle zu beachten. Die interne Personalbeschaffung überzeugt durch schnelle Stellenbesetzung, geringere Kosten sowie die Nutzung bekannter Kompetenzen. Mitarbeitende sind bereits mit den internen Abläufen vertraut, wodurch die Einarbeitungszeit erheblich verkürzt wird.

Die externe Personalbeschaffung hingegen ermöglicht Ihnen, gezielt nach neuen Talenten und frischen Perspektiven zu suchen. Sie profitieren von einer deutlich größeren Auswahl an potenziellen Kandidat*innen und können nach spezifischen Kompetenzen filtern. Allerdings steigen hierbei häufig die Kosten sowie das Risiko von möglichen Fehlbesetzungen.

Für die optimale Wahl Ihrer Methode zur Personalgewinnung sollten Sie daher alle relevanten Möglichkeiten in Betracht ziehen. Oftmals entscheiden sich Unternehmen für beide Wege und veröffentlichen Stellenanzeigen sowohl intern als auch extern. Dabei ist es sinnvoll, beide Ausschreibungen gleichzeitig zu publizieren. Nur so stellen Sie sicher, dass Sie bei der Personalauswahl keine geeigneten Kandidat*innen verpassen. Die Nutzung verschiedener Recruiting-Kanäle zur Beschaffung neuer Talente hilft, eine möglichst große Reichweite zu erzielen.