Was versteht man unter HR-Outsourcing?

Wenn ein Unternehmen Personalprozesse und Verantwortungsbereiche der Personalabteilung teilweise oder vollständig an externe Dienstleister auslagert, spricht man von HR-Outsourcing. In den meisten Fällen entscheiden sich Unternehmen zunächst dafür, eher Routineaufgaben auszulagern oder auch Prozesse, die ein gewisses Rationalisierungspotenzial aufweisen. Dadurch lassen sich häufig sogar Kosten sparen, weil die Dienstleister entsprechend darauf spezialisiert sind.

So können zum Beispiel folgende Bereiche ausgelagert werden:

• Lohnabrechnung
• Stammdatenmanagement
• allgemeine Personalverwaltungsaufgaben (Anmeldung bei Versicherungen, Behörden, Verwaltung von Urlaubs- und Krankentagen)
• Steuer- und Sozialversicherungsangelegenheiten
• Personalkostenplanung
• Zeiterfassung
• Reisekostenabrechnung
• Reportings und Auswertungen

Einige Dienstleister bieten zudem ein erweitertes Portfolio und übernehmen auch Aufgaben in der Personalbeschaffung und -auswahl, dem Talent-Management, dem Onboarding von Mitarbeiter*innen oder auch in der Weiterbildung und Personalentwicklung. Selbst strategische Aufgaben, wie zum Beispiel das Tracken von Zielvorgaben und Strategien einer Abteilung sowie die Beratung der Geschäftsleitung, können darauf spezialisierte externe Personaldienstleister übernehmen.

Mehr dazu:

• Personaldienstleistung: Was versteht man darunter, und wann lohnt sie sich?
• Personaldienstleistungen sinnvoll nutzen
• Vor- und Nachteile interner und externer Personalbeschaffung

Vorteile von HR-Outsourcing

Wenn Sie sich mit dem Gedanken tragen, einige HR-Prozesse outzusourcen, wollen Sie damit wahrscheinlich einerseits Kosten sparen und andererseits den Fokus stärker auf Ihre Kernaufgaben im strategischen Personalmanagement lenken. Das lässt sich durch HR-Outsourcing durchaus erreichen, und darüber hinaus können Sie von weiteren Vorteilen profitieren:

Kostensenkung

Gerade kleine und mittlere Unternehmen stoßen finanziell schnell an Grenzen, wenn sie eine eigene Personalabteilung aufbauen wollen. Externe Dienstleister verfügen über das nötige Know-how und können alle anfallenden Arbeiten zu einem akzeptablen Preis übernehmen. Denn Sie profitieren davon, dass diese Anbieter die gleichen Prozesse für viele Unternehmen ausführen.

Zeitersparnis

Ein wichtiges Argument für HR-Outsourcing ist, dass die Personalabteilung sich dadurch stärker auf ihr Kerngeschäft konzentrieren kann, also beispielsweise auf das strategische Personalmanagement, Employer Branding etc. Durch die Auslagerung von zeitintensiven Aufgaben werden die dafür benötigten Ressourcen freigesetzt.

Externe Expertise

In bestimmten Bereichen lässt sich durch den Einsatz von Spezialist*innen die Effizienz deutlich erhöhen. In der Regel verfügen externe Dienstleister über das entsprechende Know-how und können mit ihrer Expertise dazu beitragen, Prozesse in Ihrem Unternehmen zu beschleunigen oder zu optimieren. Zudem können beispielsweise krankheitsbedingte Ausfälle problemlos kompensiert werden – anders als in der internen Personalabteilung. Dort macht es sich meist sofort bemerkbar, wenn Kolleg*innen ausfallen, die auf bestimmte Aufgaben spezialisiert sind.

Risikoverlagerung

Ein nicht zu unterschätzender Aspekt ist die Überwachung von HR-Prozessen im Hinblick auf gesetzliche Vorschriften, die sich stets im Wandel befinden. Externe Anbieter haben diese Entwicklungen immer im Blick und können Sie daher in diesem Bereich entlasten. Das Risiko trägt dann auch der Anbieter und nicht Sie.

Flexibilität

Benötigen Sie kurzfristig mehr Kapazitäten im Bereich HR, können Sie diese beim Dienstleister flexibel hinzubuchen. Sie zahlen dann nur für eine gewisse Dauer einen höheren Betrag, den Sie wieder reduzieren können, sobald Sie die Leistung nicht mehr benötigen. Mit eigenen Mitarbeiter*innen in HR können Sie auf Kapazitätsspitzen weniger flexibel reagieren.

Standardisierung

Unternehmen, die im Laufe der Zeit verschiedene Zukäufe getätigt haben oder durch Zusammenlegungen unterschiedliche Personalprozesse haben, können durch HR-Outsourcing dafür sorgen, ihre Prozesse zu vereinheitlichen. Damit werden Verantwortlichkeiten klar benannt, mögliche Verwirrung bei den Beschäftigten beseitigt und Chancengleichheit hergestellt.

Nachteile von HR-Outsourcing

Auch wenn die Vorteile zunächst ins Auge fallen, können durch HR-Outsourcing auch Nachteile entstehen, die Sie vor einer Entscheidung auch bedenken sollten. Insbesondere können sich folgende Faktoren unter Umständen nachteilig auswirken:

Hoher Aufwand

Outsourcing bedeutet zunächst immer einen erhöhten Aufwand, denn bevor Sie entscheiden können, welche Aufgaben Sie auslagern möchten, muss viel Vorarbeit geleistet werden. Sie sollten klar benennen können, welche Bereiche outgesourct werden sollen, welches Budget zur Verfügung steht und welche Ziele Sie damit verfolgen. Nur dann können Sie geeignete Anbieter recherchieren, Angebote einholen und eine Entscheidung treffen. Der neue Dienstleister muss dann intensiv gebrieft werden, damit die Erwartungen klar sind und die Vereinbarungen auch vertraglich festgehalten werden können. Nicht zuletzt müssen Sie auch Ihre Mitarbeiter*innen informieren und in die neuen Abläufe integrieren. Bis alle Prozesse installiert sind und reibungslos laufen, wird zudem wahrscheinlich einige Zeit ins Land gehen.

Fehlendes Branchenwissen

Externe HR-Dienstleister kennen sich mit den üblichen HR-Prozessen in der Regel sehr gut aus, aber nicht immer auch mit Ihrer Branche. Das kann sich insbesondere beim Thema Stellenanzeigen ungünstig bemerkbar machen, vor allem dann, wenn Ihre Anforderungsprofile unscharf definiert sind.

Unterschiedliche Sichtweisen

Wie Sie bestimmte Personalprozesse handhaben und wie Ihr Dienstleister diese angehen will, kann Konfliktstoff bedeuten. Was hilft: vorab klar zu definieren, welche Erwartungen Sie haben und diese dann mit dem Anbieter abstimmen.

Schnittstellenkommunikation

Die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister bedeutet immer auch, dass Sie im Unternehmen bzw. der Personalabteilung klare Verantwortlichkeiten und Prozesse für die Kommunikation definieren müssen. Denn wenn nicht klar ist, welche Kommunikationswege einzuhalten sind, kommt es schnell zu Missverständnissen oder Verzögerungen, die sich zuweilen negativ auswirken können.

Abhängigkeitsverhältnis

Je nach Umfang der an einen externen Dienstleister übertragenen Aufgaben wird es unter Umständen schwierig, das HR-Outsourcing zu beenden und wieder ins Unternehmen zu integrieren oder an einen anderen Anbieter zu übertragen. Umso wichtiger ist es, sehr genau zu überlegen, mit welchem Anbieter Sie langfristig zusammenarbeiten wollen.

Kontrollverlust

Die Personalabteilung benötigt für ihre Aufgabe einen guten Überblick über alle Personalprozesse. Deshalb ist es wichtig, mit dem Dienstleister Vereinbarungen über ein Reporting zu treffen, damit Ihnen nicht die Kontrolle über bestimmte Abläufe entgleitet.

Lesen Sie auch: Die Personalabteilung: Das Herzstück eines jeden Unternehmens

Faktoren für erfolgreiches HR-Outsourcing

Wie auch bei anderen Prozessen, die outgesourct werden, ist beim HR-Outsourcing eine gute Vorbereitung und sorgfältige Planung sehr wichtig. Insbesondere sollten Sie bei der Umsetzung diesen Schritten folgen:

• Bedarfsanalyse: Wie steht es um die internen Prozesse und Kosten? Welche Prozesse sind eher standardisierbar und eignen sich daher gut für die Auslagerung?
• Realistische Zieldefinition: Welche Ziele können umgesetzt werden? Wie lassen sich die Abläufe am besten organisieren?
• Betrachtung von Handlungsalternativen: Gibt es andere Möglichkeiten, Prozesse zu optimieren und Kosten zu sparen?
• Risikoabwägung: Was kann eventuell schiefgehen? Ist eine Reintegration möglich, wenn der Outsourcing-Vertrag ausläuft oder die erwartete Leistung nicht erbracht wird?

Entscheidend ist zudem, frühzeitig zu klären, welche Auswirkungen das HR-Outsourcing auf interne Strukturen und Prozesse hat. Denn wenn sich Verantwortlichkeiten und Arbeitsroutinen verändern, sollte das möglichst schon vorher klar sein.

Anbieterauswahl: Welcher HR-Outsourcing-Provider passt für Ihr Unternehmen?

Sind die oben genannten Faktoren für erfolgreiches HR-Outsourcing geklärt, spielt nun auch die Anbieterauswahl eine große Rolle. Um hier die richtige Entscheidung zu treffen, achten Sie auf folgende Punkte:

• Welche Vertragslaufzeit ist möglich?
• Welche Servicelevel bzw. Preismodelle hat der Anbieter im Angebot? Wie hoch liegen die Kosten pro Mitarbeiter*in?
• Passt er auch kulturell zu Ihrem Unternehmen? Kann er sich an bestehende Prozesse im Unternehmen anpassen?
• Wie definieren Sie Ziele, Leistungen und Qualitätsmerkmale? Gegebenenfalls müssen Fehlergrenzen festgelegt und Sanktionen bzw. Vertragsstrafen festgelegt werden, wenn das Qualitätsniveau nicht eingehalten wird.
• Wie werden die Leistungen dokumentiert?
• Wo sind die Schnittstellen zwischen dem Anbieter und Ihrem Unternehmen? Wer hat welche Verantwortlichkeiten?

Sind diese Fragen beantwortet, können Sie eine begründete Entscheidung für einen Anbieter fällen und den Umfang der Leistung in einem Vertrag eindeutig regeln.