Was ist Outsourcing?

Outsourcing ist eine Auslagerung von Aufgaben oder Prozessen eines Unternehmens an externe Anbieter beziehungsweise ein Tochterunternehmen. Das ist nicht nur für große Konzerne sinnvoll, sondern kann selbst bei Freiberuflern oder kleinen Start-ups eine wichtige Stütze darstellen. Auch die externen Anbieter müssen ihrerseits keine Großunternehmen sein; schon die Auslagerung an Einzelpersonen kann gute Resultate liefern.

Arten von Outsourcing

Von einer einzelnen Aufgabe bis zu ganzen Geschäftszweigen gibt es viele Möglichkeiten, Arbeit auszulagern. Einen Überblick über die häufigsten Arten finden Sie hier:

Unternehmensinternes Outsourcing

Hier handelt es sich um das bereits erwähnte Auslagern von Prozessen und Aufgaben an ein Tochterunternehmen. Vor allem große Konzerne machen von dieser Möglichkeit Gebrauch und gründen teilweise sogar zum ausdrücklichen Zweck des Outsourcings neue Tochterunternehmen.

Business Process Outsourcing

Eine der umfassendsten Arten des Outsourcings ist das Business Process Outsourcing (BPO), da Unternehmen hier ganze Geschäftszweige übertragen. Damit übergeben sie nicht nur die Arbeit an den anderen Anbieter, sondern auch die Kontrolle über den jeweiligen Prozess und auf diese Weise auch die damit zusammenhängenden Betriebsrisiken.

Typische Beispiele: Buchhaltung, Logistik, Warenproduktion

Knowledge Process Outsourcing

Das Knowledge Process Outsourcing ist eine Unterform des BPO, die besonders wissensintensive Prozesse umfasst, für die tiefgreifende Expertise notwendig ist. Häufig beinhaltet diese Art von Outsourcing die Arbeit mit großen Datenmengen.

Typische Beispiele: Datenmanagement, Marktforschung, SEO

Application Service Providing

Diese Art des Outsourcings bezieht sich auf verschiedene IT-Dienstleistungen, die es einem Unternehmen ermöglichen, Programme und Software nicht mehr selbst zu kaufen, sondern gewissermaßen zu mieten. Die Software ist in diesem Fall nicht auf unternehmensinternen Servern gespeichert, wodurch auch Wartungsarbeiten dem externen Anbieter zufallen.

Typische Beispiele: Dokumentmanagement, Terminplanung

Out-Servicing

Diese ganz spezielle Art von Outsourcing konzentriert sich ausschließlich auf den Kundenservice. Dabei kann das Unternehmen sowohl einen bestimmten Teilbereich als auch den kompletten Kundenservice an ein anderes Unternehmen abgeben.

Typische Beispiele: Call-Center für Kundenhotline, Technik-Support

Outtasking

Hierbei handelt es sich in der Regel um Outsourcing im kleineren Stil, da das Unternehmen hier nur ganz bestimmte Aufgaben oder ein einzelnes Projekt auslagert. Das kann für einmalige Aufgaben sinnvoll sein, aber auch zu Beginn einer Partnerschaft mit einem Dienstleistungsanbieter, um dessen Qualität zu überprüfen.

Typische Beispiele: Neue Website gestalten, Logo entwerfen

Offshoring

Das Offshoring oder Offshore-Outsourcing ist eine der bekanntesten Formen des Outsourcings. Der entscheidende Faktor ist hier nicht, welche Aufgaben oder Prozesse das Unternehmen auslagert und in welchem Umfang, sondern dass es sich um eine Auslagerung ins Ausland handelt.

Outsourcing – Vorteile

Outsourcing gehört heutzutage zum Geschäftsplan zahlreicher Unternehmen, da es einige klare Vorteile bietet:

• Kostenersparnis: Externe Anbieter besitzen die nötige Infrastruktur, um beispielsweise Produkte in großem Rahmen und damit günstiger herzustellen. Das auslagernde Unternehmen muss keine eigenen Strukturen dafür einrichten. Auch bei seltenen Prozessen ist Outsourcing meist billiger, als Mitarbeitende extra dafür zu schulen. Zudem können gerade beim Offshoring durch geringere Lebenshaltungskosten in anderen Ländern niedrigere Preise möglich sein als im Inland.
• Leichtere Kalkulation: Bei externen Dienstleistern ist der Preis in der Regel fix und von vornherein klar. Im Vergleich zu internen Prozessen mit unklarem Kosten- und Arbeitsaufwand ist Outsourcing daher einfacher in der unternehmensweiten Kostenrechnung zu berücksichtigen.
• Mehr freies Kapital: Kapital, das in flexible Outsourcing-Verträge fließt, ist nicht so fest gebunden wie Kapital, das in Räumlichkeiten und eigene Infrastruktur investiert wird. Dadurch bleibt das Unternehmen wirtschaftlich flexibler.
• Flexibilität: Allgemein sind Unternehmen durch Outsourcing flexibler und können schneller auf rapides Unternehmenswachstum oder Flauten reagieren, indem sie bei Bedarf einfach Dienstleistungen hinzubuchen oder abbestellen.
• Qualitätssteigerung: Da Unternehmen sich beim Outsourcing an Expert*innen wenden, die sich auf die jeweiligen Bereiche spezialisiert haben und die nötigen Kontakte und Strukturen bereits mitbringen, können sie so oft schneller höhere Qualitätsniveaus erreichen. Zudem verlassen sie sich auf Anbieter, die derartige Aufgaben tagtäglich durchführen und nicht nur sporadisch, wie es womöglich intern der Fall wäre.
• Zeitgewinn: Gerade bei schnell wachsenden Unternehmen kann Outsourcing dabei helfen, die Überlastung interner Mitarbeitender zu verhindern. Durch eine Rückbesinnung auf Kerntätigkeiten des Unternehmens laufen interne Prozesse reibungsloser und damit schneller ab, da Mitarbeitende sich wieder auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können. Zudem verkürzt sich die Einarbeitungszeit, wenn keine interne Expertise in betriebsfernen Feldern nötig ist.
• Fachkräftemangel ausgleichen: Durch den Fachkräftemangel fällt es vielen Unternehmen schwer, für manche Bereiche interne Expert*innen zu finden. Durch Outsourcing können sie auf die Expertise anderer Unternehmen zugreifen und durch Offshoring auch in Ländern agieren, in denen der Fachkräftemangel weniger ausgeprägt ist. Dadurch sparen sie sich eine langwierige Personalsuche beziehungsweise die Kosten für Weiterbildungen.
• Aktuell bleiben: Dieser Vorteil ergibt sich speziell durch das Application Service Providing, da Unternehmen nicht ständig selbst recherchieren müssen, ob Softwareupdates bereitstehen oder eine neue Technologie Prozesse revolutionieren könnte. In der Regel können sie sich darauf verlassen, dass ihr externer Anbieter automatisch Updates durchführt und auf Neuerungen hinweist.

Outsourcing – Nachteile

Trotz all dieser Vorteile ist Outsourcing eine komplexe Entscheidung und kann durchaus auch Nachteile mit sich bringen:

• Abhängigkeit: Durch Outsourcing macht sich ein Unternehmen abhängig von einem externen Anbieter. Wenn auf dessen Seite Probleme entstehen, beispielsweise durch niedrige Qualität, Streiks, Lieferschwierigkeiten oder Materialknappheit, fallen im auslagernden Unternehmen Folgekosten und Komplikationen an, auf die es wenig Einfluss hat. Auch die Vertragslaufzeit spielt hier eine große Rolle, da lange, fixe Verträge mit externen Anbietern dem Unternehmen einiges an Flexibilität nehmen.
• Komplizierterer Datenschutz: Für die erfolgreiche Abwicklung von Aufgaben und Prozessen benötigen externe Dienstleister Zugriff auf Unternehmensdaten, zum Teil auch auf Kundendaten. Um dennoch ausreichenden Datenschutz zu gewährleisten, muss das Unternehmen strikte Strukturen einrichten und die ausgelagerten Prozesse gut im Auge behalten.
• Wissensverlust: Wer die Expertise für einen kompletten Bereich an ein anderes Unternehmen abgibt, verliert diese Expertise im eigenen Haus und gibt dadurch auch ein Stück Zukunftssicherheit ab. Sollte das Outsourcing irgendwann aus verschiedensten Gründen nicht mehr möglich sein, gibt es im Unternehmen in der Regel keine Mitarbeitenden mehr, die diese Aufgaben ohne Unterbrechung wieder intern bearbeiten könnten.
• Kompliziertere Qualitätskontrolle: Dadurch, dass das Unternehmen die Expertise im ausgelagerten Fachbereich aufgibt, kann es oft schwer sein, das Endprodukt oder die gelieferte Dienstleistung intern zu überprüfen. Dies wird weiterhin dadurch erschwert, dass verschiedene Anbieter verschiedene Qualitätsniveaus bieten und sich ein Unternehmen nicht grundsätzlich darauf verlassen kann, dass die gelieferte Qualität dem gewünschten Standard entspricht.
• Erschwerte Kommunikation: Weil Informationen nun zwischen zwei oder mehr Unternehmen hin- und herfließen, werden alle Kommunikationswege länger und langsamer. Außerdem kann es leichter zu Missverständnissen und Fehlinformation kommen.
• Hoher Rechercheaufwand: Nicht alle Outsourcinganbieter liefern dasselbe Niveau an Qualität, Kommunikation und Expertise. Um als Unternehmen den passenden Anbieter zu finden, ist also zu Beginn sehr viel Recherche und komplexe Koordination nötig, bis das Outsourcing irgendwann problemlos funktioniert.

Die aufgeführten Nachteile sollen nicht vom Outsourcing abschrecken, schließlich gibt es zahlreiche Situationen, in denen es bei weitem die beste Option darstellt. Allerdings sollten Sie sich der möglichen Nachteile bewusst sein und sich entsprechend darauf vorbereiten. Um Ihnen dabei zu helfen, finden Sie im Folgenden Vorschläge dazu, wie Sie sich effektiv auf Outsourcing vorbereiten und für die Zukunft absichern können.

Tipps für erfolgreiches Outsourcing

Vor Beginn

Schon bevor Sie tatsächlich mit dem Outsourcing beginnen, können Sie unter anderem diese Punkte beachten, um den Prozess gelungen anzustoßen:

• Erkennen des richtigen Zeitpunkts, zum Beispiel bei starkem Unternehmenswachstum, wenn der Aufbau einer komplett neuen Infrastruktur oder Abteilung nötig wäre.
• Realistische Berechnung der potenziellen Ersparnisse – nicht immer ist Outsourcing tatsächlich kostengünstig genug, um den deutlich höheren Organisations- und Kommunikationsaufwand zu rechtfertigen.
• Sorgfältige Auswahl externer Anbieter, bei der Sie unter anderem auf Referenzen, Qualifikation, Arbeitsbedingungen und Werte der Anbieter achten, um zuverlässige Partner zu finden. Für eine umfassende Recherche ist es oft sinnvoll, Grundwissen im ausgelagerten Bereich zu erwerben, um nötige Standards einschätzen zu können.
• Genaue Überprüfung der Verträge, damit Sie die nötige Flexibilität erhalten und beispielsweise nicht in langen Mindestlaufzeiten feststecken. Außerdem lohnt ein Blick darauf, welche Absicherungen Anbieter im Problemfall bieten.

In der Anfangsphase

Damit allein ist es allerdings noch nicht getan. Die Anfangsphase beim Outsourcing kann turbulent sein, allerdings können Sie auch hier einiges tun, um Probleme zu vermeiden, zum Beispiel:

• Offene Kommunikation mit der Belegschaft, damit Ihre internen Mitarbeitenden genau wissen, welche Folgen das Outsourcing für sie hat. So können Sie Missgunst und Angst abbauen und gewährleisten, dass Ihre Belegschaft Sie beim Aufbau des Outsourcings unterstützt.
• Klare Definition der ausgelagerten Prozesse, um zu verhindern, dass interne Mitarbeitende und externe Anbieter eine Aufgabe unnötig doppelt erledigen – oder sich niemand für die Aufgabe verantwortlich fühlt.
• Einrichten schneller, klarer Kommunikationswege, beispielsweise Chatkanäle zwischen Belegschaft und externen Anbietern, regelmäßige Updates und gemeinsame Meetings.
• Einrichtung und Kommunikation von Datenschutzvorgaben, um alle Kommunikationswege zu sichern und für alle Beteiligten klarzustellen, was geheim gehalten werden muss und was nicht.

Für die Zukunft

Damit Ihr Unternehmen zukunftsfähig bleibt und etwaige Nachteile durch das Outsourcing vermeiden kann, können Sie außerdem auch auf lange Sicht einige Maßnahmen ergreifen:

• Beibehaltung von Kernkompetenzen im Unternehmen, um sich bei entscheidenden Prozessen nicht von externen Anbietern abhängig zu machen und die Basis des Unternehmens intern weiter ausbauen zu können.
• Förderung von Weiterbildung, damit Ihre Mitarbeitenden auf dem neuesten Stand bleiben und beispielsweise bei der Qualitätssicherung helfen können. Auf diese Art wären Sie im Notfall imstande, ausgelagerte Prozesse wieder intern zu erledigen, und Sie profilieren sich zudem als attraktiver Arbeitgeber, der Mitarbeiterfluktuation verhindert.
• Einrichten eines Risikomanagements, um schon vor dem Eintreten solcher Notfälle vorbereitet zu sein und zu wissen, wie Sie den Ausfall eines externen Dienstleisters ausgleichen könnten.
• Bestätigung der gesteckten Ziele, damit das Outsourcing weiterhin klar definiert und effektiv bleibt. Selbst wenn Sie mehr und mehr auslagern, sollten Sie sich stets bewusst machen, welche Vorteile Sie durch eine zusätzliche Auslagerung erzielen und aus welchem Grund diese sinnvoll ist.

Wer also mit offenen Augen in das Outsourcing startet und dabei einige zentrale Punkte beachtet, kann viele der Nachteile ausgleichen oder komplett vermeiden und dabei von zahlreichen Vorteilen profitieren.

Sie sind noch nicht ganz an dem Punkt angekommen, an dem rasantes Unternehmenswachstum Sie zum Outsourcing führt? Dann könnte Sie der verlinkte Artikel zu effektiven Wachstumsstrategien interessieren.