Was bedeutet Onboarding?

Onboarding steht dafür, neue Mitarbeiter an Bord zu holen. Unter dem Begriff versteht man das Integrieren und Einarbeiten der neuen Arbeitnehmer im Unternehmen. Dieser Prozess erfolgt systematisch. Es werden verschiedene Maßnahmen eingesetzt, die den Neuzugängen dabei helfen, sich im Unternehmen schneller zurechtzufinden, sich dort einzuarbeiten und sich im Team gut aufgehoben zu fühlen. Der Onboarding-Prozess, wenn er gut durchdacht ist, schafft eine angenehme Arbeitsatmosphäre, damit der Workflow ungestört und reibungslos weiterlaufen kann. Fehler sind menschlich, haben aber dennoch große Auswirkungen auf die firmeneigenen Abläufe. Durch das Onboarding greifen Sie solchen Fällen vor und verringern die Fehlerquote in der Einarbeitungsphase. Gleichzeitig beugt dieser Prozess der Fluktuation vor. Die Suche nach Fachkräften gestaltet sich immer schwieriger; umso wichtiger ist es, eingestellte Mitarbeiter zu halten. Er dient der bestmöglichen Eingliederung neuer Mitarbeiter, die sich in das Unternehmen und in das Team integriert, willkommen und anerkannt fühlen sollen. Das ist das Ziel des Onboarding-Prozesses.

Wie lange dauert der Onboarding-Prozess?

Die Dauer vom Onboarding ist abhängig von der besetzten Stelle. Wie komplex und vielseitig sind die Aufgaben der neuen Fachkräfte? Entsprechend braucht es für die Prozesse einen längeren oder kürzeren Zeitraum. Zur Orientierung: In der Regel beginnt das Onboarding mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags. Nach der Probezeit, die meist sechs Monate dauert, beenden die meisten Verantwortlichen den Prozess des Onboardings.

Warum ist Onboarding wichtig?

Wegen des Fachkräftemangels gestaltet sich die Suche nach qualifizierten Mitarbeiterinnen schwierig. Um die Fluktuation zu verhindern, sollten bereits Neuzugänge in das Unternehmen, die Leitkultur und in das Team integriert werden. Die schnelle und erfolgreiche Integration neuer Mitarbeiterinnen ist also besonders wichtig, um sich als Arbeitgeber nicht ständig mit der Suche nach engagiertem und qualifiziertem Personal aufzuhalten. Wenn Sie Maßnahmen für erfolgreiches Onboarding ergreifen, sich damit auseinandersetzen und so dafür sorgen, dass sich neue Mitarbeiter*innen wohlfühlen, investieren Sie Ihre wertvolle Zeit sinnvoller. Recrutingprozesse sind teuer und oft langwierig, deshalb sollten Sie die akquirierten Kompetenzen in Form neuer Mitarbeiterinnen wertschätzen und alles daran setzen, dass Ihnen diese treu bleiben. Durch gelungenes Onboarding positionieren Sie sich als innovatives arbeitgebendes Unternehmen und genießen gegenüber konkurrierenden Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil. Sie schaffen einen guten ersten Eindruck, der sich in der Regel schnell herumsprechen wird. So polieren Sie ganz nebenbei das Image Ihres Unternehmens, werden weiterempfohlen und knüpfen so neue wertvolle Kontakte zu potenziellen Fachkräften und Kund*innen. Für neue Mitarbeiter, die sich schnell integrieren können und sich auf dieser Grundlage wohlfühlen, ist es motivierend zu sehen, wie sich ihre Arbeitsleistung auf den Erfolg des Unternehmens auswirkt. Wie Sie sehen, lohnt sich ein gut strukturiertes Onboarding gleich auf mehrere Arten.

Ziele erfolgreichen Onboardings

Was ist das Ziel vom Onboarding-Prozess? Dadurch soll die Loyalität der Neuzugänge und am Ende aller Arbeitnehmer*innen gegenüber Ihrem Unternehmen gestärkt werden. Fluktuationen, die bereits während der Probezeit vonstatten gehen, beugen Sie vor und senken die Kosten für neue Recrutingmaßnahmen. Durch die schnelle Integration des neuen Personals motivieren Sie diese Menschen und steigern so automatisch die Leistungsbereitschaft. Sie helfen Ihren neuen Mitarbeiter*innen dabei, sich mit neuen Aufgaben und Tätigkeiten vertraut zu machen und schneller Anschluss an die neuen Kolleg*innen zu finden. Außerdem führen Sie Ihre Angestellten an die Leitkultur des Unternehmens und seine Werte heran und geben Einblicke in die internen Abläufe. Dadurch nehmen Sie die Neuzugänge an die Hand und bringen diesen Menschen die notwendige Portion Wertschätzung entgegen.

Phasen des Onboarding-Prozess

Erfolgreiche Onboarding-Prozesse bestehen aus mehreren Phasen. Durchgesetzt hat sich das 3-Phasen-Modell, das sich aus den drei folgenden Stufen zusammensetzt:

• Vorbereitung
• Orientierung
• Integration

Zu Beginn müssen Sie sich als Arbeitgeber gemeinsam mit neuen Arbeitnehmerinnen den Bereichen Organisation und Administration widmen. Ist diese Hürde genommen, folgt die fachliche Einarbeitung in die jeweiligen Aufgaben. Dabei sollten Sie natürlich nicht die soziale Komponente vergessen und Ihre neuen Angestellten beim Eingliedern in die Gruppe helfen.

Vorbereitung/Preboarding

Die Phase des Preboardings verläuft von der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags bis zum ersten Arbeitstag.

Informationen zusenden

Stellen Sie Ihren neuen Angestellten alle wichtigen Informationen bezüglich des Unternehmens als auch zum ersten Arbeitstag zur Verfügung. Dazu verfassen Sie eine Willkommensmail und halten sämtliche Daten bereit, über die der Neuzugang informiert werden muss. Dazu zählen: Unternehmensbroschüre samt Leitkultur, Arbeitskleidung, Arbeitszeiten und den Termin zum ersten Arbeitstag. Wann wird die Person wo empfangen?

Ansprechpartner*innen/Kolleg*innen einbinden

Der erste Tag an einem neuen Arbeitsplatz ist aufregend und daraus ergeben sich einige Fragen. Stellen Sie Ihren neuen Mitarbeiter eine Bezugsperson zur Seite, an die sie sich bei Fragen, Problemen oder Unklarheiten wenden kann.

Arbeitsplatz einrichten

Den Arbeitsplatz herzurichten, benötigt einige Vorlaufzeit. Deshalb sollten Sie dafür im Vorfeld reichlich Zeit einplanen. Was sollten Sie berücksichtigen?

• Passwörter bereitstellen
• Telefon
• Druckerzugang
• Bürostuhl
• Computer/Bildschirm
• Zugangscode zum Büro
• Firmenwagen oder Firmenhandy
• Zugriffsrechte für Tools

Einarbeitungsplan

Der Einarbeitungsplan vereinfacht neuen Arbeitnehmer*innen den Start in die erste Woche und umfasst alle anstehenden Aufgaben und Termine. Damit vermeiden Sie, dass sich Neuzugänge mit dem Erfragen von Tätigkeiten aufhalten und sich fehl am Platz vorkommen.

Willkommensgeschenk

Pralinen, eine Grußkarte mit netten Worten oder Blumen eignen sich besonders, um neue Kolleginnen willkommen zu heißen. Dadurch fühlen sich neue Mitarbeiterinnen direkt heimeliger.

Orientierung

Die Phase der Orientierung beginnt am ersten Arbeitstag und hält etwa drei Monate an. Am ersten Arbeitstag zählt der erste Eindruck, den die Neuzugänge vom Unternehmen gewinnen. Das hat großen Einfluss auf die Bindung der Mitarbeite*innen.

Willkommen heißen

Um den neuen Mitarbeiter*innen ein gutes Gefühl zu geben, sollten Sie sich persönlich die Zeit nehmen, diese Personen in Ihrem Unternehmen willkommen zu heißen und ein erstes Einführungsgespräch zu führen. Damit signalisieren Sie Wertschätzung und Anerkennung. Überreichen Sie als Aufmerksamkeit ein kleines Präsent, steigern Sie damit das Gefühl im Unternehmen wirklich willkommen zu sein. Außerdem sollten Sie Mappe, Schlüssel und Visitenkarten übergeben.

Rundgang

Neue Mitarbeiter sollten unbedingt einen Rundgang angeboten bekommen, bei dem gezeigt wird, wo sich was befindet; Drucker, Kaffee, Kantine o. Ä. Außerdem ergibt sich die Möglichkeit, Kolleg*innen kennenzulernen. Damit beantworten Sie die Frage, mit wem die neuen Angestellten in Zukunft eigentlich zusammenarbeiten werden und an wen diese sich wenden können. Hilfreich ist auch ein gemeinsames Mittagessen, sodass die Neulinge direkt die Möglichkeit erhalten, erste Kontakte zu knüpfen.

Feedbackgespräch

Gegen Ende des ersten Arbeitstages sollten Sie nach Möglichkeit ein direktes Feedback einholen. Was ist gut gelaufen, wie fühlen sich die neuen Mitarbeiter*innen und gibt es etwas, das gravierend schief gelaufen ist? Außerdem können Sie als Arbeitgeber ebenso wie die Neulinge über gegenseitige Erwartungen und Bedürfnisse sprechen. Unstimmigkeiten erkennen Sie so schneller und können Maßnahmen ergreifen, um diese aus der Welt zu schaffen. Dadurch schenken Sie Neulingen Verständnis und die Gewissheit, bei Problemen auf Sie zukommen zu können. Außerdem fühlen sie sich dadurch gut aufgehoben.

Vorschau auf weiteren Onboarding-Prozess

Erklären Sie den neuen Mitarbeiterinnen, dass Sie oder ausgewählte Ansprechpartner*innen den Neuzugängen bei Fragen und Problemen zur Seite stehen und da sind. Geben Sie außerdem einen Ausblick auf die folgenden Wochen. Was wird auf die Arbeitnehmer zukommen? Im besten Fall verschriftlichen Sie diese Informationen. Es passiert so viel Neues, deshalb sollten Sie nicht erwarten, dass sich jemand alles merken kann. Durch das Schriftstück kann die betroffene Person alles nochmal in Ruhe nachlesen.

Unternehmenswerte und -ziele

Geben Sie Einblicke in das Unternehmen, indem Sie Ziele nennen und erläutern, mit welchen Maßnahmen diese erreicht werden sollen. Dabei können Sie die neuen Mitarbeiter*innen direkt einbeziehen und Auskunft darüber geben, inwiefern diese ihren Beitrag zur Erreichung des Ziels leisten. Damit sich Ihre neuen Mitarbeiter*innen langfristig zum Unternehmen zugehörig fühlen können, sollten Sie Ihre Werte bereits zu Anfang verdeutlichen.

Teamgeist stärken

Kolleg*innen untereinander verstehen sich gut, als Neuzugang ist man jedoch meist Außenseiter*in. Aus diesem Grund sollten Sie möglichst viele Maßnahmen ergreifen, die die Neuzugänge in die bestehenden Gruppen integrieren. Sorgen Sie für Möglichkeiten, beispielsweise ein gemeinsames Mittagessen, durch die neue und alte Mitarbeiterinnen ins Gespräch kommen.

Integration

Die Integration knüpft an die Stärkung des Teamgefühls an. Binnen der ersten Tage und Wochen setzen Sie die Weichen, aber die neuen Mitarbeiter*innen sollten nicht in Vergessenheit geraten, sodass sich am Ende niemand mehr verantwortlich für die erfolgreiche Integration fühlt. Deshalb ist es so wichtig, dass Sie auch weiterhin die Kontaktaufnahme fördern. Aber wie? Nachfolgend finden Sie eine Reihe an Möglichkeiten.

Veranstaltungen

Nicht jede/jeder kann von Anfang an über alles Bescheid wissen. Insbesondere in großen Firmen bietet es sich an, verschiedene Einführungs- bzw. Kennenlernveranstaltungen zu organisieren. So lernen die Neuzugänge die Produkte, Projekte, Aufgaben und auch Abteilungen kennen und erhalten einen Überblick über alle Bereiche des Unternehmens.

Weiterbildungen

Im Laufe der Zeit sollten Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zur Weiterbildung ermöglichen. So können diese sich neue Tätigkeitsschwerpunkte und Aufgabenbereiche erarbeiten. Für besonders engagierte Angestellte ist dieser Punkt ein absolutes Muss für die freie Entfaltung. Außerdem bieten diese Weiterbildungen eine Möglichkeit, mit anderen Menschen ins Gespräch zu kommen.

Gespräche

Wiederholen Sie das Feedbackgespräch vom ersten Arbeitstag regelmäßig. So erhalten Sie einen Einblick in die Gefühls- und Gedankenwelt der neuen Mitarbeiter*innen und bekommen neuen Input, was Sie in Zukunft bei Ihren Onboarding-Prozessen optimieren können. Bitten Sie um die ehrliche Meinung zur Einarbeitung und zu den Aufgaben sowie zum Eindruck über das Unternehmen. Die folgenden Fragen helfen Ihnen dabei, konstruktive Kritik zu erfragen:

• Haben Sie sich im Unternehmen willkommen gefühlt?
• Welche Punkte haben Sie in der Onboarding-Phase (bisher) am meisten geschätzt?
• Wo sehen Sie Optimierungsbedarf?
• Erfüllt die Stelle Ihre Erwartungen?
• Worin bestand bisher Ihre größte Herausforderung?

Teambuilding-Events

Teamevents fördern das gemeinsame Miteinander und ermöglichen Kolleginnen ins Gespräch zu kommen und sich sowohl über die Arbeit, als auch private Angelegenheiten auszutauschen. Welche Möglichkeiten haben Sie beispielsweise? Gemeinsame Mittagessen, Kneipenbesuche, Fahrradtouren oder Messegänge. Auch Betriebsausflüge, beispielsweise in Form von Stadtbesichtigungen, fördern die Integration von neuen Mitarbeitern.

Fehler im Onboarding-Prozess

Es gibt verschiedene Fehler, die sich in den Onboarding Prozess einschleichen und massive Auswirkungen auf die Abläufe im Unternehmen haben können.

Funkstille

Einer der größten Fehler ist anhaltende Funkstille nach dem Vorstellungsgespräch oder wenn Sie Ihren neuen Mitarbeiterinnen nicht erklären, was sie im Unternehmen erwartet. Das wirkt demotivierend und verleiht das Gefühl, dass man nicht willkommen ist. Deshalb sollten Sie neue Angestellte an die Hand nehmen und regelmäßige Gespräche suchen. So zeigen Sie Interesse.

Überforderung

Das Ankommen an einer neuen Arbeitsstelle braucht Zeit. Neue Mitarbeiter müssen sich mit den neuen Aufgaben und Abläufen vertraut machen. Schenken Sie Zeit für Pausen und Reflexion. Dies sollten Sie sowohl im Hinblick auf die Zeit mit Kolleg*innen, als auch Aufgaben und Informationen bedenken.