Der richtige Start ins Vorstellungsgespräch

Der erste Eindruck zählt – dies gilt nicht nur für Bewerber*innen, sondern auch für Unternehmen. In Branchen mit Fachkräftemangel handelt es sich um einen Bewerbermarkt: Gute Kandidat*innen haben die Wahl zwischen mehreren Stellenangeboten. Deshalb ist es für Arbeitgeber umso wichtiger, dass das gesamte Bewerbungsverfahren professionell und transparent abläuft. Dazu gehört auch ein guter Einstieg ins Vorstellungsgespräch.

Begrüßung und Small Talk

Mit einer freundlichen, wertschätzenden Begrüßung schaffen Sie die Grundlage für ein offenes Gespräch. Eröffnen Sie das Vorstellungsgespräch mit etwas Small Talk, um eine angenehme Atmosphäre zu schaffen. Als Eisbrecher eignen sich die Anreise, der Verkehr, das Wetter und andere unverfängliche Themen. Damit helfen Sie Ihrem Gegenüber, Nervosität abzubauen und gut in das Gespräch einzusteigen.

Aufwärmphase

In der Aufwärmphase können Sie erste Einblicke in die Persönlichkeit der Bewerber*innen gewinnen, ohne direkt in fachliche Fragen einzusteigen. Diese Phase hilft, Vertrauen aufzubauen und das Gespräch in Gang zu bringen. Hier eignen sich offene, unverfängliche Fragen, die Interesse signalisieren und Raum für persönliche Antworten lassen.

Bevor Sie im Vorstellungsgespräch mit den Fragen beginnen, geben Sie allen Beteiligten auf Unternehmensseite die Möglichkeit, sich kurz mit Namen und Funktion vorzustellen. Sagen Sie anschließend etwas mehr zum Unternehmen und zur freien Stelle. Hier können Sie schon auf das Bewerberprofil eingehen und sich auf einen Punkt im Lebenslauf beziehen, der Ihnen besonders interessant erscheint. Laden Sie Bewerber*innen anschließend ein, sich kurz vorzustellen. Beginnen Sie danach mit den Auftaktfragen.

Auftaktfragen im Vorstellungsgespräch: Ziele und Beispiele

Auftaktfragen bilden den Übergang vom Small Talk zum eigentlichen Bewerbungsgespräch. Sie sollen es Bewerber*innen ermöglichen, ihre Motivation, Erfahrungen und Erwartungen darzustellen. Gleichzeitig erhalten Sie als Arbeitgeber*in erste Anhaltspunkte, wie gut Kandidat*innen zur Position passen und das Team ergänzen.

Mit einem gelungenen Auftakt gestalten Sie den Einstieg in ein Vorstellungsgespräch und lernen Kandidat*innen etwas näher kennen, bevor Sie auf die konkreten Aspekte der Stellenbeschreibung eingehen oder verhaltensbezogene Fragen stellen. Sie können die Fragen je nach Gesprächssituation leicht variieren, um zusätzliche Informationen zu erhalten, die nicht in den Bewerbungsunterlagen stehen. Am besten nehmen Sie solche Fragen auch in den Bewertungsbogen fürs Vorstellungsgespräch auf.

Beispielfragen zum Auftakt

Wählen Sie für den Übergang vom Small Talk zum eigentlichen Vorstellungsgespräch einige typische Einstiegsfragen, die Ihnen mehr über die Persönlichkeit von Bewerber*innen verraten.

• Wie haben Sie von dieser Stelle erfahren?
  Sie erfahren, über welche Kanäle Bewerber*innen auf das Unternehmen aufmerksam werden und welche Ihrer Recruiting-Maßnahmen besonders wirksam sind.
• Was macht Sie Ihrer Ansicht nach zu einer guten Ergänzung für unser Unternehmen?
  Sie erfahren, wie Kandidat*innen Ihre Unternehmenskultur bereichern könnten und wie sie das Unternehmen einschätzen.
• Was motiviert Sie im Berufsalltag?
  Sie erkennen, welche intrinsische und extrinsische Motivation Kandidat*innen zu guter Leistung bewegt.
• Was hat Sie überzeugt, sich für diese Stelle zu bewerben?
  Sie erhalten einen Einblick in die Beweggründe und Interessen der Bewerber*innen in Bezug auf die konkrete Position.
• Erzählen Sie etwas von sich, das Sie nicht im Lebenslauf erwähnt haben.
  Sie bekommen zusätzliche persönliche oder charakterliche Einblicke, die über die formellen Qualifikationen hinausgehen oder welche die Kandidat*innen als nicht wichtig genug für den Lebenslauf erachtet haben.
• Wie würden Ihre früheren Kolleg*innen oder Arbeitgeber Sie beschreiben?
  Sie erhalten Hinweise auf das Selbstbild im Arbeitsumfeld.
• Welche einzigartigen Stärken oder Qualitäten bringen Sie in ein Team ein?
  Sie erfahren, wie Ihr Gegenüber den eigenen Beitrag zur Teamdynamik und Zusammenarbeit einschätzt, und bekommen Einblicke in das Selbstvertrauen.
• Was erhoffen Sie sich von dieser Position?
  Sie lernen die Erwartungen und Wünsche kennen, die Ihr Gegenüber mit der Position verbindet.
• Welche Aspekte Ihrer derzeitigen oder früheren Tätigkeit haben Ihnen am meisten Spaß gemacht?
  Sie erhalten Einblicke in die Interessen, bevorzugten Arbeitsweisen und die Quellen für Motivation. So können Sie die potenziellen Einsatzmöglichkeiten im Unternehmen besser abwägen.
• Welche Information über unser Unternehmen hat Sie am meisten überrascht?
  Sie sehen, wie gut sich die Kandidat*innen vorbereitet haben und wie ernsthaft ihr Interesse am Unternehmen ist.
• Gibt es für Sie neben der konkreten Position einen Grund, ausgerechnet für unser Unternehmen zu arbeiten?
  Sie erkennen, wie gut Kandidat*innen die Werte und Kultur des Unternehmens bereichern könnten, die über die essenziellen Aufgaben des Arbeitsalltags hinausgehen.
• Welche Aspekte unseres Leitbilds sprechen Sie besonders an?
  Sie erkennen, ob und wie stark sich Ihr Gegenüber mit den Werten und dem Leitbild des Unternehmens auseinandergesetzt hat und damit identifiziert. Falls Sie noch kein eigenes formuliert haben, lassen Sie sich von Beispielen für Unternehmensleitbilder inspirieren.
• Welche Eigenschaften machen Sie besonders attraktiv für unser Unternehmen?
  Sie erfahren, welche Kompetenzen oder Persönlichkeitsmerkmale Ihr Gegenüber als besonders relevant für den Unternehmenserfolg ansieht.
• Was interessiert Sie am meisten an dieser Stelle? Sie erfahren, welche Aufgaben oder Verantwortungsbereiche für Bewerber*innen besonders attraktiv sind.
• Welchen bleibenden Eindruck möchten Sie bei uns hinterlassen? Sie erfahren, welches Selbstbild Kandidat*innen vermitteln möchten und worauf sie besonderen Wert legen.

Schlussfragen im Vorstellungsgespräch: Ziele und Beispiele

Mit gezielten Fragen zum Abschluss des Vorstellungsgesprächs bringen Sie in Erfahrung, wie gut sich Kandidat*innen in der ausgeschriebenen Position selbst sehen können, welche Unterstützung sie fürs Onboarding benötigen und wie sie an ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten herangehen würden.

In den Schlussfragen ermöglichen Sie Bewerber*innen auch, wichtige Aspekte zu ergänzen, die sie bei den Fachfragen noch nicht erwähnt haben. Geben Sie am Ende des Gesprächs Kandidat*innen bewusst die Gelegenheit, offene Punkte zu klären, Themen zu vertiefen oder Schlüsse zu ziehen. Eine wichtige Schlussfrage lautet daher: „Haben Sie noch Fragen?“.

Ihnen als Arbeitgeber ermöglichen Schlussfragen, einen positiven und professionellen Abschluss zu gestalten. Die letzten Minuten des Gesprächs prägen den Gesamteindruck. Nutzen Sie diese Phase daher, um sich zu bedanken, das weitere Vorgehen zu erläutern und Ihre Wertschätzung für die Kandidat*innen zu zeigen.

Beispiele für Schlussfragen

Mit diesen Fragen können Sie den Eindruck vertiefen, den Kandidat*innen bei den Auftaktfragen und im fachlichen Teil des Vorstellungsgesprächs gemacht haben. Damit können Sie prüfen, ob die Bewerber*innen eine realistische Vorstellung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten haben und ob ihre Herangehensweise Ihren Erwartungen als Arbeitgeber entspricht.

• Was sollten wir noch über Sie wissen?
  Bewerber*innen haben die Möglichkeit, wichtige persönliche oder berufliche Aspekte zu ergänzen, die bisher nicht zur Sprache kamen.
• Gibt es etwas, das Sie in Ihrer künftigen Position auf keinen Fall missen möchten?
  So erfahren Sie persönliche Bedürfnisse, Erwartungen und Prioritäten der Kandidat*innen für eine hohe Zufriedenheit im Job.
• Gibt es einen Punkt, den Sie zum Abschluss noch einmal aufgreifen möchten?
  Sie lernen, welches Thema Ihrem Gegenüber besonders wichtig ist und ob die Person zügig zurück zum Thema wechseln kann.
• Welchen Eindruck haben Sie von der Stelle bekommen?
  Sie erfahren, wie Kandidat*innen die Position wahrnehmen, ob ihre Vorstellungen der Realität entsprechen und welche Wirkung Ihre Gesprächsführung hat.
• Inwieweit entspricht die Stelle Ihren Erwartungen?
  Sie lernen, ob sich Bewerber*innen in der Position wiederfinden und wie gut sie zu ihren beruflichen Vorstellungen passt.
• Welche Unterstützung von Vorgesetzten oder Kolleg*innen wäre Ihnen am Anfang besonders wichtig?
  So können Sie das Onboarding optimal gestalten und abschätzen, welche Ressourcen Sie dafür einplanen sollten.
• Wenn Sie in einem Jahr zurückblicken: Was müsste passiert sein, damit Sie die Stelle als Erfolg betrachten?
  So können Sie die Zielorientierung, die Erwartungen und das Verständnis von Erfolg der Kandidat*innen herausstellen.
• Angenommen, Sie bekommen die Stelle: Was wären Ihre ersten Ziele?
  Sie erfahren, wie Kandidat*innen Prioritäten setzen, planen und sich in einer neuen Position und in einem unbekannten Umfeld orientieren möchten. Zudem können Sie aus den Antworten schließen, welches Verständnis die Bewerber*innen von der neuen Position haben.
• Mit welcher Ihrer Fähigkeiten werden Sie am meisten zum Erfolg dieser Organisation beitragen?
  Sie lernen, wie Bewerber*innen ihre Aufgabe und persönlichen Fähigkeiten im größeren Kontext des Unternehmenserfolgs einordnen.
• Inwiefern stimmen Ihre Werte mit denen unseres Unternehmens überein?
  Sie erfahren, ob die Werte der Kandidat*innen und des Unternehmens in Einklang stehen. Hierfür ist es hilfreich, wenn Sie auf der Karriereseite die zentralen Unternehmenswerte formulieren.
• Inwieweit passt diese Stelle zu Ihren Karrierezielen?
  Sie lernen, wie nachhaltig und strategisch Kandidat*innen ihre berufliche Entwicklung planen und mit der Position verbinden.
• Was ist der wichtigste Beitrag, den Sie zu diesem Team leisten könnten?
  Sie erfahren, wie sich Kandidat*innen im Team positionieren möchten, wie sie das Team einschätzen und welchen Mehrwert sie zu haben glauben.
• Wie hat sich Ihr Eindruck unseres Unternehmens während des Gesprächs verändert?
  Diese Frage zielt auf die Auffassungsgabe, Ausdrucksfähigkeit und Flexibilität der Kandidat*innen ab und Sie erfahren, wie sich ihre Wahrnehmung im Verlauf des Gesprächs verändert hat.
• Wann könnten Sie anfangen, wenn wir Ihnen die Stelle anbieten?
  Sie erfahren, wie flexibel oder verfügbar Bewerber*innen für einen baldigen Einstieg sind, ob sie etwa eine längere Kündigungsfrist haben oder ein Urlaub geplant ist.
• Fassen Sie kurz und knapp zusammen, weshalb Sie ideal für diese Position sind.
  Anhand dieser Frage bringen Sie in Erfahrung, welche Stärken aus Sicht der Bewerber*innen für die Position gefragt sind.

Praxistipps für Arbeitgeber: So führen Sie erfolgreiche Vorstellungsgespräche

Das Vorstellungsgespräch ist eine Visitenkarte Ihres Unternehmens und trägt zum Employer Branding bei. Daher ist eine gute Vorbereitung wichtig, um mit professionell geführten Vorstellungsgesprächen einen guten ersten Eindruck bei den Bewerber*innen zu machen:

Vorbereitung

Bereiten Sie eine professionelle Erfahrung für die Kandidat*innen vor. Diese beginnt schon beim Eindruck, den sie an der Rezeption erhalten. Melden Sie alle Bewerber*innen dort an und sorgen Sie dafür, dass Besucherausweise bereitliegen, wenn diese benötigt werden. Organisieren Sie bei Bedarf einen entsprechenden Wartebereich. Falls Sie mehrere Bewerbungsgespräche führen, halten Sie ausreichend Gläser und Wasser bereit, damit Sie Kandidat*innen ein Getränk anbieten können.

Legen Sie sich eine Strategie zurecht, wie Sie das Bewerbungsgespräch führen. Wählen Sie neben den stellenbezogenen Fachfragen relevante Auftakt- und Schlussfragen aus, die Sie allen Kandidat*innen stellen. Erfassen Sie diese Fragen auch im Bewertungsbogen, damit die Vergleichbarkeit gewährleistet ist. Bereiten Sie Bewertungsbögen für alle Kandidat*innen vor und legen Sie einen einheitlichen Bewertungsschlüssel fest, damit Sie die Kandidat*innen im Nachhinein nach denselben Kriterien vergleichen können.

Während des Vorstellungsgesprächs

Erläutern Sie zu Beginn eines jeden Gesprächs, wie es ablaufen wird, damit sich die Bewerber*innen darauf einstellen können. Dies ist eine gute Gelegenheit zu erwähnen, dass sich die Mitglieder des Auswahlpanels Notizen machen werden, um eine möglichst faire Entscheidung zu treffen.

Wählen Sie eine neutrale und wertschätzende Formulierung, damit Sie möglichst authentische Antworten erhalten. Achten Sie darauf, stets offene Fragen zu stellen, damit Kandidat*innen ausführlich darauf antworten. Vermeiden Sie zu komplexe oder konfrontative Fragen am Anfang, denn diese könnten verwirren oder die Gesprächsatmosphäre beeinträchtigen. Hören Sie aktiv zu, um Ihr Interesse zu signalisieren. Haken Sie jedoch nach, wenn Sie einen Punkt vertiefen möchten.

Achten Sie während des gesamten Gesprächs auf nonverbale Signale wie Nervosität, Begeisterung oder Unsicherheit. Geben Sie Bewerber*innen am Schluss des Vorstellungsgesprächs die Möglichkeit, Fragen zu stellen und noch offene Punkte zu klären. Bereiten Sie Antworten auf häufig gestellte Rückfragen im Vorstellungsgespräch vor, damit Sie als Arbeitgeber einen guten Eindruck machen. Danken Sie den Kandidat*innen anschließend, dass sie sich Zeit für das Gespräch genommen haben.

Erläutern Sie die nächsten Schritte und informieren Sie die Bewerber*innen über den weiteren Ablauf. Falls ein Assessment-Center oder andere Auswahlverfahren geplant sind, erwähnen Sie diese. Vermitteln Sie auch, wann Sie die Referenzen prüfen. Auch wenn Sie keine konkreten Termine nennen können, haben Bewerber*innen dadurch eine ungefähre Orientierung.

Nachbereitung

Bereiten Sie die Vorstellungsgespräche intern wie extern nach. Dazu gehört es, den Bewertungsbogen fürs Vorstellungsgespräch zeitnah auszufüllen. So können Sie den Eindruck dokumentieren, den Kandidat*innen auf Sie gemacht haben, und Ihre Personalentscheidung bleibt fair und nachvollziehbar.

Danken Sie den Kandidat*innen auch per Mail für Ihre Zeit und das Gespräch. Falls es im Vorstellungsgespräch nicht zur Sprache kam, informieren Sie sie darüber, wie es weitergeht und welche Kontaktmöglichkeiten sie haben. So können sich Bewerber*innen mit ungeklärten Fragen an Ihr Unternehmen wenden.

Durch einen guten Einstieg ins Vorstellungsgespräch helfen Sie Bewerber*innen, über ihre Nervosität hinwegzukommen. Geeignete Auftaktfragen helfen Ihnen, neben den fachlichen Kompetenzen etwas über die Persönlichkeit und Motivation der Kandidat*innen zu erfahren. In den Schlussfragen können Sie vertiefen, inwieweit die Vorstellungen der Kandidat*innen von der Stelle und ihre Herangehensweise zu Ihrem Unternehmen passen. Runden Sie die gesamtheitliche Erfahrung ab, indem Sie den Bewerber*innen die Möglichkeit zu Rückfragen geben und das weitere Vorgehen erläutern.