Was ist ein Probezeitgespräch?

Grundsätzlich werden im Probezeitgespräch der bisherige Verlauf der Probezeit ausgewertet und mögliche Zukunftsperspektiven besprochen.

Dabei werden verschiedene Aspekte geklärt:

• Rückblick: Was klappt bereits gut, wo hakt es vielleicht noch?
• Feedback: Neue Mitarbeitende und Führungskraft bzw. HR geben sich gegenseitig konstruktive Rückmeldungen über den bisherigen Verlauf der Einarbeitung.
• Entwicklung: Wie sehen Ziele und Entwicklungspotenziale aus?
• Entscheidung: Wird das Arbeitsverhältnis fortgesetzt und unter welchen Bedingungen?

Ein Probezeitgespräch kann dabei noch während der Einarbeitungszeit und/oder am Ende der Probezeit erfolgen:

1. Probezeitgespräch nach den ersten drei Monaten: Noch während des Onboardings lässt sich klären, ob neue Mitarbeitende sich wohlfühlen und den Aufgaben fachlich gewachsen sind. Gegebenenfalls können Sie geeignete Maßnahmen ergreifen, um die Integration von neuen Mitarbeitenden zu optimieren bzw. zu erleichtern, zum Beispiel durch „Buddys“ als Mentor*innen oder auch durch eine Weiterbildung. Die neuen Mitarbeiter*innen können aber auch selbst ihre Erfahrungen einbringen sowie ihre Ansprüche an die Einarbeitung formulieren.
2. Probezeitgespräch nach sechs Monaten: In der Regel endet die Probezeit in den meisten Unternehmen nach 6 Monaten, denn danach tritt automatisch der gesetzliche Kündigungsschutz in Kraft. Jetzt wird endgültig über die Übernahme entschieden und Sie besprechen mit dem neuen Mitarbeiter bzw. der neuen Mitarbeiterin, wie Sie die Leistung bewerten. Gleichzeitig bietet das Probezeitgespräch auch jetzt noch ausreichend Raum für Fragen oder auch Verbesserungsvorschläge seitens der neuen Beschäftigten.

Gut zu wissen: Sie können auch im Einvernehmen mit neuen Mitarbeiter*innen eine kürzere Probezeit vereinbaren, denn es gibt dafür keine gesetzliche Vorgabe. Mit einem professionellen Einarbeitungsplan kann auch die verkürzte Einarbeitungszeit sinnvoll sein.

Warum Probezeitgespräche für Arbeitgeber wichtig sind

Die Probezeit dient sowohl dem Unternehmen als auch neuen Mitarbeiter*innen zur Überprüfung, ob Erwartungen und Vorstellungen gut zueinander passen. Denn idealerweise sollten neue Beschäftigte nach Ablauf der Probezeit vollständig in die unternehmensinternen Abläufe integriert sein und dauerhaft im Unternehmen bleiben. Das Probezeitgespräch bietet daher folgende Vorteile für Sie als Arbeitgeber:

• Sie klären, ob der neue Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin das Team und das Unternehmen fachlich und sozial gut ergänzt und ob die gegenseitigen Erwartungen und Anforderungen erfüllt wurden.
• Sie können herausfinden, ob neue Mitarbeiter*innen sich in ihrem Arbeitsbereich wohlfühlen und ausreichend unterstützt werden. So signalisieren Sie Ihren neuen Beschäftigten, dass Sie echten Wert auf eine gelungene Integration ins Team und ins Unternehmen legen. Üblicherweise wirkt sich das positiv auf die Motivation aus und stärkt zudem das Zusammengehörigkeitsgefühl.
• Das Gespräch liefert eine klare Struktur, um einerseits Erfolge anzuerkennen, andererseits aber auch mögliche Herausforderungen anzusprechen.
• Damit schaffen Sie eine fundierte Grundlage für die weitere erfolgreiche Zusammenarbeit und stellen die Weichen für die Zukunft der neuen Mitarbeitenden im Unternehmen.

Damit Sie Probezeitgespräche effizient führen, kommt es auf eine gute Vorbereitung an.

So bereiten Sie sich zielführend auf ein Probezeitgespräch vor

Zeit ist in Unternehmen fast immer ein knappes Gut. Daher liegt es in Ihrem Interesse, Probezeitgespräche sinnvoll zu planen und dabei strukturiert vorzugehen.

Zieldefinition

Halten Sie fest, was aus Ihrer Sicht in den ersten Monaten bereits gut funktioniert hat und wo Sie Herausforderungen sehen. Definieren Sie die Kriterien, die Sie für die Bewertung der Leistung heranziehen. Formulieren Sie klar, welche Erwartungen Sie für die kommenden Monate haben und welche Entwicklungsperspektiven Sie sehen. Individuelle Entwicklungspläne sind ein wichtiges Asset in vielen Unternehmen.

Geben Sie zudem auf jeden Fall ausreichend Raum für Feedback seitens des neuen Mitarbeiters bzw. der neuen Mitarbeiterin.

Wenn Sie sich an diese Struktur halten, können Sie im Gespräch fokussiert bleiben.

Informationen zusammentragen

Vertrauen Sie nicht nur auf Ihren eigenen Eindruck, sondern holen Sie auch Einschätzungen von Kolleg*innen, der Personalabteilung oder auch den unternehmensinternen Pat*innen bzw. Mentor*innen ein. Diese haben die neuen Mitarbeiter*innen eng begleitet und können in der Regel sehr gut einschätzen, wie sie sich in der neuen Position machen.

Falls Sie selbst bereits ein Feedback-Gespräch während der Probezeit geführt haben, sind auch Ihre damaligen Notizen ein wichtiges Hilfsmittel für das abschließende Probezeitgespräch. Sie können damit besonders gut beurteilen, ob die zuvor besprochenen Vereinbarungen eingehalten wurden, wie sich der/die neue Mitarbeitende inzwischen entwickelt hat und an welchen Punkten es weiteren Entwicklungsbedarf gibt.

Feedback gliedern und vorbereiten

Werten Sie die gesammelten Informationen aus und bereiten Sie auf dieser Grundlage Ihr Feedback vor. Berücksichtigen Sie dabei einerseits die fachliche Leistung, andererseits soziale Aspekte.

Achten Sie beim Feedback besonders auf wertschätzende Formulierungen und heben Sie zunächst die Punkte hervor, die Ihnen besonders positiv aufgefallen sind. Sie können dabei nach dem Prinzip der 3 Cs vorgehen:

• Compliments (Wertschätzung): Positive Anerkennung bisher erbrachter Leistungen und im Hinblick auf die soziale Integration
• Critique (konstruktive Kritik): Aufzeigen von Verbesserungspotenzialen
• Challenge (Herausforderung): Klärung der nächsten erforderlichen Schritte

Beim letzten Punkt können Sie Ihr Gegenüber miteinbeziehen und gezielt fragen, was aus dessen Sicht für die nächste Zeit notwendig ist, um die Einarbeitung erfolgreich abzuschließen.

Probezeitgespräch-Vorlage

Mithilfe der folgenden Vorlage können Sie ein strukturiertes und wertschätzendes Probezeitgespräch mit neuen Mitarbeitenden führen. Das Gespräch dient der gemeinsamen Rückschau auf die ersten Wochen, dem Abgleich von Erwartungen und der Klärung der weiteren Zusammenarbeit.

1. Gesprächsrahmen klären

Zu Beginn des Probezeitgesprächs stellen Sie kurz dar, wie Sie sich den Ablauf vorstellen. Damit weiß Ihr Gegenüber, worauf es sich einstellen kann. Das nimmt in der Regel etwas Nervosität und schafft eine angenehme Gesprächsatmosphäre. Sie können darüber hinaus zunächst mit ein wenig Smalltalk die Stimmung auflockern.

• Kurze Einführung: Anlass, Ziel und Ablauf des Gesprächs erläutern.
• Beispielformulierung: „Heute geht es darum, gemeinsam auf Ihre ersten Wochen bei uns zurückzublicken. Was hat gut funktioniert, wo gibt es noch Entwicklungspotenzial und wie geht es für uns weiter?“

2. Rückblick: Erfahrungen und Eindrücke des/der Mitarbeitenden

Leiten Sie sodann über zu einer Einschätzung des/der neuen Mitarbeitenden zum Verlauf des Einarbeitungsprozesses. Hören Sie aufmerksam zu, damit Sie im weiteren Verlauf darauf eingehen können.

• Wie haben Sie die Einarbeitungszeit erlebt?
• Was hat Ihnen den Einstieg erleichtert?
• Gab es Situationen, in denen Sie sich unsicher oder allein gelassen fühlten?
• Was hätten Sie sich in den ersten Wochen zusätzlich gewünscht?

3. Einschätzung von Aufgaben, Rolle und Zusammenarbeit

Wahrscheinlich gibt es hier Überschneidungen zum 2. Punkt, aber stellen Sie sicher, dass Sie auch die folgenden Aspekte ausreichend würdigen und vor allem darauf achten, wie der/die neue Mitarbeitende sich im Team integriert fühlt.

• Wie wohl fühlen Sie sich mit Ihren aktuellen Aufgaben?
• Gibt es Aufgaben, die Ihnen besonders leicht- oder schwerfallen?
• Wo sehen Sie aktuell noch Lernbedarf?
• Wie erleben Sie die Zusammenarbeit im Team?
• Fühlen Sie sich ausreichend informiert und eingebunden?

4. Arbeitgeber-Feedback (Führungskraft an Mitarbeitende*n)

Jetzt sind Sie an der Reihe, Ihr vorbereitetes Feedback anzubringen und dabei sowohl die fachliche Leistung als auch die soziale Integration anzusprechen.

• Positives Feedback zu Leistungen und Verhalten im Team
• Einschätzung des Entwicklungspotenzials
• Vorschlag für konkrete nächste Schritte
• Formulierungsbeispiele: „Mir ist positiv aufgefallen, dass …“– „Bei den folgenden Punkten sehe ich noch Entwicklungspotenzial …“– „Was halten Sie davon, wenn wir als Nächstes …“

5. Perspektive: Wie geht es weiter?

Abschließend runden Sie das Gespräch damit ab, die weiteren Karriereperspektiven im Unternehmen auszuloten. Dabei ist es meist sinnvoll, die Vorschläge seitens der/des neuen Mitarbeitenden abzufragen.

• Wo sehen Sie sich selbst in den nächsten 6–12 Monaten im Unternehmen?
• Welche Fähigkeiten oder Erfahrungen möchten Sie ausbauen?
• Welche Unterstützung oder Rahmenbedingungen würden Ihnen dabei helfen?
• Gibt es Wünsche oder Erwartungen, die bisher noch nicht angesprochen wurden?

Gesprächsleitfaden: Kündigung in der Probezeit – fair und respektvoll

Manchmal stehen Sie vor der Herausforderung, dass das Probezeitgespräch gleichzeitig ein Kündigungsgespräch ist. Eine Kündigung ist für beide Seiten eine schwierige Situation. Ihr Ziel dabei sollte sein, eine klare Entscheidung zu kommunizieren und gleichzeitig respektvoll, fair und empathisch vorzugehen.

1. Gute Vorbereitung ist Pflicht

Damit auch dieses Gespräch in einer wertschätzenden Atmosphäre erfolgen kann, ist eine gründliche Vorbereitung wesentlich.

• Setzen Sie den Termin rechtzeitig an und sorgen Sie für eine ungestörte und ruhige Atmosphäre.
• Legen Sie sich eine klare Gesprächsstruktur zurecht.
• Halten Sie Personalunterlagen und ggf. das Kündigungsschreiben bereit.
• Führen Sie das Gespräch zu zweit (z. B. Führungskraft + HR).

2. Einstieg: Den Rahmen setzen

Der/die neue Mitarbeitende ahnt wahrscheinlich schon, worum es geht, und ist entsprechend aufgeregt. Daher ist es besonders wichtig, einen klaren Rahmen zu setzen und die Erwartungshaltung zu bedienen.

• Beispielformulierung: „Danke, dass Sie sich Zeit genommen haben. Ich möchte heute mit Ihnen über Ihre Probezeit bei uns sprechen und eine ehrliche Rückmeldung geben. Es geht um eine Entscheidung, die wir im Team getroffen haben.“

3. Direkt auf den Punkt kommen

Lassen Sie Ihr Gegenüber nicht lange zappeln, sondern kommunizieren Sie Ihre Entscheidung so schnell wie möglich.

• Beispielformulierung: „Nach sorgfältiger Abwägung sind wir zu dem Entschluss gekommen, das Arbeitsverhältnis im Rahmen der Probezeit zu beenden.“

4. Die Entscheidung erklären – aufrichtig, ohne Schuldzuweisungen

Machen Sie sich bewusst, dass Ihnen gegenüber ein Mensch mit Hoffnungen und Wünschen sitzt, die nun zunächst nicht erfüllt werden. Deshalb ist es besonders wichtig, eine ehrliche Einschätzung zu geben, damit die Person sich ernstgenommen fühlt.

• Beispielformulierungen: „Wir haben festgestellt, dass die Anforderungen der Position und Ihre Stärken nicht ideal zusammenpassen.“ – „In der Zusammenarbeit sind einige Punkte aufgetaucht, bei denen wir keine nachhaltige Entwicklung gesehen haben.“ – „Uns ist bewusst, dass das auch enttäuschend für Sie ist – gleichzeitig halten wir Transparenz und Klarheit für fair.“

5. Wertschätzung ausdrücken

Erkennen Sie die positiven Aspekte der bisherigen Probezeit nochmals ausdrücklich an und ermutigen Sie Ihr Gegenüber eventuell sogar, sich gezielt weiterzubilden und nach neuen Chancen zu suchen.

• Beispielformulierungen: „Wir haben Ihre Offenheit, Ihre Lernbereitschaft und Ihr Engagement sehr geschätzt.“ – „Auch wenn es in diesem Rahmen nicht weitergeht, möchten wir betonen, dass wir Ihren Einsatz gesehen haben.“ – „Vielleicht könnten Sie in Erwägung ziehen, sich im Bereich XY weiter fortzubilden, um Ihre Chancen für die Zukunft zu verbessern.“

6. Organisatorisches klären

Leiten Sie sodann zu organisatorischen Fragen über, die ebenfalls noch besprochen werden sollten:

• Kündigungsfrist, letzter Arbeitstag
• Resturlaub, ggf. Freistellung
• Rückgabe von Arbeitsmitteln
• Arbeitszeugnis: „Natürlich erhalten Sie ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Wenn Sie Wünsche zur Formulierung haben, können Sie diese gern äußern.“

7. Gespräch offen beenden

Auch das Ende des Gesprächs ist wichtig, denn damit hinterlassen Sie einen bleibenden Eindruck. Denken Sie an Ihr Employer Branding: Auch gekündigte Mitarbeitende sprechen noch über Ihr Unternehmen. Beenden Sie das Arbeitsverhältnis daher so, wie Sie es begonnen haben: wertschätzend und respektvoll.

• Beispielformulierungen: „Wenn Sie möchten, können Sie sich gern noch mit Fragen oder Rückmeldungen an uns wenden.“ – „Ich danke Ihnen für Ihre Offenheit in den letzten Wochen und wünsche Ihnen für Ihren weiteren Weg alles Gute.“

Das Probezeitgespräch bietet eine gute Möglichkeit, mit neuen Beschäftigten eine ehrliche, wertschätzende Rückschau auf die ersten Wochen oder Monate zu halten, gegenseitige Erwartungen abzugleichen und eine gemeinsame Perspektive für die weitere Zusammenarbeit zu entwickeln. Als wichtiger Bestandteil der Employee Experience trägt es darüber hinaus dazu bei, selbst im Kündigungsfall Ihr Employer Branding positiv zu unterstützen.

Fragen und Antworten zum Probegespräch

Muss ein Probezeitgespräch geführt werden?

Nein, eine gesetzliche Pflicht dazu besteht nicht. Aber für die Mitarbeiterbindung ist das Probezeitgespräch sehr wertvoll und kann darüber hinaus auch zur Qualitätssicherung im Recruiting beitragen. Wer Feedbackgespräche ernst nimmt, sorgt damit für eine bessere Motivation. Dadurch erhöht sich die Wahrscheinlichkeit für eine langfristige und erfolgreiche Zusammenarbeit.

Wann ist der beste Zeitpunkt für ein Probezeitgespräch?

Ideal ist ein Termin 2–4 Wochen vor Ablauf der Probezeit. So bleibt noch genug Zeit für Nachjustierungen – oder auch für eine eventuelle Trennung. Ein Zwischenfeedback etwa zur Halbzeit kann sinnvoll sein, besonders bei einer längeren Probezeit.

Sollte das Gespräch dokumentiert werden?

Ja. Fertigen Sie eine kurze Gesprächsnotiz mit den Kernaussagen, Feedbackpunkten und ggf. getroffenen Vereinbarungen oder Entscheidungen an. Dieses Kurzprotokoll können Sie von beiden Seiten freigeben lassen. Rechtlich besteht dazu aber keine Verpflichtung.

Was mache ich, wenn der/die Mitarbeitende emotional reagiert, z. B. mit Tränen oder Wut?

Lassen Sie die Reaktion zu, ohne sie sofort zu bewerten oder abzuwiegeln. Bieten Sie ggf. an, kurz zu unterbrechen. Wichtig ist, ruhig zu bleiben. Vermeiden Sie Rechtfertigungen und lassen Sie sich nicht in die Defensive drängen. Eine wertschätzende und dabei klare Haltung hilft hier am ehesten.