Was soll konstruktives Feedback erreichen?

Kurz zusammengefasst soll gutes Feedback die Weiterentwicklung eines Menschen und gegenseitiges Vertrauen fördern, Leistung und Engagement erhöhen und Erwartungen definieren. Lesen Sie weitere Informationen zu den Vorteilen und Arten von Feedback in Mitarbeitergesprächen. Das funktioniert allerdings nur, wenn die Botschaft erfolgreich bei der anderen Person ankommt. Zwar ist es nicht immer möglich, zu beeinflussen, was andere verstehen und denken, und auch mit den besten Intentionen entstehen Missverständnisse. Doch mithilfe einiger hilfreicher Strategien lassen sich zumindest die Chancen auf ein für beide Seiten erfolgreiches Gespräch deutlich erhöhen.

Destruktives und konstruktives Feedback – Beispiele

Die folgenden Beispiele sind als fiktive Dialoge gedacht und sollen verdeutlichen, welche Kommunikationsstrategien konstruktiv und zielführend sind und welche eher nicht. Dafür beginnen wir mit Negativbeispielen, um darüber zu möglichen Optimallösungen zu gelangen.

Destruktiv

Wer sich Zeit für einen Artikel zu konstruktivem Feedback nimmt, wird viele der im Folgenden genannten Verhaltensweisen wohl instinktiv als kontraproduktiv erkennen. Doch nicht immer ist klar, warum genau eine bestimmte Ausdrucksweise eher negativ wirkt. Daher finden Sie hier eine Reihe an Beispielen, die als destruktives Feedback gelten und Gesprächspartner*innen verletzen oder zumindest wenig hilfreich sein könnten.

Personenbezogen

1. Leider ist mir aufgefallen, dass Sie sehr unpünktlich sind.
2. In E-Mails an Kund*innen sind Sie nicht höflich genug.
3. Ihre unprofessionelle Art in Teammeetings finde ich nicht sehr schön.

Wo liegt das Problem? Das Fehlverhalten der Angesprochenen wird hier zum Charakterzug. Was bleibt bei den Gesprächspartner*innen hängen? Sie als Personen sind unpünktlich, nicht höflich genug, unprofessionell. Derartige Aussagen werden schnell viel zu persönlich und damit beleidigend oder verletzend. Das kann zu Selbstzweifeln führen und anderweitig vielleicht hervorragende Teammitglieder demotivieren. Zeichnen sich Mitarbeiter*innen wie in Beispiel 3 durch eine einfühlsame, freundliche Art aus, die den Teamgeist stärkt und die Kolleg*innen an schweren Tagen antreibt? Nach dem destruktiven Feedback kann dieses eine „unprofessionell“ all dies übertönen; die Mitarbeiter*innen wissen nicht, welches konkrete Verhalten negativ auffiel, werden unsicher und ändern ihre allgemeine Art – schade.

Verallgemeinerungen

1. Sie nehmen sich nie genug Zeit für Kundenanfragen.
2. All Ihre Projekte sind nicht sorgfältig genug bearbeitet.
3. Immer wenn ich Sie sehe, führen Sie Privatunterhaltungen mit Kolleg*innen.

Wo liegt das Problem? Hier laufen Sie Gefahr, dass sich die angesprochene Person unfair behandelt fühlt. Denn was ist mit den vielen Malen, an denen sie stundenlang mit Kund*innen nach Lösungen für deren Probleme gesucht hat? Mit all den Projekten, die sie vorsichtshalber noch ein drittes und viertes Mal kontrolliert hat, obwohl sie sowieso schon so lang daran gearbeitet hat? Und vielleicht sehen Sie eben immer im falschen Moment zu ihr, wo sie doch normalerweise kaum Privatunterhaltungen mit Kolleg*innen führt! Dadurch ist einerseits das Konfliktpotential groß, weil die meisten Menschen hierauf instinktiv mit Verteidigung und Gegenbeispielen reagieren werden. Andererseits machen Sie so die vielleicht begründete Kritik angreifbar. Niemand ist immer so und tut nie dies, daher kann eine auf solchen Verallgemeinerungen basierte Anmerkung in den Augen der Gesprächspartner*innen meist nicht ernst genommen werden.

Indirekte Ausdrucksweise

1. Na, dieser Auftrag ist Ihnen ja prima gelungen.
2. Fänden Sie es nicht auch schöner, wenn alle Kolleg*innen mehr miteinander kommunizieren würden?
3. Interessant, dass Sie für Ihre Präsentation dieses Format benutzen.

Wo liegt das Problem? Zunächst das Offensichtliche: Wer Feedback nicht direkt ausdrückt, läuft Gefahr, überhaupt nicht verstanden zu werden. Nicht jeder Mensch erkennt Ironie und rhetorische Fragen sofort, gegebenenfalls können derartige Bemerkungen dann sogar als Lob verstanden werden. Doch auch wenn die versteckte Botschaft beim Gegenüber ankommt, ist sie nicht wirklich hilfreich. Im Gegenteil wirken diese Sprachmittel oft beleidigend, gemein und spöttisch. Die Sprecher*innen stellen sich damit auf ein höheres Level und weisen so von oben herab auf Fehler hin. Obwohl Beispiel 3 sogar als höfliche Vermeidung direkter Kritik gemeint sein könnte, ist es den Angesprochenen gegenüber nicht wirklich fair. Diese müssen nun grübeln: War es Kritik? War es eine neutrale Bemerkung ohne Hintergedanken? Soll ich nachfragen, was damit gemeint ist? Es gibt keinen klaren Anhaltspunkt und zwingt die Gesprächspartner*innen dazu, nun ihrerseits ein potenziell unangenehmes Gespräch einzuleiten, um eindeutige Anweisungen zu erhalten. In jedem Fall möchte niemand im Arbeitsalltag auch nicht jede Bemerkung von Vorgesetzten und Kolleg*innen hinterfragen müssen!

Vage Formulierungen

1. Meiner Meinung nach war Ihre Ausdrucksweise in der letzten Kampagne etwas unpassend.
2. An Ihrem professionellen Auftreten könnten Sie noch arbeiten.
3. Das letzte Projekt war nicht gut.

Wo liegt das Problem? Wie bei manchen der oben genannten Beispielen fehlt auch hier ein konkreter Punkt, den es zu verbessern gilt. Wie genau war die Ausdrucksweise unpassend? Inwiefern ist das Auftreten nicht professionell genug? Welche Aspekte waren im letzten Projekt nicht gut? Und heißt „nicht gut“, dass das Projekt inakzeptabel war? Diese Aussagen hinterlassen verwirrte Gesprächspartner*innen ohne klare Vorstellung, was sie hätten besser tun können. Anhand konkreter Beispiele lassen sich viel einfacher nützliche Strategien entwickeln. Außerdem ist es dafür notwendig, die eigene Meinung vor dem Feedbackgespräch kritisch zu überdenken. Handelt es sich um begründbares, belegtes Fehlverhalten, das sich in vielerlei Kontexten zeigt? Oder ist es doch eher ein allgemeines Bauchgefühl oder ein negativer Nachgeschmack eines Einzelfalls? Wer Probleme hat, Feedback zu konkretisieren und bestimmte Situationen als Beispiel zu nennen, sollte eventuell überdenken, ob das Feedback dann auch gerechtfertigt sein kann.

Destruktives … Lob?

Die bisher genannten Beispiele konzentrieren sich auf mögliche Kritikpunkte, da das angemessene Formulieren von negativen Äußerungen häufig schwerer fällt. Aber alle aufgeführten Punkte lassen sich genauso auch auf Lob anwenden! Auf den ersten Blick lässt sich bei Lob nicht viel falsch machen, da in jedem Fall beim anderen eine positive Botschaft ankommt. Allerdings fällt es vielen Menschen erwiesenermaßen schwer, Komplimente anzunehmen, ohne diese kleinzureden oder abzuschwächen. Im Extremfall kann schlecht formuliertes Lob sogar als unehrlich oder unverdient wahrgenommen werden. Da Lob genau wie Kritik ein wichtiges Hilfsmittel ist, um gewünschte Verhaltensweisen bei Teammitgliedern zu verstärken und Leistung und Motivation zu fördern, gelten also dieselben Regeln:

Handlungsbezogen argumentieren:

Sie sind ein toller Redner.

• Ein nettes Kompliment, sicher, aber letztendlich nur eine Aussage über einen bestimmten Charakterzug. Ohne konkreten Bezug mag es den Angesprochenen schwerfallen, das Lob zu akzeptieren.

Sie untermauern Ihre Argumente mit guten Beispielen, liefern übersichtliche Grafiken und formulieren mitreißend.

• Details, die Teammitgliedern helfen, die positiven Aspekte ihrer Leistung anzuerkennen und vielleicht sogar noch auszubauen.

Verallgemeinerungen und vage Formulierungen vermeiden:

Wie immer gute Arbeit geleistet, super!

• Wie bei verallgemeinerter Kritik mag der erste Impuls hier sein, mit Gegenbeispielen zu reagieren und zu hinterfragen, ob die Aussage realistisch sein kann. Zudem ist „gute Arbeit” zwar positiv, aber recht unverbindlich.

Sie zeigen insgesamt großen Arbeitseifer und Sorgfalt und halten sich strikt an Deadlines. Super!

• Natürlich lassen sich ausführlichere Anmerkungen und subjektive Kategorien wie Arbeitseifer und Sorgfalt ebenfalls wegargumentieren, aber es fällt schon deutlich schwerer! Außerdem erhält das Gegenüber eine gute Grundlage für zukünftige Projekte.

Direkt loben

Finden Sie nicht auch, dass dieser Auftrag Ihnen gut gelungen ist?

• Einerseits ist offensichtlich, dass es sich um Lob handelt, schließlich wird um Zustimmung für die eigene positive Meinung gebeten. Doch wie kann die angesprochene Person darauf reagieren? Viele würden instinktiv damit anfangen, das Lob herunterzuhandeln, nach dem Motto „naja, schon, aber Punkt X und Y hätte ich noch besser machen können.”

Dieser Auftrag ist Ihnen gut gelungen.

• Keine Frage, kein Zweifel, kein Grund zu argumentieren.

Konstruktiv

Über die angesprochenen Punkte hinaus, gibt es neben einigen allgemeinen Regeln für Feedback noch weitere Merkmale, die konstruktives Feedback auszeichnen:

Ich-Aussagen

Feedback gründet sich auf subjektive Einschätzungen. Es gibt hier selten absolute Wahrheiten, die keinerlei Zweifel zulassen. Daher ist es wichtig, stets zu betonen, dass es sich hierbei um Ihre Meinung handelt und darum, wie Sie bestimmte Sachverhalte wahrnehmen. Da Sie den Fokus augenscheinlich auf sich selbst richten, werden diese Aussagen weniger als Wertung und noch weniger als Angriff wahrgenommen.

• Bei Ihrer letzten Präsentation konnte ich nicht sehr gut folgen. Die Argumente haben mich etwas verwirrt und durch die Struktur war mir nicht ganz klar, was die endgültige Botschaft war.

Fakten

Wie oben mehrmals erwähnt sind konkrete Beispiele und Details ein nützliches Hilfsmittel, um sowohl Kritik als auch Lob zu begründen und den Teammitgliedern bei der Umsetzung gewünschter Verhaltensweisen zu helfen. Dafür ist es nötig, vor Beginn des Feedbackgesprächs Daten zu sammeln und genaue Beobachtungen anzustellen. Da Feedback idealerweise nicht spontan, sondern zu einem im Voraus vereinbarten Zeitpunkt gegeben werden sollte, hilft es, spezifische Situationen, gegebenenfalls sogar bestimmte Sätze zu notieren, um sie später sachlich präsentieren zu können.

• Bei einigen Ihrer externen E-Mails ist mir eine eher informelle Ausdrucksweise aufgefallen. Zum Beispiel empfinde ich persönlich „Hey zusammen” nicht als passende Anrede, auch der Übergang zum Duzen war meiner Meinung nach bei vielen Nachrichten zu schnell.

Empathie

Zeigen Sie Verständnis für die Situation Ihrer Teammitglieder und versuchen Sie bereits vor dem Gespräch, mögliche Gründe für ein bestimmtes Verhalten zu finden. Aber Vorsicht: Es ist nicht ratsam, das Verhalten anderer zu stark zu interpretieren, da Sie so Gefahr laufen, eigene Verhaltensweisen und Gefühle unpassenderweise auf andere zu übertragen. Besser ist es, selbst nach möglichen Gründen zu suchen und diese dann mit der betroffenen Person abzuklären. Dies zeigt Gesprächspartner*innen, dass sie verstanden werden und sich nicht rechtfertigen müssen, aber trotzdem Raum haben, ihre Erfahrungen und Empfindungen mit dem Gegenüber zu teilen.

• Ich habe gesehen, dass Sie im letzten Monat mehrere Deadlines verpasst haben. Ich weiß, dass unsere Kund*innen im Moment sehr hohe Forderungen stellen und das gesamte Team unter Zeitdruck steht. Haben Sie das Gefühl, dass die Deadlines zu eng waren?

Reduktion auf das Wesentliche

Gerade bei Kritik mag es verlockend sein, alles auf einmal abzuarbeiten, um nicht mehrere potenziell unangenehme Gespräche führen zu müssen. Doch damit überfordert man die Angesprochenen leicht und hinterlässt das Gefühl, dass sie alles falsch machen, da es so viel zu kritisieren gab. Falls es tatsächlich eine lange Liste einzelner Punkte zu besprechen gibt, versuchen Sie, Gemeinsamkeiten zwischen den Punkten und damit ein übergeordnetes Thema zu finden, für das Sie die einzelnen Punkte als Beispiele nennen können. Unpünktlichkeit, verpasste Deadlines, häufige Terminänderungen? Thema: Verbindlichkeit Unzureichende Kommunikation mit Kolleg*innen, häufige Meinungsverschiedenheiten, Sturheit? Thema: Teamfähigkeit

Balance ist alles

Um es nochmal zu betonen: Feedback ist nicht gleich Kritik. Zu hilfreichem Feedback gehören positive und negative Aspekte, und beide sind extrem wichtig. Außerdem lässt sich Kritik mit strategisch platziertem Lob viel besser verpacken als ohne – gerade als Einleitung nimmt es einem für das Gegenüber tendenziell unangenehmen Gespräch die Schärfe. Sehr wichtig dabei: Schwächen Sie das Lob nicht durch die Kritik ab, sondern präsentieren Sie beide Aspekte separat. Das funktioniert, indem Sie keine aber-Sätze verwenden, sondern gegebenenfalls eine kleine Pause zwischen positiven und negativen Anmerkungen machen. Außerdem ist Lob auch für sich allein Feedback, das Teammitglieder dringend benötigen. Nehmen Sie sich also selbst dann die Zeit für gut vorbereitete, fundierte Feedbackgespräche, wenn alles glatt läuft. Letztendlich gilt aber auch bei konstruktivem Feedback: Es kommt auf die Situation und die Gesprächspartner*innen an. Jeder Mensch ist unterschiedlich und hat individuelle Bedürfnisse. Um trotzdem immer selbstsicherer zu werden, hilft es auch, selbst Feedback anzunehmen, beispielsweise in Abschluss- oder Entlassungsgesprächen oder mithilfe einer speziellen HRIS-Software, welche Funktionen für 360-Grad-Feedback bietet.

Vorlage für konstruktives Feedback

Verwenden Sie unsere Feedback-Vorlage mit Fragen, um Mitarbeiter*innen in Ihrem Unternehmen zu beurteilen.

*Indeed provides these examples as a courtesy to users of this site. Please note that we are not your HR or legal adviser, and none of these documents reflect current labor or employment regulations.