Was ist Feedback?

Der Begriff Feedback wurde erstmals von Norbert Wiener, einem amerikanischen Philosophen, Mathematiker und Begründer der Kybernetik, verwendet. Es war 1948, als er dieses Konzept in seinem Buch Cybernetics or Control and Communication in the Animal and the Machine, zu deutsch Kybernetik oder Kontrolle und Kommunikation bei Tieren und Maschinen, einführte.

In seinen Postulaten stellt er fest, dass es viele Übereinstimmungen zwischen den von Lebewesen und Maschinen verwendeten Kontroll- und Kommunikationsmechanismen gibt. Und eine davon ist das Feedback.

Das Feedback besteht darin, ein System mit einem Teil der Ergebnisse Ihrer früheren Tätigkeit zu füttern. Mit anderen Worten, ein Teil dessen, was das System produziert, kommt zurück und wird in den Prozess eingespeist.

Beachten Sie, dass bis zu diesem Zeitpunkt die Kausalität durch lineare Beziehungen erklärt wurde. Denken Sie an das klassische Modell der Kommunikation: Ein Sender sendet eine Nachricht – ein Empfänger empfängt eine Nachricht. Wiener beschreibt einen Schleifenprozess, bei dem das Ausgangssignal zurückkehrt und wieder in das System eingespeist wird. Mit anderen Worten, es findet ein zirkulärer Informationsaustausch statt.

Das Personalmanagement sollte Feedback als eine Zwei-Wege-Kommunikation verstehen. Bei der Bewertung der Leistung des Personals sollte der Vorgesetzte sicherstellen, dass der Arbeitnehmer seine Anmerkungen ebenfalls teilt. Nur auf diese Weise können Sie bessere Ergebnisse erzielen.

Feedback zu geben bedeutet nicht, ein Urteil zu fällen. Es soll einen objektiven Blick auf eine bestimmte Situation ermöglichen, um sie zu verbessern. Es ist daher entscheidend, dass der Mitarbeiter die Kritik akzeptiert und sich verpflichtet, das betroffene Verhalten zu ändern.

Warum ist Feedback wichtig?

Der erste Schritt zu einer Änderung besteht darin, das Problem zu erkennen. Wenn eine Person sich ihrer Misserfolge oder Verbesserungsmöglichkeiten nicht bewusst ist, wird sie ihr Verhalten nicht ändern.

Aber hier ist Vorsicht gefragt! Das Feedback hebt nicht nur die negativen Punkte hervor, sondern weist auch auf Positives hin. Das Ziel des Feedbacks ist es, einen Bezugsrahmen zu schaffen, der als Kompass für den Arbeitnehmer dient. Ihre Teammitglieder müssen wissen, wie sie wahrgenommen werden und was von ihnen erwartet wird. Ein Mangel an definierten Feedback-Methoden kann das Arbeitsklima und die Leistung der Mitarbeiter beeinträchtigen. Und langfristig wird sich dies auf die Produktivität Ihres Unternehmens auswirken.

Darüber hinaus kann Feedback bei der Steigerung der Mitarbeitermotivation noch wirksamer als monetäre Anreize sein.

Vorteile von regelmäßigem Feedback

Die Einbeziehung von Feedback in Ihre reguläre Managementpraxis wird der Organisation großen Nutzen bringen:

• Sie erhöht die Leistung der Arbeitnehmer: Ein Arbeitsumfeld, in dem Beteiligung und Meinungsaustausch gefördert werden, ist sehr lohnend. Die Mitarbeiter wissen, wo sie im Unternehmen stehen und haben einen Fahrplan für den beruflichen Aufstieg. Dies ist ein starker Anreiz für Motivation und kontinuierliche Verbesserung.
• Sie stärkt das Engagement für das Unternehmen: Dies hängt mit dem Gefühl der Zugehörigkeit und Inklusion zusammen. Durch das Gefühl, ein wichtiger Teil der Organisation zu sein, wird der Arbeitnehmer stärker einbezogen und ist motivierter. Mit anderen Worten: Er nimmt die Ziele des Unternehmens als seine eigenen an und arbeitet hart daran, sie zu erreichen.
• Sie fördert den Aufbau vertrauensvoller Beziehungen zu Führungskräften: Feedback zu geben fördert den offenen Dialog und den Meinungsaustausch. Die Zwei-Wege-Kommunikation ermöglicht es den Arbeitnehmern, engere und aufrichtigere Beziehungen zu ihren Vorgesetzten zu entwickeln. Dieses Umfeld des Vertrauens führt zu einem produktiveren und gesünderen Arbeitsumfeld.
• Sie leitet die Geschäftsstrategie: In der Regel ist es die oberste Führungsebene, die die Richtung festlegt, die eine Organisation einschlagen wird. Feedback bietet eine beispiellose Gelegenheit, andere Perspektiven zu visualisieren, die die Entscheidungsfindung beeinflussen können. Indem sie sich die Meinungen derjenigen anhören, die den täglichen Ablauf der Projekte kennen, können die Führungskräfte ihre Strategie verfeinern.

Arten von Feedback

Einige Spezialisten unterscheiden zwischen positiven und negativen Rückmeldungen. In Wirklichkeit ist dies eine falsche Einstufung, da sie den Regeln eines wirksamen Feedbacks widerspricht. Erinnern wir uns daran, dass der Ansatz immer konstruktiv sein muss.

Wir halten es für effektiver, die Arten von Rückmeldungen nach ihrer Häufigkeit zu differenzieren:

Gelegentliches Feedback

Dies ist typisch für kleine Organisationen, insbesondere wenn sie noch sehr jung sind. Da das Unternehmen seine Geschäftstätigkeit erst vor kurzem aufgenommen hat, gibt es viele Prozesse, die noch nicht gut definiert sind. Feedback erfolgt dann nur gelegentlich, als Folge von spezifischen Situationen, die eine sofortige Reaktion erfordern. Dies ist jedoch kontraproduktiv, da es die Produktivität beeinträchtigen kann.

Programmiertes Feedback

Dies ist die häufigste Art von Feedback. Es bezieht sich auf regelmäßige, in der Regel jährliche Evaluierungen, die dazu dienen, die Leistung der Arbeitnehmer in einem bestimmten Zeitraum zu beurteilen. Dies sind formale Mechanismen, deren Nachteil ihre Seltenheit ist. In der Zwischenzeit gehen Verbesserungsmöglichkeiten verloren und der Arbeitnehmer kann sich desorientiert fühlen. Darüber hinaus kann eine Änderung in der Berichtslinie zu einem teilweise oder ganzheitlich schlecht informierten Feedback führen.

Kontinuierliches Feedback

Es bedeutet eine ständige Kommunikation zwischen dem Leiter und den Mitarbeitern. Es besteht aus häufigen, idealerweise täglichen Rückmeldungen, die es ermöglichen, den Rhythmus der Projekte zu halten. In einem sich ständig verändernden Umfeld wie dem gegenwärtigen ist es die ratsamste Art von Feedback. Denn es ermöglicht Ihnen, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen und schnell die notwendigen Anpassungen vorzunehmen. Es erfüllt auch eine präventive Funktion, indem es Risiken oder Schwächen antizipiert.

Feedback-Regeln

Um effektives Feedback zu geben, müssen Sie eine geeignete Methodik anwenden. Die Unkenntnis der zu befolgenden Schritte kann zu mehr als einem Problem führen. Was als ein angenehmes und bereicherndes Gespräch erwartet wurde, kann zu einer konfliktreichen Beziehung mit Ihren Vorgesetzten ausarten.

Das Feedback hat eine klar definierte Struktur, die Ihnen helfen wird, den gewünschten Effekt zu erzielen. Befolgen Sie diese Feedback-Regeln und Sie werden feststellen, wie sich die Reaktionsfähigkeit Ihres Teams verbessert:

1. Folgen Sie den 3 Schritten des Feedbacks in der angegebenen Reihenfolge

Ein Feedback-Gespräch beginnt mit der Erklärung Ihrer Wertschätzung für ein bestimmtes Verhalten. Erklären Sie, wie Sie die Situation wahrgenommen haben, ohne zu behaupten, dass dies die Wahrheit sei. Geben Sie dann an, welche Folgen Sie beobachtet haben. Vermeiden Sie es, anklagend zu wirken, sondern stellen Sie einfach die Hypothese oder den Ursache-Wirkungs-Zusammenhang dar, den Sie identifiziert haben. Rufen Sie schließlich zum Handeln auf. Bitten Sie den Mitarbeiter, seine Meinung zu äußern oder seine Erwartungen zu formulieren.

2. Wählen Sie den geeigneten Zeitpunkt und Ort und informieren Sie den Arbeitnehmer im Voraus

Feedback ist kein Flurgespräch. Sowohl Sie als auch der Mitarbeiter müssen während der Sitzung in höchstem Maße konzentriert sein. Vereinbaren Sie einen Termin mit Ihrem Vorgesetzten und wählen Sie einen ruhigen Ort. Die Privatsphäre fördert die Bereitschaft und Offenheit des Arbeitnehmers.

3. Bereiten Sie Ihre Argumente vor

Da Feedback viel komplexer ist als ein einfacher Kommentar, sollten Sie bei der Vorbereitung des Treffens keine Zeit und Analyse sparen. Stellen Sie sicher, dass Sie einen umfassenden Überblick über die Situation haben und alle beteiligten Variablen kennen.

4. Seien Sie präzise

Das Feedback sollte sehr spezifisch und sachlich sein. Eine vage Einschätzung ist von geringer Bedeutung. Wenn sich das Feedback nicht auf eine klar definierte Aktion oder ein klar definiertes Verhalten bezieht, kann es nicht in einen ausführbaren Plan umgesetzt werden. Sehen Sie sich dieses Beispiel für Feedback an: „XXX, ich denke, dass Ihre Ausführung dieses Projekts nicht die angemessenste war. Sie haben die Abgabefrist der Kostenvoranschläge nicht eingehalten und es fehlen Posten im Angebot“.

5. Bitten Sie den Mitarbeiter, einen Handlungsplan vorzuschlagen

Wenn Sie Ihre Meinung geäußert haben, bitten Sie den Mitarbeiter, einen Handlungsplan vorzuschlagen. Wenn es sich um einen Fehler handelt, sollten Sie eine mögliche Lösung angehen. Es ist ein günstiges Gegengewicht, weil Sie dieser Person indirekt sagen, dass Sie zuversichtlich sind, dass sie sich verbessern kann. Wenn das Feedback positiv ist, kann der Mitarbeiter Pläne zur Optimierung des Prozesses vorschlagen. Dies ist ein wichtiger Punkt, weil er den Grad seiner Beteiligung angibt.

Sie können auch Alternativen anbieten, aber vermeiden Sie es, diese als Auftrag zu formulieren. Die Idee besteht darin, Ihrem Mitarbeiter zur Hand zu gehen und offen über Ihre persönlichen Erfahrungen zu sprechen.

Die folgenden Feedback-Beispiele könnten das oben erwähnte Beispiel ergänzen:

„Haben Sie darüber nachgedacht, wie Sie die Kontrolle stärker in den Griff bekommen könnten, um weitere Verzögerungen oder Auslassungen zu vermeiden?“

Oder:

„Ich verwende eine Projektmanagement-Software, die mir Erinnerungen schickt, wenn sich kritische Termine nähern. Bei mir hat das Wunder gewirkt. Wenn Sie möchten, kann ich es auf Ihrem Computer installieren lassen, damit Sie es ausprobieren können.“

6. Seien Sie offen für die Kommentare Ihrer Mitarbeiter

Feedback zu geben ist, wie auf einer Autobahn in beide Richtungen zu fahren. Sie müssen für die Anmerkungen des Mitarbeiters empfänglich sein und ihm die Möglichkeit geben, seinen Standpunkt zu äußern. Vielleicht stellen Sie fest, dass Sie eine wichtige Tatsache übersehen haben, die das Verhalten des Arbeitnehmers beeinflusst hat.

Stellen Sie sicher, dass Sie klar verstanden haben, was Ihr Gegenüber gesagt hat. Wenn Sie Zweifel haben, können Sie ihn bitten, noch weiter ins Detail zu gehen. Um Missverständnisse zu vermeiden, ist es ratsam, am Ende des Treffens eine Zusammenfassung zu erstellen, die die geäußerten Ansichten wiedergibt.

Tipps für Feedback an Ihre Mitarbeiter

Das Personalmanagement muss den Faktoren, die die Beziehung zwischen der Führungskraft und ihrem Team beeinflussen können, große Aufmerksamkeit schenken. Letztlich handelt es sich um menschliche Interaktionen, die durch die besonderen Eigenschaften der Teilnehmer bedingt sind. Die Methodik kann Ihnen helfen, die Phasen und Regeln des Feedbacks zu verstehen, aber darüber hinaus gibt es auch formale und inhaltliche Elemente, auf die Sie achten müssen.

Befolgen Sie diese Empfehlungen, um effektives Feedback zu geben:

• Konzentrieren Sie das Gespräch auf rationale Aspekte. Weder Sie noch Ihr Gesprächspartner sollten sich von Emotionen hinreißen lassen.
• Das Feedback bezieht sich eher auf das Verhalten des Mitarbeiters als auf seine Persönlichkeit. Deshalb kann Feedback Veränderungen erzeugen, da es nicht die Person, sondern ihr Handeln in Frage stellt.
• Vermeiden Sie die Verwendung von Wörtern wie „immer“ oder „nie“, da diese vage sind und sich nicht auf präzise Momente oder Fakten beziehen.
• Vermeiden Sie Vergleiche. Jedes Verhalten ist von bestimmten Bedingungen wie Zeit, Akteure und Umfeld, die nicht extrapoliert werden können, abhängig.

Was Sie vermeiden sollten, wenn Sie Feedback geben

Trotz aller Informationen und Feedbackregeln, die wir zusammengestellt haben, gibt es immer Raum für Fehler. Menschliche Beziehungen können unvorhersehbar sein, und es gibt subjektive Elemente, die sich unserer Kontrolle entziehen.

Die Wahrnehmungen und Unsicherheiten beider Parteien kommen hierbei ins Spiel, zusätzlich zu möglichen Kommunikationsfehlern, die auftreten können. Wenn Sie wissen, welche die häufigsten Feedback-Fehler sind, können Sie diese besser vermeiden.

1. Kritik oder Rückmeldung?

Ihr Wunsch zu helfen, kann als bevormundend interpretiert werden. Schlimmer noch, das Individuum kann sich angegriffen fühlen und defensiv reagieren. Um alle Zweifel auszuräumen und zu vermeiden, dass sich Ihr Mitarbeiter unterschätzt oder gedemütigt fühlt, seien Sie offen und ehrlich. Denken Sie daran, Tipps und Verbesserungsvorschläge in Ihr Feedback aufzunehmen.

2. Einstellung des Feedback-Gebers

Bevor Sie jemandem Feedback geben, führen Sie eine Selbstanalyse durch. Da Sie während des Feedbacks Ihre Eindrücke von anderen mitteilen müssen, fragen Sie sich zuvor, wie Sie sich gegenüber anderen verhalten. Sind Sie ein Optimist, der in der Lage ist, das Glas als halb voll anzusehen, oder richten Sie Ihre Aufmerksamkeit eher auf Mängel und Fehler? Gehen Sie großzügig mit Lob um oder weisen Sie nur auf die Fehler Ihres Teams hin? Erkennen und schätzen Sie den Beitrag Ihrer Mitarbeiter, wenn Sie ein erfolgreiches Ergebnis erzielen? Bieten Sie Ihre Hilfe uneigennützig an oder denken Sie über den Nutzen nach, den Sie davon erhalten werden? Um effektives Feedback zu geben, muss man einfühlsam und ehrlich sein.

3. Übertragung von Emotionen

Wir alle haben manchmal schlechte Tage. Wenn Sie Ihre Emotionen nicht unter Kontrolle haben, ist es am besten, einen neuen Termin zu vereinbaren. Ihre Eindrücke könnten durch ihre eigenen Frustrationen verzerrt werden und ihr Feedback wäre wahrscheinlich unsachlich.

4. Taktlosigkeit

Kritik zu erhalten ist immer unangenehm. Versetzen Sie sich beim Feedback in die Lage Ihres Mitarbeiters. Seien Sie höflich und zuvorkommend und wählen Sie Ihre Worte sorgfältig aus. Denken Sie daran, dass Feedback ein konstruktiver Prozess ist. Das Ziel ist es, eine Verbesserung herbeizuführen, und nicht, den anderen in Verlegenheit zu bringen oder zu bestrafen.