Warum benötige ich ein Formular für Abschlussgespräche?
Es gibt drei Gründe, warum Sie ein solches Formular verwenden sollten:
1. Die wichtigsten Themen werden abgedeckt
Ausscheidende Mitarbeiter möchten im Rahmen des Abschlussgesprächs gegebenfalls viele ihrer Gedanken und Gefühle teilen, dabei dient dieser Leitfaden dazu, dass das Gespräch nicht ausufert. Wenn Sie sich an eine Vorlage für Abschlussgespräche halten, bleibt die Diskussion für das Unternehmen konstruktiv und auch der ausscheidende Mitarbeiter kann davon profitieren.
2. Die Stärken und Schwächen des Arbeitgebers sowie Bereiche, in denen Verbesserungspotenzial besteht, werden dokumentiert.
Auch wenn Sie konzentriert zuhören, können wichtige Kommentare vergessen werden, wenn Sie nicht mitschreiben. Ein Formular für Abschlussgespräche enthält Platz für Notizen und Feedback, das Sie später mit Ihren Vorgesetzten teilen können.
3. Ein Plan für zukünftige Verbesserungen wird geschaffen.
Wenn feststeht, dass ein bestimmter Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, fühlt sich dieser möglicherweise jetzt wohler, ehrliches Feedback und und Vorschläge vorzubringen, da er sich keine Sorgen mehr wegen seines Jobs machen muss. Die Antworten, die in dem Formular für Abschlussgespräche enthalten sind, können als Planungsgrundlage dienen, um die Fluktuationsrate zu senken und für mehr Zufriedenheit am Arbeitsplatz zu sorgen.
Wer sollte das Formular für Abschlussgespräche ausfüllen?
In der Regel gehen Arbeitgeber auf zwei unterschiedliche Arten mit Abschlussgesprächen um. Manchmal stellt der Leiter der Personalabteilung die Fragen und hält die Antworten des Mitarbeiters fest. Es kann aber auch sein, dass der Mitarbeiter das Formular vor dem Mitarbeitergespräch ausfüllt und die Antworten anschließend mit dem Leiter der Personalabteilung durchgeht. Egal für welche Methode Sie sich entscheiden, es ist wichtig, dass die Gespräche von der Personalabteilung geführt werden. Wenn ein Mitarbeiter von seinem direkten Vorgesetzten oder einem Mitglied des Führungsteams befragt wird, kann es sein, dass er sich nicht wohl dabei fühlt, seine Abteilung, Stelle oder die ganze Organisation zu kritisieren.
Was sollte in einem Formular für Abschlussgespräche enthalten sein?
Es sollten unter anderem folgenden Bereiche abgedeckt werden:
- Feedback zur Beziehung mit dem direkten Vorgesetzten. Sie sollten im Rahmen des Abschlussgesprächs Fragen zur Beziehung zwischen dem Mitarbeiter und dessen direkten Vorgesetzten stellen. Anhand der Antworten auf diese Fragen können Sie herausfinden, ob der Vorgesetzte dem Mitarbeiter Feedback und Anweisungen gegeben hat und ob dieser ausreichend geschult wurde, um seine Arbeit bestmöglich zu erledigen.
- Auslöser, die dazu geführt haben, dass der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Der Grund für die Kündigung des Mitarbeiters gehört zu den wichtigsten Informationen, die Sie dem Abschlussgespräch entnehmen können. Dadurch können Sie herausfinden, ob es in Ihrem Unternehmen genügend Möglichkeiten für Mitarbeiter gibt, sich beruflich weiterzuentwickeln, ob Ihre Unternehmenskultur Schwächen hat oder ob es Bedenken zu anderen Mitarbeitern gibt, die Sie beachten sollten.
- Fehlende Leistungen und Chancen. Manchmal nehmen Ihre Mitarbeiter Angebote von anderen Unternehmen an, weil diese ihnen Leistungen oder Chancen bieten, die besser zu ihrem Leben passen. Wenn ein Mitarbeiter mehr Zeit mit seiner Familie verbringen möchte, entscheidet er sich gegebenfalls dazu, bei Ihrem Unternehmen zu kündigen, um bei einem anderen Unternehmen zu arbeiten, das flexiblere Arbeitszeiten und Telearbeit anbietet. Anhand der Antworten auf diese Fragen können Sie herausfinden, ob Verbesserungsbedarf im Hinblick auf Zusatzleistungen und Arbeitsplatzregelungen bestehen.
- Hinweise für eine passendere Stellenbeschreibung. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, weil er nicht mehr mit seiner Stelle zufrieden ist und findet, dass diese nicht mehr zu ihm passt, sollten Sie die Stellenbeschreibung anpassen. Das Feedback des Mitarbeiters kann dazu beitragen, dass die Stelle bei zukünftigen Ausschreibungen genau beschrieben wird und Fachkräfte angesprochen werden, die besser geeignet sind.
- Allgemeine Zufriedenheit mit dem Unternehmen. Wie fühlt sich der Mitarbeiter dabei, das Unternehmen zu verlassen? Würde er es weiterempfehlen? Hält er es für möglich, in Zukunft wieder zu dem Unternehmen zurückzukommen? Mithilfe dieser Fragen können Sie herausfinden, ob das Unternehmen ein angenehmer Arbeitsplatz ist und in welchen Bereichen noch Verbesserungsbedarf besteht.
Wenn Abschlussgespräche sinnvoll gestaltet werden, erhalten Arbeitgeber wertvolles, ehrliches Feedback von einer erfahrenen, internen Quelle. Verwenden Sie ein Formular für Abschlussgespräche und sammeln wichtige Fragen. Dann können Sie Antworten besser sortieren und stellen sicher, dass alle Bereiche beachtet werden, die der Mitarbeiter anspricht. So erhalten Sie eine Grundlage, um Ihr Unternehmen zu verbessern.
Vorlage für Feedback an Mitarbeiter*innen
Verwenden Sie unsere Vorlage, um aus dem Unternehmen ausscheidenden Mitarbeiter*innen Feedback zu geben.
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