Was ist ein strukturiertes Vorstellungsgespräch?

Die Grundlage für ein strukturiertes Interview ist ein Fragenkatalog, der allen Kandidat*innen für eine bestimmte Stelle gestellt wird. Die Fragen orientieren sich dabei an den Fähigkeiten, der Berufserfahrung und den Soft Skills, die in der Stellenausschreibung gefordert werden. Vor dem Jobinterview überlegen die Personalabteilung und die für die Stellenbesetzung verantwortliche Führungskraft, welche Fragen sie Kandidat*innen stellen werden.

Im Gegensatz zum strukturierten Interview stellen bei einem frei geführten Vorstellungsgespräch die HR-Verantwortlichen oder die zuständige Führungskraft die Fragen spontan. So kann es passieren, dass den einzelnen Kandidat*innen ganz unterschiedliche Fragen gestellt werden. Selbst wenn sich die HR-Verantwortlichen Notizen machen, sind sie vermutlich nicht vergleichbar. Oft wird in unstrukturierten Gesprächen aber nichts protokolliert, sodass die Gefahr besteht, dass die Personalentscheidung nach Bauchgefühl getroffen wird.

Was sind die Vorteile eines strukturierten Jobinterviews?

Für Ihr Unternehmen und das Auswahlpanel haben strukturierte Vorstellungsgespräche viele Vorteile.

Optimale Vorbereitung

Mit einem vorbereiteten Fragenkatalog kann Ihr Team ein gutes Bewerbungsgespräch führen, da es sich voll und ganz auf die Antworten der Kandidat*innen konzentrieren kann, anstatt sich spontan die nächsten Fragen zu überlegen. Außerdem ist so gewährleistet, dass sich die Fragen konkret auf die zu besetzende Rolle beziehen.

Pluspunkt als Arbeitgebermarke

Indem Sie strukturierte Vorstellungsgespräche führen, signalisieren Sie den Kandidat*innen, dass Sie bei der Personalauswahl professionell vorgehen. Der professionelle Eindruck stärkt Ihre Arbeitgebermarke und kann ein Vorteil im Wettbewerb um erfahrene Fachkräfte und junge Talente sein.

Bessere Vergleichbarkeit

Strukturierte Vorstellungsgespräche verhindern, dass individuellen Kandidat*innen unterschiedliche Fragen gestellt werden. Die Antworten auf Ihren Fragenkatalog verdeutlichen die Unterschiede zwischen den einzelnen Bewerber*innen. Dadurch kann das Panel sie gut vergleichen und möglichst objektiv entscheiden.

Faires Auswahlverfahren

Ein strukturiertes Interview gewährleistet ein faires Auswahlverfahren. Die vorbereiteten Fragen richten Ihre Aufmerksamkeit auf die für die Stelle wichtigen Kompetenzen, weniger auf individuelle Eigenschaften. Aus dem Fragenkatalog können Sie eine Bewertungsmatrix ableiten. Jedes Mitglied im Panel bekommt einen Bewertungsbogen fürs Vorstellungsgespräch, um sich dort Notizen für die spätere Entscheidung zu machen.

Rechtliche Absicherung

Eine weitere wichtige Funktion eines strukturierten Interviews mit Bewertungsbögen ist die rechtliche Absicherung, da Sie darin nachvollziehbar dokumentieren, nach welchen Kriterien Sie Kandidat*innen eine Zu- oder Absage erteilt haben. Damit können Sie nachweisen, dass Sie das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) eingehalten haben und der Auswahlprozess fair ablief.

Was sind die Nachteile von strukturierten Vorstellungsgesprächen?

Strukturierte Vorstellungsgespräche gelten zwar als valide und fair, weil die Fragen für alle Kandidat*innen gleich sind, dennoch haben sie auch einige Nachteile:

• Geringere Flexibilität: Das Auswahlpanel hat weniger Spielraum, spontan nachzufragen oder auf individuelle Besonderheiten einzugehen. Deshalb entgehen ihm vielleicht wichtige Hinweise auf die Motivation oder die Persönlichkeit von Kandidat*innen.
• Hoher Aufwand für die Vorbereitung: Für strukturierte Vorstellungsgespräche müssen die Fragen aus dem Anforderungsprofil abgeleitet werden. Auch die Entwicklung der Bewertungsbögen und Bewertungsmethodik ist zeitaufwendig. Oft ist auch eine Schulung notwendig, damit das Auswahlpanel die vorgegebene Struktur konsequent einhält.
• Weniger Raum für Persönlichkeit: Da sich das Panel genau an die Struktur halten muss, können strukturierte Vorstellungsgespräche gelegentlich starr und unpersönlich wirken. So entgehen Ihnen möglicherweise subjektive Eindrücke von Soft Skills, Kreativität oder dem Cultural Fit.
• Negative Candidate Experience: Zwar steht ein strukturiertes Interview für professionelles Recruiting, dennoch kann es sich negativ auf die Erfahrung der Kandidat*innen auswirken, wenn sie die Gespräche als unnatürlich oder unpersönlich empfinden. Darunter könnte Ihr Image als Arbeitgebermarke leiden.
• Verzerrung durch Bewertungskriterien: Allzu starre Kriterien können dazu führen, dass durch die angestrebte Objektivität wichtige Nuancen und persönlicher Eindruck übersehen werden.

Warum sind strukturierte Jobinterviews sinnvoll?

Durch das strukturierte Vorstellungsgespräch mit einem Fragenkatalog, der für alle Kandidat*innen gleich ist, und dem Bewertungsbogen dokumentieren Sie die Entscheidungsfindung systematisch und transparent. Dadurch können Sie intern und bei Bedarf auch extern belegen, dass der Auswahlprozess fair und objektiv ablief. Die Personalentscheidung ist somit nachvollziehbar und Sie können gegebenenfalls Kandidat*innen, die einen Ablehnungsbrief nach dem Interview erhalten haben, nochmals die Gründe erläutern.

Strukturierte Vorstellungsgespräche minimieren Fehlbesetzungen, denn fehlbesetzte Stellen können für Unternehmen teuer werden. Zwar ist es möglich, neue Mitarbeiter*innen während der Probezeit zu kündigen. Doch bis dahin hat Ihr Unternehmen meist schon viel in die neue Fach- oder Führungskraft investiert, von der zeitintensiven Personalsuche bis hin zum Onboarding und die Einarbeitung. Eine erneute Stellenausschreibung bedeutet, dass die Position weiter nicht besetzt ist und Ihr Unternehmen noch länger auf die so dringend benötigte Unterstützung warten muss.

Wie bereitet man ein strukturiertes Vorstellungsgespräch vor?

Stellen Sie sicher, dass alle Mitglieder des Auswahlpanels verfügbar sind, und planen Sie ausreichend Zeit ein. Rechnen Sie mit 45 bis 60 Minuten pro Kandidat*in. Berücksichtigen Sie auch die Zeit, die das Panel nach dem Gespräch benötigt, um die Notizen zu vervollständigen und den Bewertungsbogen auszufüllen.

Bevor Sie ein Vorstellungsgespräch führen, bereiten Sie die Lebensläufe und Anschreiben der Kandidat*innen vor. Neben dem festgelegten Fragenkatalog für das Interview sollten Sie auch den Bewertungsbogen bereithalten und sich mit dem Panel darüber verständigt haben, wie Sie die einzelnen Fragen gewichten und welche Bewertungsskala Sie verwenden.

Wie bereitet man einen Bewertungsbogen vor?

Der Bewertungsbogen für strukturierte Vorstellungsgespräche ist ein wichtiges Tool, um die Kandidat*innen für eine Stelle fair einzuschätzen und die endgültige Entscheidung zu treffen.

Ein Bewertungsbogen stellt sicher, dass alle Mitglieder des Auswahlpanels dieselben Auswahlkriterien und Gewichtungen anwenden. Deshalb sollte in den Bewertungsbögen auch stehen, welches Notensystem der Bewertung zugrunde liegt. Für bestimmte Kriterien können Sie auch Checklisten in den Bogen aufnehmen. Auf jeden Fall sollte er ausreichend Platz für Notizen bieten und Fachkompetenzen, Soft Skills und andere Kriterien erfassen.

Welche Fragen eignen sich für strukturierte Interviews?

Der Fragenkatalog für ein strukturiertes Vorstellungsgespräch orientiert sich am Anforderungsprofil, das Kandidat*innen erfüllen müssen, um die ausgeschriebene Position erfolgreich auszufüllen. Die vorbereiteten Fragen sollten daher auf die Kompetenzen, Verhaltensweisen und Soft Skills abzielen, die in der Stellenausschreibung gefordert werden.

Wenn Sie eine neue Vertriebsleitung suchen, werden Sie Ihr Augenmerk eher auf die Kundenorientierung, das Verkaufstalent und die Führungsstärke von Kandidat*innen richten. Wollen Sie eine Stelle im Bereich Softwareentwicklung besetzen, achten Sie vermutlich vor allem auf Erfahrung mit Agile, Scrum, Sprints und verschiedenen Programmiersprachen.

Welche Arten strukturierter Vorstellungsgespräche gibt es?

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, strukturierte Vorstellungsgespräche zu gestalten. Man unterscheidet beispielsweise situative, verhaltensbasierte und fachlich orientierte Vorstellungsgespräche. In der Praxis gibt es häufig auch Mischformen. In multimodalen Interviews werden die unterschiedlichen Arten von Fragen mit biografischen Informationen und Fragen zum beruflichen Werdegang kombiniert. Mitunter geschieht dies in mehreren Gesprächsrunden mit unterschiedlichen Personen.

Situative Fragen

In situativen Fragen bitten Sie Kandidat*innen, hypothetische Szenarien zu beschreiben, die für die ausgeschriebene Stelle relevant sind. In den Antworten erfahren Sie, wie sich Kandidat*innen in solchen Situationen verhalten würden. Im Gespräch mit Bewerber*innen für den Customer Service könnten Sie beispielsweise fragen, wie sie mit schwierigen Kund*innen umgehen. Kandidat*innen für eine Teamleitung könnten Sie fragen, wie sie Konflikte am Arbeitsplatz managen würden. Die Antworten vermitteln Ihnen einen Eindruck von der Kommunikationsfähigkeit, Problemlösungskompetenz, Entscheidungsfindung und anderen Skills. Die Antworten sind jedoch ebenfalls rein hypothetisch, verraten Ihnen aber schon einiges über die Einstellung und Denkweise der Kandidat*innen.

Beispiele für situative Fragen

• Wie würden Sie reagieren, wenn Ihnen eine Aufgabe ohne konkrete Anweisungen angetragen wird?
• Was würden Sie unternehmen, um ein Team in einer schwierigen Phase zu motivieren?
• Wie würden Sie mit einem verärgerten Kunden umgehen, der mit der Leistung des Unternehmens nicht zufrieden ist?

• Wie stellen Sie sicher, dass Sie stets die Interessen wichtiger Stakeholder*innen im Blick behalten?

Solche hypothetischen Fragen eignen sich für Berufs- oder Quereinsteiger*innen. In solchen Fällen kann das Panel nicht davon ausgehen, dass die Kandidat*innen bestimmte berufliche Situationen schon erlebt haben.

Verhaltens- und kompetenzbasierte Fragen

Solche Fragen zielen auf bestimmte Verhaltensweisen, Soft Skills und Kompetenzen ab, die Kandidat*innen in der Vergangenheit unter Beweis gestellt haben. Die genannten Beispiele sind ein guter Indikator dafür, wie sie ähnliche Situationen in der neuen Stelle meistern werden. Als Arbeitgeber erfahren Sie durch Fragen für kompetenzbasierte Jobinterviews, wie Kandidat*innen in der Vergangenheit eine Verhandlung geführt, einen Konflikt beigelegt oder Führungsstärke gezeigt haben. Verhaltensbezogene Fragen für Vorstellungsgespräche eignen sich für Berufserfahrene und Führungskräfte.

Beispiele für verhaltens- und kompetenzbasierte Fragen

• Können Sie eine Situation schildern, in der Sie ein komplexes Problem lösen mussten. Wie sind Sie vorgegangen?
• Schildern Sie eine Konfliktsituation im Team. Wie sind Sie damit umgegangen?

• Beschreiben Sie einen Fall, in dem ein Mitglied in Ihrem Team dauerhaft unterdurchschnittliche Leistung erbracht hat. Was haben Sie unternommen?

Gehen Sie bei verhaltens- und kompetenzbasierten Fragen nach der STAR-Methode vor und fragen Sie nach, damit Sie genau verstehen, wie Kandidat*innen angesichts einer bestimmten Situation und Aufgabe gehandelt haben und welches Ergebnis sie dadurch erzielt haben. So bekommen Sie einen realistischen Eindruck davon, wie sich die Bewerber*innen verhalten, und können Rückschlüsse auf Soft Skills wie Problemlösungskompetenz, Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit ziehen.

Aus den Antworten aller Fragen können Sie indirekt Soft Skills als wichtige Auswahlkriterien ableiten.

Fachliche Fragen

Wenn Sie Fachkräfte mit speziellen Kenntnissen und Fähigkeiten suchen, stellen Sie auch Fachfragen. Die Antworten zeigen Ihnen, wie Kandidat*innen an fachliche Herausforderungen herangehen. So erfahren Sie schnell, wie fundiert ihr Fachwissen wirklich ist.

Beispiele für fachliche Fragen

• Welche Fachkenntnisse bringen Sie für die zu besetzende Stelle mit?

• Können Sie ein Projekt beschreiben, in dem Sie Ihr Know-how erfolgreich eingesetzt haben?

• Wie stellen Sie sicher, dass Sie in Ihrem Fachgebiet stets auf dem Laufenden sind?
• Mit welchen Bildbearbeitungstools sind Sie vertraut?

Fragen nach den fachlichen Kompetenzen sind besonders für Fachkräfte wichtig, mit denen Sie wertvolles Know-how ins Unternehmen holen möchten. Achten Sie dabei nicht nur auf die Berufserfahrung und die aktuellen Fachkenntnisse, sondern auf die Bereitschaft, sich fachlich kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Ablauf von multimodalen Vorstellungsgesprächen

Multimodale Interviews sind eine Mischform aus strukturiertem Vorstellungsgespräch und freieren Elementen. Nach etwas Small Talk und den Eröffnungsfragen gibt das Auswahlpanel den Kandidat*innen die Gelegenheit, sich selbst zu präsentieren und etwas über Herkunft, beruflichen Werdegang und die Karriereziele zu erzählen. Darauf kann das Panel offene Fragen stellen, um bestimmte Punkte von Interesse zu vertiefen. Auch fachliche Fragen, zum Beispiel zu Fachkenntnissen und der Spezialisierung können Sie stellen.

Basierend auf dem Anforderungsprofil werden den Kandidat*innen anschließend Fragen zum Werdegang gestellt, um mehr über deren Berufserfahrung und fachliche Eignung zu erfahren. Zum Auftakt des nächsten Fragenblocks erläutert die verantwortliche Führungskraft für die Stellenbesetzung, was die Rolle an Aufgaben und Verantwortlichkeiten umfasst. Daran schließen sich situative Fragen an, die für alle Kandidat*innen gleich sind. Die Antworten zeigen dem Panel, wie diese mit Herausforderungen umgehen und welche Soft Skills sie mitbringen.

Wie eröffnet und beendet man ein strukturiertes Interview?

Selbst bei strukturierten Vorstellungsgesprächen besteht bei der Eröffnung und dem Abschluss des Gesprächs genügend Flexibilität, um individuell auf Kandidat*innen einzugehen.

Gesprächsauftakt

Legen Sie sich Eisbrecher und Fragen zur Eröffnung des Gesprächs zurecht, die nicht für alle Kandidat*innen gleich sein müssen. Während Sie Kandidat*innen aus einer anderen Stadt danach fragen können, ob sie gut hergefunden haben, ist diese Frage für interne Bewerber*innen nicht geeignet. Die Eröffnungsfragen dienen in erster Linie dazu, eine angenehme Gesprächsatmosphäre zu schaffen und Kandidat*innen mit Small Talk zu helfen, ihre Nervosität abzubauen.

Beispiele für Auftaktfragen

• Wie sind Sie angereist?
• Haben Sie gut hergefunden?
• Gefällt Ihnen unser Standort?
• Wie sind Sie auf die Stelle aufmerksam geworden?

Gesprächsabschluss

Bereiten Sie darüber hinaus auch den Abschluss des Vorstellungsgesprächs vor. Hierzu gehört es, Kandidat*innen über den Zeitrahmen und die nächsten Schritte des Auswahlverfahrens zu informieren. Geben Sie den Kandidat*innen am Ende des Gesprächs die Gelegenheit, ihre Fragen zu stellen. Am besten bereiten Sie sich schon im Vorfeld auf häufige Bewerberfragen im Vorstellungsgespräch vor.

Typische Bewerberfragen am Ende eines Vorstellungsgesprächs

• Wie sieht ein typischer Arbeitstag in der ausgeschriebenen Rolle aus?
• Wie gestaltet sich das Onboarding für neue Mitarbeiter*innen?
• Welche Erwartungen haben Sie an Neuzugänge in den ersten sechs Monaten?
• Wie würden Sie die Unternehmenskultur beschreiben?

Mit einem strukturierten Vorstellungsgespräch signalisieren Sie Kandidat*innen, dass Sie bei der Personalsuche professionell vorgehen und Wert auf ein faires Auswahlverfahren legen. Intern gewährleistet die Vorbereitung solcher Interviews, dass die Fragen einen Bezug zum Anforderungsprofil und zur Stellenbeschreibung haben. Somit stellen Sie die relevanten Fragen und erhalten aussagekräftige Antworten, sodass Sie einschätzen können, wie Kandidat*innen an ihre Aufgaben herangehen werden. Ein strukturiertes Interview ermöglicht Ihnen, Bewerber*innen fair zu vergleichen und Bauchentscheidungen und damit unbewusste Vorurteile zu vermeiden.