Was sind situative Fragen?
Situative oder verhaltensbezogene Fragen kommen in Vorstellungsgesprächen zum Einsatz, um sich ein genaues Bild von den berufsbezogenen Erfahrungen, den Fähigkeiten und der generellen Eignung der Bewerber*innen zu machen. Bei der Beantwortung schildern die Befragten, wie sie sich in bestimmten Situationen verhalten würden bzw. in der Vergangenheit tatsächlich gehandelt haben. Situative Interviews beruhen auf der Annahme, dass sich aus Handlungsabsichten valide Aussagen über zukünftige Vorgehens- und Verhaltensweisen ableiten lassen. Wenn sie die richtigen Fragen stellen, können Arbeitgeber einen Eindruck von der Denkart, der Entscheidungsfähigkeit und der Problemlösekompetenz potenzieller Mitarbeiter*innen erhalten und eventuelle Warnsignale rechtzeitig erkennen.
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Beispiele für situative Interviewfragen
Mit situativen Fragen können Arbeitgeber herausfinden, ob die Bewerber*innen die nötigen Fähigkeiten für eine bestimmte Position mitbringen. Je nach den individuellen Anforderungen im Stellenprofil lassen sich in situativen Interviews unter anderem die folgenden Soft Skills abfragen:
Beispielfrage zur Kommunikationsfähigkeit
Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie komplexe Informationen an Teammitglieder oder Kund*innen vermitteln mussten. Wie haben Sie sichergestellt, dass Ihre Botschaft klar und verständlich war?
Kommunikationsfähigkeit ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für ein produktives Arbeitsumfeld. Selbst Jobs ohne Kundenkontakt erfordern ständige Interaktionen mit Kolleg*innen und Vorgesetzten. Für viele Arbeitgeber ist Kommunikationsstärke das entscheidende Kriterium beim Recruiting neuer Talente.
Bei der Beantwortung von situativen Fragen zur Kommunikationsfähigkeit ist das „Wie“ oft aussagekräftiger als das Gesagte. Können sich die Bewerber*innen gut ausdrücken oder kommen sie ins Stocken? Wählen sie adäquate Formulierungen? Ist die Antwort in sich schlüssig, der Ton angemessen? Wenn sämtliche Kriterien erfüllt sind und dann auch noch die Inhalte mit Ihren Erwartungen übereinstimmen, haben Sie vielleicht schon das passende Talent für Ihre freie Stelle gefunden.
Beispielfrage zur Problemlösekompetenz
Schildern Sie eine Situation, in der Sie mit einem unerwarteten Problem konfrontiert waren. Wie sind Sie vorgegangen, um eine Lösung zu erarbeiten?
Mit dieser situativen Frage können Sie herausfinden, wie Bewerber*innen auf berufliche Herausforderungen reagieren und ob sie in realen Problemlagen zu lösungsorientiertem Handeln und effektivem Konfliktmanagement in der Lage sind. Kandidat*innen, die Krisensituationen zunächst sachlich analysieren und dann kreative Bewältigungsstrategien entwickeln, können eine echte Bereicherung für Unternehmen sein.
Gute Antworten auf situative Fragen zur Problemlösekompetenz zeichnen sich dadurch aus, dass sie das Problem objektiv beschreiben, einen strukturierten Lösungsansatz darlegen und das individuelle Vorgehen nachvollziehbar erklären. Darüber hinaus ist entscheidend, ob die Bewerber*innen Eigeninitiative gezeigt, die vorhandenen Ressourcen sinnvoll genutzt und für die Zukunft aus der Situation gelernt haben.
Beispielfrage zur Teamfähigkeit
Erzählen Sie von einer Herausforderung, die Sie im Team bewältigen mussten. Welche Rolle haben Sie dabei übernommen und wie konnten Sie zur Problemlösung beitragen?
Teamarbeit ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für Unternehmen, da sie den Weg für konsensfähige Entscheidungen, ein angenehmes Betriebsklima und optimale Arbeitsergebnisse bereitet. Fragen zur Teamfähigkeit geben Aufschluss darüber, wie gut Bewerber*innen mit anderen zusammenarbeiten können und ob sie bereit sind, sich für gemeinsame Unternehmensziele einzusetzen.
Geeignete Kandidat*innen lassen in ihrer Antwort die Breitschaft erkennen, sich in die vorhandene Teamstruktur im Unternehmen einzufügen. Sie gewähren ihrem Gegenüber einen Einblick in ihre Kommunikations-, Kooperations- und Konfliktlösungsfähigkeiten im Umgang mit Kolleg*innen und Vorgesetzten.
Beispielfrage zur Entscheidungsfindung
Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie eine schwierige Entscheidung treffen mussten. Wie sind Sie vorgegangen?
Mit situativen Fragen zur Entscheidungsfindung lässt sich beurteilen, ob die Bewerber*innen auch in kritischen Situationen einen kühlen Kopf bewahren, analytisch denken und fundierte, rationale Entschlüsse fassen können. Sie helfen Arbeitgebern zu verstehen, wie Informationen bewertet und Risiken abgewägt werden.
Achten Sie darauf, wie die Kandidat*innen den Entscheidungsfindungsprozess und die nachfolgende Umsetzung beschreiben und ob sie dabei die strategischen Unternehmensziele im Blick hatten. Stellen Sie sicher, dass alle verfügbaren Daten und mögliche Alternativen berücksichtigt und die Verantwortung für das eigene Vorgehen übernommen wurde. Auch das Ergebnis der Entscheidung stellt ein valides Bewertungskriterium dar.
Beispielfrage zur Organisationsfähigkeit
Erzählen Sie von einem Projekt, das Sie erfolgreich koordiniert haben. Mit welchen Tools oder Methoden konnten Sie reibungslose Abläufe sicherstellen?
Mit Fragen zur Organisationsfähigkeit soll bewertet werden, ob die Bewerber*innen ihre Aufgaben sinnvoll strukturieren, Prioritäten setzen und vorhandene Ressourcen effektiv nutzen können. Die Antworten gewähren Einblicke in das Zeitmanagement und die Planungskompetenzen der Kandidat*innen.
Gute Antworten heben die Erfolge hervor, die unmittelbar aus der Organisationsfähigkeit der Befragten resultieren. Sie beschreiben eine systematische Vorgehensweise und zeigen, dass auch unerwartete Herausforderungen angemessen gemeistert wurden. Wenn Sie Kandidat*innen konkrete Zeitmanagement-Tools wie die Timeboxing-Methode erwähnen, können Sie das als weiteren Pluspunkt werten.
Beispielfrage zur Belastbarkeit
Erinnern Sie sich an eine Situation, in der Sie unter hohem Zeitdruck arbeiten mussten. Wie sind Sie damit umgegangen?
Wenn die zu besetzende Stelle mit viel Verantwortung verbunden ist oder schnelle Entscheidungen und flexible Anpassungen an unvorhersehbare Situationen erfordert, sollten Sie nach Kandidat*innen suchen, die mit den Auswirkungen von Stress am Arbeitsplatz gut umgehen können.
Achten Sie bei der Beantwortung darauf, wie die Bewerber*innen ihre Aufgaben strukturieren und priorisieren. Sind Sie mit gängigen Stressbewältigungsstrategien und Maßnahmen zur Burnout-Prävention vertraut? Konnte trotz Zeitdruck ein positives Ergebnis erzielt werden?
Beispielfrage zur Lernbereitschaft
Schildern Sie eine Situation, in der Sie neue Fähigkeiten oder Kenntnisse erwerben mussten, um eine Herausforderung zu bewältigen. Wie sind Sie vorgegangen und was haben Sie dabei über sich selbst gelernt?
Dass sich Unternehmen flexibel auf die sich ständig verändernden Marktbedingungen einstellen, ist ein entscheidendes Erfolgskriterium in der schnelllebigen VUCA-Welt. Dazu benötigen sie Mitarbeiter*innen, die eine grundsätzliche Bereitschaft zur Kompetenzentwicklung mitbringen. Ob der Wille zu lebenslangem Lernen vorhanden ist, können Sie mit situativen Fragen zu diesem Themenkomplex herausfinden.
Mit ihren Antworten sollten die Bewerber*innen ein umfassendes Interesse an beruflichem und persönlichem Wachstum signalisieren. Sie sollten zeigen, dass sie ihre eigenen Stärken und Schwächen realistisch einschätzen können, sich bei Bedarf Unterstützung suchen und konstruktives Feedback als Mittel zur kontinuierlichen Verbesserung dankend annehmen.
Beispielfrage zur Führungskompetenz
Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie ein Team geleitet haben. Wie haben Sie die Teammitglieder motiviert, ihre Stärken gefördert und Herausforderungen gemeistert?
Wenn Sie eine leitende Funktion besetzen möchten, sind geeignete Führungskräfte das Erfolgskapital von Unternehmen. Sie fördern und fordern, sie inspirieren und koordinieren, kontrollieren und delegieren. Situative Fragen zur Führungskompetenz lassen erkennen, ob die Bewerber*innen bereit für die vielen verantwortungsvollen Aufgaben sind, die mit leitenden Positionen einhergehen.
Ob autoritär oder demokratisch – achten Sie darauf, dass der in der Antwort beschriebene Führungsstil zur Unternehmenskultur und den Bedürfnissen Ihrer Beschäftigten passt. Eignet sich die dargelegte Vorgehensweise, um Ihre Mitarbeiter*innen zu motivieren und zu neuen Bestleistungen anzuspornen?
Selbstverständlich können Sie auch andere fachliche und soziale Kompetenzen in Ihrem situativen Interview abfragen. Kommt es bei der zu besetzenden Stelle beispielsweise besonders auf Kundenorientierung, Empathie oder strategisches Denken an? Entwickeln Sie die entsprechende Fragen zu Szenarien aus dem Arbeitsalltag in Ihrer Branche und nutzen Sie die Antworten, um die Fähigkeiten der Bewerber*innen in praxisnahen Situationen zu beurteilen und miteinander zu vergleichen.
Situative Interviews führen: So geht’s
Bevor sie ein Vorstellungsgespräch führen, sollten sich auch Arbeitgeber umfassend auf den wichtigen Termin vorbereiten. Bei situativen Interviews, die in der Regel einem standardisierten Schema folgen, ist ein strukturiertes Vorgehen von entscheidender Bedeutung.
1. Definieren Sie die relevanten Fähigkeiten
Ein ausführliches Anforderungsprofil mit den wichtigsten Fähigkeiten und Qualifikationen geeigneter Bewerber*innen können Sie in der Regel aus der zugehörigen Stellenbeschreibung entnehmen. Im situativen Interview sollten Sie sich jedoch auf maximal zehn Fragen zu den wichtigsten Eigenschaften beschränken, um die Kandidat*innen nicht zu überfordern und die Auswertung und Entscheidungsfindung nicht unnötig zu erschweren.
2. Erstellen Sie einen einheitlichen Fragenkatalog
In einem nächsten Schritt entwickeln Sie realistische Situationen, die im zukünftigen Arbeitsalltag der Bewerber*innen auftreten könnten. Die Szenarien sollten die Anforderungen der Stelle möglichst exakt widerspiegeln. In situativen Interviews können entweder konkrete Verhaltensweisen aus früheren Tätigkeiten oder beabsichtigte Reaktionen in einer noch unbekannten Situation abgefragt werden.
3. Legen Sie objektive Bewertungskriterien fest
Um einen fairen Recruitingprozess und Chancengleichheit am Arbeitsplatz zu gewährleisten, sollten Sie einheitliche Messgrößen für situative Interviews festlegen. Indem Sie das Vorliegen bestimmter Kompetenzen beispielsweise auf einer Skala von 0 bis 5 bewerten, erhalten Sie standardisierte Ergebnisse, die einen objektiven Vergleich der Kandidat*innen ermöglichen und das Risiko von Ungleichbehandlungen bei der Personalsuche reduzieren.
4. Setzen Sie geschulte Interviewer*innen ein
Alle an der Personalsuche beteiligten Mitarbeiter*innen sollten wissen, wie ein situatives Vorstellungsgespräch abläuft und welche Ziele damit verfolgt werden. Außerdem ist wichtig, dass sie sich mit gängigen Interviewtechniken auskennen. Vor allem die STAR-Methode (Situation, Task, Action, Result) kommt in verhaltensbasierten Vorstellungsgesprächen häufig zum Einsatz. Darüber hinaus lohnen sich Schulungen zu unbewussten Vorurteilen, um diskriminierendem Verhalten im Bewerbungsprozess vorzubeugen.
5. Dokumentieren Sie die Ergebnisse
Umfassend dokumentierte Ergebnisse liefern eine nachvollziehbare Referenz für zukünftige Einstellungsentscheidungen und können den Recruitingprozess optimieren. Häufig werden die Auswertungen auch zur kontinuierlichen Verbesserung des Bewerbungsverfahrens herangezogen. Einige Arbeitgeber holen sogar das Feedback erfolgreich befragter Fachkräfte ein, um aus ihren Erfahrungen mit den situativen Interviewfragen zu lernen.
Situative Fragen bilden die Grundlage für kompetenzbasiertes Recruiting. Sie gewährleisten eine faire Bewerberauswahl nach objektiven Kriterien und können maßgeblich dazu beitragen, dass Arbeitgeber schnell eine passende Besetzung für die freien Stellen in ihrem Unternehmen finden. Ausgestattet mit weitreichenden Qualifikationen, praktischen Erfahrungen und relevanten Soft Skills können die neuen Mitarbeiter*innen jedem nur erdenklichen Szenario kompetent begegnen und sich für den dauerhaften Unternehmenserfolg einsetzen.
