Was ist ein Vorstellungsgespräch?
Was ist eigentlich ein Vorstellungsgespräch? Kurz gesagt handelt es sich dabei um ein Gespräch, das zwischen Ihnen, dem Arbeitgeber und/oder Vertretungen des Unternehmens und einem Bewerber oder einer Bewerberin stattfindet. Im Allgemeinen sind beide Parteien physisch anwesend, aber heutzutage ist es auch möglich, den ersten Anruf digital zu tätigen. Das Vorstellungsgespräch hat mehrere Ziele. Zunächst möchten Sie natürlich die Kandidatin oder den Kandidaten kennenlernen und herausfinden, ob die Person gut zu Ihrem Unternehmen und der zu besetzenden Stelle passt. Umgekehrt ist dies auch eine Gelegenheit für Kandidat*innen, mehr Informationen über die Stelle und das Unternehmen zu erhalten, um zu sehen, ob sie gut zu ihnen passen.
Leitfaden zur Führung eines Vorstellungsgesprächs
Ebenso wie es für Bewerber*innen wichtig ist, sich gut auf das Vorstellungsgespräch vorzubereiten, ist es auch für Sie als Arbeitgeber von besonderer Bedeutung, ein Bewerbungsgespräch gut zu führen. Dadurch wird verhindert, dass Sie eine Person einstellen, die für die Stelle nicht geeignet ist. Darüber hinaus hinterlassen Sie bei Kandidat*innen einen positiven Eindruck über Ihr Unternehmen. Nachfolgend sind die einzelnen Schritte zur Vorbereitung Ihres Bewerbungsgespräches beschrieben.
Lebenslauf und Anschreiben
Nachdem die freie Stelle ausgeschrieben wurde, gehen die Lebensläufe und Bewerbungsschreiben der Interessenten ein. Vielleicht sind Sie die Person, die eine Auswahl trifft, aber in einem etwas größeren Unternehmen ist es auch möglich, dass die Personalabteilung eine Vorauswahl trifft. Um zu bestimmen, wen Sie zu einem Vorstellungsgespräch einladen, kann es hilfreich sein, im Voraus eine Liste zu erstellen, in der Sie die Anforderungen genau festlegen. Gibt es ein bestimmtes Diplom, das Kandidat*innen besitzen sollten? Welche Art von Arbeitserfahrung ist wichtig? Und welche Charakterzüge sind wichtig? Lesen Sie dann alle Lebensläufe und Anschreiben sorgfältig durch und analysieren Sie anhand Ihrer Liste, wen Sie zu einem Vorstellungsgespräch einladen möchten.
Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch
Die Vorbereitung der Interviews beginnt mit den Lebensläufen und Anschreiben. Jede Person ist anders und deshalb ist es wichtig, dass Sie jedes Gespräch separat vorbereiten. Gehen Sie für jede Kandidatin und jeden Kandidaten alle Dokumente noch einmal durch und fragen Sie sich, was Sie über diese Person wissen möchten. Es gibt mehrere Standardfragen, die viele Arbeitgeber während eines Vorstellungsgesprächs stellen. „Wo sehen Sie sich selbst in fünf Jahren?“ ist ein gutes Beispiel dafür. Aber es zeigt Sie von einer besseren Seite, wenn die Fragen, die Sie stellen, an die Bewerbung der entsprechenden Kandidat*innen angepasst sind. Gehen Sie zum Beispiel detaillierter auf die Ausbildung oder Berufserfahrung ein oder fragen Sie, was eine Person in Ihrem Unternehmen erreichen möchte. Wenn das Bewerbungsverfahren aus mehreren Runden besteht, überlegen Sie sich vorher, was Sie beim ersten Gespräch wissen wollen und welche Details Sie in einer zweiten oder dritten Runde besprechen wollen.
Letzte Vorbereitungen zur Führung des Bewerbungsgesprächs
Sobald die Auswahl getroffen ist und die Bewerber*innen zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wurden, sind einige letzte Vorbereitungen erforderlich. Überlegen Sie zunächst, wer aus dem Unternehmen beim Vorstellungsgespräch anwesend sein sollte und prüfen Sie, ob diese Personen zu dem Zeitpunkt, an dem Sie die Interviews durchführen möchten, verfügbar sind. Wer bei einem Vorstellungsgespräch anwesend ist, hängt teilweise von der Art des Unternehmens und der Anzahl der Runden des Bewerbungsverfahrens ab. Es kann zum Beispiel wichtig sein, dass die Leitung der betreffenden Abteilung oder eine Person aus der Personalabteilung anwesend ist.
Und schließlich sollten Sie noch an folgende Kleinigkeiten denken: Gibt es einen Raum, in dem Bewerber*innen warten können? Und wer holt die Bewerber*innen ab und bringt sie in den Raum, in dem das Vorstellungsgespräch stattfindet? Es ist auch wichtig, dass Sie einen Besprechungsraum oder einen anderen Raum buchen, in dem die Gespräche ungestört stattfinden können. Achten Sie darauf, dass dieser Raum ordentlich aussieht, schließlich wollen Sie einen guten Eindruck auf Ihr potenzielles neues Talent machen.
Führen des Vorstellungsgesprächs
Ein Vorstellungsgespräch besteht aus einer Reihe von Teilen. Wir werden nachfolgend besprechen, worauf in den jeweiligen Phasen zu achten ist.
Einführung
Die erste Phase eines Vorstellungsgesprächs besteht darin, alle Anwesenden zu begrüßen und vorzustellen. Stellen Sie der Kandidatin oder dem Kandidaten alle Anwesenden vor und geben Sie für jede Person kurz an, welche Rolle sie spielt und in welchem Verhältnis sie zu der Stelle steht, für die sich die Person bewirbt. Es versteht sich von selbst, aber vergewissern Sie sich, dass Sie den Namen einer Bewerberin oder eines Bewerbers im Gedächtnis haben. Diese Phase des Vorstellungsgesprächs sollte einigermaßen entspannt sein, sie sollte Kandidat*innen das Gefühl geben, willkommen zu sein und sich wohl zu fühlen.
Beginn des eigentlichen Vorstellungsgesprächs
Nach der Vorstellung der Anwesenden ist es an der Zeit, die/den Kandidat*in besser kennenzulernen. Bitte Sie zum Beispiel darum, etwas über sich selbst zu erzählen und warum die Person an dieser Stelle interessiert ist. In weiterer Folge können Sie auch spezifische Fragen zu Dingen stellen, die im Lebenslauf und im Anschreiben erwähnt werden, wie z. B. Diplome, Berufserfahrung, Charaktereigenschaften und mögliche Hobbys. Finden Sie z. B. heraus, inwiefern die bisherige Berufserfahrung Ihrer ausgeschriebenen Position entspricht oder welche Charaktereigenschaften innerhalb eines Teams nützlich wären.
Geben Sie Bewerber*innen Zeit zu antworten, schließlich wollen Sie so viel wie möglich über ihn erfahren. Behandeln Sie sie außerdem so, wie Sie selbst behandelt werden möchten. Schauen Sie zum Beispiel nicht ständig auf Ihr Telefon oder aus dem Fenster, auch wenn es ein langweiliges Gespräch ist. Achten Sie neben den verbalen Antworten auch auf die Körpersprache. Was strahlt die Person aus? Wirkt sie selbstbewusst oder schüchtern?
Ihr Unternehmen und die ausgeschriebene Position
Nachdem Sie sich ein Bild von Bewerber*innen als potenzielle neue Mitarbeiter*innen gemacht haben, ist es nun an der Zeit, etwas mehr über Ihr Unternehmen und die Position zu erzählen. Schließlich wollen Sie auch Ihr Unternehmen besser vorstellen. Zu den Aspekten, die Sie erwähnen sollten, gehören die Arbeitsatmosphäre, die Beschäftigungsbedingungen und die Karrieremöglichkeiten. Erzählen Sie etwas über die Geschichte des Unternehmens, wie es einst begann und welche Pläne Sie für die Zukunft haben. Je nach Situation können Sie auch kurz erklären, warum die betreffende Stelle frei geworden ist und was das ehemalige Teammitglied jetzt macht.
Das Gehalt
Wenn das Bewerbungsverfahren nur aus einer Runde besteht, ist nun der geeignete Zeitpunkt, die Frage des Gehalts zu besprechen. Dieser Punkt ist allerdings von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Ist das Gehalt für die ausgeschriebene Position bereits festgelegt, dann brauchen Sie es nur zu erwähnen. Ist dies nicht der Fall, dann kann es zu Gehaltsverhandlungen kommen. Diese finden in der Regel allerdings erst nach dem Vorstellungsgespräch statt, wenn die Stelle angeboten wird. In dieser Phase können Sie jedoch vorab nach den Gehaltsvorstellungen fragen, damit Sie sich besser auf die Gehaltsverhandlungen vorbereiten können.
Fragerunde
Es ist üblich, vor Abschluss des Gesprächs die Gelegenheit zu geben, etwaige Fragen zu stellen. Gute Kandidat*innen werden sich darauf vorbereitet haben und einige Fragen stellen, die sich auf die Position oder das Unternehmen beziehen. Die Fragerunde sagt viel über eine Person aus. Alle, die wirklich an der Stelle interessiert sind, werden Informationen über das Unternehmen eingeholt haben und spezifische Fragen stellen. Wenig vorbereitete Personen werden eher einfache Fragen stellen, deren Antwort bereits auf der Webseite des Unternehmens oder in der Stellenbeschreibung zu finden sind. Beispiele hierfür sind: „In welchen Ländern ist das Unternehmen tätig?“ oder „Welche Art von Aufgaben bekomme ich in dieser Position?“ Wenn dies der Fall ist, ist es am besten, höflich darauf hinzuweisen.
Abschluss des Vorstellungsgesprächs
Wenn keine Fragen mehr offen sind, ist es Zeit, das Gespräch zu beenden. Wenn Sie davon überzeugt sind, dass eine Person geeignet ist, erläutern Sie kurz, wie das weitere Bewerbungsverfahren ablaufen wird. Teilen Sie außerdem sowohl geeigneten als auch ungeeigneten Kandidat*innen mit, wann sie ein Ergebnis des Vorstellungsgesprächs erhalten werden. Danken Sie für das Gespräch und gehen Sie ein Stück in Richtung Ausgang mit.
Ein letzter Tipp
Besonders wenn Sie viele Bewerbungsgespräche führen, ist es wahrscheinlich, dass Sie sich nicht an alle Einzelheiten jeder einzelnen Bewerbung erinnern können. Stellen Sie sicher, dass Sie zwischen den Vorstellungsgesprächen eine Pause einlegen, damit Sie sich Notizen über die jeweiligen Personen und das Gespräch machen können. Dadurch wird es leichter, anschließend eine Wahl zu treffen.
Die Entscheidung nach dem Vorstellungsgespräch
Nach den Vorstellungsgesprächen müssen Sie sich entscheiden, wem Sie die Stelle anbieten möchten bzw. wer in die nächste Bewerbungsrunde kommt. Nehmen Sie die Liste, die Sie für die Auswahl der Lebensläufe erstellt haben und vergleichen Sie diese mit den Notizen, die Sie sich während der Gespräche gemacht haben. Bei der Auswahl von geeigneten Kandidat*innen ist es nicht nur wichtig, dass sie die Anforderungen erfüllen, die Sie an die Position gestellt haben, sondern diese sollte auch zu den Karrierezielen des Bewerbers oder der Bewerberin passen. Was haben Kandidat*innen von der Stelle erwartet und passen sie gut in das Team? Wie haben sie auf Details wie Arbeitszeit und Gehalt reagiert? Besprechen Sie die Wahl auch mit den anderen beim Vorstellungsgespräch anwesenden Mitarbeiter*innen. Haben Sie sich auf einen Kandidaten oder eine Kandidatin geeinigt, informieren Sie sie. Dies kann per E-Mail oder Telefon erfolgen, um einen Termin für die Unterzeichnung des Arbeitsvertrages zu vereinbaren.
Die anderen Kandidat*innen werden Sie ebenfalls verständigen und Ihnen mitteilen müssen, dass Sie die Stelle anderweitig besetzt haben. Achten Sie darauf, dass dies keine negative Erfahrung für die abgewiesenen Bewerber*innen ist. Anstatt nur eine kurze Mitteilung zu machen, dass die betreffende Person für die Stelle nicht geeignet ist, sollten Sie auch ein Feedback geben, damit Kandidat*innen etwas für ihre nächste Bewerbung lernen können. Identifizieren Sie sowohl Stärken als auch Schwächen und geben Sie einige Tipps, wie sich daran arbeiten lässt. Schließen Sie positiv ab, indem Sie beispielsweise sagen, dass Sie das Bewerbungsinterview als angenehmes Gespräch erlebt haben.
