Vorbereitung auf Mitarbeitergespräche

Mitarbeitergespräche sind Führungsaufgabe und sollten daher nicht delegiert werden. Sie bieten eine Chance für einen sinnvollen Austausch und dürfen nicht als lästiger Pflichttermin wahrgenommen werden. Damit Sie als Vorgesetzte*r während des Gesprächs Ihr Ziel nicht aus den Augen verlieren und zu einem für beide Seiten befriedigenden Ergebnis kommen, möchten wir Ihnen einen generellen Leitfaden für das Führen von Mitarbeitergesprächen an die Hand geben. Im Vorfeld sollten drei Aspekte im Vordergrund stehen:

Organisatorische Vorbereitung

Mitarbeitergespräche gehen über die gewöhnliche Kommunikation im Arbeitsalltag hinaus und sollten nicht zwischen Tür und Angel stattfinden. Es ist wichtig, einen angemessenen Rahmen für den Dialog zu schaffen.

• Termin festlegen: Geben Sie Ihren Mitarbeitenden Zeit, sich auf das Gespräch vorzubereiten und informieren Sie sie mindestens zehn Tage im Voraus. Am Gesprächstag selbst sollte kein Zeitdruck herrschen, damit Sie in Ruhe sprechen können. Vor eventuellen Anschlussterminen planen Sie ausreichend Zeitpuffer ein.
• Ort auswählen: Soll das Gespräch in Ihrem Büro, einem Besprechungsraum oder am Arbeitsplatz des Mitarbeitenden stattfinden? Alternativ eignen sich auch ein Spaziergang oder Mittagessen, um eine angenehme Atmosphäre zu schaffen, die sich von der gewohnten Hierarchie in den Arbeitsräumlichkeiten unterscheidet. In jedem Fall sollten sämtliche Unterbrechungen ausgeschlossen sein.
• Teilnehmer bestimmen: Normalerweise handelt es sich bei Mitarbeitergesprächen um vertrauliche Vier-Augen-Situationen. Unter bestimmten Gegebenheiten sollte aus rechtlichen Gründen ein Mitglied der Personalabteilung anwesend sein. Wenn beide Gesprächsteilnehmer*innen einverstanden sind, können Dritte mit der eventuell nötigen Protokollführung beauftragt werden.
• Einladung vorbereiten: Die Aufforderung zum Gespräch kann mündlich oder schriftlich erfolgen. Aufgrund der höheren Verbindlichkeit empfehlen wir Ihnen die Schriftform. So bringen Sie gleichzeitig Ihre Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitenden zum Ausdruck und verdeutlichen den besonderen Stellenwert des Gesprächstermins.

Inhaltliche Vorbereitung

Die fachlichen Vorbereitungsaufgaben können sich je nach Art des Mitarbeitergesprächs unterscheiden. Geht es um eine regelmäßige Beurteilung am Jahresende oder gibt es einen bestimmten Anlass, wie beispielsweise eine anstehende Beförderung oder Feedback nach einem abgeschlossenen Projekt? Vielleicht gibt es auch einen weniger erfreulichen Grund für den Gesprächsbedarf, z. B. weil ein konkreter Konflikt gelöst werden muss oder sogar eine Kündigung ansteht? Generell können Sie bei der inhaltlichen Vorbereitung nach folgender Vorlage für Mitarbeitergespräche vorgehen:

• Gesprächsziel formulieren: Was möchten Sie durch das Gespräch erreichen? Definieren Sie konkrete Ziele und achten Sie auf deren Realisierbarkeit. Wenn Sie schon vor Gesprächsbeginn wissen, wo Sie hin möchten, wird die Ankunft beim erwünschten Ergebnis wahrscheinlicher.
• Unterlagen durchgehen: Ein Blick in die Personalakte kann nicht schaden. Sehen sich die Protokolle früherer Gespräche, den Arbeitsvertrag und eventuell vorhandene Beurteilungen an.
• Hilfsmittel festlegen: Oft ist es hilfreich, das Gesagte visuell zu untermauern. Genügt dafür ein Laptop oder erfordert die Veranschaulichung des Gesagten weitreichendere Maßnahmen, wie beispielsweise das Aufstellen eines Beamers?

Emotionale Vorbereitung

Neben der fachlichen Vorbereitung ist es für einen zielführenden Dialog mindestens genauso wichtig, die Mitarbeitenden als ganzheitliche Menschen wahrzunehmen. Vor allem, wenn Sie eine Person noch nicht so gut kennen, sollten Sie diesen Aspekt nicht unterschätzen.

• Persönliche Situation analysieren: Welche Hobbys und Vorlieben haben Ihre Mitarbeiter*innen? Achten Sie bei der Recherche darauf, dass Ihre Angestellten Ihnen zu keinerlei Auskunft in Bezug auf deren Privatleben verpflichtet sind. Aus Datenschutz- und Höflichkeitsgründen sollten Sie unbedingt dezent bleiben.
• Charaktereigenschaften deuten: Jeder geht anders mit Kritik um. Wie könnte das Teammitglied reagieren, wenn im Gesprächsverlauf die Emotionen hochkochen? Bleibt die Person ruhig oder lässt sie sich leicht reizen? Versuchen Sie vorauszusehen, bei welchen Punkten Einwände zu erwarten sind.
• Eigene Persönlichkeit nicht vernachlässigen: An einem Gespräch sind immer mindestens zwei Parteien beteiligt. Als Vorgesetzte*r sollten Sie auch Provokationen stets mit Ruhe und Gelassenheit begegnen. Machen Sie sich bewusst, dass aufbrausendes Verhalten die Vertrauensbeziehung zu Ihren Mitarbeitenden nachhaltig schädigen kann.

Grundsätzlich gilt: Nehmen Sie sich für die Vorbereitung des Gesprächs ungefähr so lange Zeit, wie Sie für den eigentlichen Gesprächstermin ansetzen, im Regelfall also rund 60 bis 90 Minuten.

Durchführung von Mitarbeitergesprächen

Für unseren Leitfaden teilen wir das Mitarbeitergespräch in drei Phasen auf. Nutzen Sie unsere Vorlage als Orientierung für einen erfolgreichen Dialog.

Gesprächsbeginn

Damit der Einstieg gelingt, sollte sich Ihr Gegenüber von Anfang an wohlfühlen. Bedenken Sie, dass ein Mitarbeitergespräch für Ihre Angestellten meist eine Stresssituation darstellt.

• Atmosphäre schaffen: Empfangen Sie Ihre Gesprächspartner*innen freundlich und stehen Sie zur Begrüßung auf. Wenn das Gespräch im Sitzen stattfindet, vermeiden Sie traditionelle Schreibtischsituationen. So verdeutlichen Sie den Mitarbeitenden, dass Sie sie als gleichwertige Dialogpartner*innen wahrnehmen und das Gespräch für Sie ein besonderer Anlass ist. Auch Getränke und Snacks können als Eisbrecher dienen.
• Ziel klären: Für den Gesprächseinstieg empfiehlt sich Smalltalk oder positives Feedback. Dann sollten Sie allerdings zügig Ihr eigentliches Anliegen zum Ausdruck bringen.

Hauptteil

Nach der einleitenden Phase beginnt das eigentliche Mitarbeitergespräch. In Bezug auf die Inhalte können Sie dabei gemäß dem folgenden Leitfaden vorgehen.

• Situation analysieren: Werfen Sie einen Blick auf bisher Erreichtes. Was haben Sie seit dem letzten Gespräch gemeinsam geschafft, welche Aufgaben sind noch zu bewältigen?
• Feedback geben: Würdigen Sie nicht nur die fachlichen Aspekte, sondern gehen Sie auch auf die sozialen Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter*innen ein. Natürlich dürfen Sie auch Kritik üben. Versuchen Sie jedoch, diese möglichst positiv zu formulieren.
• Lösungen erarbeiten: Entwickeln Sie Strategien für ihr weiteres Vorgehen. In dieser Phase ist es besonders wichtig, die Mitarbeitenden aktiv in den Dialog einzubeziehen. Ihre Angestellten sind oft viel näher an der eigentlichen Aufgabe dran und können nicht selten mit kreativen Vorschlägen aufwarten.
• Perspektiven aufzeigen: Auch die Entwicklungsmöglichkeiten Ihrer Dialogpartner*innen sollten im Mitarbeitergespräch nicht zu kurz kommen. Was möchte Ihr Gegenüber erreichen, welche Wünsche hat er, welches Projekt könnte ihm liegen? Ideal ist, wenn das Gespräch als Win-win-Situation für alle Beteiligten endet.

Gesprächsabschluss

Denken Sie an die folgenden Schritte, bevor Sie die Mitarbeitenden aus dem Gespräch entlassen:

• Fristen konkretisieren: Brechen Sie die neue Zielvereinbarung in Teilziele herunter und legen Sie konkrete Fristen für deren Erreichen fest. Die besten Erkenntnisse helfen nämlich nur bedingt, wenn sie nicht verbindlich umgesetzt werden.
• Erkenntnisse festhalten: Falls kein Protokoll geführt wurde, sollten Sie gegen Ende des Gesprächs unbedingt die wichtigsten Punkte schriftlich notieren und deren Umsetzung damit bindend machen.
• Anschlusstermin planen: Regelmäßige Gesprächstermine steigern die Motivation, fördern die Kommunikation und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass die gesteckten Ziele auch erreicht werden.

Nachbereitung von Mitarbeitergesprächen

Um als Führungskraft langfristig von Mitarbeitergesprächen und deren Ergebnissen zu profitieren, sollte man sie nicht sofort nach getaner Arbeit aus dem Gedächtnis streichen.

• Selbstkritik üben: Habe ich an bestimmten Stellen unangemessen reagiert? Herrschte eine angenehme Atmosphäre? War ich authentisch? Fragen Sie sich ehrlich, was Sie beim nächsten Mal besser machen könnten.
• Erfolg der Maßnahmen kontrollieren: Überzeugen Sie sich, dass das Besprochene auch wirklich umgesetzt wird und bieten Sie bei Schwierigkeiten Hilfestellung an.

Leitfaden für erfolgreiche Kommunikation bei Mitarbeitergesprächen

Zum Schluss möchten wir Ihnen noch ein paar Tipps für bessere Kommunikation im Mitarbeitergespräch geben:

• Bleiben Sie stets freundlich und formulieren Sie positiv.
• Beziehen Sie Ihre Mitarbeitenden immer wieder ins Gespräch ein.
• Verallgemeinern Sie nicht, sondern senden Sie konkrete Ich-Botschaften.
• Machen Sie Ihre Erwartungen unmissverständlich deutlich.
• Hören Sie aktiv zu und fragen Sie präzise nach.
• Probleme sollten Sie offen und ehrlich ansprechen.
• Achten Sie auf die Körpersprache Ihres Gegenübers und darauf, was Sie mit Ihrer eigenen Gestik und Mimik vermitteln.
• Konkretisieren Sie das Gesagte mit möglichst anschaulichen Beispielen.
• Akzeptieren Sie andere Meinungen, auch wenn es schwerfällt.
• Lachen ist erlaubt. Mit Humor lassen sich auch festgefahrene Situationen auflockern.

Wir hoffen, Ihnen mit unseren Ideen das Führen von zukünftigen Mitarbeitergesprächen zu erleichtern. Nutzen Sie unseren Leitfaden aber in erster Linie als anpassbare Vorlage. Gehen Sie nicht ausschließlich nach Checkliste vor, sondern passen Sie unsere Vorschläge den individuellen Bedingungen in Ihrem Unternehmen an.