Welchen Sinn hat eine Beförderungsmitteilung per E-Mail?

Sind beförderte Mitarbeiter*innen fortan in einer höheren oder einer anderen Position im Unternehmen tätig, sollten Sie das über eine Beförderungsmitteilung, etwa per E-Mail, an den Rest des Betriebes kommunizieren, wie im Beispiel unten dargelegt. Alternativ können Sie dies auch mündlich verkünden, etwa vor oder während eines Meetings. Mit der öffentlichen Mitteilung einer Beförderung im Unternehmen werden die anderen Mitarbeiter*innen über die neue Stellung der Person informiert.

So schreiben Sie eine Beförderungsmitteilung

Die Mitteilung über die Beförderung von Mitarbeiter*innen sollte gut geplant sein. Beschäftigen Sie sich deshalb im Voraus mit der Erstellung einer Vorlage, die Sie etwa per E-Mail verschicken können. Am besten folgen Sie dabei diesen Schritten.

1. Entscheiden Sie sich für ein Kommunikationsmedium

Fragen Sie sich zuerst, welches Medium das richtige für die Beförderungsankündigung ist. Üblich sind Rundmails oder die Verkündung im Rahmen eines Meetings. Auch ein Aushang am Schwarzen Brett oder eine Erwähnung im Newsletter ist möglich.

Welche Form sich am besten eignet, hängt von der Unternehmenskultur und Ihren persönlichen Vorlieben ab. In kleinen Unternehmen ist tendenziell die mündliche Überbringung der Nachricht besser, während in mittleren bis großen Unternehmen eine E-Mail an alle Mitarbeiter*innen angebracht ist.

2. Geben Sie den Grund für die Mitteilung an

Gleich zu Beginn der Mitteilung sollte klar werden, dass alle Angestellten des Unternehmens angesprochen werden. Erwähnen Sie nach der Begrüßungsformel, worum es geht. Geben Sie den vollständigen Namen der beförderten Person sowie deren neue Position an. Gehen Sie dabei davon aus, dass nicht alle Mitarbeitenden sie kennen. Sie können außerdem kurz den Werdegang der beförderten Person im Unternehmen beschreiben. Achten Sie auf eine positive Sprache und aktive Formulierungen.

3. Gehen Sie auf Leistungen, Erfolge und zukünftige Verantwortlichkeiten ein

Nun sollte ein kurzer Abschnitt über besondere Fähigkeiten oder Leistungen der beförderten Person folgen. Erzählen Sie beispielsweise von einem spannenden Projekt, das die Person gerade abgeschlossen hat, oder von eindrucksvollen Kennzahlen, die von ihr erreicht wurden. Nutzen Sie dafür konkrete Beispiele – je aktueller, desto besser.

Dann beschreiben Sie die Verantwortlichkeiten, die die Person in der neuen Position übernimmt. Dabei sollten Sie auch Änderungen in der Hierarchie klären. Verdeutlichen Sie, wen die Person ersetzt und welche Abteilung diese Veränderung betrifft. So beugen Sie Missverständnissen vor und gestalten den Übergang reibungslos.

4. Gratulieren Sie der beförderten Person und sprechen Sie Ihre Glückwünsche aus

Um mit einer positiven Note zu enden, gratulieren Sie der beförderten Person erneut und wünschen Sie ihr das Beste für die Zukunft. Vergessen Sie nicht, Ihre Signatur unter die Mitteilung zu setzen, damit die Empfänger*innen wissen, wer diese verschickt hat.

Inhalt einer Beförderungsmitteilung

Auch wenn Sie jede Ankündigung einer Beförderung individuell gestalten sollten, gibt es einige zentrale Punkte, die Sie nicht vergessen dürfen. Diese verändern sich auch nicht, wenn Sie die Mitteilung mündlich kommunizieren, anstatt per E-Mail zu verschicken. Denken Sie in jedem Fall daran, die folgenden Punkte in die Beförderungsmitteilung aufzunehmen:

• Adressat*innen der Nachricht
• Grund für die Nachricht: Beförderung
• Leistungen und Erfolge der beförderten Person im Unternehmen
• Schlüsselfaktoren für die Entscheidung zur Beförderung
• Beschreibung der neuen Aufgaben und Verantwortlichkeiten (inkl. Hierarchieveränderungen)
• Glückwünsche für die beförderte Person

Vorlage für eine E-Mail zur Beförderungsmitteilung

Eine Ankündigung per E-Mail können Sie grundlegend immer nach dem gleichen Prinzip gestalten. Sobald Sie ein persönliches Muster für Ihr Unternehmen erstellt haben, können Sie dieses immer wieder nutzen. Hier finden Sie eine generelle Vorlage als Beispiel:

Betreff: [Vor- und Nachname der beförderten Person und die neue Position, in der sie tätig ist]

[Begrüßung mit Ansprache aller Empfänger*innen]
[Vorstellung und Glückwunsch: Im ersten Absatz stellen Sie die Person kurz vor oder sagen etwas zu ihrem Werdegang im Unternehmen. Erwähnen Sie hier sowohl die alte als auch die neue Position. Drücken Sie außerdem Ihre Glückwünsche aus.]
[Leistungen und Gründe für die Beförderung sowie Neuerungen: Schreiben Sie hier über besondere Erfolge und andere Punkte, die zur Beförderung der Person beigetragen haben. Stellen Sie außerdem klar, wie ihre neuen Verantwortlichkeiten aussehen und was sich in Zukunft für die Zusammenarbeit mit anderen Kolleg*innen und deren Arbeitsalltag ändert.]
[Drücken Sie erneut Ihre Freude über die Beförderung aus und fordern Sie gerne auch die Empfänger*innen der E-Mail dazu auf, die beförderte Person zu beglückwünschen.]
[Abschiedsformel, Name, Position und Signatur]

Beispiel einer Beförderungsmitteilung per E-Mail

Anhand der obigen Vorlage könnten Sie folgende E-Mail formulieren. Frau Glut gratuliert hierin Herrn Feige zur Beförderung. Nach der Begründung folgen die Glückwünsche.

Betreff: Beförderung von Ferdinand Feige zum Senior Marketing Manager

Sehr geehrtes Wavewood-Team,
ich freue mich, Ihnen mitteilen zu dürfen, dass Ferdinand Feige zum Senior Marketing Manager befördert wurde. Er ist seit dem Jahr 2017 in unserem Unternehmen tätig und war zuletzt als Junior Marketing Manager im Einsatz.
Herr Feige wurde in den letzten beiden Jahren als Junior Manager bereits zu einem wichtigen Ansprechpartner für alle Marketingfragen. In seiner neuen Position ist er in Zukunft für die gesamte Marketingabteilung in unserem Haus zuständig. Er übernimmt somit die Projektleitung für neue Aufträge und steht Ihnen jederzeit für Fragen zur Verfügung.

Wir wünschen ihm einen erfolgreichen Start mit dieser neuen, spannenden Aufgabe!
Beste Grüße
Gabriele Glut – General Managerin

PDF- und Word-Vorlagen für Beförderungsankündigung (E-Mail)

Laden Sie diese Vorlagen herunter und verwenden Sie sie, um beförderten Mitarbeiter*innen Anerkennung zu zollen und sie zu feiern.

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