Warum sind Recruitment-E-Mails so wichtig?

Wie schon erwähnt, sind Recruitment-E-Mails ein wichtiges Instrument für die Kommunikation mit Kandidat*innen. Wenn Sie als Recruiter für eine Vielzahl an Stellenangeboten zuständig sind, können Recruitment-E-Mail-Vorlagen eine zeitsparende Methode sein, um die Korrespondenzen mit potenziellen Kandidat*innen zu verwalten, den Überblick zu behalten und Ihnen dabei helfen, das Interesse der passenden Talente zu wecken. Da gute Mitarbeiter*innen oft nicht lange ohne Job sind, müssen Sie ein überzeugendes Angebot schreiben, verbindlich kommunizieren und möglichst schnell reagieren können, um Sie für sich zu gewinnen.

Tipps zum Schreiben kalter Recruitment-E-Mails

Unsere Schreibtipps helfen Ihnen dabei, höfliche, persönliche und effektive kalte Recruitment-E-Mails zu formulieren:

1. Investieren Sie Zeit in Recherche: Definieren Sie Ihre Voraussetzungen für das freie Stellenangebot und machen Sie sich dann auf die Suche nach Kandidat*innen. Wenn Sie geeignete Personen gefunden haben, werfen Sie auch einen Blick auf die Profile in Business-Netzwerken und Diensten wie LinkedIn, Xing oder GitHub, um einen besseren Eindruck über Arbeitsproben, Empfehlungsschreiben von (ehemaligen) Mitarbeiter*innen etc. zu bekommen und notieren Sie sich alles, was Ihnen positiv auffällt.
2. Wählen Sie eine konkrete und interessante Betreffzeile: Der Betreff ist die Visitenkarte Ihrer E-Mail, sollte zum Klicken anregen und alle wichtigen Informationen enthalten.
3. Personalisieren Sie die Nachricht: Potenzielle Bewerber*innen merken schnell, ob eine Nachricht speziell an sie gerichtet ist oder ein unpersönlicher Standardtext, der nur kopiert wurde. Sammeln Sie wertvolle Sympathiepunkte, indem Sie die Stichpunkte aus Ihrer Recherche über die Kandidat*innen in den Text mit einfließen lassen. Nehmen Sie z. B. Bezug auf bestimmte Projekte, vorherige Arbeitsgeber, Kompetenzen oder ehrenamtliches Engagement. Je nach Branche können Sie die Kandidat*innen siezen oder duzen und einen angemessenen Umgangston wählen.
4. Lockern Sie Ihren Text mit Gesprächselementen auf: Um eine persönliche Beziehung aufzubauen, vermeiden Sie allzu sachliche, unpersönliche Formulierungen. Stattdessen können Sie z. B. fiktive Rückfragen stellen und beantworten („Was wir bieten? Ein interessantes und innovatives Arbeitsumfeld…“) oder Annahmen treffen („Zahlen sind genau dein Ding? Dann bewirb dich bei uns.“, „Interessiert? Schick uns einfach…“).
5. Halten Sie sich kurz: Schreiben Sie kurze und bündige E-Mails, in denen Sie alle notwendigen Informationen kommunizieren. Erzählen Sie nicht zu viel über das Unternehmen, sondern verweisen Sie besser auf einen Link. Bei Interesse können die Kandidat*innen selbst recherchieren.
6. Seien Sie verbindlich: Stellen Sie sicher, dass Bewerber*innen immer wissen, was passiert und sich respektvoll behandelt fühlen. Verschicken Sie z. B. eine Eingangsbestätigung, sobald Sie eine Bewerbung bekommen. Dies lässt sich auch durch Programme automatisieren. Machen Sie bei Terminvereinbarungen wie Telefoninterviews und Bewerbungsgesprächen genaue Angaben, z. B. zu Ansprechpersonen, Telefonnummer(n), Datum, Uhrzeit, Adresse, Stockwerk etc., um den Bewerbungsprozess so angenehm wie möglich zu gestalten.
7. Nennen Sie die nächsten Schritte: Schreiben Sie am Ende der E-Mail einen klaren Handlungspunkt, damit die Kandidat*innen wissen, was sie tun müssen.
8. Lesen Sie Korrektur: Nehmen Sie sich auch an stressigen Tagen ausreichend Zeit zum Probelesen. Nichts wirkt unprofessioneller als ein falsch geschriebener Name oder andere peinliche Rechtschreibfehler, die u. U. unter #recruiterfail öffentlich geteilt werden könnten.
9. Denken Sie an Absagen: Die Aufgabe, eine Absage zu erteilen, ist unangenehm und für Arbeitgeber nicht verbindlich. Es ist aber höflich und zeigt Wertschätzung, Bewerber*innen eine Rückmeldung zu geben. Wenn sie keine Antwort auf ihre Bewerbung bekommen, dürfen Bewerber*innen das öffentlich bekanntgeben, was sich negativ auf das Employer Branding und Ihren Ruf auswirkt. Denken Sie daran, Absagen nicht genau zu begründen. Hier finden Sie weitere Tipps zum Formulieren rechtssicherer Absagen.

Drei Recruitment-E-Mail-Vorlagen

Sparen Sie mit unseren praktischen Vorlagen Zeit im Arbeitsalltag. Sie geben Ihnen Struktur, lassen sich im Handumdrehen personalisieren und dazu nutzen, potenzielle Kandidat*innen professionell zu kontaktieren.

1. Erstkontakt

Betreff: bei : Wir mögen auf Hallo , uns ist aufgefallen, dass du im Bereich sehr gute Arbeit leistest. Insbesondere „“ auf hat uns beeindruckt. Unser Unternehmen sucht momentan Unterstützung im -Team. Mit deiner Erfahrung könntest du genau der/die Richtige sein, um uns bei der Arbeit an zu helfen. Du möchtest mehr erfahren? Ich würde mich freuen, wenn wir dazu persönlich ein Telefonat führen könnten, um dir die Stelle genauer zu beschreiben, uns kennenzulernen, und Fragen direkt zu klären. Würde dir einer dieser Termine passen?

• , von bis Uhr
• , von bis Uhr
• , von bis Uhr

Lass mich bitte wissen, ob du Interesse hast, sowie wann und unter welcher Telefonnummer du erreichbar bist. Freundliche Grüße

1. Jobangebot

Betreff: Zusage für die Stelle als bei

Hallo ,

wir bedanken uns herzlich für Ihre Bewerbung als , den damit verbundenen Mühen sowie Ihrem Interesse an unserem Unternehmen.

Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass wir uns für Sie entschieden haben und Ihnen die Position mit Eintrittsdatum anbieten möchten. Sie haben uns mit Ihren fachlichen Kompetenzen und Ihrem Auftreten überzeugt und sich gegen eine große Bewerberauswahl durchgesetzt.

Nächste Schritte:

Wir hoffen, dass auch Sie Interesse an einer Zusammenarbeit haben. Bitte geben Sie uns bis zum Bescheid, ob Sie die Stelle annehmen möchten.

Anbei finden Sie unser Angebot und den entsprechenden Arbeitsvertrag zur Durchsicht. Bitte setzen Sie sich mit in Verbindung, um einen Termin für die Vertragsunterzeichnung zu vereinbaren.

Bei Fragen können Sie sich jederzeit an uns wenden. Wir freuen uns darüber, Sie im -Team begrüßen zu dürfen und hoffen auf eine positive Antwort.

Freundliche Grüße

1. Absage nach dem Vorstellungsgespräch:

Betreff: Ihre Bewerbung bei für die Stelle als Hallo , vielen Dank für Ihre Bewerbung und das interessante Gespräch.

Sie haben auf uns einen sehr positiven Eindruck gemacht, doch leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass ein/e andere/r Kandidat*in besser auf das Stellenprofil gepasst hat und wir uns daher für sie/ihn entschieden haben.

Für die Zeit und den Aufwand, den Sie in die Bewerbung investiert haben, danken wir Ihnen sehr.

Wir wünschen Ihnen für Ihren weiteren Karriereweg alles Gute und viel Erfolg.

Freundliche Grüße

Drei Beispiele anhand der ausgefüllten Recruitment-E-Mail-Vorlagen

1. Erstkontakt

Betreff: App-Entwickler bei Wavewood: Wir mögen dein Projekt auf GitHub Hallo Andreas,

uns ist aufgefallen, dass du im Bereich App-Entwicklung sehr gute Arbeit leistest. Insbesondere dein Projekt „Find-me“ auf GitHub hat uns beeindruckt.

Unser Unternehmen Wavewood sucht momentan Unterstützung im Entwickler-Team. Mit deiner Erfahrung könntest du genau der/die Richtige sein, um uns bei der Arbeit an unserer neuen iOS-App zu helfen.

Du möchtest mehr erfahren? Ich würde mich freuen, wenn wir dazu persönlich ein Telefonat führen könnten, um dir die Stelle genauer zu beschreiben, uns kennenzulernen, und Fragen direkt zu klären.

Würde dir einer dieser Termine passen?

• 06.2021, von 11:00 bis 11:30 Uhr
• 06.2021, von 09:00 bis 09:30 Uhr
• 06.2021, von 14:00 bis 14:30 Uhr

Lass mich bitte wissen, ob du Interesse hast, sowie wann und unter welcher Telefonnummer du erreichbar bist. Freundliche Grüße Manfred Herbst

1. Jobangebot

Betreff: Zusage für die Stelle als International Marketing Manager bei Wavewood

Hallo Frau Grüter,
wir bedanken uns herzlich für Ihre Bewerbung als International Marketing Manager, den damit verbundenen Mühen sowie Ihrem Interesse an unserem Unternehmen. Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass wir uns für Sie entschieden haben und Ihnen die Position mit Eintrittsdatum 01.10.2021 anbieten möchten. Sie haben uns mit Ihren fachlichen Kompetenzen und Ihrem Auftreten überzeugt und sich gegen eine große Bewerberauswahl durchgesetzt.

Nächste Schritte: Wir hoffen, dass auch Sie Interesse an einer Zusammenarbeit haben. Bitte geben Sie uns bis zum 02.09.2021 Bescheid, ob Sie die Stelle annehmen möchten.

Anbei finden Sie unser Angebot und den entsprechenden Arbeitsvertrag zur Durchsicht. Bitte setzen Sie sich mit Greta Huber (gretahuber@wavewood.com) in Verbindung, um einen Termin für die Vertragsunterzeichnung zu vereinbaren.

Bei Fragen können Sie sich jederzeit an uns wenden. Wir freuen uns darüber, Sie im Marketing-Team begrüßen zu dürfen und hoffen auf eine positive Antwort.

Freundliche Grüße Henriette Schneider

1. Absage nach dem Vorstellungsgespräch

Betreff: Ihre Bewerbung bei Wavewood für die Stelle als Außenhandelskaufmann Hallo Herr Müller,

vielen Dank für Ihre Bewerbung und das interessante Gespräch.

Sie haben auf uns einen sehr positiven Eindruck gemacht, doch leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass ein/e andere/r Kandidat*in besser auf das Stellenprofil gepasst hat und wir uns daher für sie/ihn entschieden haben.

Für die Zeit und den Aufwand, den Sie in die Bewerbung investiert haben, danken wir Ihnen sehr.

Wir wünschen Ihnen für Ihren weiteren Karriereweg alles Gute und viel Erfolg.

Freundliche Grüße Martina Maier

PDF- und Word-Vorlagen für Cold-Recruiting-E-Mails

Verwenden Sie diese E-Mail-Vorlagen, um mithilfe von Cold Recruiting Top-Kandidat*innen zu kontaktieren.

*Indeed provides these examples as a courtesy to users of this site. Please note that we are not your HR or legal adviser, and none of these documents reflect current labor or employment regulations.