Was versteht man unter einer Rollen- und Aufgabenbeschreibung?

Bei einer Rollen- und Aufgabenbeschreibung handelt es sich um ein Dokument, das die einzelnen Jobs in einem Unternehmen detailliert beschreibt. Diese Information kann für alle ersichtlich auf der Unternehmenswebsite oder im Intranet gepostet werden. Für Personalverantwortliche kann eine Rollenbeschreibung eine Unterstützung beim Verfassen der Jobbeschreibungen und Stellenanzeigen sein. Auch für neu im Unternehmen angestellte Mitarbeiter*innen kann dies von Vorteil sein, denn Sie bekommen so einen Überblick darüber, was genau von ihnen im Rahmen ihrer neuen Rolle verlangt wird.

Im Endeffekt kann diese Information also dabei helfen, Klarheit zu verschaffen und Missverständnisse aus dem Weg zu räumen. Eine Rollen- und Aufgabenbeschreibung ist somit sowohl für Führungskräfte und Personalverantwortliche, als auch für Angestellte von Vorteil.

Welche Informationen gehören in die Vorlage?

Je nachdem, wofür Sie die Vorlage hauptsächlich benötigen, können Sie sie nach unterschiedlichen Gesichtspunkten erstellen. Welche Informationen genau Sie miteinbeziehen möchten, sollten Sie individuell entscheiden. Trotzdem sollten Sie für die verschiedenen Beschreibungen eine Struktur beibehalten und die vorgegebenen Felder für alle Positionen gleichermaßen ausfüllen. Die folgenden Angaben sind bei einer Rollen- und Aufgaben-Vorlage sinnvoll:

• Position, Jobbezeichnung
• Beschreibung der Stelle
• Aufgaben und Verantwortlichkeiten
• Voraussetzungen (Qualifikationen, Skills und Erfahrung)
• Position, an die diese Rolle berichten muss

Selbstverständlich können Sie individuelle Nuancen hinzufügen, die spezifisch für Ihr Unternehmen Sinn machen. Konzentrieren Sie sich allgemein eher auf die Must-Haves und lassen Sie die Nice-to-Haves bei dieser Liste außen vor.

Vorteile einer Rollen- und Aufgaben-Vorlage

Eine Liste der Rollen und Aufgaben ist einem Anforderungsprofil sehr ähnlich und bietet verschiedene Vorteile für die Leser*innen. Sie soll für jeden verständlich darstellen, wie genau ein bestimmter Job in dem Unternehmen aussieht. Dabei werden auch die Rollen innerhalb der Teams definiert, was dazu führt, dass jedes Teammitglied weiß, was von ihm oder ihr verlangt wird. Die Leser*innen erfahren dadurch, an wen Sie sich bei Fragen und Problemen wenden sollten und wer ihre Vorgesetzten sind.

Je spezifischer die einzelnen Positionen und die Anforderungen an diese beschrieben werden, desto weniger Spielraum bleibt für Unklarheiten und Fehler. Das hilft nicht nur neuen Mitarbeiter*innen dabei, sich schnell im Unternehmen einzuleben, sondern kann auch positive Auswirkungen auf Arbeitsabläufe im Unternehmen und dessen Performance am Markt haben.

So erstellen Sie eine Rollen- und Aufgaben-Vorlage

Achten Sie bei der Erstellung der Vorlage darauf, möglichst spezifische Informationen zu nutzen. Beschreiben Sie die einzelnen Sachverhalte so detailliert wie möglich und wählen Sie dafür eine klare Ausdrucksweise. Je besser das Dokument verfasst ist, desto wirksamer ist es als Unterstützung für die Erstellung von Stellenanzeigen oder als Hilfe für Neuzugänge. Dabei können Sie den folgenden Schritten folgen:

1. Verfassen Sie eine Jobbeschreibung

Zuerst sollten Sie eine möglichst konkrete und treffende Jobbezeichnung für die jeweilige Position finden. Die Jobnamen sollten sich klar voneinander abgrenzen; nutzen Sie beispielsweise Zusätze wie Junior oder Senior, um etwaige hierarchische Unterschiede deutlich zu machen. Dem Positionsnamen folgt eine kurze Beschreibung, die die Rolle erklärt. Dazu gehören Punkte wie:

• Warum nimmt diese Stelle eine wichtige Position im Unternehmen ein?
• Was sind die Hauptverantwortungen?
• Schlüsselaufgaben und -tätigkeiten

2. Listen Sie die Tätigkeiten und Verantwortung auf

Dieser Abschnitt sollte den Lesenden eine Vorstellung vom Arbeitsalltag der Person in der jeweiligen Position geben. Stellen Sie dazu eine Liste aller Aufgaben und Tätigkeiten zusammen, die im Rahmen dieser Stelle ausgeführt werden müssen. Dazu gehören auch Anwendungen und Programme, die die Person regelmäßig nutzen und mit wem sie täglich zusammenarbeiten wird. Für diesen Zweck können Sie eine Stichpunktliste verwenden: Setzen Sie dabei die am häufigsten auftretenden Aufgaben an erste Stelle und sortieren Sie die Tätigkeiten nach Wichtigkeit.

3. Nennen Sie wichtige Voraussetzungen für die Stelle

Besonders wenn Sie die Rollen- und Aufgaben-Vorlage für die Erstellung von Stellenanzeigen nutzen möchten, ist dies ein wichtiger Abschnitt. Listen Sie hier alle relevanten Voraussetzungen, die Bewerber*innen für diese Position mitbringen müssen. Konzentrieren Sie sich dabei auf die zwingend notwendigen Kriterien. Dazu gehören z. B. schulische Voraussetzungen, wenn die Stelle einen gewissen Schulabschluss erfordert. Auch praktische Berufserfahrung oder bestimmte Zertifikate und Trainings können in diesen Bereich fallen. Denken Sie hier auch an die Soft Skills und andere speziell für den Job wichtige Kriterien (z. B. körperliche Fitness, Führerschein).

4. Informationen zur Hierarchie

Dieser Abschnitt wird besonders wichtig, wenn die Rollen- und Aufgaben-Vorlage zur Einarbeitung von neuen Mitarbeiter*innen dient. Hier wird erkennbar, wo sich ein Mitarbeiter bzw. eine Mitarbeiterin in der Hierarchie des Unternehmens befindet. Dadurch weiß eine Person, an wen sie sich wenden muss und wem sie in der Hierarchie untersteht. Das kann Arbeitsabläufe vereinfachen und Missverständnisse und Unsicherheiten aus dem Weg räumen.

Rollen- und Aufgaben-Vorlage

Eine Rollen- und Aufgabenbeschreibung wird je nach Stelle individuell gestaltet. Dabei macht es Sinn, für jede Position die gleichen oder ähnliche Informationen darin einzubauen. Um die Erstellung einer Rollen- und Aufgabenbeschreibung besonders einfach zu gestalten, können Sie diese Vorlage verwenden:

• Position
• Beschreibung der Stelle
• Aufgaben und Verantwortlichkeiten
• Qualifikationen
• höhergestellte Position

Beispiel für eine ausgefüllte Rollen- und Aufgaben-Vorlage

Damit Sie sich ein besseres Bild davon machen können, wie ein solches Anforderungsprofil konkret aussehen könnte, finden Sie hier eine ausgefüllte Version. Beachten Sie, dass die Angaben sich je nach Position verändern können. Auch eine Anpassung aufgrund von Strukturveränderungen im Unternehmen kann manchmal nötig sein.

Beispiel 1: Position Kundenservice-Leiter*in

Die Kundenservice-Leitung ist dafür verantwortlich, Gästen ein positives Kundenerlebnis zu bieten. Der Leiter bzw. die Leiterin sorgt dafür, dass Kundinnen und Kunden sich rundum wohlfühlen. Sie kümmern sich um deren Wünsche und Anfragen. Es liegt zudem in der Verantwortung der Kundenservice-Leitung, das Ladengeschäft ordentlich, sauber und im Großen und Ganzen ansprechend zu halten. Um der Kundschaft ein ausgezeichnetes Einkaufserlebnis zu bieten, leitet der Kundenservice-Leiter bzw. die Kundenservice-Leiterin das ihm oder ihr unterstellte Team an Kundenberater*innen an und sorgt auf diesem Weg für einen reibungslosen Prozessablauf und einen exzellenten Service.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Die hauptsächlichen Aufgaben von Kundenservice-Leiter*innen liegen darin, sich um das Wohl der Kundinnen und Kunden zu bemühen und das Anleiten des Sales-Teams. Unter anderem umfasst ihr Berufsalltag folgende Tätigkeiten:

• Erbringen von hochqualitativem Kundenservice
• Führung des Sales-Teams
• Erstellung von Dienstplänen und Koordination der Mitarbeiter*innen
• Sauberhalten und Organisation der Geschäftsflächen
• Abwicklung von Zahlungsvorgängen (Bargeld und Karten)
• Rücknahme und Umtausch nach unserem Rückgaberecht
• Bearbeitung von Kundenbeschwerden

Qualifikationen

Diese Qualifikationen sollten Kundenservice-Leiter*innen mitbringen:

• Bachelorabschluss oder passende Berufsausbildung im Bereich Kundenmanagement
• 3 Jahre Berufserfahrung im Bereich Verkauf und Kundenservice
• sympathische und positive Persönlichkeit
• Fähigkeit, stressigen Situationen und Druck standzuhalten
• Problemlösungsorientierung und einwandfreies Management von Konfliktsituationen
• körperliche Fitness (Stehzeit von durchschnittlich 6 Stunden am Tag, muss ein Gewicht von mindestens 25 Kilogramm heben können)

Hierarchie

Die nächsthöhere Position ist das Sales Management. Die Kundenservice-Leitung arbeitet eng mit dem Management zusammen und gibt regelmäßig Berichte ab. Im Rahmen von monatlichen Meetings wird die Performance des Ladens evaluiert und Prozesse eventuell angepasst.

Beispiel 2: Junior Grafikdesigner*in

Der Junior Grafikdesigner bzw. die Junior Grafikdesignerin entwickelt zusammen mit den anderen Mitgliedern des kreativen Teams Werbematerial und andere digitale sowie Print-Produkte für unsere Kundschaft. Die Logos, Flyer und diverse andere Produkte für Print- und digitales Marketing erstellen Junior Grafikdesigner*innen mithilfe von Adobe-Anwendungen. Grafikdesigner*innen bringen eine Leidenschaft für Design mit und haben ein Gespür für neue Trends.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Zu den Aufgaben und Verantwortlichkeiten von Junior Grafikdesigner*innen gehört:

• Arbeit mit Adobe Suite und Photoshop
• Erstellung von packenden Werbekampagnen
• Design von Flyern, Logos, Bucheinbänden, Zeitschriften, digitalen Werbungen
• Zusammenarbeit mit den anderen Designer*innen
• eigenständige Durchführung kleinerer Projekte und Kampagnen
• kleinere HTML- und CSS-Programmierungen

Qualifikationen

Diese Qualifikationen sollten Junior Grafikdesigner*innen besitzen:

• Grafikdesign-Abschluss an einer renommierten Schule
• ausgezeichneter Umgang mit Adobe Suite
• HTML/CSS-Grundkenntnisse
• kreative Fähigkeiten und ein Gespür für Design-Trends
• 5 Jahre Agenturerfahrung im Grafikdesign
• überzeugendes Portfolio
• Verantwortungsbewusstsein und Führungskompetenz

Hierarchie

Der Junior Grafikdesigner bzw. die Junior Grafikdesignerin leitet selbstständig das Grafikdesign-Team. Bei größeren Projekten wird eine Absprache mit dem Senior Designer bzw. der Senior Designerin nötig.

PDF- und Word-Vorlage zu Stellen und Verantwortlichkeiten

Verwenden Sie unsere Vorlage zu Stellen und Verantwortlichkeiten, um eine neue Stellenbeschreibung zu verfassen.

*Indeed provides these examples as a courtesy to users of this site. Please note that we are not your HR or legal adviser, and none of these documents reflect current labor or employment regulations.