Was ist ein Projektauftrag?
Der Projektauftrag bildet die Grundlage, um ein Projekt durchzuführen. Er definiert die Ziele des jeweiligen Projekts und ordnet bereits alle Rollen innerhalb des Projekts sowie die damit verbundenen Aufgaben und Kompetenzen zu. Zudem wird festgelegt, wer die Verantwortung für das Gesamtprojekt trägt, also wer die Projektleitung übernimmt.
Außerdem umreißt der Projektplan die erforderlichen Ressourcen, zum Beispiel in Hinblick auf Personal und Arbeitszeit sowie das zur Verfügung stehende Budget. Auch die Projektplanung wird bereits definiert, insbesondere der Termin- und Zeitplan mit den einzelnen Meilensteinen.
Die Bedeutung eines Projektauftrags für erfolgreiche Projekte
Ein detaillierter Projektauftrag schafft Verbindlichkeit für alle Beteiligten, insbesondere für den Auftraggeber und die Projektleitung, denn üblicherweise wird der Auftrag vor dem eigentlichen Start von beiden unterschrieben. Je eindeutiger die Projektziele bereits in diesem Stadium des Projekts definiert sind, desto weniger Stoff für Konflikte gibt es später. Der Projektauftrag autorisiert somit die Projektleitung, das Projekt im geplanten Umfang durchzuführen und klärt die Befugnisse dafür.
Ein professioneller Projektauftrag macht es sich daher zur Aufgabe, zwischen allen Beteiligten ein gemeinsames Verständnis über die Ziele und Rahmenbedingungen des geplanten Projekts zu schaffen. Der Projektauftrag bildet damit auch die Grundlage, um auch später hinzustoßende Teammitglieder informieren und einbinden zu können.
Muster für einen Projektauftrag: So gehen Sie vor
Wollen Sie einen Projektauftrag erstellen, können Sie sich an folgendem Muster orientieren, um alle wichtigen Informationen zusammenzutragen und in eine nachvollziehbare Struktur zu bringen.
1. Projektkopf
In Ihrem Dokument starten Sie am besten mit einem einprägsamen Titel für das Projekt. Je nach Kontext kann auch die Vergabe einer Projektnummer sinnvoll sein. Außerdem nehmen Sie im Projektkopf auch den Namen der Projektleitung und ggf. von Teilprojektleiter*innen auf sowie die Bezeichnung des Auftraggebers. Es kann auch sinnvoll sein zu spezifizieren, um welche Art Projekt es sich genau handelt, also etwa um ein IT-Projekt, ein Kundenprojekt oder auch ein Change-Projekt.
Wenn es sich um ein größeres Projekt handelt, muss es häufig noch klassifiziert werden. Die Kriterien dafür unterscheiden sich teilweise. Umfang, Budget und Dauer gehören meist dazu, es können aber auch der Innovationsgrad oder das wirtschaftliche Potenzial hinzugezogen werden.
2. Executive Summary
Im nächsten Schritt fassen Sie die Ausgangslage und das Ziel des geplanten Projekts kurz in einem Executive Summary zusammen. Erläutern Sie also das Problem sowie die Lösung, die durch Ihr Projekt erreicht werden soll und betonen Sie die positiven Auswirkungen, die Sie sich davon versprechen. Gehen Sie hier nicht zu sehr ins Detail, sondern halten Sie sich kurz und führen Sie die einzelnen Punkte im Folgenden weiter aus.
3. Informationen zum Projekt / Projekthintergrund
Damit der mögliche Auftraggeber die Relevanz des Projekts einschätzen kann, führen Sie hier Zahlen und Statistiken oder andere wichtige Informationen auf, die zeigen, welches Problem für das Unternehmen besteht. Erwähnen Sie auch bisherige Ansätze, dieses Problem zu lösen und erläutern Sie, wieso diese möglicherweise nicht ausreichend waren. Nennen Sie aber auch die Erkenntnisse, die es bereits gibt und auf die Sie mit Ihrem Projekt aufbauen können.
Machen Sie sich außerdem kundig zu möglichen Risiken bzw. kritischen Erfolgsfaktoren Ihres Projekts. Falls möglich, entkräften Sie diese und führen Sie die Gegenmaßnahmen an, die Sie ergreifen werden.
4. Begründung
Haben Sie die Ausgangslage beschrieben, geht es nun darum, den Nutzen klar herauszustellen, der durch die erfolgreiche Durchführung des Projekts entsteht. Oft geht es hier vor allem um den wirtschaftlichen Nutzen, aber vielleicht hat Ihr Projekt auch positive Auswirkungen auf das Unternehmensimage oder das Employer Branding. Führen Sie möglichst alle zu erwartenden Nutzen auf.
5. Projektziele
Aus dem Nutzen leiten Sie nun die konkreten Projektziele ab. Hier kommt es besonders darauf an, Teilziele bzw. Meilensteine zu definieren, die auch messbar sein sollten. Denn dann können Sie sich später im Projektverlauf darauf beziehen und nachweisen, was Sie erreicht haben.
Oft wird an diesem Punkt versäumt, eine klare Abgrenzung vorzunehmen und zu kommunizieren, was das Projekt nicht leisten kann und will. Das hilft Ihnen, wenn der Auftraggeber mitten im Projekt plötzlich noch zusätzliche Aufgaben einbringen will.
6. Organisation
Für Ihr Projekt brauchen Sie ein Projektteam, das Sie an dieser Stelle benennen sollten. Definieren Sie klar, welche Personen aus welcher Abteilung in welchem Umfang daran mitarbeiten soll. Oft wird unterschieden zwischen dem Kernteam, das dem Projekt zu hundert Prozent zur Verfügung steht und dem erweiterten Team. Dieser Personenkreis übernimmt teilweise noch Linienaufgaben und steht daher nur begrenzt zur Verfügung.
Denken Sie auch an Lieferanten oder weitere externe Beteiligte, die ebenfalls in die Planung einbezogen werden müssen. Vielleicht sind darüber hinaus noch Kolleg*innen aus anderen Projekten direkt oder indirekt involviert und müssen zumindest teilweise miteinbezogen werden.
7. Termine
Damit Ihr Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann, brauchen Sie auch noch einen klaren Terminplan, der den Projektstart, die Meilensteine und das Projektende umfasst. Insbesondere die geplante Dauer ist nicht immer einfach zu berechnen, weil so viele Faktoren hineinspielen.
Versuchen Sie, möglichst viele Fragen dazu bereits im Vorfeld zu klären und Ihre Berechnungen entsprechend anzupassen, um zu einer realistischen Einschätzung zu gelangen.
8. Auflistung der erforderlichen Ressourcen und des Budgets
Eine wichtige Frage, die Ihren Auftraggeber besonders interessiert, sind die Kosten. Schlüsseln Sie Ihr Budget nach verschiedenen Kriterien auf, wie zum Beispiel nach den Personal- und Materialkosten. Versuchen Sie dabei, klare Argumente für den benötigten Bedarf zu finden, um Diskussionen vorzubeugen.
Ein Plan für die Ressourcenverteilung zeigt zudem plastisch, wofür genau Sie die bewilligten Mittel verwenden wollen.
9. Wichtige Anlagen
Um Ihre Argumentation zu untermauern, können relevante Dokumente sinnvoll sein, die Sie hier einfügen, wie zum Beispiel ein Lastenheft.
10. Schlussfolgerung
Am Ende Ihres Projektauftrags fassen Sie alle wesentlichen Punkte noch einmal zusammen und bringen auf den Punkt, wieso das Projekt aus Ihrer Sicht unverzichtbar ist. Erwähnen Sie noch einmal die Ausgangslage und das Problem und unterstreichen Sie Ihren Lösungsweg und die positiven Auswirkungen auf das Unternehmen. Auch hier gilt: Fassen Sie sich kurz und wiederholen Sie nur die entscheidenden Punkte.
Mögliche Fallstricke und wie Sie diese vermeiden
Wer so einen komplexen Projektauftrag noch nie erstellt hat, berücksichtigt möglicherweise einige Faktoren nicht, die jedoch für den Erfolg wichtig sind. Hier einige Tipps, die dazu beitragen können, mögliche Fallstricke zu vermeiden:
Zeitplanung
Häufig wird unterschätzt, wie viel Zeit ein detaillierter Projektauftrag erfordert. Denken Sie daran, dass Sie in der Regel nicht Ihre gesamte Arbeitszeit dafür einsetzen können und dass die nötigen Recherchen auch nicht immer reibungslos ablaufen. Auch Ihre Interviewpartner*innen (s. nächster Punkt) müssen Zeit für Sie einplanen.
Darüber hinaus nimmt auch die endgültige Abstimmung mit Ihrem Auftraggeber häufig viel Zeit in Anspruch.
Wahl der Interviewpartner
Um alle relevanten Informationen für Ihr Projekt zu erhalten, scheuen Sie sich nicht davor, die entsprechenden Ansprechpartner*innen im Unternehmen zu befragen. Ein Blick auf das Organigramm kann hilfreich sein, um die wesentlichen Entscheidungsträger*innen und Expert*innen ausfindig zu machen.
Mehr dazu: Wie Sie Schritt für Schritt ein Organigramm erstellen
Wenn Sie schon wissen, wen Sie später im Projektteam haben möchten, sollten Sie in Ihre Vorabrecherche unbedingt auch diesen Personenkreis einbeziehen und nach seiner Meinung fragen. Vereinbaren Sie Termine mit ihnen und informieren Sie im Vorfeld über Ihr Ziel für das Interview, damit sich Ihre Gesprächspartner*innen entsprechend vorbereiten können. Fragen Sie immer auch nach Dokumenten, die im Zusammenhang mit Ihrem Projekt stehen. Oft entdecken Sie auf diesem Weg Informationen, die Ihnen sonst entgangen wären.
Dranbleiben
Nicht immer klappt es im ersten Anlauf mit dem Projektauftrag. Lassen Sie sich nicht entmutigen, bringen Sie in Erfahrung, woran es lag, und räumen Sie mögliche Bedenken aus dem Weg. Hartnäckigkeit zahlt sich in vielen Fällen aus.
