Was ist ein Organigramm?
Das Wort Organigramm ist praktisch selbsterklärend. Es ist ein Wort, das sich aus dem Verb „organisieren“ und dem Suffix „-gramm“, verstanden als „schreiben oder buchstabieren“, zusammensetzt. Wir können es kurz und bündig als ein Diagramm definieren, das die Organisation (oder Struktur) von etwas darstellt.
In unserem Fall bezieht sich dieses „Etwas“ auf das Unternehmen, aber es kann auch auf jede andere Einheit oder jedes Projekt angewendet werden. Deshalb sind Organisationsplan oder Strukturplan als Synonyme für Organigramm zu verwenden.
Durch die schematische Darstellung der Informationen erleichtert das Organigramm das Verständnis der verwendeten Verwaltungsparameter. Deshalb wird oft gesagt, dass das Organigramm eine Art Karte der Beziehungen und Hierarchien des Unternehmens ist. Auf einen Blick können Sie die Hierarchien und die Verteilung nach Bereichen oder Abteilungen erkennen.
Vorteile eines Organigramms
Wenn man die ersten Schritte in einem Unternehmen unternimmt, gibt es viele Aufgaben und Verpflichtungen, die beachtet werden müssen. Die Erstellung eines Organigramms könnte die letzte Ihrer Prioritäten sein. Sie sollten dies jedoch noch einmal überdenken, denn gerade jetzt können Sie am meisten davon profitieren.
Um ein Organigramm zu erstellen, müssen Sie die Hierarchien und Abhängigkeitsbeziehungen zwischen den verschiedenen Bereichen genau definieren. Dies erfordert eine vorherige Analyse der Aufgaben und Verantwortlichkeiten der einzelnen Beteiligten. Sie müssen auch die Prozesse und ihre kritischen Bereiche im Detail kennen. Wenn Sie die Struktur Ihres Unternehmens schematisch betrachten, können Sie Engpässe oder doppelte Funktionen erkennen und korrigieren.
Aber unabhängig von der Größe oder dem Alter Ihres Unternehmens bringt Ihnen der Besitz und die gemeinsame Nutzung eines Organigramms mit Ihrem Team viele Vorteile. Zum Beispiel:
- Sichtbarkeit: Wenn sich die Mitarbeiter*innen nicht bewusst sind, welchen Einfluss ihre individuelle Leistung auf das Gesamtergebnis hat, nehmen ihre Motivation und ihr Engagement ab. Dies ist häufig bei großen Unternehmen zu beobachten. Trotz aller formalen Instrumente scheitert die Kommunikation manchmal. Die Veröffentlichung des Organigramms des Unternehmens könnte helfen, dieses Problem zu beheben.
- Verbesserung des Arbeitsklimas: Ein gutes Arbeitsumfeld hat einen deutlichen Einfluss auf die Produktivität der Arbeitnehmer. Dazu ist es unerlässlich, genaue Richtlinien zu haben und die Verantwortlichkeiten jedes Teammitglieds zu kennen. Das Unternehmensorganigramm trägt zur Verbesserung der internen Kommunikation bei, indem es u.a. Überschneidungen oder Auslassungen von Funktionen vermeidet.
- Einfachere Planung: Ein Organisationsdiagramm kann auch ein Planungsinstrument sein. Durch die Kenntnis der aktuellen Struktur der Organisation können zukünftige Bedürfnisse im Zusammenhang mit den Geschäftszielen vorhergesehen werden. Wenn Sie planen, Ihren Vertrieb auf neue Regionen auszuweiten, sollten Sie wahrscheinlich Ihr Verkaufsteam verstärken. Wenn Sie neue Produktionslinien einführen wollen, müssen Sie möglicherweise zusätzliche Produktmanager*innen einstellen. Kurz gesagt, es wird Ihnen helfen zu verstehen, welche Ressourcen Sie benötigen oder wie Sie Ihre derzeitigen Ressourcen neu organisieren können.
Es ist jedoch zu beachten, dass die Struktur eines Unternehmens, die sich in einem Organigramm widerspiegelt, dynamisch ist. Kein Instrument kann Ihnen bei der Planung helfen, wenn es nicht aktuell ist. Dies mag zwar ein gewisses zusätzliches Engagement erfordern, aber es wird sich lohnen. Achten Sie darauf, alle Änderungen in der Organisation in dem Diagramm zu berücksichtigen. Wenn neue Abteilungen geschaffen wurden oder umgekehrt, Abteilungen zusammengelegt wurden, müssen Sie das Organigramm aktualisieren.
Denken Sie auch daran, dass die Informationen in diesem Dokument synthetisiert sind. Damit die Beschäftigten ein gründliches Verständnis der Beziehungen und Abhängigkeiten des Unternehmens haben, sollten sie zusätzliche Unterstützung erhalten. Es reicht nicht aus, das Organigramm auf einer Plakatwand anzubringen. Manager*innen müssen ihren Teams erklären, wie die Organisation funktioniert.
Arten von Organigrammen
Für praktische Zwecke wird der Typ des Organigramms verwendet, der nach den Merkmalen der Organisation klassifiziert. Andere Systeme unterscheiden die Modelle nach den Informationen, die sie widerspiegeln, oder nach der gewählten visuellen Darstellung. Unserer Meinung nach sind dies sekundäre Elemente. Am wichtigsten ist, zu analysieren, welche Art von Hierarchien und Beziehungen in der Organisation bestehen.
Wir können also drei Hauptschemata unterscheiden:
Hierarchisches Organigramm
Es ist wahrscheinlich das gängigste Modell. Es repräsentiert die Macht- oder Kontrollebenen innerhalb des Unternehmens. Er wird in der Regel vertikal, in Form einer Pyramide, dargestellt. An der Spitze stehen die obersten Hierarchien, die in absteigender Reihenfolge nach dem Grad der Verantwortung angeordnet sind.
Flaches Organigramm
Einfache Managementstrukturen oder solche mit wenigen Hierarchien wählen in der Regel dieses Schema. Da die Hierarchie nicht komplex ist, können die Ebenen, aus denen sie sich zusammensetzt, klar dargestellt werden. In vielen Fällen finden wir nur zwei Arten von Rollen: Management und Angestellte. Diese Art von Organigramm wird häufig von neu gegründeten Unternehmen verwendet, denen das mittlere Management noch fehlt. Es setzt direkte Kommunikationslinien und überwiegend horizontale Beziehungen voraus.
Matrix-Organigramm
Es ist ideal für stark vernetzte Strukturen. Es ermöglicht Ihnen, Abhängigkeitsbeziehungen mit mehr als einem Vorgesetzten grafisch darzustellen. Das heißt, man erkennt, ob ein/e Mitarbeiter*in mehr als einem/einer Vorgesetzten unterstellt ist, entweder nach Projekt oder nach Funktion. Es zeichnet sich zwar durch seine Fähigkeit aus, die Beziehungen zwischen den einzelnen Abteilungen widerzuspiegeln, ist aber manchmal verwirrend bei der Zuweisung von Verantwortungsbereichen.
Welche Informationen sollte ein Organigramm enthalten?
Die Struktur des Unternehmens im Organigramm kann detailliert oder im Gegenteil sehr knapp sein. Alles hängt von Ihren Bedürfnissen und dem Zweck dieses Dokuments ab. Große Unternehmen haben zum Beispiel tendenziell ein vereinfachtes Gesamtorganigramm und ein detaillierteres für jede Abteilung.
Der erste Schritt, um zu wissen, was in das Organigramm aufgenommen werden soll, ist daher die Eingrenzung seiner Funktion. Sehen wir uns ein Beispiel an. Stellen Sie sich den Plan eines Hauses vor. Der Ingenieur benötigt für seine Arbeit alle möglichen Spezifikationen und sogar Anlagenquerschnitte. Um eine Anzeige in einem Immobilienportal zu veröffentlichen, genügt es, die Verteilung der Räume und der Quadratmeter zu illustrieren.
In ähnlicher Weise muss man, um einem Arbeitnehmer den Umfang seiner Arbeit und seine Beziehungslinien zu erklären, präzise sein. Im Kontrast dazu können Sie für eine Präsentation bei einem Kunden eine grobe Beschreibung anfertigen.
Sie sollten lediglich sicherstellen, dass die dargestellten hierarchischen Ebenen korrekt geordnet sind, und die Signalisierung von Interdependenzen eingeschlossen ist.
In einigen Organigrammen sind die Positionen gekennzeichnet, während andere die Namen der Angestellten nennen. Beides ist richtig. Im zweiten Fall müssen Sie sehr aufmerksam sein, wenn Sie Änderungen vornehmen, die sich aus einer Beförderung oder einer Personalrotation ergeben. Aber es besteht kein Zweifel, dass die Nennung des Namens von Mitarbeiter*innen dazu beiträgt, ein Gefühl der Nähe und Vertrautheit mit dem Unternehmen zu erzeugen.
Sie könnten diese Art der Indikation auf einem Abteilungsdiagramm verwenden. Hierfür können Sie sogar ein Profilfoto des Arbeitnehmers verwenden.
Schritte zur Erstellung eines Organigramms
Gehen wir an die Arbeit. Um ein Organigramm zu erstellen, müssen als erstes die Hierarchielinien festgelegt werden. Bestimmen Sie die Hierarchien, entsprechend den Verpflichtungen und Entscheidungsebenen jeder Position.
Es ist sinnvoll, eine Liste der Aufgaben jeder Gruppe oder Abteilung zu erstellen und verantwortliche Personen zuzuweisen. Auf diese Weise können Sie auch feststellen, ob es Überschneidungen von Funktionen gibt.
Geben Sie dann die Positionen oder Personen an, die jeder Ebene unterstellt sind. Mit diesen Informationen können Sie die Abhängigkeitslinien der Mitarbeiter*innen und Gruppen ziehen.
Das konventionelle Schema identifiziert Positionen mit einer geometrischen Form, wie z. B. einem Quadrat oder einem Kreis. Abhängigkeiten und Beziehungen werden durch durchgehende oder gestrichelte Linien angezeigt.
Sie können Design-Software zur Erstellung Ihres Organigramms verwenden, obwohl grundlegende Office-Programme diese Funktionalität ebenfalls enthalten. Hier erklären wir die Erstellung Schritt für Schritt:
Wie man ein Organigramm in Word und Excel erstellt
Erstellen Sie ein neues leeres Dokument und wählen Sie die Option „SmartArt-Grafiken“ in der Registerkarte „Einfügen“. Sie sehen ein Menü mit den verfügbaren Grafiken. Klicken Sie auf „Hierarchie“. Es werden mehrere Organigramm-Beispiele mit unterschiedlichen Stilen und Komplexitätsgraden angezeigt.
Wählen Sie dasjenige aus, das Ihren Bedürfnissen am besten entspricht, und klicken Sie auf „OK“.
Das Diagramm wird in Ihr Dokument eingefügt. Um den Text einzugeben, klicken Sie in ein Feld und geben Sie die Informationen ein. Gehen Sie für alle Textfelder auf die gleiche Weise vor.
Sie können bei Bedarf Kästen hinzufügen oder entfernen. Dazu müssen Sie ein Kästchen in der Nähe der Stelle, an der Sie die Form hinzufügen möchten, auswählen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste. Wählen Sie die Option „Form hinzufügen“. Wählen Sie „Form hinten hinzufügen“ oder „Form vorne hinzufügen“, um einen Kasten auf der gleichen Ebene einzufügen. Wenn Sie eine höhere oder niedrigere Hierarchie benötigen, klicken Sie auf „Form oben hinzufügen“ oder „Form unten hinzufügen“.
Um ein Feld zu löschen, markieren Sie es einfach und drücken Sie die Lösch-Taste.
Sie können auch die Größe oder Farbe der Felder, die Schriftart und den Stil anpassen. Wählen Sie „SmartArt-Grafiken“, um den Stil des gesamten Organigramms zu ändern. Wenn Sie Änderungen nach Kasten vornehmen möchten, wählen Sie den zu ändernden Kasten und dann die Merkmale aus.
Schließlich, um die Größe Ihres Organigramms zu erweitern oder zu reduzieren, klicken Sie auf eine Ecke und ziehen Sie es mit der Maus auf die gewünschte Größe.