Warum brauchen Personalabteilungen eine Struktur?

Die Personalabteilung ist das Herzstück eines jeden Unternehmens. Alle administrativen Aufgaben rund um die Personalverwaltung werden hier erledigt. Dabei müssen auch die geltenden gesetzlichen Bestimmungen berücksichtigt werden. Ohne eine durchdachte Organisation und entsprechende Tools binden bereits diese Aufgaben viele Ressourcen.

Zudem unterschätzen oft gerade junge Unternehmen, die stark wachsen, die Bedeutung von HR für die Unternehmenskultur und das Zusammengehörigkeitsgefühl. Wuchs dies anfangs vielleicht noch ganz organisch, wird es mit steigenden Beschäftigtenzahlen herausfordernder, weiter eine starke Mitarbeiterzufriedenheit und damit ein hohes Engagement zu erzielen. Hier setzt eine gut organisierte Personalabteilung mit verschiedenen Maßnahmen an.

Mehr dazu: Mitarbeiterfluktuation verhindern: So funktioniert es

Darüber hinaus gewinnt HR auch in strategischer Hinsicht zunehmend an Bedeutung: Das Employer Branding sowie das Talent Recruiting und Management werden ebenfalls von hier aus gesteuert.

Auch interessant:

• Employer Branding: Ratgeber für den Einstieg
• Talent Management im Mittelstand: Top-Spezialisten gewinnen, halten und fördern

Schon diese kurzen Stichworte zeigen, dass Sie bestimmte Standards und Strukturen für Ihre Prozesse und Personalthemen benötigen, damit Ihre Personalabteilung effizient arbeiten kann. Denken Sie darüber hinaus an Themen wie den Datenschutz, insbesondere den Schutz der Personaldaten. Versäumnisse können hier im schlimmsten Fall zu hohen Bußgeldern führen.

Mehr dazu: Wie sieht es mit dem Datenschutz bei Bewerbungen aus?

Aufgabenbereiche für HR

Um entscheiden zu können, welche Struktur für Ihr Unternehmen am sinnvollsten ist, kann ein Überblick über die verschiedenen Aufgabenbereiche und Tätigkeitsfelder von HR hilfreich sein. Checken Sie mit Hilfe der folgenden Übersicht, welche Aufgaben Sie aktuell bereits bewältigen, wo Handlungsbedarf besteht und welche Personalthemen Sie möglicherweise auslagern können.

Administration

In der Personalabteilung laufen die Fäden für viele administrative Aufgaben zusammen: Hier werden Arbeitsverträge und Kündigungen erstellt und die Personalakten aller Beschäftigten gepflegt. Hinzu kommt die Bearbeitung von Urlaubs- und Weiterbildungsanträgen sowie von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen. Außerdem liegen in der Regel auch Lohn- und Gehaltsabrechnungen in den Händen des HR-Personals. Die meisten dieser Tätigkeiten laufen standardisiert ab und können durch spezialisierte HR-Software unterstützt werden.

Mehr dazu: Personalakte: Was Arbeitgeber*innen beachten sollten

Recruiting und Talent-Management

Die Personalgewinnung hat in den letzten Jahren einen starken Wandel erlebt. Lief das Recruiting früher auch eher nach standardisierten Routinen ab, sind heute sehr viel mehr Kreativität und innovative Methoden gefordert, um Fachkräfte für das Unternehmen zu gewinnen.

Zudem haben viele Unternehmen inzwischen erkannt, wie wertvoll ein gezieltes Talent-Management für den Erfolg im Rekrutierungsprozess sein kann. Einen Talent-Pool anzulegen und zu pflegen und dafür zu sorgen, dass interessante Kandidat*innen Ihrem Unternehmen ihre Daten überlassen, kann die Personalauswahl deutlich erleichtern. In der Regel ist schon aus rechtlichen Gründen eine Bewerbermanagementsoftware für diesen Aufgabenbereich fast unverzichtbar.

Mehr dazu:

• 7 Strategien für die Personalgewinnung und Digitalisierung
• Active Sourcing: Definition, Nutzen und Umsetzung

Strategische Aufgaben

Mit Hilfe von Personalcontrolling kann HR wichtige Kennzahlen erheben und so personalbezogene Entscheidungen erleichtern bzw. optimieren. Datenbasierte Analysen werden in Zukunft voraussichtlich noch größere Bedeutung erlangen, und wenn Sie über die neue Struktur Ihrer Personalabteilung nachdenken, suchen Sie vielleicht gezielt nach HR-Spezialist*innen mit entsprechendem Know-how.

Auch die Personalbedarfs- und Einsatzplanung muss heute deutlich flexibler sein, sodass Unternehmen schneller reagieren können, falls die Auftragslage einen höheren oder geringeren Personalbedarf erfordert. HR hat hier eine wichtige Rolle, damit die Beschäftigten so effizient wie möglich eingesetzt werden.

Auch interessant: Wachstumsstrategie: Wie kann Ihr Unternehmen wachsen?

Employer Branding und Personalmarketing

Eine starke Arbeitsgebermarke aufzubauen, ist heute für Unternehmen aller Größen und Branchen wichtig, um von den begehrten Fachkräften als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden. Daher spielt das Employer Branding so eine große Rolle für den Unternehmenserfolg und braucht ein klares Commitment von der Unternehmensführung. Gerade kleinere Unternehmen, die auf Wachstumskurs sind, können hier punkten, da vor allem die jüngere Generation verstärkt auf diese Themen achtet.

Aus der Arbeitgebermarke lassen sich Maßnahmen für das Personalmarketing ableiten, die sowohl nach innen auf die Beschäftigten zielen als auch nach außen auf interessante Kandidat*innen. Entsprechend ausgebildete Expert*innen sind aus modernen Personalabteilungen kaum noch wegzudenken. Diese kümmern sich um die verschiedenen Bestandteile des Employee Life Cycles, von der Bewerbung bis zum Ausscheiden aus dem Betrieb. Sie organisieren das Onboarding, initiieren Weiterbildungs- und Gesundheitsangebote, machen sich Gedanken zur Gestaltung der unterschiedlichen Arbeitsplätze und sorgen dafür, dass die Beschäftigten sich jederzeit möglichst gut mit dem Unternehmen verbunden fühlen. So können sie helfen, die Krankheits- und Fluktuationsrate zu senken, und damit zur Kostenersparnis beitragen.

Mehr dazu: Personalmarketing als Baustein zum Erfolg

Wie viel HR-Personal benötigen Sie?

Die genannten Aufgaben zeigen, dass die Rolle von HR sich stark verändert hat: Immer weniger sind rein administrative Tätigkeiten zu erledigen, die zudem zu weiten Teilen von Software übernommen werden können. Stattdessen treten strategische Aufgaben in den Vordergrund, die zum einen auf die Mitarbeiterzufriedenheit und damit auf die Mitarbeiterbindung abzielen. Zum anderen sind Unternehmen mehr denn je darauf angewiesen, auf einem engen Markt ihre Attraktivität für Arbeitnehmer*innen zu erhöhen.

Nun fragen Sie sich vielleicht, wie viele Mitarbeiter*innen Sie in der Personalabteilung beschäftigen sollten, um all diesen Aufgaben gerecht werden zu können.

Eine bewährte Formel dafür lautet:

Teilen Sie die Anzahl Ihrer HR-Mitarbeiter*innen durch die Gesamtanzahl aller Beschäftigten und multiplizieren Sie das Ergebnis mit 100. So erhalten Sie das Verhältnis von HR zu Mitarbeitenden. Gehen Sie dabei laut der Arbeitsproduktivitätsformel nicht von der tatsächlichen Anzahl der Beschäftigten aus, sondern vom Vollzeitäquivalent (VZÄ), denn so erfassen Sie präziser die tatsächlich zur Verfügung stehende Arbeitskraft, zum Beispiel auch durch Teilzeitbeschäftigte.

Je größer das Unternehmen, desto geringer das Verhältnis

Kleine Unternehmen stellen meist die erste Personalkraft ein, wenn sie zwischen 20 und 50 Mitarbeitende beschäftigen. Hier liegt das Verhältnis von HR-Mitarbeiter*innen zur Gesamtzahl der Beschäftigten zunächst meist bei etwa 1:5. Unternehmen mit bis zu 250 Mitarbeiter*innen verfügen durchschnittlich über 3,4 Personaler*innen pro 100 Beschäftigten, wie die Studie „How Organizational Staff Size Influences HR Metrics“ (PDF) der Society for Human Resource Management zeigt.

Durch die zunehmende Digitalisierung sinkt dieses Verhältnis bei größeren Unternehmen. Denn immer mehr Aufgaben können automatisiert erledigt werden, sodass Personaler*innen mehr interne Mitarbeiter*innen managen können.

Dennoch scheint es Hinweise darauf zu geben, dass ein höherer Betreuungsschlüssel erheblichen Einfluss auf die Mitarbeiterzufriedenheit hat. Laut einer Studie von Great Place To Work® gibt es einen signifikanten Zusammenhang zwischen dem Betreuungsschlüssel (Anzahl der Mitarbeitenden pro Personaler*in) und der wahrgenommenen Qualität der Arbeitsplatzkultur.

So entwickeln Sie die passende Struktur für Ihre Personalabteilung

Sie sehen, bei der Organisation Ihrer Personalabteilung sind viele verschiedene Faktoren zu bedenken. Wie können Sie nun konkret vorgehen, um mehr Struktur in Ihre HR-Abteilung zu bekommen? Folgender Leitfaden kann Sie dabei unterstützen:

1. Wahl des Organisationsmodells

Eine leistungsstarke Personalabteilung aufzubauen, heißt auch zu entscheiden, welches Organisationsmodell am besten zu Ihrer Unternehmenskultur, der Unternehmensgröße und Ihren Zielen passt. Zur Auswahl stehen beispielsweise die folgenden Modelle:

• Zentrale und dezentrale Organisation: Welche Aspekte der Personalarbeit sollten zentral organisiert werden, welche können – beispielsweise bei mehreren Standorten – auch regional bearbeitet werden?
• Hierarchische Organisation: In der Linien-Organisation ist eine Führungskraft für das Management aller Personalprozesse zuständig.
• Matrix-Organisation: HR arbeitet an verschiedenen Schnittstellen mit anderen Einheiten im Unternehmen zusammen. Verantwortlichkeiten werden je nach Projekt vergeben.
• Organisation nach Aufgabenbereich: Bei größeren Unternehmen kann es sinnvoll sein, eigene Einheiten für bestimmte Themenschwerpunkte zu bilden, die Spezialist*innen in diesem Bereich sind.

Darüber hinaus können Sie die verschiedenen Modelle teilweise auch miteinander kombinieren. Oft lässt sich im ersten Stadium noch nicht endgültig klären, welches Modell am besten passt. Widmen Sie sich daher zunächst den folgenden Schritten.

2. Analyse und Zieldefinition

Wichtige Fragen lauten hier: Wie stellt sich der aktuelle Zustand dar? Woran fehlt es besonders, und welche Herausforderungen erwarten Sie mittel- und langfristig? Mit Hilfe der weiter oben beschriebenen Aufgabenbereiche können Sie eine Liste erstellen und definieren, welche Punkte für Ihr Unternehmen von besonderer Bedeutung sind. Erfassen Sie sodann, für welche Aufgaben bereits Kapazitäten im Unternehmen zur Verfügung stehen und für welche Tätigkeiten Sie Unterstützung benötigen. Nicht immer müssen Sie dafür Mitarbeiter*innen einstellen. Manche Aufgabenbereiche können auch an externe Personaldienstleister ausgelagert werden.

Mehr dazu: Personaldienstleistung: Was versteht man darunter und wann lohnt sie sich?

3. Prozessdefinition und Rollenklarheit

Je größer Ihr Unternehmen wird, umso wichtiger sind klare Strukturen und Prozesse in HR. Zudem muss geklärt werden, welche HR-Manager*innen für welche Aufgabenbereiche zuständig sind und welche Ressourcen sie benötigen.

Für jeden der von Ihnen definierten Bereiche legen Sie eindeutige Vorgehensweisen und Abläufe fest. Das erfordert eine umfassende inhaltliche Auseinandersetzung mit den jeweiligen Anforderungen und den gewünschten Ergebnissen. Berücksichtigen Sie dabei vor allem Ihre Unternehmensziele: Streben Sie ein starkes Wachstum an? Dann müssen Sie entsprechende Rollen und Aufgabenbereiche stärker als andere priorisieren. Doch diese Investition zahlt sich langfristig aus, weil Sie Ihre Arbeit dadurch wesentlich effizienter aufbauen und umsetzen können.

4. Organigramm

Haben Sie Klarheit über die Schwerpunkte der verschiedenen Aufgabenbereiche, die neuen Strukturen und Prozesse und die Verteilung der Aufgaben gewonnen, kann ein Organigramm dabei helfen, alle Ergebnisse noch einmal zu bündeln. Sie benennen die einzelnen Bereiche, zum Beispiel Employer Branding und Personalmarketing, Recruiting und Talent-Management, Administration und Personalverwaltung etc., und weisen die entsprechenden Mitarbeiter*innen zu. So erkennen Sie und später auch Ihre Beschäftigten schnell, wer im Unternehmen die richtigen Ansprechpartner*innen zu bestimmten Personalthemen sind.

Mehr dazu: Wie man Schritt für Schritt ein Organigramm erstellt