Sechs Schritte zur erfolgreichen Integration neuer Mitarbeiter*innen
Der Arbeitsvertrag ist unterschrieben, und in Kürze wird die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter ihre/seine Stelle antreten. Die Einarbeitungszeit bestimmt in vielen Fällen, ob sich eine stabile Beziehung zwischen dem neuen Stelleninhaber bzw. der neuen Stelleninhaberin und dem Unternehmen aufbauen lässt – und das ist in Zeiten des Fachkräftemangels wichtiger denn je.
Mit einem Einarbeitungsplan stellen Sie sicher, dass Ihr neuer Mitarbeiter sich von Anfang an willkommen fühlt. Im Plan benennen Sie die Verantwortlichen im Unternehmen, die für die jeweilige Aufgabe zuständig sind – damit die neue Mitarbeiterin sich zum Beispiel am ersten Tag nicht selbst darum kümmern muss, eine E-Mail-Adresse zu erhalten.
Es hat sich auch bewährt, einen Paten oder eine Mentorin für den ersten Arbeitstag oder auch die ersten Tage und Wochen im Unternehmen bereitzustellen. Diese*r Kolleg*in ist dann bei Fragen die erste Ansprechperson für den neuen Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin.
Um das Einarbeiten neuer Mitarbeiter*innen professionell zu gestalten, haben sich die folgenden sechs Schritte für den Einarbeitungsplan bewährt:
1. Vor dem ersten Arbeitstag
Optimalerweise setzt Ihr Einarbeitungsplan bereits einige Zeit vor dem Arbeitsbeginn an. Planen Sie zum Beispiel rechtzeitig die nötigen Schulungsmaßnahmen und klären Sie, wie die Aufgaben im Team künftig verteilt werden sollen.
Da heute fast alle Arbeitsprozesse in irgendeiner Form digitalisiert sind, muss zudem dafür gesorgt werden, dass der neue Mitarbeiter bzw. die neue Mitarbeiterin einen eigenen PC samt Tastatur und Maus erhält, auf dem die nötige Software bereits installiert ist. Auch ein eigener E-Mail-Account auf dem Unternehmensserver muss angelegt werden. Falls Berechtigungen notwendig sind, um zum Beispiel auf das Netzwerk zugreifen zu können, sorgen Sie dafür, dass auch hierfür ein Ansprechpartner benannt wird, der diese Aufgabe noch vor dem ersten Arbeitstag erledigt.
Viele Unternehmen stellen eine Mappe zusammen, die neuen Mitarbeiter*innen am ersten Tag überreicht wird, inzwischen oft in digitaler Form. Darin finden sich zum Beispiel das aktuelle Organigramm, Informationen zur Unternehmenskultur, Telefonlisten und wichtige Ansprechpartner*innen im Unternehmen. Auch für Namensschild, Mitarbeiterausweis und ggf. Schlüssel muss rechtzeitig gesorgt werden.
In manchen Regionen kann es auch sehr hilfreich sein, wenn Sie anbieten, die neue Mitarbeiterin bzw. den neuen Mitarbeiter bei der Suche nach einer Wohnung oder einer Kinderbetreuung zu unterstützen.
Denken Sie auch daran, die Teamkolleg*innen sowie ggf. den Empfang über den ersten Arbeitstag der neuen Mitarbeiterin zu informieren und darauf zu achten, dass der Arbeitsplatz gut ausgestattet ist. Eine nette Willkommenskarte auf dem Schreibtisch oder eine andere kleine Aufmerksamkeit vorzubereiten, sorgt gleich für ein gutes Gefühl bei neuen Mitarbeiter*innen.
2. Der erste Arbeitstag
Legen Sie fest, wer die neue Mitarbeiterin bzw. den neuen Mitarbeiter am Empfang abholt und begrüßt und wer beim Einführungsgespräch dabei sein soll. Falls Sie einen Mentor oder eine Patin bestimmt haben, wird diese Person ebenfalls eingeladen. In diesem Gespräch erläutern Sie den Einarbeitungsplan, so dass die neue Mitarbeiterin bzw. der neue Mitarbeiter weiß, was sie oder ihn in der kommenden Zeit erwartet. Außerdem informieren Sie über die internen Abläufe im Unternehmen (Arbeitszeiten, Urlaub und Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Dienstreisen, Pausenregelungen usw.) und über wichtige interne und externe Termine, an denen die neue Mitarbeiterin bzw. der neue Mitarbeiter teilnehmen sollte.
Stellen Sie neuen Mitarbeiter*innen außerdem die Kolleg*innen und wichtige Ansprechpartner*innen im Unternehmen kurz vor. Nicht zuletzt will der neue Arbeitsplatz ebenso besichtigt werden wie der Betrieb als Ganzes oder zumindest der Teilbereich, der für die neue Mitarbeiterin bzw. den neuen Mitarbeiter wichtig ist. Denken Sie auch an die Kantine oder Aufenthaltsräume. Ein erstes gemeinsames Mittagessen im Team oder ein Bier nach Feierabend erleichtert das Ankommen in der Gemeinschaft.
3. Die erste Woche: fachliche Einarbeitung
Schon im Vorfeld klären Sie, wer die fachliche Einarbeitung in der ersten Woche übernimmt und als Ansprechpartner für die neue Mitarbeiterin bzw. den neuen Mitarbeiter fungiert. Manchmal ist das der Vorgänger, manchmal eine Kollegin aus demselben Ressort, und oft übernimmt auch die Patin bzw. der Mentor diese Aufgabe selbst.
Dazu gehört zum Beispiel auch eine Unterweisung in der betriebsspezifischen Software. Außerdem geht es darum, die neue Mitarbeiterin bzw. den neuen Mitarbeiter möglichst schnell mit den Produkten und Angeboten des Unternehmens vertraut zu machen und die jeweiligen Aufgaben zu erläutern bzw. dabei Hilfestellung zu leisten. Ein Leitfaden kann neue Mitarbeiter*innen dabei unterstützen, schon bald erste Aufgaben selbstständig zu erledigen.
In vielen Fällen ist es auch sinnvoll, in der ersten Woche bereits Kontakt zu Kunden und Lieferanten herzustellen, damit diese wissen, wer ab sofort ihr neuer Ansprechpartner im Unternehmen ist. Es hat sich zudem bewährt, neue Mitarbeiter*innen nach der ersten Arbeitswoche um Feedback zur Einarbeitung zu bitten. Falls sich dabei Versäumnisse zeigen, können Sie Ihren Einarbeitungsplan anpassen und mögliche Ärgernisse aus dem Weg räumen.
4. Ungeschriebene Regeln
In jedem Unternehmen gibt es Standards, die nirgendwo festgehalten sind und dennoch von allen befolgt werden. Für Neue ist es immer sehr wichtig, diese ungeschriebenen Regeln zu verstehen, um nicht unwissentlich dagegen zu verstoßen. Dabei kann es zum Beispiel um das Verhalten in der Kaffeeküche, in Raucherpausen oder auch um die Kleiderordnung gehen. Die Patin oder der Mentor sollte auch auf diese Themen achten und entsprechende Hinweise geben.
5. Feedback durch die/den Vorgesetzte*n
Sind Vorgesetzte nicht auf die neue Mitarbeiterin bzw. den neuen Mitarbeiter vorbereitet oder sogar am ersten Arbeitstag gar nicht anwesend, vermittelt das einen sehr schlechten Eindruck. Umgekehrt wirkt es sehr motivierend, wenn die Einarbeitung offensichtlich auch Chefsache ist und der oder die Vorgesetzte den Einarbeitungsprozess aktiv begleitet.
Dazu gehören in den ersten Monaten regelmäßige Orientierungsgespräche, die einerseits dazu dienen, die Meilensteine im Einarbeitungsplan zu kommunizieren und darauf zu achten, ob sie erreicht wurden. Andererseits haben neue Mitarbeiter*innen dabei auch die Gelegenheit, die eigenen Erwartungen zu überprüfen und anzupassen. Ein wertschätzendes Feedback, das zeigt, wie wichtig man die Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen nimmt, wirkt sich in der Regel sehr positiv auf Motivation und Leistungsbereitschaft aus.
6. Entscheidung zur Übernahme treffen
Gegen Ende der Probezeit, die in den meisten Fällen sechs Monate beträgt, wird entschieden, ob die neue Mitarbeiterin bzw. der neue Mitarbeiter im Unternehmen verbleibt. Wenn Sie dafür gesorgt haben, dass der Einarbeitungsplan nicht nur auf dem Papier steht, sondern tatsächlich gelebt wird, sollten alle Beteiligten beurteilen können, ob es zu einem „Cultural Fit“ gekommen ist. Sie wissen jetzt also, ob die neue Mitarbeiterin bzw. der neue Mitarbeiter wirklich ins Unternehmen und zum jeweiligen Aufgabenbereich passt. In jedem Fall empfiehlt sich ein Abschlussgespräch vor Ende der Probezeit, in dem neue Mitarbeiter*innen erfahren, wie ihre Leistung beurteilt wird und ob sie endgültig übernommen werden.
Wie Sie eine individuelle Vorlage für den Einarbeitungsplan erstellen
Die genannten sechs Schritte können Sie in Tabellenform aufbereiten, indem Sie zunächst die einzelnen zu erledigenden Aufgaben, die zu Ihrem Unternehmen passen, definieren und auflisten. In zwei weiteren Spalten legen Sie fest, wer für das Thema jeweils verantwortlich ist und bis wann es erledigt sein sollte. In der letzten Spalte lassen Sie die jeweiligen Verantwortlichen abzeichnen, wenn die Aufgabe erledigt ist. So stellen Sie sicher, dass alle Aufgaben klar zugewiesen sind und alle Beteiligten wissen, was von ihnen erwartet wird.
Diesen Einarbeitungsplan – ohne Schritt 6 – können Sie zudem neuen Mitarbeiter*innen und deren Mentor*innen als „Laufzettel“ zur Verfügung stellen, so dass diese immer orientiert sind, welche Schritte noch vorgesehen sind.
Auf diese Weise sorgen Sie dafür, dass die Einarbeitungszeit effizient und professionell organisiert ist, was sowohl den neuen Mitarbeiter*innen als auch Ihrem Unternehmen zugutekommt.
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