Was braucht man, um neue Mitarbeiter*innen anzumelden?

Als Unternehmer*in sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, jeden neuen, sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten, Minijobber, Midijobber und Auszubildenden anzumelden. Davor müssen die folgenden Grundvoraussetzungen erfüllt sein:

• Eine Betriebsnummer muss vorliegen.
• Ihr Unternehmen muss bei der Berufsgenossenschaft gemeldet sein.
• Ein gültiger Arbeitsvertrag muss vorliegen.

Die Betriebsnummer

Besonders für Neugründer ist es wichtig zu wissen, dass die Betriebsnummer der grundlegende Bestandteil ist, um Arbeitnehmer*innen einstellen zu dürfen. Die achtstellige Nummer müssen Sie bei der Agentur für Arbeit beantragen. Dies können Sie bequem über das von der Agentur bereitgestellte Onlineformular elektronisch erledigen. Müssen Sie der Arbeitsagentur im Laufe der Zeit Änderungen mitteilen, reicht eine E-Mail oder ein Fax aus. Ihre Betriebsnummer müssen Sie nur einmal beantragen, und zwar bevor Sie Ihren ersten Mitarbeiter bzw. Ihre erste Mitarbeiterin einstellen.

Die Nummer dient zur Meldung bei der Sozialversicherung und zur Abrechnung der jeweiligen Versicherungsbeiträge, dazu gehören die Beiträge zur Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Außerdem benötigen Sie die Betriebsnummer auch dafür, um betriebsbezogene Arbeitsgenehmigungen einzuholen und für die Meldung von Unfällen bei der Berufsgenossenschaft.

Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft

Bei der Gründung sind Sie dazu verpflichtet, Ihr Unternehmen beim zuständigen Unfallversicherer anzumelden. Für Unternehmer von privatrechtlichen Gewerben bedeutet dies eine Anmeldung bei der gewerblichen Berufsgenossenschaft, die nach den jeweiligen Branchen gegliedert ist. Für landwirtschaftliche Betriebe ist die LBG (Landwirtschaftliche Berufsgenossenschaft) zuständig. Alle Ihre Mitarbeiter*innen sind über die gesetzliche Unfallversicherung Ihres Unternehmens versichert. Sollte ein Unfall passieren, müssen Sie diesen unverzüglich der Berufsgenossenschaft melden.

Der Arbeitsvertrag

Ein von beiden Seiten unterschriebener Arbeitsvertrag ist die Grundlage für die Anmeldung von sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmern.

Welche Dokumente benötigen Sie von Ihren neuen Mitarbeiter*innen, um sie anzumelden?

Um Ihre Arbeitnehmer*innen anzumelden, benötigen Sie die folgenden Dokumente von ihnen:

• Steueridentifikationsnummer
• Sozialversicherungsausweis
• Mitgliedsbescheinigung einer Krankenkasse
• Unterlagen über vermögenswirksame Leistungen
• Persönliche Daten des Arbeitnehmers (Name, Adresse, Geburtsdatum, Kontodaten)
• Gegebenenfalls Urlaubsbescheinigung des vorherigen Arbeitgebers
• Gegebenenfalls Nachweis der Elternschaft
• Gegebenenfalls Schwerbehindertennachweis
• Gegebenenfalls weitere Nachweise in Abhängigkeit vom Berufsfeld und der Branche (z. B. Bescheinigung über Belehrung von Lebensmittelpersonal gemäß § 43 Infektionsschutzgesetz, Gesundheitsbescheinigung, ärztliche Tauglichkeitsbescheinigung etc.)
• Arbeitserlaubnis (bei Arbeitnehmer*innen aus Nicht-EU-Ländern)

Wo Sie Ihre Arbeitnehmer*innen anmelden müssen

Sie müssen Ihre Arbeitnehmer*innen beim Finanzamt, zur Sozialversicherung sowie bei der Krankenkasse anmelden. Nachfolgend erfahren Sie die Details dazu.

Registrierung beim Finanzamt

Als Unternehmer haben Sie sich vorab entschieden, ob Sie die Lohnabrechnungen Ihrer Mitarbeiter*innen selbst durchführen oder einen Steuerberater beauftragen. Sollten Sie sich für die Selbstabrechnung entschieden haben, müssen Sie die Anmeldung beim Finanzamt selbst übernehmen. Die Registrierung ist online bei Ihrem zuständigen Finanzamt durchzuführen und erfolgt über das sogenannte ELStAM-Verfahren (Elektronisches Lohnsteuerabzugsmerkmal-Verfahren). Am einfachsten geht dies über das Online-Portal ELSTER oder alternativ dazu über eine entsprechende Lohnabrechnungssoftware. Haben Sie einen Steuerberater für die Lohnabrechnungen beauftragt, ist dieser für die Anmeldung zuständig.

Um Arbeitnehmer*innen ordnungsgemäß anmelden zu können, ist deren Steueridentifikationsnummer sowie das Geburtsdatum notwendig. Die Überweisungen an das Finanzamt sind monatlich zu tätigen und werden anhand der jeweiligen Steuermerkmale und Freibeträge des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin berechnet. Als kleiner Tipp: Sollten Sie als Neugründer*in noch unerfahren sein und diesen Schritt dennoch selbst machen wollen, gibt es mittlerweile gute Lohnbuchhaltungsprogramme, die Sie verwenden können.

Anmeldung zur Sozialversicherung

Zur Sozialversicherung zählen die Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. In der Regel besteht bei allen Voll- und Teilzeitverträgen ein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsverhältnis. Demnach müssen Sie Ihrer Rechtspflicht nachkommen und Ihre Mitarbeiter*innen bei all diesen Stellen entsprechend anmelden.

Anmeldung bei der Krankenkasse

Die Krankenkasse übernimmt die Hauptaufgabe, alle zur Sozialversicherung notwendigen Beiträge einzuziehen und an die entsprechenden Stellen weiterzuleiten. Dazu benötigt sie von Ihnen die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse Ihres Arbeitnehmers bzw. Ihrer Arbeitnehmerin sowie den Sozialversicherungsausweis. Die Anmeldung bei der Krankenkasse muss mit der ersten Gehaltsabrechnung, spätestens jedoch sechs Wochen nach dem ersten Arbeitstag erfolgen.

Neben der Anmeldung der Arbeitnehmer*innen sind Sie auch für jegliche Um- und Abmeldungen sowie für die Berechnung und die fristgerechte Übermittlung der Beitragsnachweise zur Sozialversicherung zuständig. Die monatliche Übermittlung der Nachweise erfolgt ausschließlich elektronisch, abgesichert durch eine verschlüsselte Datenübertragung. Der späteste Zeitpunkt der Einreichung der Nachweise ist der fünftletzte Bankarbeitstag. Achten Sie auf eine fristgerechte Übermittlung, andernfalls können Strafzahlungen fällig werden.

Die Beiträge zur Sozialversicherung werden zwischen Arbeitgeber*in und Arbeitnehmer*in jeweils zur Hälfte geteilt und der Einzug erfolgt per Lastschriftverfahren. Für Werkstudenten gibt es die Möglichkeit einer Versicherungsbefreiung von der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Klären Sie diesbezüglich mit der Krankenkasse ab, ob dies im Individualfall möglich ist. Eine Steuerbefreiung hinsichtlich der Rentenversicherung ist jedoch nicht möglich. Sollten Sie Fragen zu sozialversicherungstechnischen Belangen haben, können Sie sich jederzeit an Ihre Krankenkasse wenden, denn sie ist auch die zentrale Anlaufstelle für Rückfragen aller Art.

Anmeldung von Minijobbern

Minijobber sind nicht beim Finanzamt und bei der Krankenkasse anzumelden, sondern bei der Minijob-Zentrale, die die zentrale Anmelde- und Beitragsabgabestelle für geringfügig Beschäftigte ist, welche die Kriterien eines Minijobbers erfüllen. Trägerin der Minijob-Zentrale ist die DRV KBS (Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See). Ob Ihre Mitarbeiter*innen die entsprechenden Kriterien eines Minijobbers erfüllen oder nicht, müssen Sie als Arbeitgeber*in entsprechend der versicherungsrechtlichen Kriterien selbst beurteilen. Entscheidend sind hierbei bestimmte Verdienst- und Zeitgrenzen.

Detaillierte Informationen sowie ein nützlicher Personalfragebogen zur diesbezüglichen Beurteilung erhalten Sie über die Webseite der Minijob-Zentrale. Die Anmeldung bei der Minijob-Zentrale ist spätestens sechs Wochen nach Beginn des ersten Arbeitstages vorzunehmen. In einigen Branchen ist jedoch eine zusätzliche Sofortmeldung vorgeschrieben, um Schwarzarbeit vorzubeugen. Dazu gehören nach § 28a, Abs. 4 SGB IV folgende:

• Baugewerbe
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
• Personenbeförderungsgewerbe
• Speditions-, Transport- und damit verbundenes Logistikgewerbe
• Schaustellergewerbe
• Unternehmen der Forstwirtschaft
• Gebäudereinigungsgewerbe
• Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
• Fleischwirtschaft
• Prostitutionsgewerbe
• Wach- und Sicherheitsgewerbe

Bitte beachten Sie, dass die Sofortmeldung die Meldung, die gemeinsam mit der ersten Abrechnung erfolgen muss, nicht ersetzt. Die Meldung sowie die Beitragszahlungen zur Unfallversicherung sind von Ihnen separat abzuwickeln. Hierfür ist die Minijob-Zentrale nicht zuständig.

Kosten und Gebühren

Die Anmeldung Ihrer Mitarbeiter*innen beim Finanzamt und bei der Sozialversicherung ist mit keinen Kosten verbunden. Im Rahmen des Arbeitgeberanteils tragen Sie die Kosten der Sozialversicherungsbeiträge während des Beschäftigungsverhältnisses. Für die Unfallversicherung tragen Sie als Arbeitgeber*in die Gesamtkosten.

Unser kleiner FAQ Guide

Wann muss man Arbeitnehmer*innen anmelden?

Sobald Sie als Freiberufler oder selbstständiger Gewerbetreibender einen sozialversicherungspflichtigen Mitarbeiter, Auszubildenden oder Minijobber bis maximal 450 Euro pro Monat beschäftigen, ist dieser anzumelden. Die Anmeldung über die Krankenkasse zur Sozialversicherung muss bis spätestens sechs Wochen nach dem ersten Arbeitstag erfolgen.

Wann muss ich einen Minijobber anmelden?

Jeder Arbeitgeber ist gesetzlich dazu verpflichtet, Minijobber bis maximal 450 Euro pro Monat spätestens bis sechs Wochen nach dem ersten Arbeitstag bei der Minijob-Zentrale anzumelden. In einigen Branchen ist eine zusätzliche Sofortmeldung vorgeschrieben, bei deren Nichteinhaltung hohe Geldbußen drohen.

Wo muss ein Midijob angemeldet werden?

Bei einem Midijob handelt es sich um ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis. Daher muss ein Midijobber analog zu einem Vollzeitbeschäftigten bei den dafür zuständigen Ämtern und der Krankenkasse angemeldet werden. Die Minijob-Zentrale ist hier nicht zuständig.

Mitarbeiter*innen anmelden – Unsere Checkliste

Nachfolgend haben wir für Sie eine kleine, aber feine Checkliste zusammengestellt, die Sie bei der Anmeldung Ihrer Arbeitnehmer*innen unterstützen soll.

Dokumente für die Anmeldung:

• Steueridentifikationsnummer
• Sozialversicherungsausweis
• Urlaubsbescheinigung des vorherigen Arbeitgebers
• Mitgliedsbescheinigung einer Krankenkasse
• Unterlagen über vermögenswirksame Leistungen
• Gegebenenfalls Nachweis der Elternschaft
• Gegebenenfalls Schwerbehindertennachweis
• Gegebenenfalls weitere Nachweise in Abhängigkeit vom Berufsfeld und der Branche (z. B. Bescheinigung über Belehrung von Lebensmittelpersonal gemäß § 43 Infektionsschutzgesetz, Gesundheitsbescheinigung, ärztliche Tauglichkeitsbescheinigung etc.)
• Arbeitserlaubnis (bei Arbeitnehmern aus Nicht-EU-Ländern)

Notwendige Anmeldungen bei folgenden Stellen:

• Antrag auf Erstellung einer Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit
• Registrierung beim Finanzamt
• Anmeldung der Arbeitnehmer bei der Berufsgenossenschaft
• Anmeldung der Arbeitnehmer bei der Sozialversicherung
• Anmeldung der Arbeitnehmer bei der Unfallversicherung