Steuernummer und Steuer-Identifikationsnummer – was ist der Unterschied?

Gründende von Unternehmen und Gewerbebetrieben benötigen in der Regel eine Steuernummer. Die wichtigsten Unterschiede zur Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID) liegen in der Verwendung und Zuweisung: Die Steuernummer dient betrieblichen Zwecken und wird für die Veranlagung gewerblicher und unternehmerischer Einkünfte genutzt. Die Steuer-ID hingegen ist einer natürlichen Person zugeordnet und kommt vordergründig bei privaten steuerlichen Angelegenheiten zum Einsatz – zum Beispiel bei der Einkommensteuer.

Was ist die Steuernummer?

Die Steuernummer ist eine individuelle Kennziffer, die von Ihrem zuständigen Finanzamt vergeben wird. Sie wird für die steuerliche Veranlagung von Gewerbetreibenden, Selbstständigen und Unternehmen benötigt. Eine gültige Steuernummer benötigen Sie unter anderem für folgende Aufgaben:

• Abführung von Gewerbe-, Körperschafts- und Umsatzsteuer
• Ausstellung rechtskonformer Rechnungen
• Abführung der Lohnsteuer für Ihre Mitarbeitenden
• Übermittlung Ihrer Steuererklärungen an das Finanzamt

Da die Steuernummer regional vergeben wird, ändert sie sich bei einem Umzug des Unternehmenssitzes, sofern dieser in einen anderen Zuständigkeitsbereich fällt. Zusätzlich erhalten Sie als Einzelunternehmer*in auch eine persönliche Steuer-ID zur Abwicklung Ihrer privaten Einkommensteuer.

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Was ist die steuerliche Identifikationsnummer (Steuer-ID)?

Die Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID) ist eine lebenslang gültige, elfstellige Nummer, die vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) automatisch zugeteilt wird – und zwar an jede in Deutschland steuerpflichtige natürliche Person. Im Gegensatz zur Steuernummer ist die Steuer-ID ortsunabhängig und dauerhaft. Sie bleibt auch bei einem Wohnortwechsel oder einer Namensänderung bestehen und erleichtert dadurch die eindeutige Zuordnung steuerlicher Daten über alle Lebensphasen hinweg.

Als Arbeitgeber*in benötigen Sie die Steuer-ID Ihrer Mitarbeitenden, um die Lohnsteuer ordnungsgemäß abzuführen. Während juristische Personen und Einzelunternehmen aktiv eine Steuernummer beantragen müssen, erfolgt die Vergabe der Steuer-ID an natürliche Personen automatisch bei Geburt oder Wohnsitzanmeldung in Deutschland. Die Steuer-ID trägt dazu bei, den Datenaustausch zwischen Behörden zu vereinfachen und steuerliche Prozesse effizienter zu gestalten.

Wie beantrage ich eine Steuernummer als Arbeitgeber*in?

Sobald Sie planen, gewerblich oder freiberuflich tätig zu werden, sind Sie verpflichtet, eine Steuernummer zu beantragen. Das gilt unabhängig von der Rechtsform – ob als Einzelunternehmen, Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaft (UG) oder Aktiengesellschaft (AG). Da die Antragsbearbeitung und Vergabe der Steuernummer durch das Finanzamt einige Wochen in Anspruch nehmen können, sollten Sie den Antrag frühzeitig vor Aufnahme der Geschäftstätigkeit stellen.

Seit 2022 ist die Angabe der arbeitgebenden Steuernummer zudem bei bestimmten Entgeltmeldungen – etwa bei geringfügigen Beschäftigungen (Minijobs) – gesetzlich vorgeschrieben. Die Beantragung erfolgt durch das Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung über das ELSTER-Portal.

So klappt die Steuernummernbeantragung

Die Beantragung der Steuernummer erfolgt über das elektronische ELSTER-Verfahren. So gehen Sie Schritt für Schritt vor:

1. Gewerbe anmelden

Bevor Sie eine Steuernummer erhalten, müssen Sie zunächst Ihr Gewerbe bei der zuständigen Behörde (z. B. Gewerbeamt) anmelden. Diese leitet Ihre Anmeldung automatisch an das zuständige Finanzamt weiter. Danach erhalten Sie einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Die Art des Fragebogens hängt von der gewählten Rechtsform ab, wie:

• Einzelunternehmen oder freiberufliche Tätigkeit
• Kapitalgesellschaft (z. B. GmbH, UG), Genossenschaft
• Personengesellschaft (z. B. GbR, OHG)
• Verein oder Körperschaft des privaten Rechts
• Körperschaft nach ausländischem Recht

2. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung online ausfüllen

Den Fragebogen füllen Sie elektronisch über das ELSTER-Portal aus. Dafür benötigen Sie ein Benutzerkonto inklusive Zertifikatsdatei. In diesem Formular machen Sie unter anderem Angaben zu:

• Ihrer geplanten Tätigkeit,
• den voraussichtlichen Umsätzen und Gewinnen,
• Ihrer Bankverbindung
• und – falls vorhanden – zur Arbeitgeber-ID bzw. Betriebsnummer, die für die Anmeldung bei Sozialversicherungsträgern benötigt wird.

Die Übermittlung Ihrer Daten erfolgt standardisiert und sicher über das ELSTER-System.

3. Steuernummer erhalten

Nach erfolgreicher Übermittlung prüft das Finanzamt Ihre Angaben und vergibt daraufhin Ihre individuelle Steuernummer. Dieser Vorgang kann einige Wochen dauern. Sie erhalten die Steuernummer per Post.

Hinweis: Falls Sie bereits Rechnungen stellen müssen, bevor Sie die Nummer erhalten haben, können Sie den Vermerk „Steuernummer wird nachgereicht“ verwenden. Sobald Sie Ihre Steuernummer erhalten haben, müssen Sie diese auf allen geschäftlichen Dokumenten korrekt angeben.

Ist die Steuer-Identifikationsnummer für Arbeitgeber*innen wichtig?

Die Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID) ist für Arbeitgeber*innen essenziell zur Lohnkosten- und Gehaltsabrechnung für das Personal. Daher müssen alle Mitarbeitenden ihre Steuer-ID nennen, wenn sie ein Beschäftigungsverhältnis in Ihrem Unternehmen eingehen. Die Steuer-ID ist fester Bestandteil des elektronischen Meldeverfahrens und wird zur Übermittlung steuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Daten benötigt. Ohne gültige Steuer-ID ist eine Anmeldung neuer Kolleg*innen nicht möglich.

Ihr Unternehmen selbst erhält keine Steuer-ID. Allerdings müssen Einzelunternehmer*innen oder Gesellschafter*innen ihre persönliche Steuer-ID in der privaten Einkommensteuererklärung angeben, sofern sie Einkünfte aus dem Unternehmen erzielen.

Welche Rolle spielt die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)?

Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) erhalten Sie ebenfalls vom Bundeszentralamt für Steuern. Sie dient dazu, Unternehmen im innergemeinschaftlichen Waren- und Dienstleistungsverkehr innerhalb der Europäischen Union (EU) eindeutig zu identifizieren.

Im Gegensatz zur regulären Steuernummer oder Steuer-ID wird die USt-IdNr. ausschließlich für umsatzsteuerliche Zwecke im EU-Ausland verwendet. Sie ist erforderlich, um sich bei grenzüberschreitenden Geschäften als steuerpflichtige Unternehmer*in auszuweisen und umsatzsteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen korrekt abzuwickeln.

Die USt-IdNr. benötigen Sie unter anderem, wenn Sie:

• Waren oder Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Mitgliedstaaten liefern (B2B-Geschäft),
• Waren oder Leistungen aus anderen EU-Ländern beziehen,
• am innergemeinschaftlichen Handel teilnehmen und dabei umsatzsteuerliche Pflichten erfüllen müssen.

Bereits bei der Planung grenzüberschreitender Geschäftstätigkeiten ist es sinnvoll, Ihre USt-IdNr. frühzeitig zu beantragen, um Lieferungen und Leistungen korrekt abrechnen und steuerliche Vorteile im EU-Binnenmarkt nutzen zu können.

Beantragung und Verwendung der USt-IdNr.

Den Antrag für die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer können Sie über das BZSt-Online-Portal stellen. Voraussetzung ist eine gültige Steuernummer sowie die Angabe von:

• Unternehmensname und Geschäftsanschrift
• Rechtsform und zuständiges Finanzamt
• Telefonnummer oder E-Mail-Adresse für Rückfragen

Nach erfolgreicher Prüfung wird Ihnen Ihre USt-IdNr. schriftlich mitgeteilt. Wichtig für den Geschäftsalltag ist, dass Sie die USt-IdNr. auf allen Ausgangsrechnungen angeben, sofern Sie innergemeinschaftliche Leistungen erbringen. Über das EU-weite MIAS-System können Sie außerdem die Gültigkeit der USt-IdNr. Ihrer Geschäftspartner prüfen. Änderungen (z. B. Adresse oder Firmenname) sollten Sie dem BZSt zeitnah melden, um steuerliche Unstimmigkeiten zu vermeiden.

Was ist die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.)?

Die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) ist eine bundesweit einheitliche Kennziffer, die vom Bundeszentralamt für Steuern an Unternehmen, Selbstständige und wirtschaftlich tätige Organisationen vergeben wird. Sie soll dazu dienen, Verwaltungsprozesse sowie die Identifikation im Austausch mit Behörden zu vereinfachen, den Datenaustausch zwischen Unternehmen und Behörden zu verbessern und langfristig die Datenqualität im Wirtschaftsbereich zu erhöhen.

Vorteile der W-IdNr. für Unternehmen

Mit der W-IdNr. können Sie viele steuerliche Meldungen unter einer einheitlichen Nummer abwickeln. Das bedeutet:

• Weniger Bürokratie im Umgang mit Behörden wie Finanzämtern, Gewerbeämtern oder Sozialversicherungsträgern
• Bessere Nachverfolgbarkeit und Klarheit bei behördlichen Vorgängen
• Rechts- und Datensicherheit durch eindeutige Unternehmenszuordnung

Die W-IdNr. ist vorwiegend dann relevant, wenn Ihr Unternehmen international tätig ist oder gesetzlich zur Teilnahme an bestimmten Meldesystemen verpflichtet wird.

Beantragung und Verwendung der W-IdNr.

Die Vergabe der W-IdNr. erfolgt automatisch durch das BZSt, sobald Ihr Betrieb die Voraussetzungen dazu erfüllt. Eine aktive Beantragung ist daher nicht notwendig. Sie sollten jedoch sicherstellen, dass Ihre Daten im Unternehmensregister und beim Finanzamt aktuell und vollständig sind, um eine automatische Zuteilung zu ermöglichen. 

Hinweis: Die W-IdNr. ist langfristig als zentrales Identifikationsmerkmal für wirtschaftliche Tätigkeiten in Deutschland vorgesehen. Sie wird Schritt für Schritt in bestehende Verwaltungsprozesse integriert. Seit 1. November 2024 wurde mit der Vergabe der W-Id.Nr. begonnen. Während Neugründungen die Nummer automatisch im Rahmen der steuerlichen Erfassung erhalten, wird sie bestehenden Unternehmen nach und nach bis spätestens 2026 zugeteilt. 

Welche anderen Steuerarten sind für Unternehmer*innen relevant?

Welche Steuern Ihr Unternehmen zahlen muss, hängt primär von der Rechtsform und der Art Ihrer Tätigkeit ab. In der Regel sind für Unternehmen, Selbstständige und Gewerbetreibende die folgenden Steuerarten relevant:

Einkommensteuer

Die Einkommensteuer betrifft natürliche Personen, also z. B. Einzelunternehmer*innen oder Freiberufler*innen. Sie versteuern ihren Gewinn wie andere Privatpersonen auch. Der Steuersatz ist progressiv und steigt mit dem Einkommen – von aktuell 14 % bis zu 45 %.

Körperschaftsteuer

Juristische Personen wie GmbHs, AGs oder UGs unterliegen der Körperschaftsteuer. Sie ist das Pendant zur Einkommensteuer bei Kapitalgesellschaften. Der Körperschaftsteuersatz beträgt derzeit 15 % zuzüglich Solidaritätszuschlag. Hat Ihr Unternehmen eine dieser Rechtsformen, müssen Sie jährlich eine Körperschaftsteuererklärung, eine Bilanz sowie eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung einreichen.

Gewerbesteuer

Die Gewerbesteuer betrifft gewerbliche Unternehmen, nicht jedoch Freiberufler*innen. Sie wird auf den sogenannten Gewerbeertrag (den steuerlich ermittelten Gewinn) erhoben, um bestimmte Zu- und Abrechnungen zu ermöglichen. Der tatsächliche Steuersatz variiert je nach Gemeinde – Hebesätze zwischen 200 % und über 500 % sind möglich. Eine Freibetragsgrenze von 24.500 EUR gilt dabei für Einzelunternehmen und Personengesellschaften.

Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) fällt auf nahezu alle Verkäufe von Waren und Dienstleistungen an. Unternehmen sind verpflichtet, diese im Auftrag des Finanzamts zu erheben und abzuführen. Der reguläre Steuersatz beträgt 19 %, für bestimmte Produkte – z. B. Lebensmittel oder Bücher – gilt ein ermäßigter Satz von 7 %.