Welche Unterlagen benötigen Arbeitgeber?

Falls Sie zum ersten Mal einen Mitarbeiter bzw. eine Mitarbeiterin einstellen, sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, eine neue Betriebsnummer zu beantragen. Mithilfe dieser Nummer werden notwendige Daten wie Jahresmeldungen bzw. Anmeldungen an die Krankenkasse übermittelt. Arbeitgeber können die Betriebsnummer über die Internetseite der Agentur für Arbeit beantragen.

Grundsätzlich ist nach der Einstellung eines Mitarbeiters bzw. einer Mitarbeiterin auch ein schriftlicher Arbeitsvertrag notwendig. Gesetzlich gesehen ist zwar auch ein mündlicher Vertrag zunächst möglich, jedoch sollte ein schriftlicher Arbeitsvertrag spätestens nach vier Wochen ausgefüllt sein. Nachdem dieses Dokument aufgesetzt ist, müssen Sie sich als Arbeitgeber um verschiedene Behördengänge kümmern. Zu diesem Zweck können Sie folgende Unterlagen benötigen:

• Steueridentifikationsnummer und Geburtsdatum
• Sozialversicherungsnachweis
• Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
• Unterlagen über vermögenswirksame Leistungen
• Urlaubsbescheinigung des ehemaligen Arbeitgebers
• Schwerbehindertenausweis, falls eine Behinderung vorliegt
• Arbeitserlaubnis bei ausländischen Mitarbeiter*innen aus Nicht-EU-Ländern
• Führungszeugnis, Führerscheinnachweis oder Gesundheitsbescheinigung
• Schulungsbescheinigungen

Welche Anmeldungen sind für Arbeitgeber notwendig?

Nach Einstellung eines Mitarbeiters bzw. einer Mitarbeiterin sind Sie als Arbeitgeber bzw. Ihre HR-Abteilung verpflichtet, folgende Anmeldungen zu tätigen:

Finanzamt

Beim Finanzamt müssen neue Mitarbeiter*innen über das ELStAM-Verfahren (elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) gemeldet werden. Für dieses Verfahren benötigen Sie als Arbeitgeber zum einen die steuerliche Identifikationsnummer Ihres neuen Mitarbeiters bzw. Ihrer neuen Mitarbeiterin. Zum anderen wird das Geburtsdatum eingetragen. Zusätzlich geben Sie an, ob es sich um ein Neben- oder Hauptarbeitsverhältnis handelt.

Anschließend können Sie die Lohnsteuerabzugsmerkmale des neuen Mitarbeiters bzw. der neuen Mitarbeiterin abrufen. Diese enthalten beispielsweise die Steuerklasse der Person. Falls sich die Lohnsteuerabzugsmerkmale in Zukunft ändern sollten, müssen Sie diese dann auf elektronischem Wege mitteilen.

Sozialversicherung

Arbeitgeber müssen neue Angestellte zusätzlich bei der entsprechenden Krankenkasse melden. Welche das ist, bestimmen die Beschäftigten selbst. Innerhalb von zwei Wochen nach der Einstellung eines neuen Mitarbeiters bzw. einer neuen Mitarbeiterin müssen Arbeitgeber die neue Beschäftigung an die Krankenkasse übermitteln. Zu diesem Zweck gibt es das Formular „Meldung zur Sozialversicherung“.

Neue Mitarbeiter*innen können sowohl schriftlich als auch auf elektronischem Weg angemeldet werden. Bei letzterer Option beträgt die Abgabefrist sechs Wochen nach Beginn der Arbeit. Arbeitgeber benötigen den Sozialversicherungsausweis von neuen Beschäftigten. Sobald Arbeitnehmer dieses Dokument einreichen, müssen Sie es als Arbeitgeber an die Krankenkasse übermitteln.

Berufsgenossenschaft

Arbeitgeber haben die Möglichkeit, Firmenneulinge bei der zuständigen Berufsgenossenschaft zu melden. Mithilfe einer Mitgliedschaft sind Mitarbeiter*innen automatisch in der Unfallversicherung versichert. Dadurch werden Berufskrankheiten, Rehabilitationsmaßnahmen, Unfallentschädigungen und finanzielle Absicherungen der Familienmitglieder abgedeckt.

Urlaubsbescheinigung

Damit der Urlaubsanspruch des neuen Mitarbeiters bzw. der neuen Mitarbeiterin errechnet werden kann, dürfen Sie eine Urlaubsbescheinigung verlangen. Dadurch können Sie ermitteln, wie viel Urlaub die Person beim früheren Arbeitgeber erhalten hat.

Arbeitserlaubnis

Wenn neue Mitarbeiter*innen aus einem Nicht-EU-Land kommen, benötigen sie einen Aufenthaltstitel bzw. eine Arbeitserlaubnis. Diese muss gleich zu Beginn der Tätigkeit vorhanden sein.

Führerschein

Falls neue Beschäftigte Firmenfahrzeuge bedienen müssen, benötigen Sie eine Kopie des Führerscheins, die Sie zu den Personalunterlagen legen. Außerdem sollten Sie Mitarbeiter*innen darauf hinweisen, dass Sie sofort informiert werden müssen, sobald beispielsweise die Fahrerlaubnis entzogen bzw. der Führerschein eingezogen wird.

Notwendige Schulungsbescheinigungen

In manchen Branchen sind spezifische Schulungen notwendig. Beispielsweise müssen Mitarbeiter*innen im Lebensmittelbereich zu Hygienethemen geschult sein. Sie sollten notwendige Schulungsbescheinigungen gleich zu Beginn der Tätigkeit erhalten und zur Personalakte legen. Optional können Sie auch eine Weiterbildung des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin veranlassen.

Nachweise zur Arbeitssicherheit

Einige Arbeitsbereiche haben ein hohes Gefährdungspotenzial. Mitarbeiter*innen in diesen Branchen benötigen besondere Kenntnisse und sollten diese nachweisen können. Entsprechende Regelungen können Sie bei der Handwerkskammer oder der IHK einsehen. Sobald Sie diese Nachweise von den Arbeitnehmern erhalten, sollten Sie diese zur Personalakte legen.

Gesundheitszeugnis

In einigen Branchen wie der Lebensmittelbranche kann ein Gesundheitszeugnis notwendig sein. Diese sollten Sie vor Beginn der Tätigkeit bereits erhalten haben. Falls Beschäftigte kein Gesundheitszeugnis vorweisen, können Mitarbeiter*innen dieses Dokument beim Gesundheitsamt erhalten.