Welche Unterlagen benötigen Sie als Arbeitgeber?

Grundsätzlich ist nach der Einstellung eines Mitarbeiters bzw. einer Mitarbeiterin ein schriftlicher Arbeitsvertrag notwendig. Arbeitsverträge regeln die rechtlichen Grundlagen des Arbeitsverhältnisses, einschließlich der Angaben zur Stelle, zur zu erbringenden Arbeitsleistung, zum Gehalt und zu weiteren relevanten Informationen. Gesetzlich gesehen ist zwar auch ein mündlicher Vertrag zunächst möglich, jedoch sollte ein schriftlicher Arbeitsvertrag spätestens nach vier Wochen ausgefüllt sein. Die Angaben im Arbeitsvertrag sind auch für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses und die Abwicklung administrativer Pflichten relevant. 

Die Angaben im Personalfragebogen (s. u.) und Arbeitsvertrag nehmen Bezug auf die jeweiligen Artikel der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung), insbesondere Artikel 13, der die Informationspflicht regelt. Das Thema Datenschutz spielt bei der Erfassung von Mitarbeiterdaten eine wichtige Rolle.

Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, von Ihren neuen Mitarbeiter*innen verschiedene weitere Nachweise und Bescheinigungen einzuholen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und die Lohnabrechnung korrekt zu erstellen. Das rechtzeitige Einholen und sorgfältige Ablegen dieser Nachweise in der Personalakte erleichtert die Verwaltung und sorgt für einen reibungslosen Ablauf im Unternehmen.

Informationen über Personalfragebogen erhalten

Einige wichtige Informationen können Sie am besten über einen standardisierten Personalfragebogen erfassen, den Sie neue Mitarbeitende ausfüllen lassen. Darin können Sie etwa folgende relevante Daten abfragen:

• Familienstand und Kinder
• Bankverbindung für die Gehaltsabrechnung
• Daten zur Lohnsteuer (z. B. Steueridentifikationsnummer, Finanzamts-Nr., Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Konfession)
• Angaben zur gewählten Krankenkasse
• Angaben zu bestehenden Verträgen für Vermögenswirksame Leistungen (VWL)
• Steuerpflichtige Vorbeschäftigungszeiten im laufenden Kalenderjahr

Eine Pflicht für Arbeitgeber, einen Personalfragebogen einzusetzen, gibt es nicht. Er erleichtert es Ihnen jedoch, die wichtigsten Informationen effizient zusammenzustellen. Falls Sie einen Personalfragebogen einsetzen, haben Ihre neuen Angestellten die Pflicht, diesen auszufüllen, sofern keine Fragen gestellt werden, die dem AGG (Allgemeines Gleichstellungs-Gesetz) widersprechen.

Achten Sie darauf, sich schriftlich bestätigen zu lassen, dass die Daten gespeichert und zum Beispiel für die Lohnbuchhaltung verwendet werden dürfen. Als Arbeitgeber müssen Sie zudem dafür Sorge tragen, dass auf diese Daten kein unberechtigter Zugriff erfolgen kann.

Zudem benötigen Sie folgende Unterlagen:

Urlaubsbescheinigung

Damit der Urlaubsanspruch des neuen Mitarbeiters bzw. der neuen Mitarbeiterin errechnet werden kann, dürfen Sie eine Urlaubsbescheinigung verlangen. Dadurch können Sie ermitteln, wie viel Urlaub die Person beim früheren Arbeitgeber erhalten hat.

Arbeitserlaubnis

Wenn neue Mitarbeiter*innen aus einem Nicht-EU-Land kommen, benötigen sie einen Aufenthaltstitel bzw. eine Arbeitserlaubnis. Diese muss gleich zu Beginn der Tätigkeit vorhanden sein.

Führungszeugnis

Für bestimmte Tätigkeiten ist ein Führungszeugnis Pflicht, insbesondere für folgende Bereiche:

• Kinder- und Jugendarbeit: z. B. als Lehrer*in, Erzieher*in oder Trainer*in (meist mit erweitertem Führungszeugnis)
• Pflege und Betreuung: Altenpflege, Krankenpflege oder häusliche Betreuung
• Öffentlicher Dienst: insbesondere bei Polizei, Justiz oder Verwaltung
• Finanzen und Versicherungen: z. B. Bankwesen, Versicherungsvertrieb, Vermögensberatung
• Sicherheitsdienste: z. B. im Bewachungs- oder Werkschutz

Führerschein

Falls neue Beschäftigte Firmenfahrzeuge bedienen müssen, benötigen Sie eine Kopie des Führerscheins, die Sie zu den Personalunterlagen legen. Außerdem sollten Sie Mitarbeiter*innen darauf hinweisen, dass Sie sofort informiert werden müssen, sobald beispielsweise die Fahrerlaubnis entzogen bzw. der Führerschein eingezogen wird.

Notwendige Schulungsbescheinigungen

In manchen Branchen sind spezifische Schulungen notwendig. Beispielsweise müssen Mitarbeiter*innen im Lebensmittelbereich zu Hygienethemen geschult sein. Sie sollten notwendige Schulungsbescheinigungen gleich zu Beginn der Tätigkeit anfordern und zur Personalakte legen. Optional können Sie auch eine Weiterbildung des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin veranlassen.

Nachweise zur Arbeitssicherheit

Einige Arbeitsbereiche haben ein hohes Gefährdungspotenzial. Mitarbeiter*innen in diesen Branchen benötigen besondere Kenntnisse und sollten diese nachweisen können. Entsprechende Regelungen können Sie bei der Handwerkskammer oder der IHK einsehen. Sobald Sie entsprechende Nachweise von Ihren Arbeitnehmer*innen erhalten, sollten Sie diese zur Personalakte legen.

Die Anmeldung und Verwaltung der Mitarbeiterdaten sind für die rechtliche Absicherung des Betriebs und die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben unerlässlich.

Um diese Anmeldungen müssen Arbeitgeber sich kümmern

Nachdem der Arbeitsvertrag aufgesetzt ist, müssen Sie sich als Arbeitgeber um verschiedene Behördengänge kümmern und Ihre neuen Mitarbeitenden zum Beispiel beim Finanzamt, bei der Krankenkasse und ggf. bei der Minijob-Zentrale anmelden. Auch zuvor arbeitslose Personen, die eine neue Stelle antreten, müssen entsprechend angemeldet werden. 

Nach Einstellung eines Mitarbeiters bzw. einer Mitarbeiterin sind Sie als Arbeitgeber bzw. Ihre Personalabteilung verpflichtet, folgende Anmeldungen zu tätigen:

Finanzamt

Beim Finanzamt müssen neue Mitarbeiter*innen über das ELStAM-Verfahren (elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) gemeldet werden. Für dieses Verfahren benötigen Sie als Arbeitgeber zum einen die steuerliche Identifikationsnummer Ihres neuen Mitarbeiters bzw. Ihrer neuen Mitarbeiterin. Zum anderen wird das Geburtsdatum eingetragen. Zusätzlich geben Sie an, ob es sich um ein Neben- oder Hauptarbeitsverhältnis handelt.

Anschließend können Sie die Lohnsteuerabzugsmerkmale des neuen Mitarbeiters bzw. der neuen Mitarbeiterin abrufen. Diese enthalten beispielsweise die Steuerklasse der Person. Falls sich die Lohnsteuerabzugsmerkmale in Zukunft ändern sollten, müssen Sie diese dann auf elektronischem Wege mitteilen.

Sozialversicherung

Die Anmeldung bei der Sozialversicherung umfasst die Meldung zur Pflege-, Renten- und Krankenversicherung. Die Beiträge zur Sozialversicherung und zur Unfallversicherung werden auf Basis von Lohn und Gehalt berechnet. Bei welcher Krankenkasse sie angemeldet werden, bestimmen die Beschäftigten selbst. Die Meldung muss innerhalb von zwei Wochen nach der Einstellung eines neuen Mitarbeiters bzw. einer neuen Mitarbeiterin erfolgen. Zu diesem Zweck gibt es das Formular „Meldung zur Sozialversicherung“.

Neue Mitarbeiter*innen können sowohl schriftlich als auch auf elektronischem Weg angemeldet werden. Bei letzterer Option beträgt die Abgabefrist sechs Wochen nach Beginn der Arbeit. Arbeitgeber benötigen den Sozialversicherungsausweis von neuen Beschäftigten. Sobald Ihre Arbeitnehmer*innen dieses Dokument einreichen, müssen Sie es als Arbeitgeber an die Krankenkasse übermitteln.

Berufsgenossenschaft

Arbeitgeber haben die Pflicht, Firmenneulinge bei der zuständigen Berufsgenossenschaft zu melden. Mithilfe einer Mitgliedschaft sind Mitarbeiter*innen automatisch in der Unfallversicherung versichert. Dadurch werden Berufskrankheiten, Rehabilitationsmaßnahmen und Unfallentschädigungen sowie die finanziellen Absicherungen der Familienmitglieder abgedeckt.

Gesundheitsamt 

In bestimmten Branchen, insbesondere in der Lebensmittelindustrie oder Gastronomie, sind Arbeitgeber verpflichtet, ihre neuen Mitarbeiter*innen beim Gesundheitsamt anzumelden. Dies stellt sicher, dass die Mitarbeiter*innen gesundheitlich geeignet sind, um mit Lebensmitteln zu arbeiten, und die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Falls Beschäftigte kein Gesundheitszeugnis vorweisen, können Mitarbeiter*innen dieses Dokument beim Gesundheitsamt erhalten.

Rundfunkbeitrag 

Zusätzlich müssen Arbeitgeber, die mehr als eine/n Mitarbeiter*in beschäftigen, den Rundfunkbeitrag entrichten. Dieser Beitrag ist gesetzlich vorgeschrieben und dient der Finanzierung der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten. 

Zeitplan und Fristen

Für Arbeitgeber ist es entscheidend, die gesetzlichen Fristen und Zeitpläne bei der Einstellung neuer Mitarbeiter*innen einzuhalten. 

• Die Anmeldung bei der Sozialversicherung muss innerhalb von zwei Wochen nach Arbeitsbeginn erfolgen.
• Die Anmeldung bei der Krankenkasse muss spätestens sechs Wochen nach Beginn der Beschäftigung abgeschlossen sein. 

Auch für die Abgabe der Lohnabrechnung und die Überweisung der Sozialversicherungsbeiträge gelten feste Termine, die unbedingt beachtet werden sollten, um Bußgelder oder Nachzahlungen zu vermeiden. Am besten erstellen Sie einen übersichtlichen Zeitplan, in dem alle relevanten Fristen und Aufgaben festgehalten werden. So behalten Sie stets den Überblick und stellen sicher, dass alle Anmeldungen und Meldungen für neue Mitarbeiter*innen rechtzeitig und korrekt durchgeführt werden.

Wann gilt die Pflicht zur Sofortmeldung?

In einigen Branchen gilt eine besondere Pflicht zur Sofortmeldung. Das heißt: Noch bevor die Beschäftigung aufgenommen wird, muss die Anmeldung elektronisch erfolgen. Ziel ist es, Schwarzarbeit und illegale Beschäftigung frühzeitig zu verhindern.

Diese Branchen und Tätigkeiten sind betroffen:

• Baugewerbe
• Gastronomie und Hotellerie
• Messebau und Schaustellergewerbe
• Gebäudereinigung
• Spedition, Transport und Logistik
• Personenbeförderung
• Fleischwirtschaft
• Forstwirtschaft
• Prostitutionsgewerbe

Die Sofortmeldung muss spätestens am ersten Arbeitstag elektronisch erfolgen. Zuständig sind je nach Beschäftigungsart die Datenstelle der Rentenversicherung oder die Minijob-Zentrale. Die reguläre Anmeldung zur Sozialversicherung muss trotzdem zusätzlich erfolgen – die Sofortmeldung ersetzt sie nicht.