Verschiedene Praktikumsarten
Hinsichtlich der Sozialversicherungspflicht gibt es wesentliche Unterschiede bei den einzelnen Praktikumsarten. Ob Sie Ihre Praktikant*innen anmelden müssen oder nicht, hängt sehr davon ab, welche Art Praktikum diese bei Ihnen absolvieren:
Pflichtpraktikum als Zwischenpraktikum
In vielen Studiengängen ist heutzutage ein Pflichtpraktikum vorgesehen, meist nach den ersten Semestern. Auch Schulen fordern heute teilweise Pflichtpraktika ein.
Da Studierende über ihre jeweilige Hochschule versichert sind, müssen in diesem Fall keine Versicherungsbeiträge entrichtet werden – es gibt allerdings Ausnahmen: Ist die Vergütung höher als 450 EUR monatlich, kann eine Versicherungspflicht in Kraft treten. In jedem Fall besteht eine Unfallversicherungspflicht, die entweder über die (Hoch-)Schule oder Ihr Unternehmen läuft.
Die Dauer des Pflichtpraktikums sollten Sie im Praktikumsvertrag festhalten und sich dabei nach den Angaben in der Studienordnung richten. Denn wenn Sie auch nur um einen Tag überziehen, kann das bedeuten, dass die Sozialversicherungen das Pflichtpraktikum sozusagen in ein freiwilliges Praktikum „umwidmen“ – und dann sind unter Umständen nachträglich Pflichtbeiträge zu entrichten.
Ihre Praktikant*innen sollten einerseits nachweisen können, dass das Pflichtpraktikum notwendig ist und dass das abgeleistete Praktikum andererseits durch die Hochschule als Pflichtpraktikum anerkannt wird.
Pflichtpraktikum vor oder nach dem Studium
Muss ein Praktikum noch vor der Aufnahme des eigentlichen Studiums oder nach dem Abschluss absolviert werden, gelten besondere Bestimmungen, da die Praktikant*innen noch nicht bzw. nicht mehr immatrikuliert sind. In beiden Fällen sind sie während des Praktikums sozialversicherungspflichtig. Als Arbeitgeber müssen Sie die Praktikant*innen dann anmelden und die Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung übernehmen.
Die Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung müssen die Praktikant*innen selbst tragen oder diese werden über die Familienversicherung getragen, sofern die Praktikant*innen noch unter 25 Jahre alt sind. Dies gilt bei unvergüteten Praktika und bei Praktika mit einer Vergütung von maximal 325 EUR pro Monat, wobei in letzterem Fall die „Geringverdienergrenze für Auszubildende“ gilt.
Wird das Vor- oder Nachpraktikum mit mehr als 325,01 EUR pro Monat vergütet, müssen die Praktikant*innen die Beiträge zur Krankenkasse selbst übernehmen, sofern diese nicht über die Familienversicherung abgedeckt werden. Die Sozialversicherungsbeiträge tragen Sie und Ihre Praktikant*innen jeweils zur Hälfte.
Freiwilliges Praktikum
Bei einem freiwilligen Praktikum sieht die Sache anders aus, denn dieses zählt nicht als Berufsausbildung. Wollen Sie also Praktikant*innen einstellen, die zum Beispiel die Zeit zwischen dem abgeschlossenen Bachelor- und dem anschließenden Masterstudium überbrücken möchten, gelten Sie als Hauptarbeitgeber. Für die Versicherungspflicht bedeutet das, dass Sie sämtliche Versicherungsleistungen übernehmen, also sowohl die Krankenversicherung, die Unfallversicherung als auch die Beiträge zur Pflegeversicherung und zur Arbeitslosenversicherung. Die Höhe der Beiträge richtet sich wie bei normalen Beschäftigten nach der Höhe des Gehalts.
Ausnahme: Ist Ihr*e Praktikant*in noch unter 25 Jahre alt, kann er oder sie über die Familienversicherung versichert bleiben.
Die Praktikant*innen sind außerdem von den Sozialversicherungsbeiträgen befreit, wenn das freiwillige Praktikum nicht vergütet wird.
Bei einer Praktikumsdauer unter drei Monaten kann das Gehalt unter dem Mindestlohn liegen. Dauert es länger, ist auf jeden Fall der Mindestlohn zu bezahlen. Je nach Einsatzgebiet können natürlich auch höhere Praktikumsgehälter vereinbart werden, die sich ebenfalls auf die Höhe der Sozialversicherungsbeiträge auswirken. Sobald Sie Ihren Praktikant*innen zwischen 450,01 und 1.300 EUR pro Monat bezahlen, gelten diese als sogenannte Midijobber und müssen je nach Höhe des Gehalts einen Teil der Sozialversicherungsbeiträge selbst entrichten.
Freiwilliges Praktikum während des Studiums
Beschäftigen Sie Praktikant*innen während des Studiums für maximal 3 Monate und mit einem Verdienst von höchstens 450 EUR pro Monat, sind diese von den Sozialversicherungsbeiträgen befreit. Sie übernehmen darüber hinaus ihre Krankenkassenbeiträge selbst, falls sie keinen Anspruch auf die Familienversicherung haben.
Wenn es keine zeitliche Begrenzung gibt und die Bezahlung 450 EUR pro Monat nicht überschreitet, sind Sie als Arbeitgeber in der Pflicht, die Pauschalbeträge zur Sozialversicherung zu entrichten. Ihre Praktikant*innen müssen ohne Familienversicherung ihre Krankenkassenbeiträge selbst zahlen.
Verdienen Ihre Praktikant*innen mehr als 450 EUR pro Monat, werden sie wie alle Arbeitnehmer behandelt, und die Beiträge zu Sozial- und Krankenversicherung werden vom Gehalt einbehalten.
Tipp: Die in Ihrem Unternehmen beschäftigten Praktikant*innen sollten Ihnen zum einen ihre Immatrikulationsbescheinigung und zum anderen einen Nachweis über eventuelle weitere Beschäftigungsverhältnisse vorlegen. Falls sie nämlich insgesamt mehr als 400 EUR pro Monat verdienen, sind die Studierenden rentenversicherungspflichtig.
Schulpraktikum
Wenn Schüler*innen ein Praktikum absolvieren müssen, fallen sie in der Regel unter das Jugendarbeitsschutzgesetz und dürfen nur leichte und für sie geeignete Tätigkeiten erfüllen. Meist dauern Schulpraktika nur zwei bis maximal drei Wochen, da sie in erster Linie dazu dienen, den Schüler*innen einen ersten Einblick ins Berufsleben zu geben.
Die Schüler*innen müssen für die Dauer des Praktikums von ihrer Schule unfallversichert werden. Auch eine Haftpflichtversicherung schließt die Schule ab, um gegen eventuelle Schäden, die von den Praktikant*innen während ihres Einsatzes verursacht werden, abgesichert zu sein.
Für Sie als Arbeitgeber besteht jedoch keine Anmeldepflicht bei den Sozialversicherungen, da in der Regel bei Schulpraktika kein Entgelt gezahlt wird.
In den Sommerferien sind längere Praktika möglich, die auch bezahlt werden können. Unabhängig von der Höhe des vereinbarten Entgelts müssen jedoch vom Arbeitgeber keine Sozialversicherungsbeiträge entrichtet werden. Übersteigt das Arbeitsverhältnis insgesamt drei Monate oder 70 Arbeitstage innerhalb eines Kalenderjahres, werden allerdings Beiträge fällig.
Sonderfälle
Auch beim Thema Praktikum gibt es spezielle Fragen, die teilweise von Fall zu Fall unterschiedlich beantwortet werden müssen.
Praktikum für ausländische Studierende
Falls Sie beabsichtigen, Praktikant*innen aus dem Ausland einzustellen, beachten Sie vor allem, ob die Kandidat*innen aus einem EU-Staat kommen. Durch die uneingeschränkte Arbeitnehmerfreizügigkeit innerhalb der EU müssen Sie dann keine zusätzlichen bürokratischen Hürden bewältigen. Es gelten dieselben Regeln für Pflicht- bzw. freiwillige Praktika wie oben beschrieben.
Kommen die Studierenden allerdings aus Ländern, die nicht zur EU gehören, brauchen sie ein Visum und eine studentische Arbeitserlaubnis. Erst wenn Sie als Unternehmen eine Zusage für ein Praktikum gegeben haben, können die Studierenden den Antrag auf studentische Arbeitserlaubnis bei der Zentralen Auslands- und Fachvermittlung (ZAV) beantragen. In der Regel wird diese nur bei Pflichtpraktika erteilt bzw. dann, wenn mindestens vier Fachsemester erfolgreich an einer ausländischen Hochschule absolviert wurden.
Dann gelten die gleichen Bestimmungen wie für EU-Studierende hinsichtlich der Sozialversicherungspflicht.
Beratung nutzen
Ob man Praktikant*innen anmelden muss oder nicht, hängt also von vielen verschiedenen Faktoren ab. Im Zweifel wenden Sie sich am besten an Ihre*n Steuerberater*in, die zuständige Krankenkasse, Kammer oder Berufsgenossenschaft. Dort wird man Sie gerne beraten.
Ist ein Praktikumsvertrag sinnvoll?
Wie Sie sehen, gibt es bei der Einstellung von Praktikant*innen hinsichtlich der Sozialversicherungspflicht einiges zu beachten. Am besten sichern Sie sich durch einen Praktikumsvertrag ab. Ein Praktikum gilt als befristetes Arbeitsverhältnis, das dem Ausbildungszweck dient. Im Praktikumsvertrag halten Sie die Rechte und Pflichten beider Seiten fest, die gesetzlich nicht eindeutig geregelt sind. Damit werden Missverständnisse vermieden und das Risiko eines Konflikts auf jeden Fall deutlich reduziert.
Neben der bereits besprochenen Sozialversicherungspflicht werden im Praktikumsvertrag die Dauer des Praktikums, die Arbeitszeit, die Probezeit und die Kündigungsfrist sowie das Gehalt und der Einsatzbereich festgehalten. Auch ein zuständiger Ansprechpartner kann genannt werden.
Ein weiterer wichtiger Bestandteil des Praktikumsvertrages sind Ihre Pflichten als Arbeitgeber: Denn da bei einem Praktikum die Ausbildung im Vordergrund steht, empfiehlt es sich, einen Praktikumsplan zu entwickeln, der die Lernziele und -orte ebenso festlegt wie die geplanten Tätigkeiten.
Einen Praktikumsvertrag abzuschließen, wirkt auf jeden Fall professionell – und auch das merken sich potenzielle Talente, die Sie vielleicht gerne an Ihr Unternehmen binden möchten.
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