Was ist die 5S-Methode?
Die 5S-Methode hat ihren Ursprung in Japan, wo in den 1950er Jahren Toyotas Produktionsleiter Taiichi Ohno die so genannte Toyota-Produktionsmethode entwickelte. Ziel dieser Methode war es, die Produktion von Toyota-Autos effizienter zu gestalten. Und so entstand die 5S-Methode. Der Name bezieht sich auf die fünf Wörter, aus denen sich die 5S in der japanischen Sprache zusammensetzen: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu und Shitsuke. Im Deutschen kann man diese Begriffe übersetzen als: trennen, ordnen, reinigen, standardisieren und beteiligen.
In den 1990er Jahren gewann diese Methode an Popularität und wurde unter dem englischen Namen Lean Management bekannt. Dieses System hat ihren Ursprung in 5S, Prozesse werden Schritt für Schritt verbessert und jeder im Team trägt dafür die Verantwortung. Das 5S-System ist nicht nur auf den Arbeitsbereich beschränkt, Sie sind diesem System wahrscheinlich bereits in Ihrem täglichen Leben begegnet. Sicherlich werden in Ihrem Zuhause sämtliche Reinigungsmittel an einem bestimmten Ort aufbewahrt, das Besteck befindet sich in einer Schublade und die Badeutensilien sind im Badezimmer. Sie können auch an einen Supermarkt denken, wo jede Art von Produkten wie Fleisch, Gemüse oder Brot in einer eigenen Abteilung sind. Dies erleichtert den Kunden das Auffinden der Produkte.
Die Vorteile des 5S-Systems
Die Organisation eines Arbeitsbereichs nach dem 5S-System verbessert die Produktivität und ein geordnetes Lager sorgt für Kosteneinsparungen. Darüber hinaus wird auch das Image des Unternehmens verbessert. Stellen Sie sich den Besuch eines Kunden vor. Sie würden gerne jemanden in einem sauberen und aufgeräumten Raum empfangen, nicht wahr? Die 5S-Methode ist in unserem Arbeits- und Alltagsleben integriert, weil sie so viele Vorteile hat; dazu gehören Zeitgewinn, Kosteneinsparungen, zufriedene Mitarbeiter, eine sicherere Arbeitsumgebung sowie eine Verbesserung der Produktivität. Nachfolgend sind diese Aspekte etwas detaillierter aufgeführt.
Zeitgewinn
Man verliert viel Zeit, wenn man ständig nach Dingen suchen muss. Angenommen, Sie benötigen z. B. eine Schere, müssen aber erst das gesamte Wohnzimmer durchsuchen, bevor Sie eine finden. Oder Sie telefonieren mit einem Kunden, um ein Projekt zu besprechen, können aber nirgendwo die Planung für das Projekt finden. Mit der 5S-Methode können Sie sicherstellen, dass der Arbeitsprozess nicht ständig durch diese Art von kleinen Hindernissen unterbrochen wird. Dadurch wird verhindert, dass Sie weniger wertvolle Zeit verschwenden.
Kosteneinsparungen
Wie das bekannte Sprichwort sagt: Zeit kostet Geld. Wenn die Mitarbeiter dank der 5S-Methode nicht ständig nach Dingen suchen müssen, können sie ihre wertvolle Zeit mit der Arbeit selbst verbringen. Darüber hinaus sparen Sie auch Beschaffungskosten. Wenn Dinge oder Vorräte gut geordnet sind, wissen Sie, wie viel Sie im Haus haben. Auf diese Weise vermeiden Sie, dass unnötig zusätzliche Produkte gekauft werden.
Zufriedene Mitarbeiter
Mit der 5S-Methode ist ein Arbeitsbereich sauber und ordentlich, es gibt weniger Unordnung und der Arbeitsbereich ist angenehm und funktionell gestaltet. Wenn alles geordnet ist und jeder Mitarbeiter ordentlich arbeitet, wird es einfacher, Tätigkeiten zu übertragen, zum Beispiel, wenn jemand in Urlaub geht oder ein neuer Kollege dem Team beitritt. Ansonsten können die Mitarbeiter gestresst werden, was sich dank der 5S-Methode leicht vermeiden lässt.
Sicherere Arbeitsumgebung
Weniger Unordnung und ein sauberer Arbeitsbereich sorgen auch für eine sicherere Arbeitsumgebung. Denken Sie zum Beispiel an Werkstätten, wo mit Maschinen oder verschiedenen Arten von Werkzeugen gearbeitet wird. Wenn überall Kabel oder Werkzeuge herumliegen, könnte jemand darüber stolpern. Oder nehmen wir an, eine der Maschinen hat ein kleines Leck, aber es stehen so viele Kisten davor, dass es niemand bemerkt. Diese Art von Missgeschicken oder Unfällen ist unnötig und kann verhindert werden.
Verbesserung der Produktivität
All diese verschiedenen Aspekte zusammen schaffen ein verbessertes Arbeitsumfeld, das auch die Produktivität erhöht. Die Mitarbeiter sind zufriedener, es gibt keine unnötigen Hindernisse und alles läuft reibungslos.
Die Anwendung der 5S-Methode
Die Vorteile der 5S-Methode, die wir gerade präsentiert haben, klingen attraktiv und Sie fragen sich vielleicht, wie Sie sie in Ihrem Unternehmen anwenden können. Nachfolgend werden wir diese fünf Schritte im Detail besprechen, damit Sie genau wissen, wie sie anzuwenden sind.
Erster Schritt: Trennen
Der erste Schritt in einem geordneten Arbeitsbereich besteht darin, erforderliche und unnötige Elemente zu trennen, um die Suchzeit zu verkürzen. Alles, was kaputt ist oder nicht mehr gebraucht wird, kann gehen. Ist die Poststelle voll mit leeren Kisten, die nicht mehr gebraucht werden? Haben Sie unten im Schreibtisch noch Notizen von Sitzungen, die vor fünf Jahren stattfanden, aber nicht mehr benötigt werden? Diese können alle gehen. Der Laptop, der seit einem Jahr nicht mehr richtig funktioniert? Vielleicht können Sie sehen, ob er noch repariert werden kann, aber ansonsten, wie Sie schon vermutet haben, kann er gehen.
Schritt 2: Ordnen
Indem Sie alle unnötigen Dinge entfernen, schaffen Sie Raum für den nächsten Schritt im 5S-Prozess: das Ordnen. In dieser Phase bekommt alles einen festen Platz. Dinge, die man nicht oft braucht, dürfen in einen Lagerraum oder Aktenschrank wandern. Und alles, was Sie tagtäglich benötigen, kommt an einen Ort, an dem es leicht in die Hände zu bekommen ist. Zum Beispiel können die Druckpapierpakete in der Nähe des Druckers platziert und alle Kabel und Ladegeräte ordentlich in einem Schrank untergebracht werden. Indem man den Dingen seinen eigenen und logischen Platz zuweist, schafft man mehr Klarheit und stellt sicher, dass die Mitarbeiter nicht unnötig lange Zeit damit verbringen müssen, etwas zu suchen.
Schritt 3: Reinigen
Der dritte Schritt besteht darin, den Arbeitsbereich zu säubern und die Vorräte einzusehen. Dies ist auch die Phase, in der alle Maschinen und Werkzeuge überprüft werden. Funktioniert noch alles gut oder müssen vielleicht Reparaturen durchgeführt werden? Ist zum Beispiel noch genügend Druckpapier vorhanden oder müssen Sie nachbestellen? Beim Reinigen und Reparieren empfiehlt es sich auch, die Aufgaben sofort unter dem Team aufzuteilen. Legen Sie fest, wer fortan für welche Bestände, Maschinen oder Werkzeuge und deren Reparaturen verantwortlich ist.
Schritt 4: Standardisieren
Diese Phase wird manchmal auch als Systematisierung bezeichnet. Sie werden ein geordnetes System schaffen, in dem auf einen Blick klar ist, was wo ist. Werden bestimmte Gegenstände in Kisten oder Verschlägen aufbewahrt? Dann erstellen Sie Namensetiketten für jedes Kästchen, damit gleich ersichtlich ist, was es enthält. Schreiben Sie auf die Etiketten auch die Menge, die Sie jeweils vorrätig halten möchten. Wenn Sie beispielsweise immer drei zusätzliche Kartons Nägel auf Lager haben wollen, schreiben Sie dies auf das Etikett. Auf diese Weise weiß die für das Lager zuständige Person, wann Nägel und Schrauben nachbestellt werden müssen.
Schritt 5: Beteiligung
Und schließlich der letzte Schritt, die Aufrechterhaltung und Verbesserung der Situation. Dies erfordert Selbstdisziplin sowohl von Ihnen als auch vom Rest des Teams. Jeder wird die Verantwortung für seinen Teil des Prozesses übernehmen müssen und dies sollte zur Gewohnheit werden. Das braucht anfangs zwar etwas Zeit, aber es wird allmählich Teil der Routine werden. Sorgen Sie dafür, dass alle motiviert bleiben, diese neue Arbeitsweise beizubehalten. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, das Team von Zeit zu Zeit zu fragen, was ihrer Meinung nach verbessert werden kann. Möglicherweise gibt es Details, an die Sie nicht gedacht haben und ein Mitarbeiter wird sich geschätzt fühlen, wenn er etwas Positives beitragen konnte.
Abschließendes Fazit
Seien Sie sich der Tatsache bewusst, dass dies kein Projekt ist, das Sie einmal durchführen und dann ist alles gelöst. Wenn Sie einen geordneten Arbeitsplatz anstreben, wo alle Mitarbeiter auf angenehme und sichere Weise arbeiten können, dann sollte die 5S-Methode Teil der täglichen Routine werden. Dies erfordert auch die Zusammenarbeit des gesamten Teams. Jeder Mitarbeiter wird einen kleinen Teil seines Arbeitstages mit 5S verbringen müssen. Und vielleicht denken einige Mitarbeiter anfangs, dass sie dafür keine Zeit haben. Aber allmählich wird es zur Gewohnheit werden und die Mitarbeiter werden sehen, dass es langfristig von großem Nutzen ist, gelegentlich einen kurzen Moment für die Verbesserung der Arbeitsumgebung zu verwenden.
Es wird mitunter auch Mitarbeiter geben, die Schwierigkeiten haben, sich an das 5S-System anzupassen. Vielleicht sind sie von Natur aus chaotischer und übersehen Dinge leicht. In diesem Fall kann es hilfreich sein, das 5S-System jeweils zu Beginn des Arbeitstages kurz zu besprechen. Erkundigen Sie sich nach dem Status der verschiedenen Schritte und prüfen Sie, ob manche Mitarbeiter vielleicht Hilfe benötigen. Darüber hinaus kann diesbezüglich auch Gruppendruck hilfreich sein. Wenn die Werkbänke der Kollegen stets ordentlich aufgeräumt sind, wird sich ein chaotischer Mitarbeiter eher dazu veranlasst fühlen, seine eigene Werkbank ebenfalls besser zu organisieren. Durch Zusammenarbeit wird die 5S-Methode am besten implementiert und jeder im Team wird davon profitieren können.
