Definition: Recruiting

Recruiting ist der englische Fachbegriff für Personalbeschaffung. Teilweise wird auch der Begriff Recruitment synonym genutzt. Recruiting umfasst alle Aktivitäten, um vakante Stellen in einer Organisation oder einem Unternehmen mit entsprechend qualifizierten Mitarbeiter*innen zu besetzen.

Mehr dazu: Personalbeschaffung: Was versteht man darunter und wie geht man es an?

Recruiter*in – was ist das?

Das Mitarbeiter-Recruiting liegt in den Händen von Menschen, die speziell dafür ausgebildet sind. Recruiter*innen übernehmen heute meist deutlich umfassendere Aufgaben als noch vor wenigen Jahren, denn der Arbeitsmarkt hat sich sehr verändert. War es früher die Regel, Vakanzen eher kurzfristig zu besetzen, muss die Personalbeschaffung heute weit vorausschauender planen und entsprechend agieren. Recruiter*innen gehen inzwischen sehr viel aktiver auf Kandidat*innen zu und initiieren einen Dialog, der im besten Fall authentisch und glaubwürdig die Werte des Unternehmens vermittelt.

Das Aufgabenspektrum von Recruiter*innen hat sich daher deutlich erweitert. Noch immer sind sie zuständig für klassische Personalbeschaffungstätigkeiten, wie etwa das Erstellen von Stellenausschreibungen, die Prüfung geeigneter Kandidat*innen und das Führen von Jobinterviews. Darüber hinaus erstellen und verwalten sie Talent-Pools, suchen gezielt den Kontakt zu potenziellen Kandidat*innen, sind in die Personalentwicklung eingebunden und tragen auch eine Mitverantwortung für das Employer Branding.

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Ziele des Recruitings

Idealerweise gelingt es mithilfe des Recruiting-Prozesses, eine offene Stelle mit einer Person zu besetzen, die dem Anforderungsprofil weitgehend entspricht und zudem gut ins Team passt. Leistungsbereitschaft und Motivation sollten ebenfalls hohen Ansprüchen genügen.

Recruiting wird dabei heute in der Regel nicht mehr nur als kurzfristige Personalbeschaffungsmaßnahme im Fall einer Kündigung verstanden. Stattdessen wirkt modernes Recruiting darauf hin, auch längerfristige Entwicklungen im Blick zu behalten und eine langfristige Personalstrategie im Unternehmen zu verankern. Dabei spielen zum Beispiel auch folgende Faktoren eine Rolle:

• Wie viele Mitarbeitende werden in den nächsten Jahren verrentet?
• Wie können Mutterschutz und Elternzeiten vorbereitet werden?
• Welche Expert*innen und Kompetenzen werden in den nächsten Jahren zusätzlich benötigt?

Mit einer vorausschauenden Personalstrategie lassen sich zukünftige Personalengpässe vielleicht nicht gänzlich verhindern, aber häufig deutlich reduzieren.

Bedeutung der Personalstrategie für das Recruiting

Die Personalstrategie ist im besten Fall eng mit der Unternehmensstrategie verzahnt. Sie legt fest, welche Unternehmensbereiche wie viele Mitarbeitende mit welchen Qualifikationen benötigen, um die Ziele der Organisation umzusetzen. Sie definiert die Maßnahmen, die dazu beitragen, vielversprechende Kandidat*innen zu finden und zu gewinnen, und klärt, durch welche Personalentwicklungsmaßnahmen die Zusammenarbeit am besten organisiert werden kann.

Die Entwicklung einer Personalstrategie ist daher hilfreich, um die passenden Recruiting-Instrumente zur Personalgewinnung zu identifizieren.

Recruiting-Instrumente

Damit vakante Positionen passgenau besetzt werden können, bedient sich das Recruiting verschiedener Instrumente und Kanäle. Denn es geht darum, die Aufmerksamkeit vielversprechender Kandidat*innen zu gewinnen. Das Recruiting muss dabei zum einen das zur Verfügung stehende Budget berücksichtigen, zum anderen die Zielgruppe kennen und wissen, welche Reichweite erzielt werden kann. Diese Faktoren bestimmen, welche Recruiting-Instrumente sinnvoll eingesetzt werden.

Dabei gibt es einerseits im internen und andererseits im externen Recruiting viele verschiedene Möglichkeiten:

Internes Recruiting

Unter internem Recruiting werden Maßnahmen verstanden, die sich das vorhandene Potenzial im Unternehmen zunutze machen und versuchen, offene Stellen intern zu besetzen. Folgende Instrumente können dafür eingesetzt werden:

• Intranet oder ähnliche Onlineinstrumente wie Messengerdienste etc.
• Firmenmagazin oder Newsletter
• das klassische „Schwarze Brett“ mit Aushängen
• Mitarbeiterempfehlungen, auch durch Incentives unterstützt
• Personalentwicklung, um langfristig für geeigneten Nachwuchs zu sorgen
• Implacement bzw. Versetzung von geeigneten Kandidat*innen an andere Positionen im Unternehmen

Gerade dem Punkt Mitarbeiterempfehlung kommt hier eine noch häufig unterschätzte Bedeutung zu: Empfehlen die Beschäftigten geeignete Kandidat*innen, kann das Recruiting in der Regel darauf bauen, dass diese bereits in gewisser Weise mit dem Unternehmen vertraut sind. Außerdem empfehlen Mitarbeitende in der Regel nur Personen, von deren Qualifikation sie überzeugt sind, weil eine Fehlbesetzung unter Umständen negativ auf sie zurückfällt. Damit sinkt das Risiko für HR, die vakante Position mit der falschen Person zu besetzen.

Mehr dazu: Wie erstelle ich ein effektives Mitarbeiterempfehlungsprogramm?

Externes Recruiting

Externe Recruiting-Instrumente sind sehr vielfältig. Daher sollten Sie genau überlegen, welche Kanäle sie miteinander verknüpfen möchten, um die besten Erfolge zu erzielen.

Erfolgreiches Recruiting ist heute ein wesentlicher Bestandteil einer Employer-Branding-Strategie. Sie soll dazu beitragen, ein Unternehmen attraktiv für interessante Kandidat*innen zu machen – schon lange vor einer möglichen Stellenausschreibung. Darüber hinaus sollten die Daten von Bewerber*innen grundsätzlich in einem Talent-Pool gesammelt werden, aus dem bei Bedarf geschöpft werden kann.

Hinzu kommen aktive Maßnahmen wie die klassischen Stellenanzeigen in Online- und teilweise noch in Printmedien sowie auf der eigenen Karrierewebsite. Außerdem spielt das Social Recruiting in Jobbörsen wie Indeed und über Businessplattformen und andere soziale Netzwerke eine kaum zu überschätzende Rolle. Zunehmend wichtiger wird darüber hinaus das Active Sourcing, also die gezielte Ansprache potenzieller Kandidat*innen. Nicht zuletzt können Unternehmen auf Hochschulmarketing setzen, eigene Recruitingveranstaltungen organisieren oder auf Karrieremessen präsent sein, um Kontakte zu knüpfen.

Auch interessant: Vor- und Nachteile interner und externer Personalbeschaffung

Digitales Recruiting

Dem digitalen Recruiting kommt in der Personalbeschaffung eine zunehmend große Bedeutung zu. Digitales Recruiting bedeutet in erster Linie, dass Unternehmen digitale Technologien einsetzen, um geeignete Kandidat*innen zu finden. Das schließt häufig ein, dass Unternehmen Bewerbermanagementsysteme nutzen, um den Recruiting-Prozess nach standardisierten Abläufen zu strukturieren und so schneller und effizienter zu werden.

Mehr dazu:

• Wertvolle Social-Media-Rekrutierungstipps und -Strategien
• 7 Strategien für die Personalgewinnung und Digitalisierung

Die Phasen des Recruiting-Prozesses

Der Recruiting-Prozess beschreibt die einzelnen Schritte, die durchlaufen werden müssen, um eine Position erfolgreich zu besetzen. Meist spricht man dabei von bis zu sieben Phasen, die aufeinander folgen:

• Analyse des Anforderungsprofils und Entwicklung der Stellenausschreibung
• Veröffentlichung in geeigneten Medien (Jobbörsen, soziale Netzwerke und Businessplattformen, Karrierewebsite, etc.)
• Screening, Vorauswahl möglicher Bewerber*innen und Jobinterviews
• Evaluierung aufgrund von objektiven Kriterien
• schnelle Reaktion für Ab- und Zusagen
• Vertrag und Einstellung
• Onboarding und Integration des bzw. der neuen Mitarbeiter*in im Unternehmen

Grundsätzlich ist es für einen guten Recruiting-Prozess wichtig, dass möglichst standardisierte Verfahren zum Einsatz kommen. So lassen sich „Bauchentscheidungen“ vermeiden, die auf bewussten oder unbewussten Vorurteilen beruhen können.

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Mögliche Fehlerquellen im Recruiting

Recruiting ist eine verantwortungsvolle Tätigkeit, denn für den Unternehmenserfolg müssen die passenden Beschäftigten an der richtigen Position sein. Stellt sich einige Zeit nach der Einstellung heraus, dass die Neueinstellung nicht die erwartete Leistung bringt oder einfach nicht ins Team passt, bedeutet das einen erheblichen Kostenaufwand. Denn nicht nur sind Kosten für die Rekrutierung dieser Person angefallen. Während der ersten Wochen und Monate haben vielleicht auch andere im Team nicht die volle Arbeitsleistung erbracht, weil sie bei der Einarbeitung geholfen haben. Vielleicht sind zusätzliche Schulungskosten entstanden. Und nun muss die Position erneut ausgeschrieben werden, was wieder eine hohe finanzielle Belastung bedeutet.

Umso wichtiger ist es also, das Risiko von Fehlbesetzungen zu reduzieren. Folgende Fehler beim Recruiting sollten daher vermieden werden:

Mit denselben Methoden andere Ergebnisse erwarten

Wenn der bisherige Recruiting-Prozess nicht die erwünschten Erfolge bringt, ist es relativ unwahrscheinlich, dass sich das in Zukunft ändern wird. Daher kann es unter diesem Gesichtspunkt gut sein, andere Wege zu suchen und sich damit auch von Mitbewerbern um vielversprechende Kandidat*innen abzusetzen.

Sich auf den Lebenslauf verlassen

Auch wenn viele Personaler*innen dem Lebenslauf eine wichtige Rolle bei ihrer Entscheidung einräumen: Sich blind auf die dort gemachten Angaben zu verlassen, kann mitunter böse Folgen haben. In Lebensläufen wird viel beschönigt und hinzugedichtet.

Mehr dazu:

• Interpretation von Lebensläufen: Wie Sie Bewerberangaben detailliert analysieren
• Referenzcheck: Warum eine Prüfung vor der Einstellung wichtig ist

Subjektivität

Auch geschulte Recruiter*innen können sich kaum davon freimachen, dass persönliche Vorlieben, Einstellungen und Vorurteile ihre Entscheidungen beeinflussen. Das kann dazu führen, dass grundsätzlich geeignete Kandidat*innen aussortiert werden, obwohl sie gut ins Team passen würden. Recruiting-Tools mit einer entsprechenden Software können dazu beitragen, objektive Kriterien für die Auswahl anzulegen.

Mangelnde Authentizität

Bewerber*innen haben heute mehr Möglichkeiten als jemals zuvor, Aussagen von Unternehmen über ihre Werte und die Unternehmenskultur zu überprüfen. Wenn Versprechungen nicht eingehalten werden, spricht sich das mit der Zeit herum – und das wirkt sich mit Sicherheit negativ auf den Recruiting-Erfolg aus.