Was ist eine Referenzprüfung im Einstellungsverfahren?

Eine Referenzprüfung ist ein zentraler Schritt im Einstellungsverfahren, bei dem Personalverantwortliche frühere Arbeitgeber, Vorgesetzte oder Kolleg*innen kontaktieren, um Informationen über die berufliche Leistung und das Verhalten der Bewerber*innen zu erhalten. Sie bietet wertvolle Einblicke in fachliche Kompetenzen, Soft Skills und Teamfähigkeit und hilft, Angaben aus dem Lebenslauf oder Vorstellungsgespräch zu überprüfen.

Durch eine sorgfältige Referenzprüfung können Unternehmen die Eignung der Kandidat*innen für die ausgeschriebene Position besser einschätzen und sicherstellen, dass neue Mitarbeiter*innen zur Unternehmenskultur und zum Team passen. Referenzprüfungen kommen meist am Ende des Einstellungsprozesses und vor dem eigentlichen Angebot zum Einsatz.

Warum ist eine Referenzprüfung sinnvoll?

Durch das Einholen von Feedback und die Bewertung verschiedener Aspekte wie Leistungen, Eignung und Teamfähigkeit werden wertvolle Erkenntnisse für die finale Auswahl gewonnen.

Befürworter*innen sehen in diesem Schritt eine schlussendliche Bestätigung einer wichtigen Entscheidung. Referenzprüfungen tragen dazu bei, das Risiko von Fehlbesetzungen zu verringern, und stärken das Vertrauen in die finale Auswahlentscheidung.

Ihnen geht es weniger darum, eine Zustimmung oder Ablehnung durch ehemalige Arbeitgeber zu bekommen, sondern darum, mehr über die Stärken und Schwächen des Kandidaten oder der Kandidatin zu erfahren. So lässt sich auch das Onboarding effizienter gestalten, was Zeit und Geld spart.

Es gibt jedoch auch Kritiker*innen dieses Vorgehens. Diese argumentieren, dass man mit der Referenzprüfung nur eine Entscheidung bestätigt haben will, die man bereits getroffen hat – eventuell auch unbewusst. Es gibt außerdem das Argument, dass man ohnehin nur mit wohlwollenden Personen spricht, denn mögliche negative Stimmen schließen Kandidat*innen aus, indem sie sie gar nicht erst ansprechen.

Wie läuft die Referenzprüfung ab?

Bei der Überprüfung von Referenzen ist es in der Regel ratsam, die genannten Ansprechpersonen telefonisch zu kontaktieren. Eine gute Vorbereitung ist wichtig, denn eine strukturierte Vorgehensweise und ein klar definierter Prozess sorgen dafür, dass der Referenzcheck effizient, systematisch und fair abläuft.

Es empfiehlt sich, gezielte Fragen an verschiedene Personen zu stellen, um möglichst viele relevante Informationen zu erhalten. Die Auswahl der richtigen Referenzkontakte ist dabei ein zentraler Erfolgsfaktor. Sie stellen sicher, dass die Rückmeldungen verlässlich und aussagekräftig sind.

• Input sammeln: Stellen Sie sicher, dass alle Personen, die mit dem potenziellen Neuzugang arbeiten werden, hinter der Entscheidung stehen. Dazu gehören zukünftige Vorgesetzte, Abteilungsleitungen oder auch die Personalabteilung. Klären Sie offene Fragen und eventuelle Informationslücken, die in der Referenzprüfung angesprochen werden können. Eine gemeinsame Einschätzung schafft Transparenz und stärkt die Entscheidung.
• Einverständnis einholen: Bevor Sie Kontakt zu Referenzpersonen aufnehmen, benötigen Sie das Einverständnis der Bewerber*innen. Ist der Kandidat oder die Kandidatin derzeit beschäftigt, sollte der oder die aktuelle Vorgesetzte zunächst nicht kontaktiert werden. Beginnen Sie stattdessen mit früheren Arbeitgebern, um mögliche Konflikte zu vermeiden.
• Fragen an den Referenzkontakt vorbereiten: Bereiten Sie vor dem Telefonat eine Liste gezielter Fragen vor. Diese sollten sich auf den Bewerber bzw. die Bewerberin beziehen und Informationen liefern, die für die ausgeschriebene Position relevant sind. Greifen Sie dabei Themen auf, die im Vorstellungsgespräch offengeblieben sind oder sich erst daraus ergeben haben. Achten Sie darauf, möglichst konkrete Fragen zu stellen, um aussagekräftige Antworten zu erhalten.

Schritte zum erfolgreichen Referenzcheck

Sind Sie vorbereitet, kann das Gespräch beginnen. Versuchen Sie, direkt mit einer früheren Führungskraft des Bewerbers oder der Bewerberin zu sprechen.

1. Stellen Sie sich vor: Nennen Sie der Ansprechperson Ihren Namen, Ihre Position und Ihr Unternehmen und erklären Sie den Grund Ihres Anrufs: Sie möchten gerne die Referenzen des Kandidaten bzw. der Kandidatin prüfen.
2. Fragen Sie, ob es gerade zeitlich passt: Denken Sie daran: der bzw. die Angerufene tut Ihnen einen Gefallen. Fragen Sie deshalb zu Beginn kurz, ob Ihr Anruf gelegen kommt – und wenn nicht, finden Sie gemeinsam einen besseren Zeitpunkt.
3. Erklären Sie, worum es genau geht: Wenn Ihr Gesprächspartner bzw. Ihre Gesprächspartnerin genau weiß, um welche Stelle es bei der Besetzung geht, dann kann er/sie Ihnen vielleicht schon direkt eine Empfehlung geben, basierend darauf, welche Skills Ihnen wichtig sind und welche Erwartungen Sie haben.

Warum direkte Gespräche wichtig sind

Persönliche Gespräche mit ehemaligen Vorgesetzten oder Kolleg*innen liefern wertvolle Einblicke in die Arbeitsweise, die Teamfähigkeit und das Verhalten von Bewerber*innen im Berufsalltag. Sie ermöglichen es Personalverantwortlichen, im Rahmen einer kompetenzbasierten Recruiting-Strategie ein vollständigeres Bild der Eignung zu erhalten und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Darüber hinaus erlaubt die Referenzprüfung auf diesem Weg eine realistischere Einschätzung der Persönlichkeit und Arbeitsweise, als es standardisierte Arbeitszeugnisse oder schriftliche Bewertungen je könnten.

10 Fragen zur Prüfung der Referenzen

Die folgenden Beispielfragen beleuchten verschiedene Aspekte wie Fähigkeiten, Eignung, Werdegang, Positionen und insbesondere die Zusammenarbeit mit anderen im Job. Sie dienen Ihnen zur Inspiration bei der Formulierung Ihrer eigenen Fragen.

1. Wie war die Zusammenarbeit mit der Person?
2. War sie umgänglich, freundlich und teamorientiert (nennen Sie hier Eigenschaften aus den Bewerbungsunterlagen)?
3. Stimmen die Beschäftigungsdaten überein?
4. Welche Verantwortung wurde der Person übertragen?
5. Was sind ihre größten Stärken und Schwächen?
6. Welche herausragenden Leistungen sind in Erinnerung geblieben?
7. Gab es schwierige Situationen und wie wurden sie gelöst?
8. Wie schätzen Sie die Arbeitsmoral ein?
9. Würden Sie die Person wieder einstellen?
10. Wurde die Person jemals befördert?

Alles geprüft – und nun?

Im besten Fall bestätigen sich alle Angaben der Bewerber*innen und Sie wissen bereits vor der Einarbeitung, dass die Person fachlich wie menschlich ins Unternehmen passt.

Manchmal stellt sich jedoch heraus, dass Angaben im Lebenslauf nicht stimmen – etwa zu Qualifikationen oder Verantwortlichkeiten. Eine schlechte Referenz kann ein Indiz sein, dass sich Kandidat*innen eventuell nicht gut für Ihr Unternehmen eignen.

In diesem Fall ist die Referenzprüfung besonders wertvoll, da Sie eine höfliche Absage formulieren können und so Fehlinvestitionen in Einarbeitung und Vergütung vermeiden.

Die Auswertung aller Erkenntnisse aus den Referenzprüfungen hilft, ein umfassendes Bild über die Eignung, Leistungen und den Werdegang der Bewerber*innen im Kontext des Teams, der Unternehmenskultur und des Arbeitsplatzes zu erhalten. So können Sie fundierte Einstellungsentscheidungen treffen und die passenden Kandidat*innen für Ihr Unternehmen auswählen.