Ist eine Referenzprüfung überhaupt sinnvoll?

Kritiker dieses Vorgehens argumentieren, dass man mit der Referenzprüfung nur eine Entscheidung bestätigt haben will, die man bereits getroffen hat – eventuell auch unbewusst. Es gibt vor allem auch das Argument, dass man ohnehin nur mit wohlwollenden Personen spricht, denn mögliche negative Stimmen schließen Kandidat*innen von vornherein aus, indem sie sie nicht ansprechen. Befürworter hingegen sehen in diesem Schritt eine schlussendliche Bestätigung einer wichtigen Entscheidung. Es geht ihnen weniger darum, eine Zustimmung oder Ablehnung durch ehemalige Arbeitgeber zu bekommen, sondern eher darum, mehr über die Stärken und Schwächen des Kandidaten oder der Kandidatin zu erfahren. Somit geht es ihnen auch darum, die Einarbeitungszeit bestmöglich und effizient zu gestalten.

Interessant: Wussten Sie, dass laut einer Umfrage, die bei Statista veröffentlicht wurde, bis zu 33 % aller Bewerber*innen in Deutschland ihre Verantwortlichkeiten in früheren Arbeitsverhältnissen beschönigen? Bis zu 24 % flunkern bei Ihren Fähigkeiten, 22 % bei den Beschäftigungsdaten, 9 % bei ehemaligen Arbeitgebern und 8 % bei besuchten Schulen bzw. akademischen Graden.

Wie prüft man Referenzen, die von Bewerber*innen genannt wurden?

In der Regel ist es ratsam, Referenzen telefonisch zu kontaktieren und auf ein solches Telefonat will man sich vorbereiten:

• Input sammeln: Stellen Sie sicher, dass alle Personen, die mit dem Neuzugang zu tun haben werden, eine Entscheidung für den Kandidaten bzw. die Kandidatin unterstützen oder befürworten, und fragen Sie nach eventuellen Informationslücken oder offenen Fragen. Denken Sie dabei an künftige Vorgesetzte oder Abteilungsleiter, aber vielleicht auch die Personalabteilung.
• Einverständnis einholen: Zuerst sollte man sich natürlich das Einverständnis vom Kandidaten bzw. der Kandidatin einholen, sofern dieses nicht explizit mit der Bewerbung erteilt wurde. Bedenken Sie dabei, dass, falls er/sie aktuell noch angestellt ist, der bzw. die Vorgesetzte noch nichts davon weiß, dass der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin sich anderweitig bewirbt. Also fangen Sie dann lieber mit dem vorherigen Arbeitgeber an.
• Fragen an den Referenzkontakt aufschreiben: Machen Sie sich eine Liste mit Fragen, bevor Sie den Hörer in die Hand nehmen. Diese sollten sich auf den Bewerber bzw. die Bewerberin beziehen und Sie möchten damit Antworten erhalten, die relevant für die neue Position sind und die Fragen beantworten, die während des Vorstellungsgesprächs offen geblieben sind oder aber erst währenddessen aufkamen. Die Fragen sollten also so spezifisch wie möglich sein und keinen Raum für vage Antworten lassen.

Referenzen prüfen: So führen Sie die Prüfung erfolgreich durch

Sie sind nun gut vorbereitet. Aber wie fangen Sie das Gespräch an? Folgen Sie diesen einfachen drei Schritten und versuchen Sie, mit dem oder der ehemaligen Vorgesetzten des Kandidaten bzw. der Kandidatin zu sprechen. 

1. Stellen Sie sich vor. Nennen Sie Ihrer Kontaktperson Ihren Namen, Ihre Position und Ihr Unternehmen und nennen Sie den Grund Ihres Anrufs: Sie möchten gerne die Referenzen des Kandidaten bzw. der Kandidatin prüfen.
2. Fragen Sie, ob es gerade zeitlich passt. Denken Sie daran: der bzw. die Angerufene tut Ihnen einen Gefallen – also fragen Sie, ob es gerade zeitlich passt. Und wenn nicht, richten Sie sich zeitlich nach Ihrem Gesprächspartner.
3. Erklären Sie, worum es genau geht. Wenn Ihr Gesprächspartner bzw. Ihre Gesprächspartnerin genau weiß, um welche Stelle es bei der Besetzung geht, dann kann er/sie Ihnen vielleicht schon direkt eine Empfehlung geben, basierend darauf, welche Skills Ihnen wichtig sind und welche Erwartungen Sie haben.

10 Fragen, die Sie bei der Prüfung der Referenzen stellen können

Die folgenden Fragen sollen Ihnen als Beispiele und zur Inspiration bei der Formulierung Ihrer eigenen Fragen dienen.

1. Wie ist der Ansprechpartner/die Ansprechpartnerin mit der Person klargekommen?
2. War sie umgänglich, freundlich, teamorientiert etc., so wie es im Lebenslauf steht?
3. Stimmen die Beschäftigungsdaten überein?
4. Welche Verantwortung wurde der Person übertragen?
5. Was sind die Stärken/Schwächen des Bewerbers bzw. der Bewerberin nach Meinung des Ansprechpartners?
6. Gibt es eine herausragende Leistung, die besonders gut in Erinnerung geblieben ist?
7. Gleichwohl, gibt es eine schwierige Situation, die besonders gut in Erinnerung geblieben ist und warum ist dem so?
8. Wie schätzt der Ansprechpartner bzw. die Ansprechpartnerin die Arbeitsmoral des Bewerbers bzw. der Bewerberin ein?
9. Würde man die Person jederzeit wieder im Unternehmen willkommen heißen?
10. Wurde die Person jemals befördert?

Alles geprüft – und nun?

Im besten Falle bestätigen sich alle Angaben des Bewerbers oder der Bewerberin und Sie wurden sogar in Ihrer Vermutung bestätigt, dass Ihr Kandidat bzw. Ihre Kandidatin nicht nur fachlich, sondern auch menschlich gut ins Unternehmen passt. Im schlimmsten Fall stellt sich heraus, dass der Kandidat bzw. die Kandidatin geflunkert hat. Sei es bei Beförderungen und Verantwortlichkeiten, bei Qualifikationen oder bei Soft Skills. Aber wenigstens wurde das dann frühzeitig erkannt, bevor ein Vertrag angeboten und unterschrieben wurde, oder gar bereits Zeit und Geld in die Einarbeitung eines dann doch unpassenden Mitarbeiters investiert wurde.