So finden Sie passende Kandidat*innen in 12 einfachen Schritten

1. Informieren Sie sich

Bereiten Sie sich vor, indem Sie ähnliche Stellenanzeigen lesen und die Lebensläufe passender Kandidat*innen prüfen, um zu erfahren, welche Fähigkeiten und Berufserfahrung für Stellen wie Ihre erforderlich sind. Beobachten Sie Stellentrends in Ihrer Region und Branche, um die beliebtesten Jobtitel und Keywords zu finden, nach denen Kandidat*innen suchen. Vergleichen Sie außerdem Gehälter, um die angemessene Gehaltsstufe für Ihre Stelle zu ermitteln. Um eine wettbewerbsfähige Stellenanzeige zu schreiben, sollten Sie eine Liste der wichtigsten Aufgaben erstellen, für die Ihre neuen Mitarbeiter*innen verantwortlich sein werden, und überlegen, welche Eigenschaften geeignete Kandidat*innen mitbringen sollten. 

2. Verwenden Sie einen aussagekräftigen Jobtitel

Schalten Sie eine kostenlose Stellenanzeige auf Indeed mit einem kurzen und verständlichen Jobtitel, der weit vorn in den Suchergebnissen angezeigt wird und das Interesse von geeigneten Kandidat*innen weckt¹. Vermeiden Sie leere Schlagworte wie „Zauberer“, „Rockstar“ oder „Ninja“, da Kandidat*innen sehr wahrscheinliche nicht mit diesen Suchbegriffen nach Stellen suchen. Nehmen Sie stattdessen einen Standardjobtitel, den Kandidat*innen auch verwenden. Ein beschreibender Titel wie „Full-Stack-Softwareentwickler“ wird z. B. häufiger in den Suchergebnissen angezeigt als „Software-Guru“ oder „Full-Stack-Zauberer“.

Expertentipp: Jobtitel mit höchstens 80 Zeichen werden auf Indeed häufiger angeklickt. 

3. Verfassen Sie eine Stellenbeschreibung, die sich abhebt

Um im Wettbewerb mit größeren Unternehmen zu bestehen, sollten Sie die bewährten Tipps für klare, aussagekräftige Stellenbeschreibungen befolgen. Überlegen Sie, nach welchen Keywords geeignete Kandidat*innen wahrscheinlich suchen, und fügen Sie sie in Ihre Beschreibung ein, um maximale Sichtbarkeit zu erzielen. Beschreiben Sie ausführlich die Aufgaben, die Anforderungen sowie Gehalt, Leistungen und Zulagen der Stelle, um passende Kandidat*innen zu einer Bewerbung zu motivieren. Drücken Sie sich dabei informativ, freundlich und leicht verständlich aus. Wir haben Beispiele für Stellenbeschreibungen zusammengestellt, die Ihnen helfen, ansprechende Stellenanzeigen zu verfassen.

Expertentipp: Mit einer Premium-Stellenanzeige sind Ihre Stellen besser sichtbar. Außerdem erhalten Sie direkt Zugang zu einer Liste geeigneter Kandidat*innen, die Sie zu einer Bewerbung einladen können.  

4. Prüfen Sie die Lebensläufe der Bewerber*innen

Sobald Bewerbungen eingehen, müssen Sie Ihren Kandidatenpool basierend auf den Lebensläufen eingrenzen. Filtern Sie Bewerber*innen heraus, die nicht die wichtigsten Stellenanforderungen erfüllen, und senden Sie ihnen ein Ablehnungsschreiben. Indeed verfügt über ein vorformuliertes Ablehnungsschreiben, dass Sie mit nur einem Klick verschicken können. Um zu entscheiden, welche Lebensläufe mit „Ja“ oder „Vielleicht“ markiert werden sollen, können Sie auf folgende Anhaltspunkte achten, die etwas über die Motivation, die Berufserfahrung und den Arbeitsstil von Bewerber*innen aussagen:

• Quantitative Nachweise über bisheriger Erfolge
• Beständigkeit in früheren Stellen, wobei Jobhopping in manchen Branchen üblich ist
• Roter Faden im Lebenslauf
• Auge fürs Detail, d. h., ist der Lebenslauf übersät mit Grammatik- und Rechtschreibfehlern?
• Fähigkeiten und Erfahrung, die auf die Stellenbeschreibung zugeschnitten sind 

Kontaktieren Sie die Bewerber*innen, nachdem Sie ihre Lebensläufe geprüft haben, um mehr über ihre Qualifikationen zu erfahren. So können Sie eine Top-Auswahl der passendsten Kandidat*innen erstellen und entscheiden, wen Sie näher kennenlernen möchten. Sie können per E-Mail Informationen über die Berufserfahrung von Bewerber*innen einholen oder direkt Telefon-Screenings und Vorstellungsgespräche vereinbaren. 

5. Führen Sie Vorstellungsgespräche mit Ihren Top-Kandidat*innen

In der Phase der Vorstellungsgespräche sollten Sie zunächst ein kurzes, 15- bis 30-minütiges Telefon-Screening durchführen, um herauszufinden, ob die grundlegenden Stellenanforderungen erfüllt werden. Außerdem können Sie so besser abschätzen, ob die Bewerber*innen und Ihr Unternehmen zueinander passen. Laden Sie anschließend mindestens drei der vielversprechendsten Kandidat*innen zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch ein. Stellen Sie strategische Fragen, die auf Fähigkeiten und Qualifikationen, wichtige Charaktereigenschaften und die Begeisterung für Stelle und Unternehmen abzielen.

Allgemeine Fragen, die sich für jede Stelle eignen, sind z. B.:

• Erzählen Sie uns etwas über sich.
• Was interessiert Sie an dieser Stelle/unserem Unternehmen?
• Was sind Ihre Stärken/Schwächen?
• Auf welchen beruflichen Erfolg sind Sie besonders stolz?
• Wie würden Sie Ihr ideales Arbeitsumfeld beschreiben?

Wenn Sie Hilfe dabei benötigen, die Fragen für Ihre Stelle zusammenzustellen, können Sie unsere Liste mit Beispielfragen für Vorstellungsgespräche sowie stellen- und branchenspezifischen Fragen zurate ziehen. Diese werden Ihnen helfen, geeignete Bewerber*innen für Ihr Unternehmen zu finden.

Expertentipp: Machen Sie sich nach jedem Vorstellungsgespräch direkt Notizen, damit Sie sich bei der endgültigen Recruitingentscheidung besser an die Stärken und Schwächen der einzelnen Kandidat*innen erinnern. 

6. Überprüfen Sie Referenzen

Referenzen zu überprüfen, ist eine hervorragende Möglichkeit, zusätzliche Einblicke zu erhalten, Fähigkeiten zu überprüfen und sicherzustellen, dass Sie Mitarbeiter*innen einstellen, die ehrliche Angaben zu Berufserfahrung und Qualifikationen machen. Bitten Sie Ihre Top-Kandidat*innen um mindestens drei Referenzen und rufen Sie kurz dort an.

Stellen Sie den Referenzen Ihrer Bewerber*innen z. B. drei bis fünf der folgenden Fragen:

• Können Sie z. B. den Jobtitel, den Aufgabenbereich sowie das Ein- und Austrittsdatum in bzw. aus dem Unternehmen bestätigen?
• Wie lange kennen Sie den Kandidaten oder die Kandidatin bereits oder wie lange haben Sie mit ihm oder ihr zusammengearbeitet?
• Können Sie mir beschreiben, wie es ist, mit dieser Person zusammenzuarbeiten?
• Warum hat er oder sie die Stelle aufgegeben?
• Was sind seine oder ihre größten Stärken und Schwächen? 

7. Organisieren Sie Ihre Recruitingmaßnahmen

Wenn Sie Personal für mehrere Stellen gleichzeitig suchen oder Dutzende Bewerbungen für ein und dieselbe Stelle haben, können Ihnen Dinge schnell über den Kopf wachsen. Organisieren Sie Ihre Recruitingmaßnahmen und behalten Sie interessante Kandidat*innen im Laufe des Recruitingprozesses im Blick, indem Sie ihnen immer den passenden Status („Neu“, „Geprüft“, „Telefonat geführt“, „Abgelehnt“ etc.) zuweisen und präzise, detaillierte Notizen zu den Stärken und Schwächen der einzelnen Bewerber*innen führen. 

8. Wählen Sie passende Bewerber*innen aus

Wenn mehrere Bewerber*innen Ihrer Meinung nach gut zu der Stelle passen würden, kann es sehr schwierig sein, sich für eine Person zu entscheiden. Führen Sie sich noch einmal vor Augen, was Sie über die Fähigkeiten, die Persönlichkeit und die Berufserfahrung der Bewerber*innen aus ihrem Lebenslauf, beim Vorstellungsgespräch und von ihren Referenzen erfahren haben. Überlegen Sie, wie sich Bewerber*innen in Ihr Team und Ihre Unternehmenskultur einfügen werden, und vergleichen Sie Ihre Notizen mit allen Kolleg*innen, die ebenfalls am Recruitingprozess beteiligt waren. Es ist wichtig, die Bedürfnisse Ihres Unternehmens im Blick zu haben und den Kandidaten oder die Kandidatin einzustellen, der oder die Sie Ihren Zielen ein Stück näher bringt.

9. Unterbreiten Sie ein Stellenangebot

Wenn Sie Ihren Wunschkandidaten oder Ihre Wunschkandidatin gefunden haben, ist es an der Zeit, ein Stellenangebot zu unterbreiten. Bevor Sie das offizielle Vertragsangebot senden, vereinbaren Sie per E-Mail ein Telefonat mit dem oder der Bewerber*in. Drücken Sie bei dem Telefongespräch Ihre Freude über den bevorstehenden Eintritt ins Unternehmen aus und legen Sie Ihre Konditionen dar, einschließlich des Gehalts, der Leistungen und des Vertragsbeginns. Wenn der oder die Kandidat*in Ihr mündliches Angebot akzeptiert, lassen Sie ihm oder ihr ein offizielles Schreiben zukommen. Ihr Vertragsangebot sollte alle Konditionen enthalten, die während des Telefonats besprochen wurden.

Wichtig: Lassen Sie Ihr Vertragsangebot eventuell von einem Rechtsexperten oder einer Rechtsexpertin prüfen, bevor Sie es verschicken.

10. Benachrichtigen Sie abgelehnte Bewerber*innen so schnell wie möglich

Um kein Vertrauen zu verspielen, sollten Sie abgelehnte Bewerber*innen direkt benachrichtigen, wenn Sie sich gegen sie entscheiden. Kandidat*innen, die im Bewerbungsprozess so weit gekommen sind, sollten Sie die Ablehnung kurz persönlich über das Telefon mitteilen. Seien Sie ehrlich, aber aufbauend, indem Sie ihnen mit konstruktivem Feedback den Ablehnungsgrund erklären und ihnen viel Erfolg für die weitere Jobsuche wünschen. 

11. Optimieren Sie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen

Eine gute Einarbeitung gibt neuen Mitarbeiter*innen nicht nur das Gefühl, willkommen zu sein, sondern legt auch die Basis für ein loyales, produktives Arbeitsverhältnis und den Erfolg der neuen Kolleg*innen in der neuen Stelle. Am ersten Arbeitstag können Sie neuen Mitarbeiter*innen eine Tour durch das Gebäude geben, ihnen ihren Arbeitsplatz zeigen und ihnen alles Wissenswerte zum Gebäudezutritt, zur Anmeldung im E-Mail-Postfach, zu den erforderlichen Tools und zu anderen wichtigen Dingen mitteilen.

Diese Tipps können Ihnen ebenfalls helfen, Ihren Einarbeitungsprozess zu optimieren:

• Veranstalten Sie am ersten Tag oder in der ersten Woche ein Team-Mittagessen, sodass alle Teammitglieder sich kennenlernen können.
• Schenken Sie neuen Mitarbeiter*innen eine Tasche mit gebrandeten Artikeln wie einem Kugelschreiber, einem T-Shirt und einer Tasse, damit sie schneller eine Beziehung zu Ihrer Marke aufbauen.
• Stellen Sie neuen Mitarbeiter*innen Mentor*innen zur Seite, die ihnen beim Einstieg in die neue Stelle helfen.

12. Messen Sie Ihren Erfolg

Tracken Sie Ihre Ergebnisse, um die Effektivität Ihrer Recruitingtools zu überwachen und sicherzustellen, dass sich Ihre Recruitinginvestitionen auch auszahlen. Wenn Sie wissen möchten, wie Ihre Stellenanzeigen abschneiden, müssen Sie nur eine Leistungsübersicht in Ihrem Indeed Dashboard generieren. Diese Übersicht enthält die Anzahl der Aufrufe, Klicks und Bewerbungen, die Ihre Stellenanzeigen verzeichnen, und kann Ihnen helfen, zukünftige Stellenanzeigen zu optimieren, die effektivsten Keywords für Ihre Stellenbeschreibung zu ermitteln und Ihre Stellenanzeigen so oft wie möglich in den Suchergebnissen zu platzieren.