Wie viel kostet das Recruiting?
2025-06-01
Wie viel kostet das Recruiting?
Im September 2024 waren Stellen für Assistent*innen der Geschäftsführung in Deutschland im Vergleich zu anderen Stellenmärkten wenig umkämpft, mit durchschnittlich 17 Stellensuchenden pro Assistenz der Geschäftsführung-Stelle.
Wie viel kostet das Recruiting?
Im September 2024 waren Stellen für Assistent*innen der Geschäftsführung in Deutschland im Vergleich zu anderen Stellenmärkten wenig umkämpft, mit durchschnittlich 17 Stellensuchenden pro Assistenz der Geschäftsführung-Stelle.
Warum eine Assistenz der Geschäftsführung einstellen?
Assistent*innen der Geschäftsführung strukturieren den Arbeitsalltag und können die Effizienz in Ihrem Betrieb steigern. Sie stellen einen reibungslosen Ablauf sämtlicher Prozesse sicher und erledigen administrative und verwaltende Tätigkeiten, damit sich die Geschäftsleitung auf wesentliche Führungsaufgaben konzentrieren kann.
Was gute Assistent*innen der Geschäftsführung für Ihr Unternehmen leisten:
- Sie planen, koordinieren und organisieren Termine, Meetings und Geschäftsreisen, um die Führungskräfte zu entlasten.
- Sie verwalten und optimieren interne Prozesse und schaffen effiziente Rahmenbedingungen für produktives Arbeiten.
- Sie unterstützen wichtige Entscheidungen, indem sie relevante Informationen recherchieren, analysieren und aufbereiten.
Assistenz der Geschäftsführung – Vollzeit-Mitarbeiter*in oder Freelancer*in?
Ob Sie Assistenzstellen mit festen oder freien Mitarbeiter*innen besetzen, hängt von den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Wenn Sie sich eine anhaltende Unterstützung der Führungsebene wünschen, ist eine Festanstellung meist die bessere Wahl. Da es eine Weile dauern kann, bis die Assistent*innen mit den internen Prozessen im Unternehmen vertraut sind, ist eine dauerhafte Beschäftigungsperspektive sinnvoll. Zudem sind Vollzeitmitarbeiter*innen in der Regel stärker in das Unternehmen integriert und weisen eine festere Bindung an ihre Arbeitgeber auf.
Die Zusammenarbeit mit Freelancer*innen eignet sich dagegen vor allem für zeitlich begrenzte oder einmalige Projekte. Auch ein vorübergehender Personalengpass lässt sich gut mit freien Mitarbeiter*innen überbrücken, ohne langfristige Verpflichtungen einzugehen. Oft kommen Freelancer*innen zum Einsatz, wenn der künftige Bedarf an Assistenztätigkeiten noch nicht genau feststeht. Falls sich der Arbeitsaufwand aktuell auf wenige Stunden pro Woche beschränkt, kann eine flexible Zusammenarbeit auf freiberuflicher Basis effizient und kostensparend sein. Praktisch ist auch, dass viele Freelancer*innen virtuell arbeiten und ihre spezifischen Erfahrungen und Fachkenntnisse ortsunabhängig anbieten.
Welche unterschiedlichen Arten von Assistent*innen der Geschäftsführung gibt es?
Es gibt verschiedene Arten von Assistenztätigkeiten, die sich durch ihre Aufgabenbereiche und Spezialisierungen unterscheiden. Suchen Sie gezielt nach Kandidat*innen, die den Bedürfnissen und Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht werden. Besonders gängig sind die folgenden Tätigkeitsschwerpunkte:
- Administrative Assistenz: Bei diesem Berufsbild liegt der Fokus auf klassischen organisatorischen und administrativen Aufgaben wie Terminmanagement, Reisekoordination, Abrechnung, Korrespondenz und Dokumentenverwaltung.
- Strategische Assistenz: Assistent*innen mit diesem beruflichen Schwerpunkt unterstützen die Geschäftsführung bei der Planung und Umsetzung strategischer Entscheidungen, indem sie Marktanalysen durchführen, relevante Informationen auswerten und aussagekräftige Präsentationen erstellen.
- Persönliche Assistenz: Sogenannte PAs erledigen nicht nur berufliche Aufgaben, sondern kümmern sich auch um Privatangelegenheiten. Sie übernehmen unter anderem die persönliche Event- und Terminplanung sowie das Haushaltsmanagement ihrer Auftraggebenden.
- Technische Assistenz: Technische Assistent*innen kennen sich besonders gut mit IT-bezogenen Themen aus und bieten Hilfestellung bei Softwareeinführungen, Datenanalysen oder anderen Digitalisierungsmaßnahmen.
- Projektassistenz: Diese Fachleute kommen projektbasiert zum Einsatz und unterstützen die Geschäftsführung bei der Organisation, Koordination, Überwachung und Dokumentation einzelner Projektphasen.
- Virtuelle Assistenz: Remote-Assistenz wird flexibel und ortsunabhängig geleistet und eignet sich daher besonders gut für Unternehmen mit vorübergehendem Unterstützungsbedarf, der keine physische Präsenz erfordert.
Wo finde ich eine Assistenz der Geschäftsführung?
Um die richtige Assistenz der Geschäftsführung für Ihr Unternehmen zu finden, probieren Sie am besten verschiedene Strategien für die Personalsuche aus:
- Unternehmenswebsite: Nutzen Sie Ihre eigene Website, um freie Assistenzstellen zu bewerben. Dieser Weg eignet sich vor allem für bekannte Arbeitgebermarken mit hohem Traffic auf der Karriereseite.
- Mitarbeiterempfehlungen: Bestehende Mitarbeiter*innen kennen die Anforderungen und Bedürfnisse Ihres Unternehmens und können geeignete Kandidat*innen aus ihrem beruflichen oder privaten Netzwerk empfehlen.
- Personalvermittlungen: Wenden Sie sich an professionelle Personalvermittlungsagenturen, die auf kaufmännische Assistenz- und Managementpositionen spezialisiert sind und häufig über umfassende Talentpools verfügen.
- Externe Kooperationen: Arbeiten Sie mit Aus- und Weiterbildungseinrichtungen zusammen, um frühzeitig in Kontakt mit talentierten Nachwuchsfachkräften zu treten. Auch die Teilnahme an Jobmessen und Branchenveranstaltungen kann sich auszahlen.
Online-Stellenangebot: Posten Sie Ihr Stellenangebot für Assistent*innen der Geschäftsführung auf Indeed, um qualifizierte Kandidat*innen anzusprechen.
Auf diese Kompetenzen sollten Sie bei einer guten Assistenz der Geschäftsführung achten
Geeignete Kandidat*innen für Stellen als Assistent*in der Geschäftsführung haben die folgenden Kompetenzen und Eigenschaften sowie eine Berufserfahrung, die Folgendes widerspiegelt:
- Organisationstalent: Assistent*innen der Geschäftsführung sind in der Lage, Termine, Aufgaben und Projekte effizient zu koordinieren und angemessene Prioritäten zu setzen.
- Kommunikationsstärke: Sie verfügen über eine erstklassige schriftliche und mündliche Ausdrucksweise, sind höflich und können sich schnell auf ihr Gegenüber einstellen.
- Diskretion und Vertrauenswürdigkeit: Sie gehen mit vertraulichen Informationen sensibel um und bringen ein hohes Maß an Integrität und Zuverlässigkeit mit.
- Multitasking: Auch unter Zeitdruck behalten Assist*innen der Geschäftsführung einen kühlen Kopf. Das gleichzeitige Bearbeiten verschiedener Aufgaben fällt ihnen leicht.
- Analytische Fähigkeiten: Sie können komplexe Informationen verstehen, analysieren und anschaulich aufbereiten.
- EDV-Kenntnisse: Sie haben Erfahrung im Umgang mit relevanten Softwarelösungen wie Microsoft Office, CRM-Systemen oder Projektmanagement-Tools.
Eine Stellenbeschreibung für eine Assistenz der Geschäftsführung verfassen
Eine aussagekräftige Beschreibung ist ein wichtiges Element, um qualifizierte Kandidat*innen für Stellen als Assistent*in der Geschäftsführung zu finden. Zur Stellenbeschreibung von Assistent*innen der Geschäftsführung gehören eine überzeugende Zusammenfassung der Rolle, eine umfassende Liste der Aufgaben und Verantwortlichkeiten sowie die benötigten und gewünschten Kompetenzen der Stelle.
Erwägen Sie beim Verfassen Ihrer Stellenbeschreibung für eine Assistenz der Geschäftsführung, einige oder alle der folgenden Keywords zu verwenden. Damit erhöhen Sie die Sichtbarkeit Ihres Stellenangebots. Laut Daten von Indeed sind dies die häufigsten Suchbegriffe, die zu Klicks auf Stellen für Assistent*innen der Geschäftsführung führen:
- Assistenz Geschäftsführung
- Büro
- Assistenz
- Kaufmännische Mitarbeiter
- Teilzeit
- Verwaltung
- Vollzeit
- Minijob
- Executive Assistant
- Quereinsteiger
Bewerbungsgespräche mit Kandidat*innen für Stellen als Assistent*in der Geschäftsführung führen
Geeignete Kandidat*innen für Stellen als Assistenz der Geschäftsführung sind in der Lage, die folgenden Fragen überzeugend zu beantworten:
- Fragen zu Fachqualifikationen: Welche Ausbildung haben Sie absolviert und in welchen Bereichen konnten Sie bisher kaufmännische Erfahrungen sammeln?
- Fragen zu organisatorischen Fähigkeiten: Wie priorisieren Sie Aufgaben mit knappen Deadlines und wie stellen Sie die termingerechte Einhaltung vorgegebener Fristen sicher?
- Fragen zur Problemlösungskompetenz: Können Sie sich an eine Situation erinnern, als Sie eine unerwartete Herausforderung effizient gemeistert haben?
- Fragen zur Kommunikation: Sind Sie offen und kontaktfreudig? Wie gehen Sie mit Konflikten im Team um?
- Fragen zu IT-Kenntnissen: Welche Softwarelösungen beherrschen Sie und wie haben Sie diese bei Ihrer bisherigen Arbeit eingesetzt?
Benötigen Sie Hilfe im Hinblick auf Fragen im Bewerbungsgespräch? Werfen Sie einen Blick auf unsere Liste von Beispielfragen an Assistent*innen der Geschäftsführung im Bewerbungsgespräch (einschließlich Musterantworten).
* Indeed bietet diese Informationen als Service für Benutzer dieser Website an. Bitte beachten Sie, dass wir keine Beratung für Personalbeschaffung oder juristische Angelegenheiten bieten, wir keine Verantwortung für die Inhalte Ihrer Stellenbeschreibungen übernehmen und keine der hier angebotenen Informationen eine Leistung garantiert.
