Was kostet die Einstellung?

Warum sollte ich Verwaltungsfachangestellte einstellen?

Verwaltungsfachangestellte sind Fachleute in Rechtsfragen und sind in der Lage, die oft sehr komplexen Zusammenhänge bei den zahlreichen rechtlichen Regelungen zu verstehen und anzuwenden. Sie können daher Sachverhalte ermitteln und Verwaltungsvorschriften und -entscheidungen erarbeiten, zum Beispiel bei Steuern, Gebühren oder Beiträgen. Durch ihre Qualifikation sind sie in der Verwaltung und Organisation von Behörden unverzichtbar, kennen sich im Haushalts- und Rechnungswesen aus und sind Ansprechpersonen im Publikumsverkehr.

Was gute Verwaltungsfachangestellte leisten:

• Umsetzen von politischen Entscheidungen, Gesetzen und Vorschriften
• Ausstellen von offiziellen Dokumenten, Urkunden, Personalausweisen oder Reisepässen
• Ansprechperson für Anfragen von Bürger*innen
• Erstellen von Protokollen und Vorbereitung von Meetings
• Zusammenarbeit mit gewählten Volksvertreter*innen und deren Unterstützung bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben
• Erstellen von Haushalts- und Wirtschaftsplänen und Verwaltung der Budgets von Behörden, Kommunen, Trägern oder anderen Institutionen

Welche Arten von Verwaltungsfachangestellten gibt es?

Verwaltungsfachangestellte gibt es für die Kommunal-, Landes- oder Bundesverwaltung. Je nach Ausrichtung unterscheiden sich sowohl die Ausbildung als auch die Tätigkeitsbereiche und Fachkenntnisse, da auf kommunaler oder Länderebene teilweise andere gesetzliche Vorgaben relevant sind als auf Bundesebene. Auch in der evangelischen und katholischen Kirche gibt es Verwaltungsfachangestellte, die entsprechende Qualifikationen mitbringen müssen.

Sie können auch nach folgenden Berufen suchen:

• Verwaltungsmanager*in: Verwaltungsmanager*innen übernehmen führende Aufgaben im mittleren und gehobenen Dienst der öffentlichen Verwaltung.
• Verwaltungsbeamt*in: Verwaltungsbeamt*innen werden im mittleren, höheren und gehobenen Dienst eingesetzt und sind für Verwaltungsaufgaben in Ämtern und Behörden verantwortlich.

Verwenden Sie beim Verfassen Ihrer Stellenbeschreibung für Verwaltungsfachangestellte einige oder alle der folgenden Keywords. Dadurch verbessern Sie die Sichtbarkeit Ihrer Stellenanzeige. Laut Indeed sind dies die häufigsten Suchbegriffe, die zu Klicks auf Stellen für Verwaltungsfachangestellte führen:

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Wo finde ich Verwaltungsfachangestellte?

Verwaltungsfachangestellte lassen sich über verschiedene Kanäle erfolgreich gewinnen. Neben den eigenen Karriereportalen bieten sich auch Fach- und Ausbildungsmessen im öffentlichen Dienst an, die bundesweit stattfinden. Eintragungen in Amtsblättern oder regionalen Jobbörsen erreichen zusätzlich Bewerberkreise außerhalb der klassischen Onlineplattformen. Empfehlenswert ist die Zusammenarbeit mit Fachverbänden wie dem Deutschen Beamtenbund (dbb) oder den Verwaltungsakademien, die eigene Netzwerke und Stellenmärkte betreiben. Flyer und Aushänge in Rathäusern, Bürgerbüros oder Berufsschulen für Verwaltung können gezielt Talente ansprechen. Auch die interne Personalentwicklung sollte berücksichtigt werden: Mitarbeitende aus der Sachbearbeitung oder angrenzenden Bereichen lassen sich durch Weiterbildungen für den Beruf qualifizieren. Durch diese Mischung aus interner Förderung und externer Ansprache erschließen Sie ein breites Bewerberfeld – von Auszubildenden bis zu erfahrenen Fachkräften.

Um die richtigen Verwaltungsfachangestellten für Ihr Team zu finden, probieren Sie am besten verschiedene Strategien für die Personalsuche aus:

• Website der Behörde: Im Karrierebereich Ihrer eigenen Website können Sie Ihre Anforderungen klar kommunizieren und wichtige Details beschreiben. Stellensuchende informieren sich häufig zielgerichtet dort, wo sie gerne arbeiten möchten.
• Regionale Jobmessen: Da Verwaltungsfachkräfte regional gebunden sind, informieren sie sich über attraktive Stellenangebote auch auf Jobmessen in ihrer Kommune. Ein attraktiver Messestand, bei dem Karrieremöglichkeiten erfragt werden können, zieht möglicherweise geeignete Kandidat*innen an.
• Interne Beförderung: Anstatt eine Fachkraft von außerhalb einzustellen, können Sie vielleicht auch innerhalb der Behörde geeignete Kandidat*innen finden.
• Ausbildung eigener Fachkräfte: Falls der Bedarf sehr langfristig gedeckt werden kann oder absehbar ist, dass er weiter steigen wird, könnten Sie in Betracht ziehen, selbst Azubis zu Verwaltungsfachangestellten auszubilden.
• Online-Stellenangebot: Posten Sie Ihre Stellenanzeige für Verwaltungsfachangestellte auf Indeed, um qualifizierte Kandidat*innen für eine Stelle als Verwaltungsfachangestellte*r anzusprechen.

Auf diese Kompetenzen sollten Sie bei guten Verwaltungsfachangestellten achten

Erfolgreiche Kandidat*innen für eine Stelle als Verwaltungsfachangestellte zeichnen sich für gewöhnlich durch die folgenden Kompetenzen und Eigenschaften aus, die sie sich durch unterschiedliche Berufserfahrungen, Schulungen oder Aus- und Weiterbildungen angeeignet haben:

• Sehr gute Kenntnisse der Gesetzeslage und die Fähigkeit, diese den Bürger*innen und gewählten Vertreter*innen zu vermitteln
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Teamfähigkeit, Engagement, Flexibilität, Organisationsgeschick, Zeitmanagement und Zuverlässigkeit
• Sicheres und kompetentes Auftreten sowie gute Umgangsformen im Umgang Personen ohne Fachkunde
• Erweiterte EDV-Kenntnisse, inklusive MS Office, Datenbanken, Verwaltungsprogrammen
• Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Informationen und Daten

Eine Stellenbeschreibung für Verwaltungsfachangestellte verfassen

Nachdem Sie jetzt die wichtigsten Kompetenzen, Gehaltserwartungen, Suchbegriffe für die Stellenanzeige und Einstellungsinformationen für Verwaltungsfachangestellte kennen, können Sie eine Stellenbeschreibung verfassen.

Zur Stellenbeschreibung von Verwaltungsfachangestellten gehören eine überzeugende Zusammenfassung der Rolle, eine umfassende Liste der Aufgaben und Verantwortlichkeiten sowie die benötigten und gewünschten Kompetenzen der Stelle. Außerdem sollten Sie auf Ihre Unternehmenskultur sowie die Leistungen und Vorteile Ihres Unternehmens eingehen, um Kandidat*innen für die offene Stelle zu gewinnen.

Sie möchten gleich loslegen? Weitere Tipps zum Verfassen einer Stellenbeschreibung für Verwaltungsfachangestellte finden Sie in unserem umfassenden Leitfaden.

Bewerbungsgespräche mit Kandidat*innen für Stellen als Verwaltungsfachangestellte*r führen

Geeignete Kandidat*innen für Stellen als Verwaltungsfachangestellte*r sind in der Lage, folgende Fragen überzeugend zu beantworten:

• Welche Erfahrungen haben Sie im Schreiben von formalen Texten? Fällt es Ihnen leicht, Texte zu verfassen?
• Wie gehen Sie vor, wenn Sie komplexe Gesetzestexte nicht gleich verstehen? Erzählen Sie mir von Ihren Erfahrungen.
• Sie haben von Ihren Kolleg*innen einen dicken Stapel an unsortierten Unterlagen bekommen. Wie gehen Sie vor, um Ordnung zu schaffen?
• Was würden Ihre ehemaligen Arbeitskolleg*innen über Ihre Pünktlichkeit sagen?
• Mussten Sie schon einmal Personen mit schlechten Deutschkenntnissen einen gesetzlichen Sachverhalt erklären? Welche Hürden waren dabei für Sie am größten?

Benötigen Sie Hilfe im Hinblick auf Fragen im Bewerbungsgespräch? Werfen Sie einen Blick auf unsere Liste von Beispielfragen an Verwaltungsfachangestellte im Bewerbungsgespräch (einschließlich Musterantworten).

Was machen Verwaltungsfachangestellte?

Verwaltungsfachangestellte arbeiten in Behörden und kümmern sich um die Umsetzung von gesetzlichen Vorschriften. Falls erforderlich, setzen sie diese auch zwangsweise durch, schreiben entsprechende Bescheide und erteilen Mahnungen. Weiterhin sorgen sie dafür, dass alle Arbeitsschritte organisiert und strukturiert ablaufen, und bringen somit Ordnung in Prozesse.