Tipps zum effektiven Management von Remote-Mitarbeiter*innen
Remote arbeitende Angestellte müssen genauso gemanagt und geführt werden, wie deren Kolleg*innen, die sich vor Ort im Unternehmen befinden. Deshalb haben wir hier ein paar Tipps zum effektiven Management von Remote-Mitarbeiter*innen. Der Umgang mit den beiden Gruppen unterscheidet sich voneinander; schließlich sind Inhouse-Mitarbeiter*innen anwesend und somit leichter erreichbar als Remote-Mitarbeiter*innen. Ein Remote-Arbeitsverhältnis erfordert ein Vertrauensverhältnis auf beiden Seiten.
Mitarbeiter*innen, die remote arbeiten, befinden sich nicht im Unternehmen. Aus unterschiedlichen Gründen können Sie sich dazu entschlossen haben, im Homeoffice von ihrem eigenen Zuhause aus zu arbeiten. Auch Angestellte, die sich in anderen Ländern aufhalten – egal ob kurz- oder langfristig – gelten als Remote-Arbeitende. Dazu gehören auch die digitalen Nomaden, die ihren Aufenthaltsort oft wechseln und von unterwegs aus arbeiten.
10 Tipps für das effektive Management von Remote-Arbeitskräften
Das Arbeiten von zuhause oder einem anderen Ort aus wird immer beliebter. Anfangs bedeutet dies vielleicht eine Umstellung; allerdings können Sie als Arbeitgeber*in auch davon profitieren, zum Beispiel, weil Büroflächen reduziert und so Ausgaben verringert werden können. Wenn Sie die Arbeit mit Remote-Mitarbeiter*innen richtig strukturieren, kann dies eine für alle Beteiligten vorteilhafte Arbeitssituation sein. Im Folgenden haben wir einige der wichtigsten Tipps zusammengetragen, die Ihnen beim Management von remote arbeitenden Angestellten helfen können.
1. Erwartungen äußern
Versuchen Sie Missverständnisse zu vermeiden. Gleich zu Anfang der Zusammenarbeit, oder besser noch davor, sollten Sie Ihre Vorstellungen und Erwartungen an den Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin kundtun. Sagen Sie der Person klar und deutlich, wie oft Sie eine Meldung haben möchten und wie es um die Kommunikationskultur in Ihrem Unternehmen steht.
Versuchen Sie zu definieren, wie frei die Person arbeitet und wie sehr sie Ihnen gegenüber weisungsgebunden ist. Gestalten Sie den Onboarding-Prozess mindestens genauso ausführlich, wie bei neuen Mitarbeiter*innen vor Ort. Allgemein ist es eine gute Idee, wichtige Informationen zum Berufsalltag und dem Arbeitsablauf schriftlich oder per E-Mail festzuhalten. So können Sie sich von der Person bestätigen lassen, dass diese die Vorgaben gelesen hat und diesen zustimmt.
2. Kommunikationsstrategie erstellen
Eine einwandfreie Kommunikation ist einer der wichtigsten Punkte für die Zusammenarbeit mit Remote-Mitarbeiter*innen. Sie sollten dabei so transparent wie möglich handeln und klar sagen, wie Sie sich die Kommunikation vorstellen. Geben Sie der Person genaue Angaben darüber, wie lange eine Antwort maximal dauern darf. Beachten Sie dabei gegebenenfalls auch Aspekte wie eine Zeitverschiebung, wenn sich die Person im Ausland befindet.
Legen Sie klare Richtlinien dafür fest, welche Dinge ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin ohne Absprache entscheiden kann und wofür er oder sie auf Ihre Rückmeldung warten muss. Erstellen Sie zudem Vorgaben dazu, welche Kommunikationsmedien für welche Vorkommnisse genutzt werden sollten. Stellen Sie klare Regeln dazu auf, in welchen Fällen Sie ein Telefonat erwarten und wann eine kurze E-Mail ausreicht. Je klarer Ihre Vorgaben sind, desto weniger Raum bleibt für Fehler. Machen Sie die Kommunikation zudem so leicht wie möglich: Richten Sie einfach zu nutzende Kommunikationskanäle ein, beispielsweise eine App oder andere Lösungen für remote arbeitende Teams.
3. Die Person in den Arbeitsalltag einbeziehen
Machen Sie es zur Gewohnheit, mit remote arbeitenden Mitarbeiter*innen in ständigem Austausch zu bleiben. Versuchen Sie, jeden Tag zumindest eine kurze Nachricht zu schreiben. So fühlt die Person sich in das Unternehmensgeschehen miteinbezogen, was zu einer erhöhten Mitarbeitermotivation beitragen kann. Halten Sie die Person über neue Entwicklungen im Unternehmen auf dem Laufenden. Haben Sie mehrere Remote-Angestellte, so kann sich die Erstellung und das Versenden einer regelmäßigen Newsletter-Rundmail lohnen, die kurz und knapp über alle wichtigen Neuigkeiten informiert.
Das Miteinbeziehen der Mitarbeiter*innen trägt nicht nur dazu bei, dass diese sich besser fühlen. In der Regel sind diese allgemein zufriedener und arbeiten dadurch besser. Zudem sind Angestellte, die sich mit dem Unternehmen verbunden fühlen, meist loyaler als solche, die unabhängiger arbeiten.
4. Virtuelles Teambuilding
Versuchen Sie das Teambuilding auf virtuelle Art und Weise zu fördern. Dazu gehören zum Beispiel regelmäßige virtuelle Meetings. Diese sollten regelmäßig stattfinden und für alle Mitarbeiter*innen verpflichtend sein – sowohl für die im Unternehmen, als auch die remote Arbeitenden. Versuchen Sie, auch die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern untereinander zu fördern.
Auch kleine Rituale können dazu beitragen, dass der Teamgeist gestärkt wird. Geburtstagsgrüße können Sie beispielsweise per Videochat überbringen oder ein kleines Video erstellen, in dem Kolleginnen und Kollegen zum Geburtstag gratulieren. Das gibt ein Gefühl der Gemeinschaft und kann den Zusammenhalt sowie die Arbeit im Team stärken.
5. Nutzen Sie praktische Softwarelösungen
Machen Sie es den Remote-Mitarbeiter*innen in ihrem Arbeitsalltag so einfach wie möglich. Je besser die Tools funktionieren, mit denen Ihre Angestellten arbeiten, desto effizienter ist in der Regel auch deren Arbeitsweise. Eine gute Projektmanagementsoftware hilft nicht nur dabei, dass Sie den Überblick über die verschiedenen Projekte und Mitarbeiter*innen behalten. Auch die Mitarbeiter*innen selbst schätzen Tools, die Aufgaben übersichtlicher gestalten.
In vielen Fällen kann eine Software, die verschiedene Funktionen in einer Anwendung vereint, Sinn machen. Mit einer Kommunikations- und Projektmanagementfunktion beispielsweise können Sie die Teamarbeit verbessern und reibungslose Abläufe ermöglichen, auch wenn die Kolleginnen und Kollegen sich nicht am gleichen Ort befinden.
6. Behandeln Sie alle Mitarbeiter*innen gleich
Ist ein Mitarbeiter bzw. eine Mitarbeiterin nicht im Unternehmen, so kann es schnell geschehen, dass diese Person sich ungerecht behandelt fühlt. Um keine Informationsungleichheit zu erreichen, achten Sie vor allem auf ein gleiches Maß an Kommunikation. Versuchen Sie dazu, immer alle Angestellten gleichzeitig über wichtige Vorfälle zu informieren. So fühlen sich auch Remote-Mitarbeiter*innen nicht außen vor gelassen. Des Weiteren sollten alle Angestellten die Chance haben, bei Entscheidungen mitzubestimmen. Wickeln Sie wichtige Abstimmungen deshalb entweder in einem virtuellen Meeting oder per E-Mail ab.
Achten Sie zudem darauf, auch den Remote-Mitarbeiter*innen ein Gefühl von Wertschätzung zu geben. Leider ist es oft einfacher, Komplimente an Angestellte auszusprechen, die sich vor Ort befinden. Vergessen Sie jedoch auch Ihre Remote-Arbeitskräfte nicht und geben Sie diesen zu verstehen, dass Sie deren Arbeit schätzen und nicht darauf verzichten möchten.
7. Vertrauen statt Mikromanagement
Statt einer ständigen Überwachung sollten Sie bei remote arbeitenden Angestellten eher auf Vertrauen setzen. Erkundigen Sie sich nicht ständig nach den Fortschritten eines Projekts, sondern lediglich zu den abgemachten Zeitpunkten. Versuchen Sie, sich allgemein mehr auf die Ergebnisse zu konzentrieren und haben Sie Vertrauen darauf, dass die Person sich selbst und die übertragene Arbeit gut managen kann.
Damit Sie sich selbst leichter an dieses Prinzip halten können, sollten Sie Deadlines setzen. So finden Sie bereits nach den ersten Projekten und Aufgaben heraus, ob die Person sich daran hält oder nicht. Zusätzlich können Sie vereinbaren, wie oft Sie über den Status informiert werden möchten. Je nach Aufgabe und Situation kann ein wöchentliches Update ausreichen, in manchen Fällen ist eine tägliche Berichterstattung sinnvoller. Ein höheres Level an Management ist nur dann nötig, wenn die Zeitpläne nicht eingehalten werden oder wenn die Ergebnisse nicht zufriedenstellend ausfallen.
8. Die Eigenheiten der Remote-Arbeit kennenlernen
Je nachdem, wo sich Ihre Remote-Angestellten befinden, können die Gegebenheiten sich von denen an Ihrem Arbeitsort unterscheiden. Beispielsweise ist die Zeitverschiebung bei Mitarbeiter*innen, die sich in einem anderen Teil der Welt aufhalten, oft ein wichtiger Punkt. Entscheiden Sie am besten im Voraus, ob Sie mit diesen Voraussetzungen klarkommen. Dies hängt von Ihrer Unternehmenskultur ab, aber auch von der Branche des Unternehmens und der zu besetzenden Stelle. Überlegen Sie sich deshalb im Voraus, wie Sie mit Themen wie flexiblen Arbeitszeiten umgehen.
9. Transparenz und Mitarbeiterbindung
Seien Sie mit Ihren Remote-Mitarbeiter*innen genauso ehrlich, wie mit den Angestellten, denen Sie täglich im Büro begegnen. Mit einer transparenten Kommunikation und einer offenen und authentischen Art können Sie diese besser an das Unternehmen binden. Je mehr Vertrauen Ihnen Ihre Mitarbeiter*innen entgegenbringen, desto einfacher sind sie zu leiten. Bei Problemen und Konflikten wenden sich diese eher an Sie, als wenn sie ein anonymes Verhältnis zu Ihnen pflegen.
Das kann dabei helfen, Konflikte aus dem Weg zu schaffen und Missverständnissen vorzubeugen. Wenn Sie selbst nicht als Vertrauensperson für Ihre Remote-Angestellten arbeiten möchten oder können, so ernennen Sie unbedingt eine andere Person. Jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin sollte eine direkte Kontaktperson haben, egal ob diese sich vor Ort befindet oder nicht.
10. Open Door Policy
Machen Sie Ihren Mitarbeiter*innen klar, dass Sie oder alternativ eine andere Bezugsperson immer erreichbar sind. In manchen Fällen kann es sich aufgrund von Zeitunterschieden schwierig gestalten, sofort zu antworten. Trotzdem sollten Ihre Mitarbeiter*innen zu jeder Zeit die Möglichkeit haben, Sie zu kontaktieren. Sprechen Sie offen und ehrlich darüber, dass Sie außerhalb der Bürozeiten vielleicht nicht sofort antworten – versichern Sie der Person allerdings, dass Sie sich so schnell wie möglich zurückmelden. Das gibt Remote-Angestellten ein Gefühl der Sicherheit und kann die Bindung zum Unternehmen und Ihnen als Führungskraft stärken.
