Warum eine Meeting-Agenda so wichtig ist

Dass Meetings einen Einfluss auf die Produktivität der Mitarbeitenden haben, ist unbestritten. Eine aktuelle Umfrage des Chatanbieters Slack zeigt auf, dass 70 % der Befragten der Meinung sind, sie wären produktiver, wenn sie weniger Meetings besuchen müssten. 36,5 % der Meetings werden als überflüssig wahrgenommen.

Bevor Sie sich also überhaupt mit einer Agenda für Ihr geplantes Meeting beschäftigen, überlegen Sie, ob ein Meeting wirklich notwendig ist. Denn wenn es nur um das Teilen von Informationen geht, kann eine E-Mail der geeignetere Kommunikationskanal sein. Daneben sollten Sie auch kritisch betrachten, ob alle, die auf dem Verteiler stehen, wirklich teilnehmen müssen – oder ob manche Kolleg*innen ihre Arbeitszeit nicht produktiver einsetzen könnten.

Haben Sie diese beiden Punkte geklärt, können Sie mit einer guten Meeting-Organisation dafür sorgen, dass das geplante Treffen möglichst effizient abläuft, alle Beteiligten sich entsprechend vorbereiten können und im Anschluss ihre Aufgaben kennen. Darüber hinaus zeigen Sie durch Ihre durchdachte Meeting-Agenda, dass Sie die Arbeitszeit Ihres Teams wertschätzen und Ihnen daran gelegen ist, die zu besprechenden Punkte zügig abhaken zu können.

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Ziele einer Agenda

Alle Tagesordnungspunkte auf Ihrer Agenda sollten für die Teilnehmenden sofort erkennbar machen, worum es geht und welches Ergebnis erzielt werden soll. Außerdem sollte bereits aus der Agenda deutlich werden, wer welche Punkte vorbereiten sollte, damit das Meeting effizient ablaufen kann. Eine klare Reihenfolge und damit Priorisierung stellt zudem sicher, dass in der verfügbaren Zeit die wirklich wesentlichen Themen behandelt werden.

Ziele eines Kick-off-Meetings

Im Projektmanagement hat ein Kick-off-Meeting eine besondere Bedeutung. Erstellen Sie eine Agenda dafür, verfolgen Sie in der Regel das Ziel, ein Projekt für alle Beteiligten zu erläutern und das gewünschte Ergebnis zu präsentieren. Sie erläutern die Bedeutung des Projekts für die Abteilung und/oder das Unternehmen und stellen den Projektplan und den zeitlichen Rahmen vor. Außerdem sollen sich die Projektbeteiligten kennenlernen und der Teamgeist in der Gruppe gestärkt werden.

Darüber hinaus werden die Verantwortlichkeiten für bestimmte Aufgaben verteilt, so dass am Ende alle wissen, wer wann und wie welchen Job zu erledigen hat. Es geht also darum, eine Grundlage für die Zusammenarbeit zu legen, die Verbindlichkeit schafft und das Team auf ein gemeinsames Ziel hin orientiert.

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Bestandteile einer Agenda

Um die genannten Ziele zu erreichen, beinhaltet eine Meeting-Agenda verschiedene Elemente:

• Termin, Ort und Dauer: Wann und wo findet das Meeting statt, und wie lange soll es dauern?
• Ziel des Meetings: Was soll erreicht werden?
• Themen: Welche Punkte sollen in welcher Reihenfolge besprochen werden?
• Unterlagen: Welche Informationen benötigen die Teilnehmenden bereits im Vorfeld, um sich angemessen vorbereiten zu können?
• Zeit pro TOP: Wie viel Zeit ist für jeden Tagesordnungspunkt vorgesehen?
• Entscheidungen: Zu welchen Punkten muss ein Beschluss gefasst werden?
• Teilnehmende: Wer ist alles eingeladen?
• Aufgaben: Wer übernimmt welche Aufgabe im Vorfeld und während des Meetings?

Wenn Sie sich an diesem Muster orientieren, haben Sie bereits eine hilfreiche Struktur für Ihr Meeting geschaffen.

Tipp: Abzuschätzen, wie viel Zeit Sie für jeden Tagesordnungspunkt benötigen, erscheint am Anfang oft schwierig. Aber es hat sich bewährt, hier klare Vorgaben zu machen und dann auch darauf zu achten, dass die Zeit nicht überschritten wird. Denn wenn alle im Team wissen, dass es nur eine begrenzte Zeit für jeden TOP gibt, werden Diskussionen nicht unnötig aufgebläht und alle lernen, sich auf das Wesentliche zu beschränken. Das gilt vor allem dann, wenn Sie als Moderator*in strikt darauf achten, dass die Zeitvorgaben auch eingehalten werden.

Beispiel für ein sinnvolles Agenda-Setting

Ein Kick-off-Meeting vorzubereiten, erfordert besonders große Sorgfalt, da Sie mit dieser Veranstaltung den ersten Eindruck prägen, den das Projektteam erhält. Je besser vorbereitet Sie sind und je effizienter das Meeting durchgeführt wird, desto schneller entsteht ein Wir-Gefühl. Und das ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für ein erfolgreiches Projekt.

Für ein Kick-off-Meeting planen Sie optimalerweise zwischen drei und vier Stunden ein, je nach Umfang des geplanten Projekts. In der Regel wird ein derartiges Meeting durch den oder die Auftraggeber*innen eröffnet, die die besondere Wichtigkeit des Projekts hervorheben und eine erste Einordnung vornehmen. Als nächstes wird dann die Projektleitung die Ziele des Projekts skizzieren und auf die Bedeutung für den Unternehmenserfolg eingehen.

Im nächsten Schritt wird der Projektplan erläutert und diskutiert. Ein weiterer Tagesordnungspunkt behandelt die Regeln der Zusammenarbeit, die Rollen im Team sowie die damit verbundenen Aufgaben. Auch die Kommunikationswege während des Projektverlaufs sollten besprochen werden. Zuletzt empfiehlt es sich, auch Raum für Feedback sowie eventuell noch offene Fragen vorzusehen.

In der folgenden Beispiel-Agenda sehen Sie die Zeitslots, die Sie für diese Tagesordnungspunkte einplanen könnten. Zudem werden auch Verantwortlichkeiten benannt.

Ob Sie mit diesem Zeitplan ausreichend Raum für alle Aufgaben haben, hängt unter anderem davon ab, wie erfahren Ihre Teammitglieder sind und ob sie bereits in ähnlicher Konstellation zusammengearbeitet haben. Wird ein Projektteam ganz neu zusammengesetzt, kann es sich auszahlen, wenn Sie etwas mehr Zeit einplanen, insbesondere für die Tagesordnungspunkte 2 und 6 sowie 7.

Tipp: Planen Sie vorsichtshalber einen Zeitpuffer ein. Ein Meeting in einer kürzeren Zeit als vorgesehen zu beenden, kommt wesentlich besser an, als wenn Sie überziehen müssen.

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Weitere Tipps für ein erfolgreiches Meeting

Neben der durchdachten Agenda tragen weitere Elemente zu einem erfolgreichen Meeting bei:

• Geeignete Räumlichkeiten: Reservieren Sie rechtzeitig einen Raum, der groß genug für alle Teilnehmenden ist.
• Technisches Equipment und sonstige Ausstattung: Welche technische Unterstützung brauchen Sie für Ihre Präsentation? Stellen Sie sicher, dass alles benötigte Material in ausreichender Menge vorhanden ist.
• Methodik: Überlegen Sie, ob Sie für einzelne Tagesordnungspunkte besondere Methoden anwenden wollen, wie zum Beispiel ein Brainstorming oder eine Punktabfrage etc. Das kann das Meeting auflockern, und die Interaktion sorgt dafür, dass alle sich eingebunden fühlen.
• Protokoll: Legen Sie gleich zu Beginn fest, wer ein Ergebnisprotokoll anfertigt und bis wann es spätestens verschickt werden soll, so dass alle zügig über die besprochenen Themen informiert sind, auch abwesende Teammitglieder.

Beherzigen Sie die hier angesprochenen Punkte zusätzlich zu Ihrer Agenda, wird sich das üblicherweise sehr positiv auf Ihre Meetingkultur allgemein auswirken.

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