Das ideale Team-Meeting
Im idealen Team-Meeting werden regelmäßig die Themen besprochen, die für die produktive Zusammenarbeit des Teams wichtig sind. Hier kommen alle Punkte zur Sprache, über die jedes Teammitglied Bescheid wissen muss. Es findet ein Informationsaustausch statt, und offene Fragen werden direkt geklärt oder diskutiert. So entstehen weniger Missverständnisse oder gar Konflikte. Die verschiedenen Perspektiven der Teammitglieder tragen bei Fragen oder Problemstellungen zu einer Lösung verschiedener Herausforderungen bei. Auch die Delegation von Aufgaben wird mithilfe von Team-Meetings zeitsparend und effizient umgesetzt. Sie sind also wichtig für eine erfolgreiche Koordination der anstehenden Aufgaben, dienen aber außerdem auch dazu, ein Gefühl von Zusammenhalt zu erzeugen. Sie vermitteln den Mitarbeitenden, dass ihre Arbeit gesehen und wertgeschätzt wird. Und Menschen, die einen Sinn in ihrem Tun sehen, sind zufriedener und bringen sich gerne für das gemeinsame Ziel ein.
Falls Sie sich als Führungskraft wünschen, dass das auch in Ihrem Team-Meeting so funktioniert, kann unser Leitfaden für produktive und effiziente Team-Meetings Sie dabei unterstützen.
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Vorbereitung und Organisation
Die Agenda für Ihr Team-Meeting ist bereits entscheidend für den Erfolg: Sind alle wichtigen Themen erfasst? Vielleicht können Sie diese Aufgabe sogar delegieren, nämlich an das Team: Wenn alle Teammitglieder im Vorfeld die Themen zusammentragen, die besprochen werden sollen, kann sich hinterher niemand beschweren, dass nicht alle wesentlichen Punkte diskutiert wurden.
Gemeinsame Regeln
Viele Meetings kranken daran, dass es keine klaren Regeln gibt, die dann auch konsequent umgesetzt werden. Die Folge: Oft warten alle auf diejenigen, die regelmäßig zu spät kommen, oder das Protokoll des letzten Meetings liegt nicht vor. Oder Teammitglieder nehmen während des Meetings Anrufe auf dem Mobiltelefon entgegen oder zeigen ihr Desinteresse, indem sie sich mit Spielen oder Nachrichten beschäftigen.
Daher kann es sehr hilfreich sein, gemeinsam mit dem Team zu beraten, welche Regeln für alle gelten sollen. Dann können Sie und alle anderen zukünftig bei Verstößen darauf verweisen und um Einhaltung der von allen akzeptierten Regeln bitten. Das bringt deutlich mehr Verbindlichkeit.
Klares Zeitmanagement
Ein Aspekt der Regeln kann auch sein, dass das Meeting pünktlich beginnt – immer. Auch dann, wenn Sie selbst zu spät kommen. Genauso sollten Sie auf ein pünktliches Ende achten. Das fördert die Effizienz, denn alle wissen, dass das Meeting nicht überzogen wird.
Relevante Meeting-Themen
In der großen Runde sollten nur Themen besprochen werden, die für alle relevant sind. Lagern Sie Punkte, die nur für einen Teil der Teammitglieder interessant sind, konsequent aus. Damit verschlanken Sie die Agenda – und Sie vermeiden, dass die Hälfte des Teams gelangweilt herumsitzt, während Themen besprochen werden, die für sie uninteressant sind. Streichen Sie außerdem den Punkt „Verschiedenes“, denn meist verstecken sich hier am Ende des Meetings noch die unangenehmen Überraschungen, deren Klärung am meisten Zeit benötigt. Bestehen Sie darauf, dass alle Punkte in der Agenda aufgeführt werden müssen, weil sie sonst nicht besprochen werden. Das wird vielleicht anfangs für Unmut sorgen, aber auf lange Sicht für mehr Disziplin.
Sinnvolle Aufgabendelegation
Meetings wirken auch deshalb oft so ermüdend, weil manche Themen bis ins Detail diskutiert werden. Sorgen Sie stattdessen dafür, die konkrete Ausgestaltung an diejenigen Personen zu delegieren, die davon betroffen sind und gehen Sie zum nächsten Tagesordnungspunkt über.
Moderation und Visualisierung
Team-Meetings profitieren auch davon, wenn sie klar moderiert werden. Als Moderator*in fällt Ihnen die Aufgabe zu, sich auch selbst konsequent an die Struktur und die vereinbarten Regeln zu halten und notfalls klare Grenzen zu setzen. Eine Visualisierung am Flipchart kann dabei unterstützen, die einzelnen Punkte auf der Agenda abzuhaken und die vergebenen Aufgaben sichtbar zu machen. Außerdem achten Moderator*innen darauf, dass nicht alle durcheinanderreden und Diskussionen nicht ausufern. Sie dürfen also auch anderen ins Wort fallen und darum bitten, auf den Punkt zu kommen. Es hilft zudem, das Ergebnis einer Diskussion nochmal kurz zusammenzufassen, um sicherzugehen, dass alle wesentlichen Punkte erfasst wurden.
Eine andere Variante ist, dass alle im Team rotierend die Moderationsrolle übernehmen. Ein anschließendes Feedback durch Sie unter vier Augen kann dazu beitragen, dass die Qualität der Moderation sich allmählich steigert – und Sie so langfristig entlastet werden. Ein wenig Geduld ist dafür allerdings vonnöten.
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Ergebnisprotokoll
Ein Ergebnisprotokoll jedes Team-Meetings anzufertigen, um die Ergebnisse zu dokumentieren, kann in vielen Fällen hilfreich sein, denn so werden auch abwesende Teammitglieder in den Informationsfluss eingebunden. Legen Sie in Ihren Spielregeln fest, wer protokolliert und bis wann das Ergebnis jeweils vorliegen muss. Im Ergebnisprotokoll müssen lediglich die Tagesordnungspunkte mit den vereinbarten To-dos festgehalten werden.
Klare Aufgabenzuweisung
Alle ziehen an einem Strang, aber eine Person hat die Verantwortung für jede Aufgabe, und das sind möglichst nicht Sie. Denken Sie daran: Wenn Sie Ihren Teammitgliedern mehr zutrauen, steigt die Zufriedenheit und damit in der Regel auch die Qualität der Ergebnisse.
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Abwechslung
Der Mensch ist ein Gewohnheitstier, aber die Durchbrechung von Routinen fördert die Kreativität. Daher kann es Ihrem Team-Meeting guttun, wenn Sie im Sommer einfach mal nach draußen gehen oder das Meeting sogar im Gehen abhalten, wenn das bei der Größe Ihres Teams möglich ist, ohne dass Informationen verloren gehen.
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Team-Meeting per Videokonferenz
Während der Pandemie fanden plötzlich viele Team-Meetings online statt, und auch international zusammengesetzte Teams konferieren häufig online, um sich miteinander abzustimmen. Oft zeigt sich allerdings, dass sich Präsenz-Meetings nicht unbedingt eins zu eins in den virtuellen Raum übertragen lassen. Denn hier schweift die Aufmerksamkeit oft noch schneller ab, und klare Regeln sind fast noch wichtiger als im „echten“ Besprechungsraum. In der NeXR Studie 2020 zur digitalen Meetingkultur (PDF) stellte sich heraus, dass 52 Prozent der Mitarbeitenden parallel andere Aufgaben erledigten und 43 Prozent nebenher im Netz unterwegs waren oder private Mails und Nachrichten beantworteten.
Daher sollten Sie bei Videokonferenzen verstärkt auf folgende Punkte achten:
- Kamera an! Für das Teamgefühl ist es wichtig, dass sich alle sehen können. Zudem unterbinden Sie damit, dass nebenher einfach andere Aufgaben erledigt werden und die Konzentration nicht bei der Agenda ist.
- Visualisierung. Nutzen Sie virtuelle Whiteboards, Umfragetools und andere Möglichkeiten, das Meeting auch optisch abwechslungsreich zu gestalten. Beziehen Sie auch hier die Teammitglieder ein. Sie müssen nicht alle Tools selbst recherchieren und einsetzen, sondern können das ruhig auch Ihren Leuten überlassen.
- Interaktivität. Dass Teammitglieder unaufmerksam werden und die Konzentration nachlässt, können Sie durch den Einsatz interaktiver Tools unterbinden.
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Warum sind produktive Team-Meetings so wichtig?
Bereits 2012 konnte in einer Studie der Nachweis erbracht werden, dass effiziente und ergebnisorientierte Meetings zu einer höheren Produktivität führen – und das wirkte sich mittelfristig auch auf den Erfolg des Unternehmens aus. Laut dem Anatomy of Work Index 2021 von Asana gelten Meetings bei den Beschäftigten als eine der größten Produktivitätshürden. Beinahe die Hälfte der insgesamt über 13.000 befragten Wissensarbeiter*innen aus Australien/Neuseeland, Frankreich, Deutschland, Japan, Singapur, Großbritannien und den USA sind der Meinung, dass mangelnde Klarheit zu mehr Meetings führt. Und mehr Meetings haben nach Ansicht von 48 Prozent der Befragten den Effekt, dass weniger Zeit für die fachspezifische Arbeit zur Verfügung steht.
Diese Zahlen sprechen dafür, die Meetingkultur im eigenen Unternehmen zu hinterfragen. In diesem Artikel haben Sie erfahren, wie Sie als Führungskraft dafür sorgen können, dass Team-Meetings in Ihrem Bereich produktiver und effizienter ablaufen. Darüber hinaus können Unternehmen grundsätzlich überlegen, welche Formen der asynchronen Kollaboration eventuell sinnvoll sein könnten, um die Anzahl von Meetings insgesamt zu reduzieren.
