Was genau sind Überstunden?

Von Überstunden spricht man, wenn Arbeitnehmer*innen über die geltende Arbeitszeit hinaus arbeiten. Grundlage ist die regelmäßige Arbeitszeit, die in der Regel im Arbeitsvertrag oder auch in einer Betriebsvereinbarung festgelegt ist. In tariflich gebundenen Betrieben ist der Tarifvertrag maßgeblich.

Im Sprachgebrauch wird oft von Mehrarbeit gesprochen, wenn eigentlich Überstunden gemeint sind. Das ist deshalb verwirrend, weil arbeitsrechtlich unter Mehrarbeit etwas anderes zu verstehen ist: Bei Mehrarbeit werden die gesetzlichen Arbeitszeitgrenzen überschritten, die normalerweise bei acht Stunden am Werktag liegen.

Klar wird das an einem Beispiel: Obwohl Teilzeitbeschäftigte sehr viele Überstunden anhäufen können, überschreiten sie meist die gesetzlichen Vorgaben nicht. Sie leisten also keine Mehrarbeit. Wird hingegen die tariflich vereinbarte Wochenarbeitszeit von 37,5 Stunden überschritten, handelt es sich um Mehrarbeit, die entsprechend vergütet werden muss.

2021 wurden in Deutschland laut einer Erhebung des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) der Bundesagentur für Arbeit pro Arbeitnehmer*in jeweils 20,0 bezahlte und 21,8 unbezahlte Überstunden geleistet.

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Gibt es eine Aufzeichnungspflicht für Überstunden?

Tatsächlich müssen Sie die Arbeitszeit nur dann erfassen, wenn sie nach § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) den grundsätzlich geltenden Acht-Stunden-Tag überschreitet. Doch um auf der sicheren Seite zu sein – etwa im Fall einer gerichtlichen Auseinandersetzung mit Arbeitnehmer*innen – empfiehlt sich eine Softwarelösung, mit deren Hilfe Sie Arbeitszeit und Überstunden automatisch erfassen können. Damit sorgen Sie für eine rechtssichere Aufzeichnung und können darüber hinaus auch Ihre Personalverrechnung oft deutlich vereinfachen. Die Aufzeichnungen müssen zudem mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Außerdem ist im Mindestlohngesetz festgehalten, dass eine Aufzeichnungspflicht besteht, um sicherzustellen, dass die Beschäftigten den gesetzlichen Mindestlohn pro Stunde erhalten.

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Inzwischen gibt es am Markt zahlreiche Anbieter für passende Softwarelösungen. Diese berücksichtigen meist neben den Überstunden auch Fehlzeiten und Urlaubstage und übermitteln die Daten an die Lohnbuchhaltung. Eine derartige Software trägt deutlich dazu bei, Prozesse effizienter zu gestalten, und sorgt zudem für rechtliche Sicherheit. In der Regel erfolgt automatisch eine Kontrolle der durchschnittlichen und maximal erlaubten Arbeitszeit, wobei bei Überschreitungen alle Beteiligten umgehend informiert werden. Das System kann Überstunden und Mehrarbeit erkennen und korrekt berechnen.

Oft lässt sich zudem auf einen Blick erkennen, wie es um die Arbeitszeitkonten der Mitarbeitenden steht und wo gegebenenfalls eingegriffen werden muss.

Manche Systeme stellen überdies Möglichkeiten zur Verfügung, wie Arbeitnehmer*innen selbsttätig einen Freizeitausgleich beantragen können – und die jeweils verantwortliche Person kann den Antrag dann ebenfalls mit wenigen Mausklicks freigeben.  

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Sonderfälle

Für einige Gruppen von Arbeitnehmer*innen gelten in Bezug auf Überstunden Sonderregelungen:

• So gilt das Arbeitszeitgesetz etwa nicht für Führungskräfte und leitende Angestellte, die länger als zehn Stunden und sogar an Sonntagen arbeiten dürfen, selbst wenn ihr Beruf das eigentlich nicht nötig macht. 
• Für Schwangere gilt hingegen ein besonderer Schutz: Während der Schwangerschaft dürfen sie laut § 4 Mutterschutzgesetz (MuSchG) nicht mehr als 8 Stunden und 30 Minuten täglich arbeiten, also maximal 42,5 Stunden pro Woche, wobei Pausen eingerechnet werden. Sie dürfen zudem keine Überstunden machen und auch nicht in Nachtschichten und an Sonn- und Feiertagen eingesetzt werden.
• Etwas kniffliger ist die Situation bei schwerbehinderten Arbeitnehmer*innen: Diese müssen nämlich laut Sozialgesetzbuch SGB 9 2018 § 207 ausdrücklich eine Freistellung von Mehrarbeit beantragen, und zwar möglichst frühzeitig, sodass der Arbeitgeber sich darauf einstellen und entsprechend planen kann. 

Können Sie Überstunden jederzeit anordnen?

Arbeitnehmer*innen sind zwar grundsätzlich nicht verpflichtet, Überstunden zu leisten. Wenn sie allerdings eine sogenannte Einzelvereinbarung getroffen haben, können Sie als Arbeitgeber sie zu Überstunden heranziehen. Das bedeutet, dass Ihre Arbeitnehmer*innen ihre Einwilligung zu Überstunden schriftlich, mündlich oder auch stillschweigend gegeben haben. Die Überstunden gelten dann als einvernehmlich vereinbart.

In vielen Arbeitsverträgen wird heute eine Klausel mit eingeschlossen, die Ihnen erlaubt, Arbeitnehmer*innen Überstunden ableisten zu lassen. Allerdings muss in der Überstundenklausel klar benannt werden, in welchem Umfang Überstunden maximal abzuleisten sind. Dieser Vorgabe können Sie sich nicht entziehen. Laut § 307 Absatz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) sind Formulierungen unwirksam, die besagen, dass Überstunden mit dem Lohn abgegolten sind.

Falls in Ihrem Unternehmen ein Betriebsrat aktiv ist, müssen Sie mit diesem laut Betriebsverfassungsgesetz in der Betriebsvereinbarung festhalten, unter welchen Umständen Sie Überstunden anordnen dürfen. Der Betriebsrat muss den Überstunden zustimmen, damit Sie als Arbeitgeber diese anordnen können.

Nicht zuletzt werden Regelungen zu Überstunden meist auch in Tarifverträgen festgelegt. Dort wird genau definiert, welche Rahmenbedingungen gelten, damit Sie von Ihren Arbeitnehmer*innen Überstunden verlangen dürfen.

Arbeit­nehmer*innen dürfen Überstunden nämlich ablehnen, wenn keine entsprechenden Vereinbarungen getroffen bzw. im Arbeitsvertrag festgehalten wurden. Das Arbeits­recht würde dann nur bei Notfällen und Katastrophen wie Bränden oder Überschwem­mungen die Möglichkeit zulassen, Arbeit­nehmer*innen zu Überstunden zu verpflichten.

Gibt das Ar­beits­zeit­ge­setz (Arb­ZG) Gren­zen für Über­stun­den vor? 

Im Arb­ZG ist ein normaler Arbeitstag auf acht St­un­den begrenzt. Länger dürfen Ar­beit­neh­mer*innen also nicht ar­bei­ten, wobei Pau­sen al­ler­dings nicht als Ar­beits­zeit gerechnet werden. Das Arb­ZG geht von einer Sechs­ta­ge­wo­che aus, was bedeutet, dass 48 St­un­den pro Wo­che normalerweise die gel­ten­de Ober­gren­ze ausmachen.

Sie können die tägli­che Ar­beits­zeit allerdings vorüber­ge­hend auf ma­xi­mal zehn St­un­den herauf­setzen, was einer Wo­chen­ar­beits­zeit von 60 St­un­den entspräche. Allerdings müssen Sie das in­ner­halb von sechs Ka­len­der­mo­na­ten oder von 24 Wo­chen auch wieder ausgleichen. In dieser Zeit darf die durchschnittliche Arbeitszeit von acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden, und die Arbeitnehmer*innen müssen die Möglichkeit haben, für ihre Überstunden einen Freizeitausgleich in Anspruch zu nehmen. Azubis dürfen grundsätzlich nicht mehr als 40 Stunden pro Monat arbeiten, solange sie noch minderjährig sind.

Darüber hinaus legt das ArbZG fest, dass in Branchen, in denen üblicherweise nur werktags gearbeitet wird, Sonn- und Feiertagsarbeit nur in absoluten Ausnahmefällen erlaubt ist.

Billigung und Duldung von Überstunden

Vorsicht ist für Arbeitgeber bei der Duldung von Überstunden geboten: Wenn Sie regelmäßig eine Überstundenleistung von Arbeitnehmer*innen hinnehmen und keine Vorkehrungen treffen, die Leistung von Überstunden in Zukunft zu unterbinden, können Sie laut einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 10.04.2013 (5 AZR 122/12) dazu verpflichtet werden, die Überstunden zu bezahlen. Die Beweislast hierfür liegt zwar bei den Arbeitnehmer*innen, doch häufig ist dies zum Beispiel durch dokumentierte Dienstpläne etc. eindeutig nachvollziehbar und wird vor Arbeitsgerichten anerkannt. 

Überstunden auszahlen oder abbauen?

Als Arbeitgeber sind Sie rein rechtlich nicht verpflichtet, Überstunden zu bezahlen – es sei denn, Sie haben entsprechende Vereinbarungen im Arbeitsvertrag getroffen bzw. die Vergütung wurde im Tarifvertrag oder in der Betriebsvereinbarung geregelt. Die Höhe der Vergütung richtet sich entweder nach dem vereinbarten Stundenlohn oder dem monatlich vereinbarten Gehalt. Dabei sollte auch die Beitragsbemessungsgrenze bedacht werden: Verdient Ihr/e Arbeitnehmer*in nämlich mehr als 71.400 EUR (Westdeutschland) bzw. 60.000 EUR (Ostdeutschland) pro Jahr, können keine pauschalen Vergütungsansprüche geltend gemacht werden.

In vielen Fällen bietet es sich an, Arbeitnehmer*innen über Gleitzeit- und Arbeitszeitkonten die Möglichkeit zu geben, einen Freizeitausgleich für die geleisteten Überstunden zu nehmen. Grundsätzlich können Arbeitnehmer*innen bei der Vergütung der Überstunden nicht wählen, ob sie lieber einen Freizeitausgleich oder eine Bezahlung für ihre Überstunden erhalten. Falls keine arbeits- oder tarifvertragliche Regelung besteht, ist lediglich die Bezahlung vorgesehen. Gesetzliche Ausgleichspflichten existieren dennoch. So ist etwa ein gesetzlicher Freizeitausgleich für geleistete Sonntagsarbeit vorgeschrieben.

Überstunden bei Kündigung

Bei einer Kündigung oder einem Aufhebungsvertrag können die bis dato geleisteten Überstunden mit der noch zu leistenden Arbeitszeit verrechnet werden, sodass Arbeitnehmer*innen das Unternehmen früher verlassen können. Unterzeichnet ein/e Arbeitnehmer*in die sogenannte Ausgleichsquittung, verzichtet er/sie mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses auf sämtliche Ansprüche aus geleisteter Mehrarbeit.

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