Was sind Überstunden?

Von Überstunden spricht man, wenn die arbeits- oder tarifvertraglich festgelegten Arbeitszeiten überschritten werden. Laut Statistischem Bundesamt gehört eine solche Arbeitszeitüberschreitung für rund 12 Prozent der Beschäftigten in Deutschland zum beruflichen Alltag. Im Jahr 2023 leisteten 20 Prozent der 4,6 Millionen betroffenen Arbeitnehmer*innen unbezahlte Überstunden, während nur 17 Prozent eine Vergütung erhielten. Mehr als zwei Drittel der Überstunden flossen in ein Arbeitszeitkonto für einen späteren Freizeitausgleich ein. Doch bevor Sie Näheres zum Abbau von Überstunden erfahren, sollen zunächst die Rahmenbedingungen für eine rechtlich zulässige Mehrarbeit erläutert werden.

Überstunden anordnen: Rechtsgrundlagen

Ohne eine rechtliche Grundlage können Sie Ihre Mitarbeiter*innen in der Regel nicht zur Leistung von Überstunden verpflichten. Daher sollten Sie vor der Anordnung darauf achten, dass mindestens eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt ist:

• Der Arbeitsvertrag enthält eine wirksame Überstundenklausel. Seit Inkrafttreten der Neufassung des Nachweisgesetzes im August 2022 müssen Arbeitgeber neue Mitarbeiter*innen schriftlich und ohne gesonderte Aufforderung über die geltenden Arbeitsbedingungen informieren. Dazu gehört laut § 2 Abs. 1 Nr. 10 NachwG auch die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen.
• In Unternehmen mit Betriebsrat kann sich die Zulässigkeit von Überstunden aus einer Betriebsvereinbarung ergeben. Auf jeden Fall muss im Vorfeld eine ausdrückliche Zustimmung des Betriebsrats eingeholt werden.
• Auch viele Tarifverträge enthalten eindeutige Regelungen zur Anordnung und erlaubten Menge von Überstunden.
• Eine einseitige Anordnung von Überstunden seitens des Arbeitgebers ist nur in echten Notsituationen möglich, wenn beispielsweise ein Brand oder eine Überschwemmung die Existenz Ihres Unternehmens gefährdet. Weder ein unerwarteter Großauftrag noch ein durch Kündigungen entstandener Personalengpass erfüllt die Voraussetzungen.
• Überstunden können auch ohne ausdrückliche Anordnung, sondern durch stillschweigende Duldung des Arbeitgebers entstehen. Achten Sie darauf, unerwünschte Mehrarbeit aktiv zu unterbinden, um eventuelle Ansprüche aus den geleisteten Überstunden zu vermeiden.

Grundsätzlich sind bei der Anordnung von Überstunden die Obergrenzen des Arbeitszeitgesetzes einzuhalten, das im Regelfall von einem Achtstundentag im Rahmen einer Sechstagewoche ausgeht. § 3 Satz 2 ArbZG erlaubt ein vorübergehendes Heraufsetzen der maximalen Arbeitszeit auf täglich 10 Stunden, wenn die durchschnittliche Arbeitszeit innerhalb eines Ausgleichszeitraums von 6 Kalendermonaten oder von 24 Wochen nicht über 8 Stunden liegt.

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Welche Arbeitnehmer*innen dürfen keine Überstunden leisten?

Bestimmte Personengruppen dürfen keine bzw. nur beschränkt Mehrarbeit leisten:

• Verboten sind Überstunden laut § 4 MuSchG für Schwangere oder Stillende.
• Jugendliche dürfen gemäß § 21 JArbSchG nur dann mehr als 40 Stunden pro Woche und 8 Stunden pro Tag arbeiten, wenn in Ausnahmefällen keine erwachsenen Beschäftigten zur Verfügung stehen. Die geleistete Mehrarbeit ist allerdings innerhalb von 3 Wochen wieder auszugleichen.
• Für Teilzeitkräfte besteht grundsätzlich keine Pflicht zur Ableistung von Überstunden, es sei denn, die Mehrarbeit wurde im Tarif- oder Arbeitsvertrag ausdrücklich vereinbart.
• Menschen mit Schwerbehinderung haben nach § 207 SGB IX das Recht, die Freistellung von jeglicher Mehrarbeit zu beantragen.

Alle anderen Mitarbeiter*innen können Sie innerhalb des gesetzlichen bzw. vertraglich vereinbarten Rahmens zur Ableistung von Überstunden verpflichten. Doch welche Gegenleistung dürfen Ihre Beschäftigten dafür erwarten?

Müssen Überstunden bezahlt werden?

Für vom Arbeitgeber angeordnete Überstunden steht Arbeitnehmenden grundsätzlich eine Kompensation zu. In welcher Form der Ausgleich für die Mehrarbeit gewährt wird, findet sich normalerweise im Tarif- oder Arbeitsvertrag. Üblich sind vor allem die folgenden Regelungen:

Abgeltung mit dem Grundgehalt

Für eine begrenzte Anzahl von Überstunden müssen Sie als Arbeitgeber keine Gegenleistung erbringen. Voraussetzung dafür ist die Vereinbarung einer rechtswirksamen Abgeltungsklausel, die die Anzahl der unbezahlten Überstunden exakt beziffert. Darüber hinaus sollte die Gesamtmenge der Überstunden nicht über 10 Prozent der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit hinausgehen.

Beispiel für eine rechtskräftige Abgeltungsklausel: Drei Überstunden pro Woche sind mit dem Gehalt abgegolten.

Eine pauschale Abgeltung aller Überstunden ist nur in Ausnahmefällen bei Chefärzt*innen und leitenden Angestellten im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG möglich, wenn ihre Gehälter über der Beitragsbemessungsgrenze der Renten- und Arbeitslosenversicherung liegen. Schließlich werden Führungskräfte nicht für die geleisteten Arbeitsstunden bezahlt, sondern für die Erfüllung ihrer Aufgaben.

Überstundenvergütung

Wenn Betriebsvereinbarungen, Tarif- oder Arbeitsverträge eine Vergütung der Überstunden vorsehen, erfolgt die Bezahlung auf Basis des Stundenlohns. Sollten Ihre Mitarbeiter*innen Bruttomonatsgehälter beziehen, können Sie die Überstundenvergütung nach einer der folgenden Formeln berechnen:

• Bruttogehalt / 4,33 / Anzahl Wochenarbeitsstunden
• Bruttogehalt x 3 / 13 / Anzahl Wochenarbeitsstunden

Als Ergebnis erhalten Sie den fiktiven Stundenlohn Ihrer Mitarbeiter*innen, den Sie jetzt nur noch mit der Anzahl der geleisteten Überstunden multiplizieren müssen. Viele Tarifverträge sehen neben der regulären Überstundenvergütung weitere Zuschläge vor, die meist gestaffelt nach der Anzahl der Überstunden gewährt werden und je nach Branche bis zu 40 Prozent des Stundenlohns erreichen können.

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Freizeitausgleich

Auch die häufig praktizierte Möglichkeit des Überstundenabbaus durch Freizeitausgleich muss vertraglich festgehalten werden. Sofern entsprechende Regelungen bestehen, dürfen Sie als Arbeitgeber den Zeitpunkt für das Abfeiern der Überstunden aufgrund Ihres Weisungsrechts nach § 106 GewO selbst bestimmen. Achten Sie allerdings darauf, Ihre Beschäftigten rechtzeitig zu informieren, damit sie sich auf die zusätzliche Freizeit einstellen und sie nach ihren Vorstellungen gestalten können. Sollten Ihre Mitarbeiter*innen während des Freizeitausgleichs erkranken, verfällt der Anspruch und die Überstunden müssen nicht wieder gutgeschrieben werden.

Freizeitausgleich vs. Überstundenvergütung: Vor- und Nachteile für Arbeitgeber

Bei der Entscheidung, ob Sie Überstunden vergüten oder mit Freizeit ausgleichen sollten, können die folgenden Aspekte eine Rolle spielen:

• Kosten: Mit der Bezahlung von Überstunden steigen die Lohnkosten in Ihrem Unternehmen. Wenn in Ihrem Betrieb regelmäßig Extraarbeit anfällt und tarifliche Überstundenzuschläge vorgesehen sind, ist ein Freizeitausgleich oft die bessere Wahl, da dieses Modell keine zusätzlichen direkten Kosten verursacht. Bedenken Sie allerdings, dass Ihnen während der Ausgleichszeiten noch weniger der dringend benötigten Arbeitskräfte zur Verfügung stehen.
• Produktivität: Als finanzieller Anreiz können gut bezahlte Überstunden die Mitarbeitermotivation verbessern. Andererseits sind Beschäftigte mit langen Arbeitstagen oft anfälliger für die negativen Auswirkungen von Stress am Arbeitsplatz. Die mit der Mehrarbeit einhergehende Erschöpfung kann zu Leistungseinbußen, krankheitsbedingten Ausfällen und schlimmstenfalls zu Burn-outs führen.
• Mitarbeiterzufriedenheit: Viele Mitarbeiter*innen schätzen den Freizeitausgleich als Weg zu einer besseren Work-Life-Balance. Sie haben mehr Zeit für ihr Privatleben und kehren im Anschluss an die Ruhephase erholt und engagiert an ihren Arbeitsplatz zurück. Demgegenüber ziehen andere Arbeitnehmende gerade in wirtschaftlich schwierigeren Zeiten eine finanzielle Kompensation ihrer geleisteten Überstunden vor. Welches Modell den Bedürfnissen Ihrer Beschäftigten am besten entspricht, können Sie beispielsweise mit Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit herausfinden.
• Flexibilität: Ebenfalls sollten Sie die Entscheidung zwischen Freizeitausgleich vs. Überstundenvergütung vom Personalbedarf in Ihrem Unternehmen abhängig machen. Würde die Abwesenheit von Mitarbeiter*innen zwangsläufig zu Engpässen führen oder gibt es saisonal ruhigere Zeiten, die auch von weniger Arbeitskräften bewältigt werden können?

Wägen Sie ab, welcher Umgang mit Überstunden sich am besten mit Ihrer Arbeitsorganisation vereinbaren lässt. Dabei sollten Sie neben dem verfügbaren Budget und der Auslastung unbedingt auch die Bedürfnisse und das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter*innen im Blick behalten.

Tipps für den Umgang mit Überstunden

Mit den folgenden Tipps zum Umgang mit Überstunden lässt sich die Prozess- und Kosteneffizienz im Unternehmen verbessern und die Zufriedenheit und Gesundheit Ihrer Mitarbeiter*innen fördern.

Halten Sie die rechtlichen Vorgaben ein

Stellen Sie sicher, dass die gesetzlichen Höchstarbeitszeiten nicht überschritten und sämtliche tarifliche, arbeitsvertragliche oder anderweitig festgelegte Bestimmungen zu Überstunden eingehalten werden. Außerdem sind Sie als Arbeitgeber zu einer ordnungsgemäßen Dokumentation der gesamten Arbeitszeit verpflichtet (siehe Grundsatzentscheidung des Bundesarbeitsgerichts). Mit einer detaillierten Mitarbeiter-Zeiterfassung können Sie nicht nur Konflikten und Rechtsstreitigkeiten vorbeugen, sondern gleichzeitig eine solide Basis für eine effiziente Gehaltsabrechnung schaffen.

Planen Sie den Personalbedarf rechtzeitig

Analysieren Sie regelmäßig die Auslastung in Ihrem Betrieb und identifizieren Sie Zeiten mit besonders hohem Arbeitsaufkommen. Wenn Sie für saisonale Spitzen zusätzliche Arbeitskräfte benötigen, sollten Sie sich frühzeitig informieren, ob der Einsatz von Leiharbeiter*innen oder das Recruiting neuer Fachkräfte unter Umständen eine günstigere Alternative zur Anhäufung von Überstunden darstellen könnte.

Treffen Sie klare Regelungen

Legen Sie eindeutige Richtlinien für den Umgang mit Überstunden fest und informieren Sie Ihre Mitarbeiter*innen proaktiv über die vereinbarten Grundsätze. Rechtskräftige Klauseln im Arbeitsvertrag könnten beispielsweise so aussehen:

• Bis zu drei Überstunden pro Woche sind mit dem Gehalt abgegolten. Darüber hinausgehende Überstunden werden auf Basis des monatlichen Grundgehaltes gesondert bezahlt.
• Überstunden sind grundsätzlich durch Freizeit auszugleichen. Der Arbeitgeber kann sich jedoch alternativ für eine Vergütung der zusätzlich geleisteten Arbeit entscheiden. Eine finanzielle Abgeltung ist auf 20 Stunden pro Monat begrenzt. Darüber hinaus geleistete Überstunden sind zwingend in Freizeit auszugleichen.

Denken Sie auch daran, ein eventuelles Verfallsdatum für die Überstunden festzulegen. Zulässige Ausschlussfristen müssen im Arbeitsvertrag verankert sein und mindestens drei Monate umfassen. Ansonsten gilt die dreijährige Verjährungsfrist gemäß § 195 BGB.

Berücksichtigen Sie die Bedürfnisse der Mitarbeitenden

Innerhalb des gesetzlichen und tarifrechtlichen Rahmens bleibt oft viel Spielraum für individuelle Vereinbarungen. Sie könnten beispielsweise die Einführung eines Lebensarbeitszeitkontos in Erwägung ziehen oder Ihre Beschäftigten den Zeitpunkt des Freizeitausgleichs selbst wählen lassen. Mit mitarbeiterfreundlichen Regelungen positionieren Sie sich als attraktiver Arbeitgeber bei potenziellen Bewerber*innen und können die Bindung der bestehenden Belegschaft verbessern. 

Vermeiden Sie Überstunden

Der beste Tipp für den Umgang mit Überstunden ist deren proaktive Vermeidung. Bezahlte Überstunden erhöhen die Personalkosten und können nicht nur die Produktivität der Mitarbeiter*innen, sondern auch die Qualität der Arbeitsergebnisse beeinträchtigen. Darüber hinaus ist der Umgang mit Überstunden eine häufige Ursache von Konflikten am Arbeitsplatz und kann sich negativ auf die Fluktuationsrate im Unternehmen auswirken. Zur Vermeidung von Überstunden eignen sich unter anderem die folgenden Strategien:

• Bieten Sie flexible Arbeitszeitmodelle an. Mit der Möglichkeit, Arbeitszeiten an persönliche und betriebliche Bedürfnisse anzupassen, lassen sich Personaleinsätze besser planen und schwankende Arbeitsanforderungen optimal abfedern.
• Analysieren Sie die Abläufe in Ihrem Unternehmen. Indem Sie die Arbeitsprozesse optimieren und ineffiziente Vorgänge automatisieren oder eliminieren, können Sie die Produktivität verbessern und unnötigen Überstunden vorbeugen. 
• Integrieren Sie Mitarbeiterschulungen in den Arbeitsalltag und bauen Sie die Kompetenzen Ihrer Belegschaft im Umgang mit zeitsparenden Technologien und digitalen Tools aus. Auch Workshops zum Thema Zeitmanagement können sich auszahlen.
• Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter*innen zur Teamarbeit. Durch eine gemeinsame Bewältigung der Arbeitslast lassen sich Überstunden reduzieren und im Idealfall sogar ganz vermeiden.
• Achten Sie darauf, dass Aufgaben sinnvoll delegiert und auf möglichst viele Schultern verteilt werden. Mit einer gleichmäßigen Auslastung verhindern Sie, dass nur einzelne Personen Überstunden leisten müssen und an Arbeitszufriedenheit einbüßen.
• Belohnen Sie Mitarbeiter*innen mit Boni oder nicht monetären Anreizen für eine effiziente Zielerreichung und die Einhaltung von festgelegten Zeitplänen ohne die Notwendigkeit von Überstunden.
• Greifen Sie auf Personaldienstleistungen zurück oder stellen Sie neue Mitarbeiter*innen ein, sobald sich eine langfristige Änderung beim Arbeitskräftebedarf abzeichnet. Versuchen Sie, langfristig tragbare Lösungen zu finden, statt Engpässen nur kurzfristig mit Überstunden auf Kosten der bestehenden Belegschaft zu begegnen.
• Schaffen Sie eine Unternehmenskultur, in der Überstunden nicht zum normalen Arbeitsalltag gehören, sondern eine Ausnahme bleiben. Mit dieser Einstellung vermitteln Sie Wertschätzung für die Leistung Ihrer Beschäftigten und zeigen, dass Sie deren Bedürfnisse ernst nehmen. 

Egal ob Überstundenvergütung oder Freizeitausgleich – stellen Sie sicher, dass Mehrarbeit nur in begrenzten Situationen erforderlich wird. Wenn Sie bei der Entscheidung für ein bestimmtes Modell nicht nur betriebswirtschaftliche, sondern auch menschliche Faktoren berücksichtigen, bleiben Überstunden ein probates Mittel, um kurzfristige Arbeitsspitzen zu bewältigen und dringende Projekte rechtzeitig zum Abschluss zu bringen.