Was genau ist ein befristeter Arbeitsvertrag?

Ein befristeter Arbeitsvertrag ist ein schriftlicher Arbeitsvertrag, in dem festgelegt ist, dass das Arbeitsverhältnis zu einem bestimmten Zeitpunkt beendet wird. Dieser Zeitpunkt kann ein konkretes Datum sein, zum Beispiel können Sie mit dem Mitarbeiter bzw. der Mitarbeiterin vereinbaren, dass er bzw. sie ab dem 1. Januar eingestellt wird und der Vertrag am 30. Juni oder 31. Dezember desselben Jahres ausläuft. In diesem Fall handelt es sich um einen kalendermäßig befristeten Arbeitsvertrag.

Sie können den Arbeitsvertrag aber auch bis zu einem Zeitpunkt befristen, an dem ein bestimmtes Ereignis eintritt, dessen genaues Datum aber nicht unbedingt vorab bekannt sein muss. Zum Beispiel beschäftigen Sie den Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin so lange, bis das Projekt, das Sie gerade begonnen haben, erfolgreich abgeschlossen ist. Ein anderes Beispiel wäre eine Beschäftigungsdauer bis zu dem Zeitpunkt, an dem die Mitarbeiterin, die vertreten werden soll, wieder aus dem Mutterschutz zurückkommt. Dies ist es ein zweckbefristeter Arbeitsvertrag.

Wann dürfen Sie einen befristeten Arbeitsvertrag abschließen?

Befristete Arbeitsverträge werden vor allem neuen Mitarbeiter*innen angeboten, die erst ihre Eignung für die betreffende Position nachweisen müssen. Aber auch in Fällen, in denen eine Stelle nur vorübergehend frei ist oder nur für eine begrenzte Zeit geschaffen wird, empfehlen sich solche Verträge. Hat ein Mitarbeiter bzw. eine Mitarbeiterin bereits einen unbefristeten Arbeitsvertrag erhalten, dürfen Sie diesen nicht ohne Weiteres in einen befristeten umwandeln. Dazu bedarf es der Zustimmung des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin und einer schriftlichen Vereinbarung. Das Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) legt mehrere Voraussetzungen, aber auch Beschränkungen für befristete Arbeitsverträge fest. Diese hängen davon ab, ob die Befristung einen sogenannten Sachgrund hat oder nicht.

Befristete Arbeitsverträge mit Sachgrund

Hat ein befristeter Arbeitsvertrag einen Sachgrund, haben Sie es als Arbeitgeber*in etwas einfacher. Sie können den Vertrag sowohl kalendermäßig als auch zweckmäßig befristen. Zudem können Sie ihn beliebig oft verlängern, ohne ihn in einen unbefristeten Arbeitsvertrag umwandeln zu müssen. Der Sachgrund muss dabei nicht immer derselbe bleiben. Allerdings liegt die Pflicht, den Sachgrund den Behörden gegenüber nachzuweisen, bei Ihnen. Laut § 14 TzBfG sind folgende Sachgründe zulässig:

• Der Arbeitnehmer wird nur vorübergehend im Unternehmen benötigt (weil z. B. die Anzahl der Aufträge und somit der Personalbedarf in der Hochsaison steigt, danach aber voraussichtlich wieder sinkt).
• Der Arbeitnehmer soll einen anderen, fest angestellten Mitarbeiter vertreten, der vorübergehend seiner Tätigkeit nicht nachgehen kann (z. B. wegen Mutterschutz oder langer Krankheit).
• Der Arbeitnehmer wird nur für einen Auftrag eingesetzt, der in einem absehbaren Zeitraum endgültig abgeschlossen sein wird (z. B. auf einer Baustelle).
• Der Arbeitnehmer hat gerade seine Ausbildung abgeschlossen und soll übernommen werden, um den Einstieg in das Berufsleben zu erleichtern.
• Die Eignung des Arbeitnehmers für die Stelle wird noch getestet. Somit ist der befristete Arbeitsvertrag gleichsam eine rechtlich zulässige Verlängerung der Probezeit.
• Der Arbeitnehmer besetzt eine Stelle, die aus Haushaltsmitteln finanziert wird.
• Der Arbeitnehmer kann aus persönlichen Gründen keine unbefristete Stelle antreten, weil er z. B. nur eine begrenzte Aufenthaltserlaubnis hat.
• Die Befristung des Arbeitsvertrags wurde im Zuge eines gerichtlichen Vergleichs angeordnet.

Befristete Arbeitsverträge ohne Sachgrund

Wenn keiner der oben genannten Sachgründe auf Ihren Mitarbeiter bzw. Ihre Mitarbeiterin zutrifft, können Sie auch einen befristeten Arbeitsvertrag ohne Sachgrund anbieten. Beachten Sie aber, dass ein befristeter Arbeitsvertrag ohne Sachgrund nur kalendermäßig befristet und nicht zweckbefristet sein darf. Außerdem darf die Befristung insgesamt nicht länger als zwei Jahre andauern und in dieser Zeit nicht mehr als dreimal verlängert werden. Danach haben Sie drei Optionen: Entweder Sie finden einen Sachgrund, um dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin einen weiteren befristeten Arbeitsvertrag anzubieten oder Sie bieten ihm oder ihr einen unbefristeten Arbeitsvertrag an, oder Sie lassen den Vertrag auslaufen und beenden somit das Arbeitsverhältnis. Allerdings gibt es von dieser Regel folgende Ausnahmen:

• Wenn Sie Existenzgründer sind und Ihr Unternehmen vor weniger als vier Jahren gegründet haben, dürfen Sie gemäß § 14 II a 1 TzBfG befristete Arbeitsverträge bis zu einer Dauer von vier Jahren anbieten. Der Vertrag darf auch über diesen Zeitraum hinausgehen, solange er in den ersten vier Jahren seit der Unternehmensgründung abgeschlossen wurde. Verlängerungen sind aber nur innerhalb dieser vier Jahre möglich.
• Wenn Sie einen Arbeitnehmer beschäftigen, der das 52. Lebensjahr vollendet hat und davor mindestens vier Monate arbeitslos war, dürfen Sie ihm gemäß § 14 III 1 TzBfG einen befristeten Arbeitsvertrag bis zu einer Gesamtdauer von fünf Jahren anbieten. In diesem Zeitraum darf der Vertrag auch mehrmals verlängert werden.
• Durch einen entsprechenden Tarifvertrag können Sie die maximale zulässige Befristung ohne Sachgrund sogar auf sechs Jahre und neun Verlängerungen erhöhen.
• Wenn Sie an einer Universität oder einer Forschungseinrichtung tätig sind, dürfen Sie Ihren Mitarbeiter*innen befristete Arbeitsverträge von einer Gesamtdauer von bis zu sechs Jahren anbieten (was besonders häufig bei Doktoranden der Fall ist).

Vorteile und Nachteile eines befristeten Arbeitsvertrags

Die Vorteile eines befristeten Arbeitsvertrags bestehen vor allem darin, dass Sie auf diese Weise den Kündigungsschutz umgehen können. Das ist insbesondere dann ein Vorteil, wenn Sie neue Mitarbeiter*innen z. B. saisonbedingt oder projektbezogen befristet einstellen, denn so können Sie Ihren Personalbedarf optimal decken und haben nach Ende des Projekts oder beim Rückgang der Nachfrage keinen Kündigungsaufwand. Außerdem können Sie kranke oder in Mutterschutz befindliche Mitarbeiter*innen durch befristete Arbeitsverträge kosten- und aufwandsgünstiger ersetzen als durch den Einsatz von Zeitarbeitern.

Zu den Nachteilen gehört der Aufwand, den die rechtskonforme Verlängerung von befristeten Arbeitsverträgen und die Nachweispflicht bei Sachgründen verursachen. Aber auch die wiederholte Einarbeitung von immer wieder neuen befristeten Arbeitnehmer*innen ist aufwendig und verursacht unter Umständen zusätzliche Kosten. Zudem kann es sein, dass Mitarbeiter*innen, die nur befristet beschäftigt sind, mitunter schlechtere Arbeitsleistungen erbringen als unbefristet Beschäftigte. Das kann einerseits durch mangelnde Motivation und Unternehmensloyalität, andererseits aber auch durch Stress verursacht sein, da sie wissen (oder glauben), dass sie nach Ablauf des Vertrags ohnehin gekündigt werden. Beziehen Sie all diese Aspekte in Ihre Überlegungen ein, ob ein befristeter Arbeitsvertrag für Ihr Unternehmen die richtige Lösung ist.

Unser kleiner FAQ Guide

Wird ein befristeter Arbeitsvertrag automatisch verlängert?

Nein, im Gegensatz zum unbefristeten Arbeitsvertrag wird ein befristeter Arbeitsvertrag nicht automatisch verlängert. Wenn Sie den Vertrag eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin verlängern und ihn weiterhin als befristeten Arbeitsvertrag führen wollen, muss die Verlängerung vor Ablauf der Befristung stattfinden. Endet der befristete Arbeitsvertrag beispielsweise am 31. Dezember, muss er spätestens an diesem Tag und nicht erst am 1. Januar verlängert werden. Wird der befristete Arbeitsvertrag erst nach Ablauf seiner Laufzeit verlängert, handelt es sich rechtlich gesehen um einen neuen Arbeitsvertrag, der nicht mehr befristet sein darf und somit automatisch unbefristet ist.

Ist ein befristeter Arbeitsvertrag kündbar? Kündigung und Kündigungsfristen

Im Fall von befristeten Arbeitsverträgen müssen Sie eine Reihe von juristischen Regelungen beachten. Neben den Sachgründen, die Sie jederzeit nachweisen können sollten, zählen auch die Kündigungs- und Verlängerungsbedingungen dazu. Normalerweise bedürfen befristete Arbeitsverträge keiner Kündigung, denn sie laufen automatisch aus, sobald der im Arbeitsvertrag festgelegte Zeitpunkt erreicht ist – außer, wenn Sie den Vertrag rechtzeitig verlängern. Kalendermäßig befristete Arbeitsverträge laufen ausnahmslos an dem darin festgelegten Enddatum aus.

Im Fall von zweckbefristeten Arbeitsverträgen, in denen kein genaues Datum der Beendigung des Arbeitsverhältnisses enthalten ist, müssen Sie den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin rechtzeitig davon in Kenntnis setzen, wann das Ereignis eintritt, mit dem der Vertrag ausläuft. Ab dem Zeitpunkt, an dem der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin diese Benachrichtigung von Ihnen erhält, muss die Laufzeit des befristeten Arbeitsvertrags noch mindestens zwei Wochen betragen. Ein befristeter Arbeitsvertrag ist nur dann kündbar, wenn diese Möglichkeit im Vertrag des jeweiligen Mitarbeiters bzw. der jeweiligen Mitarbeiterin oder in einem geltenden Tarifvertrag schriftlich festgehalten wurde. In diesem Fall beträgt die Kündigungsfrist für einen befristeten Arbeitsvertrag vier Wochen. Bei triftigen Gründen wie z. B. Diebstahl oder Betrug können Sie aber auch eine fristlose Kündigung in Betracht ziehen.

Kann ein befristeter Arbeitsvertrag in einen unbefristeten umgewandelt werden?

Ja, Sie können einen befristeten Arbeitsvertrag jederzeit in einen unbefristeten umwandeln, auch während seiner Laufzeit. Das empfiehlt sich insbesondere dann, wenn Sie mit der Leistung des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin sehr zufrieden sind und nicht riskieren wollen, dass er oder sie sich nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine andere Anstellung sucht. Theoretisch müssen Sie nach Auslaufen des befristeten Arbeitsvertrags gar nichts tun – der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin verrichtet die gleiche Arbeit und Sie bezahlen ihm oder ihr den gleichen Lohn. Ein unbefristeter Arbeitsvertrag bedarf nämlich keiner Schriftform. Wenn Sie und Ihre Mitarbeiter*innen weitermachen wie bisher, ist es rechtlich gesehen mit einem unbefristeten Vertrag gleichzusetzen. Natürlich können Sie auch einen neuen, unbefristeten Arbeitsvertrag aufsetzen, vor allem wenn sich das Aufgabengebiet, die Position oder das Gehalt der Mitarbeiter*innen ändern.

Falls Sie den befristeten Arbeitsvertrag aber (noch) nicht in einen unbefristeten umwandeln möchten, müssen Sie einige Aspekte beachten. Wenn Sie nämlich einen befristeten Arbeitsvertrag unwirksam schließen, könnten Sie unter Umständen gerichtlich dazu gezwungen werden, ihn in einen unbefristeten umzuwandeln, denn ein befristeter Arbeitsvertrag muss schriftlich festgehalten werden. Wenn ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin also bei Ihnen beschäftigt ist und Sie ihn oder sie dafür bezahlen, dies aber nur auf einer mündlichen Vereinbarung basiert, handelt es sich um einen unbefristeten Arbeitsvertrag.

Wenn Sie einen bereits bestehenden schriftlichen befristeten Vertrag als solchen verlängern wollen, müssen Sie dies unbedingt vor Ende seiner Laufzeit tun. Dabei darf sich am Vertrag selbst nichts weiter als das Auslaufdatum ändern. Wenn Sie dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin nämlich andere Aufgaben zuteilen oder das Gehalt erhöhen, ist es rechtlich gesehen ein neuer Arbeitsvertrag und dieser ist somit unbefristet. Bei befristeten Arbeitsverträgen mit Sachgrund müssen Sie diesen zudem im Vertrag explizit nennen. Falls er nicht erwähnt wird, könnte der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin durch eine Entfristungsklage einen unbefristeten Arbeitsvertrag einklagen.