Was ist Kurzarbeit?
Kurzarbeit ist ein arbeitsmarktpolitisches Instrument, das Unternehmen in Zeiten wirtschaftlicher Schwierigkeiten nutzen können, um Entlassungen zu vermeiden und Arbeitsplätze zu erhalten. Im Zuge von Kurzarbeit wird die reguläre Arbeitszeit der Mitarbeiter*innen vorübergehend reduziert, was in der Regel auch eine Verringerung ihres Einkommens zur Folge hätte. Durch das von der zuständigen Agentur für Arbeit gezahlte Kurzarbeitergeld wird dieser Entgeltausfall zumindest teilweise kompensiert. Nach der Beendigung der Kurzarbeit können Unternehmen sofort wieder zur vollen Arbeitsleistung zurückkehren.
Welche Voraussetzungen müssen für den Erhalt von Kurzarbeitergeld erfüllt sein?
Anhand der folgenden Checkliste können Sie überprüfen, ob die Voraussetzungen für einen erfolgreichen Antrag auf Kurzarbeitergeld in Ihrem Betrieb erfüllt sind:
- Die betroffenen Arbeitnehmer*innen gehen einer versicherungspflichtigen Tätigkeit nach und setzen diese während der Kurzarbeit ohne Kündigung fort.
- Es muss ein erheblicher Arbeitsausfall vorliegen, der mindestens ein Drittel der Beschäftigten betrifft und das jeweilige Bruttoentgelt um mehr als 10 Prozent reduziert.
- Wirtschaftliche Ursachen (Materialmangel, Auftragsstornierungen) oder unabwendbare Ereignisse (behördliche Anordnungen, Unwetter, Brand) sind Auslöser des Arbeitsausfalls. Wenn die Arbeit nur saisonbedingt ruht oder der Beschäftigungsrückgang als branchen- oder betriebsüblich bezeichnet werden kann, besteht kein Anspruch auf Kurzarbeitergeld.
- Der Arbeitsausfall lässt sich nicht vermeiden, obwohl bereits sämtliche Gegenmaßnahmen ergriffen wurden, darunter der Abbau von Überstunden, der Ausgleich von Arbeitszeitkonten, temporäre Einsätze in anderen Abteilungen oder die vorübergehende Durchführung von Lager-, Aufräum- oder Instandsetzungsarbeiten.
- Es handelt sich um einen Arbeitsausfall von zeitlich begrenzter Dauer. Aller Voraussicht nach können nach der absehbaren Überbrückungsphase die regulären Arbeitszeiten wieder aufgenommen werden.
- Darüber hinaus müssen betriebsinterne und je nach Branche tarifrechtliche Rahmenbedingungen erfüllt sein:
Da die Einführung von Kurzarbeit einen wesentlichen Bestandteil des Arbeitsverhältnisses ändert, müssen die Verkürzung der Arbeitszeit und die damit verbundene Lohnminderung mit den Beschäftigten oder dem Betriebsrat schriftlich vereinbart werden.
Wenn sämtliche Voraussetzungen für die Kurzarbeit vorliegen, muss der Arbeitsausfall bei der Agentur für Arbeit gemeldet werden.
Kurzarbeitergeld beantragen: So gehts
Bei der Beantragung von Kurzarbeitergeld können Sie sich am folgenden Leitfaden orientieren:
Schritt 1: Kurzarbeit vorbereiten
Prüfen Sie anhand der obigen Checkliste, ob die Voraussetzungen für Kurzarbeit erfüllt sind. Wenn es einen Betriebsrat gibt, muss dieser der Einführung von Kurzarbeit zustimmen. In Unternehmen ohne Betriebsrat müssen zusätzlich zum Arbeitsvertrag individuelle Vereinbarungen mit den Mitarbeiter*innen getroffen werden.
Schritt 2: Arbeitsausfall anzeigen
Informieren Sie die für Ihren Betriebssitz zuständige Agentur für Arbeit, dass in Ihrem Unternehmen oder einer bestimmten Abteilung Kurzarbeit nötig ist. Dazu verwenden Sie das Formular für die Anzeige eines Arbeitsausfalls (PDF-Datei). Beachten Sie, dass Ihr Antrag in dem Monat bei der Agentur für Arbeit eingehen muss, in dem die Kurzarbeit aufgenommen wird.
Schritt 3: In Vorleistung gehen
Wird Ihre Anzeige bewilligt, zahlen Sie jeden Monat das Arbeitsentgelt für die reduzierten Arbeitszeiten an Ihre Beschäftigten. Auch für die Auszahlung des Kurzarbeitergeldes ist zunächst Ihr Unternehmen zuständig. Damit eine zeitnahe Rückerstattung erfolgen kann, müssen Sie die monatlichen Arbeits- und Ausfallzeiten schriftlich oder in digitaler Form dokumentieren. Eine Auflistung der ausgefallenen Tage ist nicht ausreichend.
Schritt 4: Monatlich Kurzarbeitergeld beantragen
Bis spätestens drei Monate nach Ablauf des abzurechnenden Monats können Sie die Erstattung des Kurzarbeitergeldes bei der für den Bezirk Ihrer Lohnabrechnungsstelle zuständigen Agentur für Arbeit beantragen. Beachten Sie, dass die Auszahlung unter Vorbehalt geleistet wird. Um Unternehmen in Krisenzeiten schnell und unbürokratisch zu unterstützen, erfolgt eine ausführliche Prüfung der Nachweise und Unterlagen in der Regel erst bei Beendigung der Kurzarbeit.
Schritt 5: Kurzarbeit beenden
Informieren Sie die Agentur für Arbeit unverzüglich, sobald eine Rückkehr zur regulären Arbeitszeit möglich ist. Im Zuge einer Abschlussprüfung werden Sie zur Vorlage bestimmter Unterlagen aufgefordert, darunter Arbeitszeitnachweise, Entgeltabrechnungen und Einzel- bzw. Betriebsvereinbarungen über die Einführung der Kurzarbeit. Falls Sie zu viel Kurzarbeitergeld erhalten haben, müssen Sie den Differenzbetrag an die Agentur für Arbeit zurückzahlen. Sollte Ihnen mehr Kurzarbeitergeld zustehen, bekommen Sie eine Nachzahlung.
Wichtige Hinweise für die Beantragung von Kurzarbeitergeld
Damit die Erstattung unverzüglich erfolgen kann und Ihnen Rückzahlungen erspart bleiben, sollten Sie bei der Beantragung von Kurzarbeitergeld unbedingt die folgenden Hinweise beachten:
- Kurzarbeitergeld kann für einen Zeitraum von bis zu zwölf Monaten beantragt werden. Dabei müssen die Monate nicht unmittelbar aufeinanderfolgen. Beachten Sie allerdings, dass nach Unterbrechungen von mehr als drei Monaten eine erneute Anzeige bei der Agentur für Arbeit eingehen muss.
- Wenn wirksame Vereinbarungen vorliegen, muss die Arbeitszeit nicht für alle Beschäftigten gleichermaßen reduziert werden.
- Für geringfügig Beschäftigte können Sie kein Kurzarbeitergeld beantragen, da sie nicht in die Arbeitslosenversicherung einzahlen.
- Auch Leiharbeiter*innen können kein Kurzarbeitergeld erhalten.
- Wenn Sie in Ihrem Betrieb Auszubildende beschäftigen, sollten Sie im zumutbaren Maß zunächst alles versuchen, um die Ausbildung regulär fortzusetzen. Lässt sich Kurzarbeit nicht vermeiden, sind Sie für sechs Wochen zur Fortzahlung der Ausbildungsvergütung verpflichtet, bevor Kurzarbeitergeld beantragt werden kann.
- Für Feiertage besteht nur dann ein Anspruch auf Kurzarbeitergeld, wenn in einem Betrieb das Arbeiten am Feiertag üblich ist und ein Einsatz der betroffenen Mitarbeiter*innen laut Arbeits- oder Dienstplan tatsächlich vorgesehen war.
- Kurzarbeitergeld ist nicht lohnsteuerpflichtig. Es wird lediglich bei der Ermittlung des persönlichen Steuersatzes der Beziehenden berücksichtigt.
Falls Sie spezifische Fragen zu den individuellen Rahmenbedingungen in Ihrem Unternehmen haben, können Sie sich von der Agentur für Arbeit beraten lassen.
Kurzarbeitergeld berechnen
Die meisten Personalabteilungen und Lohnbüros arbeiten mit HRMS-Software, die das Berechnen des Kurzarbeitergeldes automatisch übernimmt. Darüber hinaus kann die von der Agentur für Arbeit veröffentlichte Tabelle zur Berechnung des Kurzarbeitergeldes (PDF-Datei) verwendet werden. Grundsätzlich beträgt das Kurzarbeitergeld 60 Prozent des aufgefallenen Nettoentgelts. Bei Beschäftigten mit mindestens einem Kind steigt der Anspruch auf 67 Prozent.
Sozialversicherungsbeträge für Kurzarbeit berechnen
Die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge für das mit der reduzierten Arbeitszeit tatsächlich erzielte Arbeitsentgelt erfolgt nach den gewohnten Kriterien. Demgegenüber tragen Sie die Beiträge für die Ausfallstunden als Arbeitgeber allein. Für die Berechnung betrachtet man die Differenz zwischen dem Ist- und dem Soll-Entgelt und setzt von diesem Betrag 80 Prozent an. Auf der Basis dieses fiktiven Arbeitsentgelts werden die Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung nach den üblichen Sätzen berechnet. Beiträge zur Arbeitslosenversicherung sind für den Arbeitsausfall nicht zu entrichten.
Vorteile von Kurzarbeit für Arbeitgeber
Dass ein Unternehmen in wirtschaftliche Schwierigkeiten gerät und Krisenzeiten mit Kurzarbeit überbrücken muss, ist keine schöne Vorstellung für Arbeitgeber. Die folgenden Punkte sollen die Bedenken vor der Beantragung von Kurzarbeit nehmen und die Vorzüge von Kurzarbeit für Unternehmen verdeutlichen:
Mit Kurzarbeit erhalten Sie wertvolle Arbeitskräfte
Kurzarbeit ermöglicht es Unternehmen, bestehende und erfahrene Mitarbeiter*innen trotz wirtschaftlicher Schwierigkeiten zu halten. Als milderes Mittel ist Kurzarbeit in den meisten Fällen einer Kündigung vorzuziehen. Denn sobald sich die Auftragslage erholt, steht dem Betrieb sofort wieder die volle Arbeitskraft zur Verfügung.
Mit Kurzarbeit sparen Sie Personalkosten
Dass die Agentur für Arbeit mit dem Kurzarbeitergeld einen Teil der Lohnkosten übernimmt, verringert die finanzielle Belastung im Unternehmen. Die positiven Effekte der reduzierten Personalkosten sind unmittelbar spürbar. Demgegenüber hätten entlassene Mitarbeiter*innen bis zum Ablauf der Kündigungsfrist Anspruch auf ihr volles Arbeitsentgelt, selbst wenn sie nicht mehr beschäftigt werden können.
Mit Kurzarbeit vermeiden Sie Fluktuationskosten
Mit Kurzarbeit lässt sich eine hohe Mitarbeiterfluktuation verhindern und damit ein wesentlicher Kostenfaktor senken. Denn auch ohne Abfindungen und eventuelle Rechtsstreitigkeiten sind Entlassungen teuer. Dem Unternehmen geht wichtiges Wissen verloren und das Recruiting und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen nimmt Zeit und Ressourcen in Anspruch.
Mit Kurzarbeit verbessern Sie das Unternehmensimage
Wenn Betriebe auf Kurzarbeit statt Kündigungen setzen, übernehmen sie gesellschaftliche Verantwortung, indem sie wichtige Arbeitsplätze erhalten. Diese sozialverträgliche Vorgehensweise kommt nicht nur bei den Beschäftigten, sondern auch bei der breiten Öffentlichkeit gut an. Ein hohes Ansehen kann dem Unternehmen neue Kundschaft einbringen und auch die Mitarbeiterbindung nachhaltig erhöhen.
Mit Kurzarbeit bleiben Unternehmen flexibel
Durch Kurzarbeit lassen sich die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden an die aktuelle Auftragslage anpassen, bevor sich die wirtschaftliche Lage weiter verschlechtert. Die Kürzung der Arbeitszeit kann dabei in verschiedenen Abstufungen, nur in einzelnen Abteilungen und sogar mit Unterbrechungen erfolgen, sodass Arbeitgeber schnell und flexibel auf Veränderungen reagieren können. Die Agilität im Unternehmen wächst und schafft eine Basis für Innovationen, die das Unternehmen fit für die nächste Herausforderung machen.
Mit Kurzarbeit bereiten Sie Ihr Unternehmen auf den Aufschwung vor
Unternehmen, die in der Krise ihre Belegschaft durch Kurzarbeit erhalten, sind besser aufgestellt, wenn die Konjunktur wieder anzieht. Sie können schnell und effizient zum Normalbetrieb zurückkehren, ohne Zeit und Ressourcen für die Neueinstellung und das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen aufzuwenden. Nutzen Sie die Phasen der Kurzarbeit für Schulungen, um Ihre Beschäftigten auf kommende Herausforderungen vorzubereiten und das Kompetenzspektrum in Ihrem Unternehmen zu erweitern. Unter bestimmten Umständen sind sogar Zuschüsse für die berufliche Weiterbildung während der Kurzarbeit verfügbar.
Im Idealfall investieren Unternehmen auch ohne akuten Anlass in die Personalentwicklung und andere präventive Maßnahmen zum Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit. Doch ist die Krise unvermeidbar, kann Kurzarbeit den Weg durch wirtschaftlich schwierige Zeiten weisen und die Grundlage für zukünftiges Wachstum bilden.
