Was sind Personalkosten?

Unter Personalkosten versteht man alle Ausgaben, die anfallen, wenn Sie Mitarbeitende beschäftigen. Sie setzen sich aus den direkten und den indirekten Personalkosten zusammen.

Was sind direkte Personalkosten?

Damit ist das Bruttoarbeitsentgelt gemeint, also die Löhne und Gehälter, die den Angestellten ausgezahlt werden. Neben den fixen Grundlöhnen und Grundgehältern zählen auch variable Bestandteile dazu, wie Nacht- und Schichtzulagen oder erfolgsabhängige Zahlungen.

Der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt

Umgangssprachlich werden die zwei Begriffe oft synonym gebraucht, doch es handelt sich um zwei unterschiedliche Formen der Bezahlung von Arbeit. Ein Gehalt ist ein fixer Betrag und es wird unabhängig von der tatsächlichen Arbeitszeit und -leistung gezahlt. Ein Lohn kann dagegen jeden Monat unterschiedlich ausfallen, weil er in Abhängigkeit von der Arbeitszeit – beim Zeitlohn oder Stundenlohn – oder in Abhängigkeit von der Arbeitsleistung – beim Stücklohn oder Akkordlohn – gezahlt werden.

Was sind indirekte Personalkosten?

Damit sind die Personalnebenkosten gemeint, die alle Zahlungen umfassen, die neben den Löhnen und Gehältern erbracht werden müssen. Es gibt drei Kategorien:

1. Lohnnebenkosten: In diese Kategorie fallen in erster Linie die gesetzlich verpflichtenden Sozialabgaben, zum Beispiel der Arbeitgeberanteil der Beiträge zur Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Kranken- und Pflegeversicherung. Auch freiwillige Leistungen wie ein 13. und 14. Monatsgehalt sowie Zuschüsse und Sachzuwendungen und die Steuern, die auf den Bruttolohn bzw. das Bruttogehalt gezahlt werden müssen, gehören dazu.
2. Sonstige Personalkosten: In diese Kategorie fallen Kosten, die entstehen, damit die Mitarbeitenden einen angemessenen Arbeitsplatz und Arbeitsmittel zur Verfügung haben. Computer, Mobiltelefone, Arbeitskleidung, Mobiliar, Dienstwagen, aber auch Kosten für die Aus- und Weiterbildung gehören dazu. Bei der Einstellung neuer Mitarbeitender oder bei Fluktuation entstehen Kosten für Anzeigenschaltung, Abfindungen bei Kündigungen und für die Auswahl neuer Teammitglieder.
3. Strukturkosten: Im Personalbereich sind das unter anderem die Kosten für Betriebsärzt*innen, Kantine und Personalabteilung. Die Strukturkosten gehören zu den sogenannten „sprungfixen“ Kosten. Solange die Anzahl der Angestellten sich nur um wenige Personen verändert, sind es Fixkosten, denn es müssen keine zusätzlichen Personen für die Personalabteilung oder Kantine eingestellt werden. Falls es aber so viele neue Mitarbeiter*innen gibt, dass auch in der Personalabteilung aufgestockt werden muss, erhöhen sich diese Kosten sprunghaft, um dann wieder eine Zeit konstant zu bleiben.

Achtung: Es existieren unterschiedliche Definitionen der direkten und indirekten Personalkosten. Teilweise werden auch die Sozialabgaben, Beiträge zur Berufsgenossenschaft, Umlagen zur Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und sogar die Kosten für Fort- und Weiterbildung zu den direkten Personalkosten gezählt. Die indirekten Kosten setzten sich bei dieser Aufteilung lediglich aus Abschreibungen für Büromöbel, Computer und Dienstwagen, Fachliteratur, Büromiete, Kosten durch Mitarbeiterfluktuation und die Kosten für Arbeitsmittel zusammen.

So berechnen Sie Personalkosten

Sie benötigen die Höhe der Personalkosten – zumindest grob –, um Ihren Businessplan zu erstellen. So berechnen Sie die Summe Ihrer Personalaufwendungen:

Bruttoentgelt aller Arbeitnehmer

+ alle Lohnnebenkosten

+ alle sonstigen Personalkosten

+ Strukturkosten

Da einige Kosten – wie beispielsweise Urlaubs- und Weihnachtsgeld – nicht monatlich anfallen, empfiehlt es sich, die Kosten für ein Jahr auszurechnen und dann durch 12 zu teilen, um die monatlichen Kosten zu ermitteln.

Die Bundesregierung passt die Beitragssätze jährlich an. Die Arbeitgeberanteile für 2022 betragen:

• Krankenversicherung bei vollem Beitragssatz: 7,30 %
• Krankenversicherung bei ermäßigtem Beitragssatz: 7,00 %
• Pflegeversicherung (außer in Sachsen): 1,525 %
• Pflegeversicherung in Sachsen: 1,025 %
• Arbeitslosenversicherung: 1,20 %
• Rentenversicherung: 9,30 %
• Knappschaftliche Rentenversicherung: 15,40 %
• Insolvenzgeldumlage: 0,12 %
• Künstlersozialabgabe: 4,20 %

Die Summen sind durch einen Höchstwert gedeckelt, der durch die Beitragsbemessungsgrenzen bestimmt wird.

Die Beiträge zur Unfallversicherung hängen von der jeweiligen Gefahrenklasse des Betriebs ab.

Die Umlagesätze für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und im Mutterschutz variieren je nach Krankenkasse.

Kennzahlen zur Beurteilung der Personalkosten

Um Ihre Personalkosten zu beurteilen und vergleichbar zu machen, sind folgende Kennzahlen wichtig:

Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten (Personalintensität)

Die Personalintensität bezeichnet den Personalaufwand, der nötig ist, um einen bestimmten Umsatz zu erwirtschaften. Die Berechnung der Personalintensität macht das Unternehmen mit Mitbewerbern vergleichbar.

Je nach Branche kann der Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten sehr unterschiedlich sein. Bei Beratungsunternehmen ist dieser Anteil in der Regel sehr hoch, in Fabriken mit riesigen Werkhallen, teuren Geräten und hoher Automatisierungsrate fällt der Anteil dagegen eher gering aus. Wenn Sie wissen möchten, wie Sie im Vergleich zu ähnlichen Unternehmen in puncto Personalkosten abschneiden, benötigen Sie die Information, wie hoch der Anteil Ihrer Personalkosten an den Gesamtkosten ist.

Personalkosten im Verhältnis zum Ergebnis

Eine weitere wichtige Kennzahl sagt aus, welches Ergebnis Sie mit Ihrem Personal erzielen. Anders ausgedrückt: Wie hoch sind die Kosten, die Sie brauchen, um Einheit X zu erzielen? Je nach Branche und Art des Unternehmens kann X für ganz unterschiedliche Dinge stehen: die Bedienung eines Gastes in der Gastronomie, die Herstellung eines Handys oder eine bestimmte Menge an Umsatz. Wählen Sie die Einheit, die für Ihr Unternehmen am relevantesten ist.

Wenn Sie sich  mit ähnlichen Unternehmen vergleichen möchten, können Sie den Jahresabschluss von bilanzierungspflichtigen Unternehmen heranziehen, um diese Kennzahl auszurechnen. Es ist auch sinnvoll, die Entwicklung dieser Kennzahl in Ihrem eigenen Unternehmen im Verlauf der Zeit zu beobachten.

Lohnt es sich, neue Mitarbeitende einzustellen?

Es ist schwer, im Vorfeld zu entscheiden, ob es sich lohnt, die Personalkosten für neue Angestellte zu investieren. Es lässt sich jedoch sagen, wie viel jede Person erwirtschaften muss, um ein Gewinn für die Firma zu sein.

Die Faustregel lautet, dass eine Mitarbeitende in der Dienstleistungsbranche übers Jahr gerechnet 200 % seiner Personalkosten erwirtschaften muss, um für das Unternehmen rentabel zu sein. In anderen Branchen müssen die Kosten für verbrauchtes Material mit in die Berechnung einfließen.

So können Sie die Personalkosten senken

Trotz der hohen Personalkosten gilt nach wie vor, dass ausgezeichnete Mitarbeitende Ihr höchstes Gut sind. Deshalb wäre es kontraproduktiv, die Löhne und Gehälter zu kürzen oder Angestellte zu entlassen. Folgende Möglichkeiten gibt es, um Personalkosten einzusparen, ohne das Arbeitsklima negativ zu beeinflussen oder die Produktivität zu mindern:

Leistungs- und Sachzuwendungen

Leistungs- und Sachzuwendungen wie Tankgutscheine, Zuschüsse zur Kinderbetreuung, Gutscheine fürs Fitnessstudio oder gesundheitsfördernde Maßnahmen müssen gar nicht oder nur pauschal versteuert werden. Als Arbeitgeber sparen Sie für diesen Anteil die Lohnnebenkosten und auch die Angestellten profitieren durch die geringere Besteuerung.

Outsourcing

Falls die Möglichkeit besteht, einzelne Aufgaben in Ihrem Unternehmen an externe Mitarbeiter*innen oder Agenturen zu vergeben, können Sie dadurch Personalkosten einsparen, auch wenn die Gesamtkosten dadurch nicht unbedingt weniger werden. Ein weiterer Vorteil ist die Flexibilität: Sie zahlen nur dann für diesen Service, wenn Sie ihn auch tatsächlich benötigen.

Werkstudierende

Bei Studierenden sind die Personalnebenkosten viel niedriger als bei regulären Angestellten. Falls es in Ihrem Unternehmen entsprechende Aufgaben gibt, lohnt es sich, Werkstudierende einzustellen, die ihrerseits dabei wertvolle Erfahrungen gewinnen können.

Automatisierung

Für immer mehr Routineaufgaben gibt es Automatisierungslösungen. Es lohnt sich zu prüfen, ob für Ihr Unternehmen einige Optimierungsmöglichkeiten durch Automatisierung bestehen.

Abbau von Überstunden durch Zeitausgleich

Wenn die Überstunden nicht ausbezahlt werden, sondern durch Freizeitausgleich wieder abgebaut werden, sparen Sie als Arbeitgeber Geld ein.

Zeitarbeit/Leiharbeit

Die Nutzung von Zeitarbeitsfirmen hilft Ihnen über besonders arbeitsintensive Zeiten hinweg, ohne gleich neue Mitarbeitende fest einstellen zu müssen.

Die Mitarbeiterzufriedenheit steigern

Diese Strategie braucht längere Zeit für die Umsetzung, ist aber durchaus effektiv. Zufriedene Mitarbeiter*innen bringen bessere Leistung, setzten sich mehr für Ihr Unternehmen ein und kündigen nicht so schnell. All diese Faktoren tragen dazu bei, dass Sie längerfristig Personalkosten einsparen.

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Sich einen Überblick über die Personalkosten zu verschaffen, ist für Sie als Unternehmer*in sehr wichtig. Diese Kenntnisse bilden die Grundlage, auf der Sie strategische Entscheidungen über die Einstellung bzw. Entlassung von Mitarbeitenden treffen können. Möglicherweise erhalten Sie durch die Beschäftigung mit den Personalkosten einen ganz neuen Blick auf Ihre Firma und erkennen, an welchen Schrauben Sie drehen können, um die Mitarbeiterzufriedenheit und letztlich Ihren Gewinn zu steigern.