Die Aufgaben des Personalcontrollings

Im Personalcontrolling werden personalrelevante Daten erfasst und aufbereitet. Daraus lassen sich dann Kennzahlen ermitteln, die eine wichtige Basis für Personalentscheidungen oder strategische Unternehmensentscheidung darstellen.

Personalcontrolling beinhaltet die Planung, Steuerung und Kontrolle von personalwirtschaftlichen Prozessen. Dabei bedeutet Planung die Definition von Vorgaben und Zielgrößen, bei Steuerung handelt es sich um den Einsatz von Maßnahmen, um diese Ziele zu erreichen, und die Kontrolle geschieht durch Soll-Ist-Vergleiche.

Das Personalcontrolling beantwortet Fragen nach der Anzahl der Mitarbeitenden, ihrer Leistungsfähigkeit sowie den Kosten, die sie verursachen.

Die Aufgaben des Personalcontrollings orientieren sich an dessen Zielen. Diese Ziele orientieren sich ihrerseits an den Zielen der Personalwirtschaft, die wiederum Unterziele der Unternehmensziele sind. Folgende Ziele und Aufgaben gibt es:

• Informationsversorgung: Personalwirtschaftliche Entscheidungsträger sind auf die Informationen aus dem Personalcontrolling angewiesen, um die richtigen Entscheidungen zu treffen, damit die Unternehmensziele erreicht werden können. Das Personalcontrolling liefert dafür die relevanten Daten, die durch Softwareprogramme automatisiert verarbeitet und aufbereitet werden können.
• Evaluation: Alle Personalmaßnahmen und Prozesse im Unternehmen sollen dazu dienen, dessen Ziele zu erreichen und zum Erfolg beizutragen. Bei der Evaluation wird geprüft, ob dies zutrifft oder ob Veränderungen notwendig sind.
• Koordination und Integration: Teilbereiche werden aufeinander abgestimmt
• Planung: Dies dient dazu, neue Entwicklungen im Personalwesen frühzeitig zu bemerken und einzuschätzen
• Feststellung von Soll-Ist-Abweichungen: Dazu werden zunächst die Sollgrößen definiert. Gibt es Abweichungen, können Maßnahmen ergriffen werden, um gegenzusteuern.

Verschiedene Methoden

Es gibt verschiedene Methoden, um Personalcontrolling durchzuführen:

Strategisches Personalcontrolling:

• Ist zukunftsorientiert
• Hat die langfristige Ausrichtung des Unternehmens sowie Ziele und Strategien des Personalmanagements im Fokus – „Was wollen wir erreichen?“
• Ist wichtig für einen effektiven Personaleinsatz

Operatives Personalcontrolling:

• Messinstrument, um Kosten, Erfolg und Nutzen von Maßnahmen darzustellen – „Wie wollen wir es erreichen?“
• Für die kurz- und mittelfristige Planung sowie die Kontrolle
• Unterstützt das operative Management
• Befasst sich in erster Linie mit regelmäßig wiederkehrenden Vorgängen

Quantitatives Personalcontrolling:

• Befasst sich mit direkt messbaren und verwendbaren Personaldaten wie Personalkosten und -struktur

Qualitatives Personalcontrolling:

• Befasst sich mit weichen Faktoren (Mitarbeiterzufriedenheit, emotionale Bindung an das Unternehmen, Führungsverhalten)
• Da die Faktoren nicht unmittelbar messbar sind, werden Mitarbeiterumfragen durchgeführt und Krankenstände oder ähnliche Indikatoren erfasst.

Kennzahlen des Personalcontrollings

Die Kennzahlen bzw. KPIs (Key Performance Indicators) im Personalcontrolling müssen jeweils an den Zielen eines Unternehmens ausgerichtet sein. KPIs müssen konkret, messbar, erreichbar und relevant sein. Sie ermöglichen es, die erhobenen Daten zu vergleichen und sie dadurch auszuwerten und nutzbar zu machen. Sie helfen dabei, festzustellen, ob die definierten Ziele im HR-Management umgesetzt wurden.

Kennzahlen ändern sich und sollten immer aktuell gehalten werden. Damit sie vergleichbar und verbindlich sind, müssen für jede Kennzahl folgende Merkmale festgelegt werden:

• Die Formel, nach der sie berechnet wird
• Der Betrachtungszeitraum
• Der Zeitpunkt der Erfassung
• Die Zielwerte

Folgende Kennzahlen werden im Personalcontrolling häufig verwendet:

• Ermittlung der Personalkosten
• Mitarbeiterzahlen
• Frauenanteil
• Fluktuationsrate
• Durchschnittliche Anzahl der Überstunden
• Altersverteilung der Mitarbeitenden
• Krankenquote
• Durchschnittliche Dauer der Unternehmenszugehörigkeit
• Netto-Personalbedarf
• Durchschnittliche Dauer des Bewerbungsprozesses
• Durchschnittliche Anzahl an Bewerber*innen pro ausgeschriebener Stelle
• Durchschnittliche Zahl der Arbeitsunfälle
• Anstellungsdauer in der Position

Im Folgenden betrachten wir einige dieser Kennzahlen näher und geben die Formel zur Berechnung an:

Die Personalkosten

Fast jedes Unternehmen erfasst die Personalkosten. Sie lassen sich entweder prozessorientiert oder faktororientiert erfassen.

Prozessorientierte Kosten

Die prozessorientierten Kosten umfassen die reinen Personalkosten (zum Beispiel Löhne und Gehälter, Schichtzulagen und Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung), die Sachkosten (Kosten, die notwendig sind, um die Personalarbeit durchzuführen) und die Folgekosten (zum Beispiel Softwarelizenzen).

Faktororientierte Kosten

Die faktororientierten Kosten werden je nach Entstehungsfaktor eingeteilt. Dazu gehören die Entgelte für die geleistete Arbeit (also Löhne und Gehälter), die Personalnebenkosten, die wiederum aus den verpflichtenden Kosten bestehen (wie Sozialversicherungsbeiträge und Ausgaben für Arbeitssicherheit) und den freiwilligen Leistungen (wie Fahrtkostenzuschüsse).

Mitarbeiterzahlen

Durch die Erfassung der Mitarbeiterzahlen wird die Struktur der Mitarbeiter*innen in ihrem Unternehmen erfasst. Die Mitarbeiterstruktur wird folgendermaßen berechnet:

Mitarbeiterstruktur = Gesamtzahl der relevanten Mitarbeitenden : Gesamtzahl der Mitarbeitenden x 100

Diese Formel lässt sich auf alle Merkmale anwenden, die Sie ermitteln möchten, wie zum Beispiel die Struktur nach Geschlecht, Hierarchieebene, Betriebsbereich oder Bildungsstand.

Fluktuation

Es ist interessant, herauszufinden, wie hoch die Fluktuation im Gesamtunternehmen oder in bestimmten Bereichen ist.

Mit folgender Rechnung erhalten Sie die Mitarbeiterfluktuation:

Fluktuationsquote = ausgetretene Mitarbeitenden : Gesamtzahl der Mitarbeitenden x 100

Bei Mitarbeitenden, die selbst gekündigt haben, ist es hilfreich, die Gründe für die Kündigung zu erfragen. So können Sie ermitteln, ob es Faktoren in Ihrem Unternehmen gibt, die zu Unzufriedenheit führen. Möglicherweise lassen sich diese leicht abstellen und die Mitarbeiterzufriedenheit kann mit einfachen Mitteln gesteigert werden.

Krankenquote

Um die Krankenquote zu ermitteln, werden die krankheitsbedingten Fehlzeiten der Angestellten der Sollarbeitszeit gegenübergestellt. Die Formel dazu lautet:

Krankenquote = Krankentage : Arbeitstage x 100

Beachten Sie aber, dass dadurch keine Krankheitstage am Wochenende bzw. an anderen freien Wochentagen erfasst werden. Bei größeren Unternehmen kann es sinnvoll sein, die Krankenquote je Abteilung oder Standort zu erfassen. So erhalten Sie Hinweise darauf, ob bestimmte Bereiche belastender für die Gesundheit sind als andere.

Netto-Personalbedarf

Diese Kennzahl dient dazu, Personalüber- oder -unterdeckung zu messen. Je nach den Unternehmenszielen empfiehlt es sich, den Netto-Personalbedarf ein bis zweimal im Jahr zu erheben und gegebenenfalls regulierend einzugreifen, beispielsweise durch Personalabbau oder durch Personalbeschaffung. Er berechnet sich wie folgt:

Netto-Personalbedarf = Brutto-Personalbedarf – Personalbestand zum Zeitpunkt X + Abgänge – feststehende Zugänge

Durchschnittliche Dauer der Unternehmenszugehörigkeit

Die Dauer der Unternehmenszugehörigkeit gibt einen Hinweis auf die Zufriedenheit der Angestellten. Je länger jemand bei Ihrem Unternehmen ist, desto unwahrscheinlicher wird ein Wechsel. Es ist sinnvoll, diese Kennzahl jährlich zu erheben und nach Altersgruppen, Geschlecht oder Abteilungen bzw. Standorten zu gliedern. Die Berechnung erfolgt so:

Durchschnittliche Dauer der Unternehmenszugehörigkeit = Summe der Zeit der Unternehmenszugehörigkeit in Jahren : Gesamtzahl der Mitarbeitenden

Altersverteilung der Mitarbeitenden

Die Erfassung der Altersverteilung hilft bei der langfristigen Personalplanung. So kann beispielsweise frühzeitig abgesehen werden, wie viele Mitarbeiter*innen in Rente gehen werden; dementsprechend können angemessene Recruitingmaßnahmen eingeleitet werden.  Die Altersstruktur wird folgendermaßen berechnet:

Altersverteilung = Summe der Angestellten eines bestimmten Alters : Gesamtzahl der Mitarbeitenden

Tools im Personalcontrolling

Viele Tools aus dem Controlling können leicht abgewandelt auch im Personalcontrolling eingesetzt werden. Unter anderem gibt es folgende Tools:

Kennzahlensysteme

Hier werden verschiedene Kennzahlen in Beziehung zueinander gesetzt, um einen bestimmten Sachverhalt vollständiger darstellen zu können. Die Human Ressource Scorecard ist ein solches Kennzahlsystem, in dessen Rahmen Ziele und ihre KPIs für den Personalbereich definiert werden. Mit dieser sogenannten Balanced Scorecard kann Effizienz gemessen werden. Die Balanced Scorecard wird aus den Perspektiven Lernen, Mitarbeiter, Qualität, Wirtschaftlichkeit und Wissen betrachtet und wirkt wegweisend für die zukünftige Personalarbeit.

Vergleiche

Hier wird unterschieden zwischen Ist-Ist-Vergleichen (zwischen zwei Zeitpunkten), Soll-Ist-Vergleichen (zur Kontrolle von Planabweichungen), Soll-Wird-Vergleichen (zur Kontrolle von Fortschritten), Ist-Wird-Vergleichen (zur Prämissenkontrolle) und Wird-Ist-Vergleichen (zur Kontrolle der Prognose).

Benchmarks

Hier wird der Vergleich zur Konkurrenz gesucht, um die Frage zu beantworten, was das eigene Unternehmen davon lernen kann.

Zeitreihen

Zeitreihen dienen dazu, anhand von Trends und Entwicklungen den Erfolg von Maßnahmen zu beurteilen.

Mitarbeiterbefragungen

Diese dienen dazu, nicht messbare Faktoren zu ermitteln. Dadurch werden qualitative Stärken und Schwächen des Betriebs aufgedeckt.

Human Ressource Due Diligence / HR Audits

Dieses Tool dient dazu, Chancen und Risiken, die vom Personal ausgehen, frühzeitig zu ermitteln. Dazu werden unter anderem Unternehmenskultur und Arbeitsprozesse untersucht.

Das Personalcontrolling ist ein wichtiges Tool für das gesamte Unternehmenscontrolling. Zwar ist es mit Mehrarbeit verbunden, doch zahlt es sich aus, um wirtschaftliche Entscheidungen zu treffen, die die Unternehmensziele voranbringen.