Was ist eine RACI-Matrix? Erklärung und Definition

Bei der RACI-Matrix, die manchmal auch RACI-Chart oder RACI-Diagramm genannt wird, handelt es sich um ein Tool aus dem Projektmanagement, das Verantwortlichkeiten innerhalb des Projekts zuordnet und übersichtlich darstellt. So können im Laufe des Projekts alle Beteiligten einfacher nachvollziehen, wer für welchen Teil des Projekts die Verantwortung trägt oder wer zum Beispiel informiert werden muss, damit es weitergehen kann. Das Akronym RACI steht dabei für die Anfangsbuchstaben der Rollen beziehungsweise Zuständigkeiten, die in einem Projekt vergeben werden: Responsible (verantwortlich), Accountable (rechenschaftspflichtig), Consulted (konsultiert), Informed (informiert).

R: Responsible (verantwortlich)

Die verantwortlichen Personen sind diejenigen, die für die Erledigung der Arbeit zuständig sind. Die RACI-Matrix sieht vor, dass pro Aufgabe nur eine einzige Person als „responsible“ definiert wird. Das bedeutet allerdings nicht, dass sie die Aufgabe dann auch allein erledigen muss. Im Gegenteil: Sie darf durchaus von Kolleg*innen unterstützt werden oder ein Team anweisen.

A: Accountable (rechenschaftspflichtig)

Rechenschaftspflichtige Personen tragen zwar die Verantwortung dafür, dass die definierten Aufgaben und Teilschritte innerhalb des Projekts erledigt werden, führen sie aber nicht selbst aus. Stattdessen unterstützen sie die verantwortlichen Personen, indem sie sich um Organisatorisches kümmern und Freigaben erteilen, damit die Arbeit weitergehen kann. Meist handelt es sich bei den rechenschaftspflichtigen Personen um Führungskräfte oder Projektmanager*innen.

C: Consulted (konsultiert)

Konsultierten Personen kommen zwei unterschiedliche Aufgabenbereiche zu, die sie jedoch nicht immer beide bei jedem Projekt erfüllen müssen. Ihre Funktion hängt vom Projekt ab. Sie stehen den verantwortlichen Personen entweder beratend zur Seite und geben ihnen die nötigen Informationen, um Aufgaben zu erledigen und Meilensteine zu erreichen. Oder sie überprüfen die Arbeit abschließend und geben das Ergebnis frei. Denkbar und üblich ist auch eine Kombination aus beiden Aufgaben. Im Gegensatz zu verantwortlichen und rechenschaftspflichtigen Personen kann es in einem Projekt mehrere konsultierte Beteiligte geben, die dann zum Beispiel für einen Teilschritt oder das gesamte Projektergebnis zuständig sind.

I: Informed (informiert)

Zu informierende Personen sind regelmäßig über den Fortschritt und das Ergebnis des Projekts zu unterrichten. Sie sind meist nicht aktiv am Projekt beteiligt – zum Beispiel die Geschäftsführung eines Unternehmens. Im Vorfeld sollte festgelegt werden, wie sie zu informieren sind: regelmäßig bei jedem Meilenstein oder einmal nach Abschluss des Projekts? Sollen sie jederzeit eigenständig auf die nötigen Informationen zugreifen können oder ist es besser, ihnen die Informationen aufbereitet zu präsentieren?

Varianten der RACI-Matrix

Je nach Projekt und Bedarf lässt sich die RACI-Matrix auch um weitere Dimensionen ergänzen. Zu den Varianten gehören zum Beispiel folgende Modelle:

• RASCI enthält zusätzlich die Dimension Support (Unterstützung), mit der alle ausführenden Personen gemeint sind, die an die verantwortliche Person berichten.
• DRASCI enthält zusätzlich zum Support noch die Rolle des „Driver“ (Treiber*in), der/die auf Managementebene eingebunden wird.
• RACI-VS fügt der klassischen Matrix zwei weitere Freigaberollen hinzu, nämlich „Verify“ (verifizieren) und „Signatory“ (Unterzeichner*in), die Arbeitsergebnisse in dieser Reihenfolge prüfen und absegnen.
• CAIRO ergänzt die zugrundeliegende Matrix um die Dimension „Omitted“ (ausgelassen), die bestimmte Personen explizit von Aufgaben ausschließt.

Das könnte Sie auch interessieren: Projektmanagement: Wie wichtig ist eine Zertifizierung?

Wann ist eine RACI-Matrix sinnvoll?

Eine RACI-Matrix ist besonders bei komplexen Projekten hilfreich, an denen viele Personen beteiligt sind und die viele Aufgaben und Meilensteine enthalten. Durch eine klare Abgrenzung der Zuständigkeiten und Rollen ist es leichter, den Überblick zu behalten und Freigabeprozesse nachzuvollziehen. Richtig angewendet kann die RACI-Matrix also für eine bessere Zusammenarbeit im Projektteam über Hierarchien hinweg sorgen. Dabei ist es jedoch wichtig, zu beachten, dass eine RACI-Matrix kein Workflow-Tool ist, sie also keine Arbeitsabläufe oder Prozesse an sich abbildet. Es geht in erster Linie darum, Zuständigkeiten und Rollen zu klären und festzulegen.

Soll eine RACI-Matrix in Ihrem Projektmanagement zum Einsatz kommen, sollten Sie auf folgende Aspekte ganz besonders achten:

• Definieren Sie klar die Rollen und Zuständigkeiten sowie Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
• Prüfen Sie, wie viele Personen tatsächlich sinnvollerweise am Projekt beteiligt sein sollten oder müssen. Bei zu vielen Projektbeteiligten, besonders innerhalb eines Aufgabenbereichs, kann auch eine RACI-Matrix unter Umständen nicht für Klarheit sorgen.
• Überfordern Sie einzelne Personen nicht mit zu vielen Rollen oder Aufgaben auf unterschiedlichen Ebenen.

Ansonsten sollten Sie Ihre RACI-Matrix so nutzen, wie Zeitplan und Budget: Bei Änderungen an anderen Stellen im Projekt muss sie entsprechend aktualisiert werden.

Das könnte Sie auch interessieren: Arbeitsprozesse optimieren: ein Leitfaden

Vor- und Nachteile einer RACI-Matrix

Wie jedes Projektmanagement-Tool hat auch die RACI-Matrix Vor- und Nachteile. Zu den Vorteilen gehören folgende Aspekte:

• Übersichtlichkeit: Klar definierte Rollen und Zuständigkeiten erleichtern die Zusammenarbeit und beschleunigen das Projekt.
• Klarheit: Personen mit unterschiedlichen Rollen in verschiedenen Projektphasen fällt es leichter, nachzuvollziehen, was wann von ihnen erwartet oder benötigt wird.
• Flexibilität: Die RACI-Matrix bietet sich zwar bei komplexeren Projekten besonders an, ist aber auch bei einfacheren Projekten und in Unternehmen und Teams jeder Größe einsetzbar.
• Zielausrichtung: Anhand klar strukturierter Aufgaben und Rollen steuert die RACI-Matrix auch die Zusammenarbeit des Teams und die Kommunikation untereinander.

Zu den Nachteilen des Diagramms gehören folgende Punkte:

• Keine Detailerfassung: Die RACI-Matrix definiert nur Zuständigkeiten und bildet keine Details zu Prozessen, Informationsflüssen, Zeitplan oder kleineren Teilaufgaben ab.
• Nur ergänzend sinnvoll: Aus diesem Grund kann sie nur in Kombination mit weiteren Plänen und Tools wirksam sein.
• Teilausschnitt: Wegen des Fokus auf die vier genannten Dimensionen werden zum Beispiel die Personen, die die Aufgaben tatsächlich erledigen, gar nicht erst berücksichtigt. Gibt es hier Ausfälle oder Unklarheiten, ist allerdings der Erfolg des gesamten Projekts in Gefahr.

Das könnte Sie auch interessieren: Teamarbeit: Erfolgsfaktor für Unternehmen

RACI-Matrix: Beispiel und Schritt-für-Schritt-Anleitung

Haben Sie sich entschieden, eine RACI-Matrix für ein anstehendes Projekt zu erstellen, gehen Sie am besten folgendermaßen vor:

1. Aufgaben definieren: Listen Sie alle Teilschritte, Aufgaben oder Aufgabenbereiche des Projekts an der x-Achse Ihrer Matrix auf.
2. Beteiligte nennen: Listen Sie alle Beschäftigten, die am Projekt beteiligt sein werden, an der y-Achse der Matrix auf.
3. Aufgaben zuweisen: Nun teilen Sie pro Aufgabe jeweils eine verantwortliche Person (R) und eine rechenschaftspflichtige Person (A) ein.
4. Freigabepflicht zuweisen: Anschließend teilen Sie pro Aufgabe die zu konsultierenden (C) und zu informierenden Personen ein (I). Hier sind jeweils mehrere möglich.
5. RACI-Matrix prüfen: Ist die Einteilung unter Berücksichtigung von Führungsebene, Qualifikation und Workload sinnvoll? Gibt es eventuell Termin- oder Kapazitätskonflikte bei einzelnen Personen, entweder wegen eines geplanten Urlaubs oder wegen anderer Projekte oder Verpflichtungen?
6. Planung finalisieren: Die RACI-Matrix sollten Sie anschließend als festen Teil Ihrer Projektplanung etablieren und mit allen Beteiligten kommunizieren.

RACI-Matrix: Beispiel

An einem Beispiel werden die unterschiedlichen Rollen klar. In diesem Projekt soll eine Website für ein neues Produkt erstellt werden. Dabei handelt es sich um ein Teilprojekt des größer angelegten Produktlaunches – RACI-Diagramme sind also auch für Teilprojekte gut geeignet und müssen dann wiederum ins übergeordnete Projekt eingeordnet und entsprechend eingeplant werden.

Die beteiligten Personen beziehungsweise Teams in diesem Projekt sind:

• Webentwicklung
• Projektmanagement
• Designabteilung
• Unternehmenskommunikation
• Geschäftsführung

Zu den Aufgabenbereichen gehören:

• Erstellen der Website
• Umsetzung des Website-Designs
• Schreiben der Website-Copy
• Projektaufsicht
• Regelmäßige Updates über den Projektfortschritt

Nach Aufgaben aufgeteilt ergibt sich folgende Matrix:

• Coden der Website: Webentwicklung (R), Projektmanagement (A), Designabteilung (C), Unternehmenskommunikation (C), Geschäftsführung (I)
• Umsetzung des Website-Designs: Webentwicklung (C), Projektmanagement (A), Designabteilung (R), Unternehmenskommunikation (C), Geschäftsführung (I)
• Schreiben der Website-Copy: Webentwicklung (C), Projektmanagement (A), Designabteilung (C), Unternehmenskommunikation (R), Geschäftsführung (I)
• Projektaufsicht: Webentwicklung (I), Projektmanagement (R), Designabteilung (I), Unternehmenskommunikation (I), Geschäftsführung (A)
• Regelmäßige Updates über den Projektfortschritt: Webentwicklung (C), Projektmanagement (R), Designabteilung (I), Unternehmenskommunikation (I), Geschäftsführung (A)

Das könnte Sie auch interessieren:

• So schreiben Sie eine Stellenbeschreibung für Projektmanager*innen
  
• Interviewfragen und -antworten: Projektmanager*innen

Übersichtlichkeit für komplexe Projekte

Eine RACI-Matrix ist ein etabliertes Projektmanagement-Tool, mit dem sich Aufgabenbereiche und Zuständigkeiten innerhalb eines Projekts übersichtlich darstellen lassen. Gerade bei komplexeren Projekten mit zahlreichen Teilschritten und vielen Beteiligten kann sie daher eine sinnvolle Ergänzung zur Projektplanung sein. Sie bildet allerdings kaum Details ab und ihre Anwendung kann daher in der Praxis recht unflexibel und starr wirken.