Skills vs. Kompetenzen

Die Begriffe Skills und Kompetenzen werden im alltäglichen Sprachgebrauch oft als Synonyme verwendet. Doch bei genauer Betrachtung unterscheiden sich die Bedeutungen:

Skills bezeichnen konkrete, erlernbare und messbare Fertigkeiten oder technische, handwerkliche und sprachliche Kenntnisse, wie beispielsweise Programmier- und Fremdsprachen, Schweißen, Datenanalyse oder Projektmanagement. Kompetenzen sind breiter angelegt und beziehen sich auf die Gesamtheit der Fähigkeiten, Einstellungen und Merkmale, die es einer Person ermöglichen, erfolgreich in unterschiedlichen Situationen zu agieren. Während es sich bei Skills also um spezifische Fertigkeiten handelt, decken Kompetenzen ein breiteres Spektrum an Wissen, Fähigkeiten und Persönlichkeitsmerkmalen ab.

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Welche Skills gibt es?

Zur Kategorisierung der verschiedenen Fähigkeiten hat sich eine Unterteilung in Hard Skills und Soft Skills bewährt.

• Unter dem Begriff Hard Skills werden erlernbare Fähigkeiten und Qualifikationen zusammengefasst, die durch eine theoretische oder praktische Ausbildung oder andere klassische Lehrformate erworben werden.
• Zu den Soft Skills dagegen zählen persönliche Eigenschaften, Charaktermerkmale und soziale Fähigkeiten, die auf zwischenmenschlicher Ebene relevant sind und die allgemeine Arbeitsweise beeinflussen.

Für eine aussagekräftige Skill-Matrix ist diese grobe Untergliederung jedoch nicht ausreichend. Um detaillierte Einblicke zu erhalten, sollten die vorhandenen und benötigten Fähigkeiten weiter aufgeschlüsselt und möglichst genau benannt werden. In welchen Bereichen Sie Schwerpunkte setzen, kann sich je nach Branche und Art des Unternehmens unterscheiden. Hier ein paar Vorschläge für denkbare Kategorien und die zugehörigen Skills:

• Technische Skills: Programmiersprachen, IT-Kenntnisse, Webentwicklung, Maschinenbau, Elektrotechnik, Grafikdesign, Labortechnik, Statistik
• Handwerkliche Skills: Schweißen, Schreinern, Nähen, Metallbearbeitung, Maurerarbeiten, Kfz-Reparatur
• Sprachliche Skills: Fremdsprachenkenntnisse, Schreibfertigkeiten, Rede- und Präsentationsfähigkeiten, Verhandlungsgeschick, interkulturelle Kompetenz
• Soziale Skills: Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke, Empathie, Konfliktmanagement, Anpassungsfähigkeit
• Kognitive Skills: Kreativität, logisches Denken, Lernfähigkeit, Konzentration, analytische Fähigkeiten
• Management-Skills: Projektmanagement, Zeitmanagement, Führungsqualitäten

Je nach Unternehmen kann eine noch genauere Darstellung sinnvoll sein. Während in der Skill-Matrix eines IT-Unternehmens wahrscheinlich einzelne Programmiersprachen wie Java, Python oder C++ auftauchen, sind im Marketing eher Fähigkeiten im Bereich Datenanalyse, SEO oder Customer Relationship Management gefragt.

Vorteile einer Skill-Matrix

Das Erfassen der relevanten Skills und spezifischen Anforderungen erfordert Zeit und personelle Ressourcen. Dennoch lohnt sich der Aufwand in vielerlei Hinsicht:

• Eine Skill-Matrix zeigt die Fähigkeiten aller Mitarbeiter*innen auf einen Blick und sorgt für mehr Transparenz im Unternehmen.
• Eventuelle Qualifikationslücken oder Engpässe im Team können leicht erkannt und durch Schulungen zeitnah behoben werden.
• Wenn die vorhandenen Fähigkeiten bekannt sind, lassen sich Projekte besser planen und Ressourcen sinnvoller einteilen.
• Auch zu guter Teamarbeit kann die Skill-Matrix beitragen, indem Arbeitsgruppen so zusammengestellt werden, dass sich Neigungen und Talente optimal ergänzen.
• Die Skill-Matrix liefert eine fundierte Grundlage für individuelle Entwicklungspläne und Aufstiegsmöglichkeiten.
• Die Bewertung der individuellen Fertigkeiten kann als Basis für faire Leistungsbeurteilungen herangezogen werden.
• Indem persönliche Stärken bei der Aufgabenverteilung berücksichtigt werden, lassen sich sowohl die Leistungsfähigkeit als auch die Mitarbeitermotivation verbessern.
• Die Skill-Matrix erleichtert das Recruiting neuer Talente, da sie eindeutige Anforderungsprofile vorgibt. 

Die vielen Vorteile einer systematischen Erfassung der Fähigkeiten haben Sie überzeugt? Dann erfahren Sie jetzt, wie Sie bei der Erstellung einer Skill-Matrix am besten vorgehen.

So erstellen Sie eine Skill-Matrix

Kleine Unternehmen können die Skills ihrer Mitarbeiter*innen einfach mit einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel erfassen. Für personalstarke Betriebe dagegen empfiehlt sich die Nutzung einer spezialisierten HR-Software. Egal für welchen technischen Rahmen Sie sich entscheiden, mit der folgenden Anleitung erarbeiten Sie sich Schritt für Schritt eine strukturierte Übersicht über die im Unternehmen vorhandenen und benötigten Talente.

1. Definieren Sie ein eindeutiges Ziel

Zunächst sollten Sie den Zweck der Skill-Matrix eindeutig bestimmen. Geht es Ihnen in erster Linie um Ressourcenplanung, Produktivitätssteigerung oder Personalentwicklung? Wählen Sie ein Ziel, dass mit der Unternehmenskultur im Einklang steht und kommunizieren Sie Ihr Vorhaben im gesamten Betrieb, um Widerstände abzubauen und das Verständnis für die Maßnahme zu erhöhen. 

2. Legen Sie die relevanten Skills fest

Um herauszufinden, welche Fähigkeiten erfolgsentscheidend für Ihr Unternehmen sind, können Sie allgemeine Branchenstandards und Wettbewerber analysieren oder einen Blick in die eigenen Stellenbeschreibungen werfen. Führen Sie regelmäßige Mitarbeitergespräche und befragen Sie Ihre Kunden nach Verbesserungsmöglichkeiten. Auch allgemeine Trends und Entwicklungen in der Arbeitswelt sollten berücksichtigt werden.

3. Wählen Sie die Mitarbeitenden aus

Während in den Spalten der tabellarischen Skill-Matrix die einzelnen Fähigkeiten erfasst werden, sind die Zeilen den Mitarbeitenden vorbehalten. Entscheiden Sie je nach Betriebsgröße, ob Sie eine Matrix für das gesamte Unternehmen erstellen möchten oder ob sich aus Gründen der Übersichtlichkeit eine Unterteilung in Teams oder Abteilungen anbietet.

4. Entscheiden Sie sich für ein Bewertungssystem

In einem nächsten Schritt legen Sie eine visuelle Darstellungsform für die Skills Ihrer Mitarbeitenden fest. Gängig sind numerische Bewertungsskalen (0 = keine Kenntnisse / 5 = Expertenwissen) oder Farbsysteme (rot = Fähigkeiten müssen verbessert werden / gelb = durchschnittliche Fähigkeiten, Entwicklungspotenzial vorhanden / grün = starke Fähigkeiten, keine wesentlichen Entwicklungsbereiche). Auch Prozentangaben oder Kuchendiagramme eignen sich gut für anschauliche Soll-Ist-Vergleiche.

5. Erheben Sie die nötigen Daten

Jetzt müssen Sie herausfinden, über welche Fähigkeiten Ihre Beschäftigten bereits verfügen. Als aufschlussreiche Anhaltspunkte dienen nicht nur offizielle Abschlüsse, Zeugnisse und andere Qualifikationsnachweise, sondern auch Mitarbeiterbeurteilungen, Performance-Reviews oder Selbstbewertungen. Darüber hinaus können Sie durch regelmäßigen Umfragen die Bereiche identifizieren, in denen Teammitglieder, Vorgesetzte, Lieferanten oder Kund*innen dringenden Entwicklungsbedarf sehen.

6. Analysieren Sie die Ergebnisse

Indem Sie die tatsächlich vorhandenen Skills mit dem angestrebten Idealzustand vergleichen, können Sie sich ein Bild von den Stärken und Schwächen der einzelnen Mitarbeiter*innen machen und Engpässe und Verbesserungspotenziale auf einen Blick erkennen. Achten Sie auf konsistente, klare und objektive Bewertungskriterien, damit unbewusste Vorurteile nicht das Gesamtergebnis verzerren.

7. Pflegen Sie die Skill-Matrix

Die Skill-Matrix ist kein statisches Dokument, sondern sollte in periodischen Abständen aktualisiert werden, um Veränderungen zeitnah abzubilden. Hat eine bestimmte Personalentwicklungsmaßnahme die gewünschte Wirkung gezeigt? Verfügen neu eingestellte Mitarbeiter*innen tatsächlich über die erforderlichen Skills für eine bestimmte Stelle? Sollten weitere Schulungen in den Arbeitsalltag integriert werden?

Eine Skill-Matrix darf kein theoretisches Konstrukt bleiben, sondern sollte aktiv für strategische Entscheidungen, die dynamische Entwicklung von Weiterbildungsmaßnahmen und eine umfassende Personalbedarfsplanung herangezogen werden.

So verbessern Sie die Skills im Unternehmen

Um mehr Skills ins Unternehmen zu holen, haben Unternehmen zwei grundsätzliche Möglichkeiten: Sie können neue Fachkräfte einstellen oder die Fähigkeiten bestehender Mitarbeiter*innen verbessern.

Mehr Skills durch gezieltes Recruiting

Wenn die Bedarfsanalyse große Qualifikationslücken aufdeckt, können diese oft nicht allein durch interne Entwicklungsmaßnahmen geschlossen werden. Hier ein paar praktische Tipps, wie Sie neue Talente für Ihr Unternehmen gewinnen können:

• Formulieren Sie präzise Stellenanzeigen mit eindeutigen Anforderungsprofilen.
• Nutzen Sie Active Sourcing und sprechen Sie geeignete Kandidat*innen über professionelle Netzwerke, soziale Medien, Jobmessen oder Branchenveranstaltungen direkt an.
• Betonen Sie die Entwicklungsmöglichkeiten und Perspektiven in Ihrem Betrieb, um sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren.
• Investieren Sie in Ihr Employer Branding und optimieren Sie Ihre Erfolgsaussichten im Wettbewerb um neue Fachkräfte.
• Integrieren Sie Eignungstests und andere Personalauswahlmethoden in den Bewerbungsprozess, um sicherzustellen, dass die benötigten Skills auch tatsächlich vorhanden sind.
• Bieten Sie flexible Arbeitszeitmodelle, damit Sie eine breite Zielgruppe von potenziellen Kandidat*innen erreichen. 
• Ermöglichen Sie Remote-Arbeit und erweitern Sie Ihre geografische Reichweite bei der Talentsuche.
• Führen Sie Mitarbeiterempfehlungsprogramme ein und schaffen Sie Anreize, die Ihre Belegschaft zur Anwerbung neuer Kolleg*innen motivieren.
• Erwägen Sie den Einsatz von Crowdsourcing und Freelancing, um kurzfristig auf spezifische Skills zuzugreifen.
• Arbeiten Sie mit Talentpools und halten Sie Kontakt zu qualifizierten Fachkräften, selbst wenn aktuell keine konkreten Stellen zu besetzen sind.

Eine oft günstigere Alternative zur externen Personalbeschaffung sind strategische Partnerschaften mit Universitäten, Forschungsinstituten oder anderen Unternehmen. Bauen Sie Beziehungen zu Fachleuten, Branchenorganisationen und Bildungseinrichtungen auf, die über die gewünschten Skills verfügen. Durch den Austausch von Ressourcen und Wissen können hilfreiche Synergien entstehen.

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Mehr Skills durch Personalentwicklung

Der beste Weg zur Schließung kleinerer Qualifikationslücken führt in der Regel über interne Personalentwicklungskonzepte. Indem Sie vorhandene oder neue Fähigkeiten in den eigenen Reihen fördern, sparen Sie nicht nur Zeit und Kosten gegenüber einer externen Rekrutierung, sondern verbessern gleichzeitig die Zufriedenheit und Motivation bestehender Mitarbeiter*innen. Hier ein paar Maßnahmenvorschläge zur Kompetenzentwicklung:

• Etablieren Sie Lernen als wichtigen Bestandteil der Unternehmenskultur und ermutigen Sie Ihre Beschäftigten, sich neue Fähigkeiten anzueignen und ihre Expertise zu teilen.
• Organisieren Sie effektive Schulungs- und Entwicklungsprogramme für die benötigten Fachqualifikationen und Soft Skills.
• Nutzen Sie Konzepte wie Job-Enlargement, Job-Enrichment oder Job-Rotation, damit die erlernten Fähigkeiten auch praktisch zum Einsatz kommen.
• Verwenden Sie E-Learning-Plattformen und Online-Kurse, um den Zugang zu neuen Skills zu vereinfachen und Lernmöglichkeiten zu flexibilisieren.
• Setzen Sie auf faire und motivierende Mitarbeiterbeurteilungen und informieren Sie regelmäßig über interne Aufstiegschancen.
• Schaffen Sie Mentoring-Programme, in deren Rahmen erfahrene Mitarbeiter*innen ihr Wissen an neue Teammitglieder weitergeben.
• Investieren Sie in Forschung und Entwicklung, um den Innovationsgeist im Unternehmen zu fördern.
• Bieten Sie Lernanreize und stellen Sie einen Bonus für den erfolgreichen Abschluss bestimmter Weiterbildungsmaßnahmen in Aussicht.

Anhand der Erkenntnisse aus der Skill-Matrix können Sie die verschiedenen Ansätze und Maßnahmen zu einer umfassenden Personalentwicklungsstrategie kombinieren und Ihr Unternehmen mit den nötigen Fähigkeiten für künftige Herausforderungen ausstatten.