Definition Ablauforganisation: Was bedeutet das?

Der Begriff Ablauforganisation stammt aus der Organisationstheorie und beschreibt dynamische und zielgerichtete Arbeits- und Informationsprozesse in einer Organisation. Die einzelnen Arbeitsschritte, die notwendig sind, um ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen, werden präzise definiert. Die Faktoren Raum, Zeit, Sachmittel und Personen stehen dabei im Fokus.

Inzwischen trifft man häufig eher auf Begriffe wie Prozessmanagement oder Workflow-Management, die jedoch identisch definiert werden.

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Unterschied zur Aufbauorganisation

Die beiden Begriffe Ablauf- und Aufbauorganisation sind zwar verwandt, unterscheiden sich aber klar: Während es bei der Aufbauorganisation um die Bildung der Organisationsstruktur geht, gestaltet die Ablauforganisation den Arbeitsprozess. In der Aufbauorganisation werden die Aufgaben und Kompetenzen innerhalb des Unternehmens definiert und verteilt. Daraus ergeben sich die unterschiedlichen Abteilungen und Stellen innerhalb der Organisation. Oft wird diese Aufteilung in einem Organigramm festgehalten. Einmal definiert, ist die Aufbauorganisation also ein eher statisches Gebilde.

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Die Ablauforganisation ist hingegen eine dynamische Konstruktion, die alle Arbeitsprozesse detailliert gestaltet. Sie bringt die Einzelaufgaben in eine zeitliche Abfolge und ergänzt sie durch Faktoren wie Personen, Sachmittel und Räume.

Ziele der Ablauforganisation

Das übergeordnete Ziel der Ablauforganisation besteht darin, alle Arbeitsprozesse zu optimieren und dadurch effizienter zu werden.

Hierzu dienen verschiedene Teilziele:

• Standardisierung: Arbeitsabläufe werden einheitlich und nach klaren Vorgaben umgesetzt, wobei die Ressourcen möglichst effizient eingesetzt werden.
• Automatisierung: Einsatz digitaler Technologie, um menschliche Arbeitskraft zu reduzieren und so Zeit- und Kostenersparnisse zu erzielen.
• Modellierung: Komplexe Prozesse werden vereinfacht und oft auch grafisch veranschaulicht. Das reduziert Fehlerquellen und die Qualität wird verbessert.
• Kapazitätsauslastung: Definierte Abläufe tragen dazu bei, vorhandene Kapazitäten an Personal und Sachmitteln optimal zu nutzen.
• Umgang mit Störungen: Prozessstörungen werden rasch identifiziert und behoben.
• Zeitersparnis: Verteilzeiten, Durchlaufzeiten und Warte- und Leerzeiten werden minimiert. Damit kann auch eine optimierte Termintreue erreicht werden.

Werden all diese Ziele konsequent verfolgt, wirkt sich das in der Regel stark darauf aus, die Effizienz im Unternehmen insgesamt zu steigern. Unternehmen, die stetig wachsen wollen, tun gut daran, ihre Ablauforganisation entsprechend zu strukturieren.

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Aufgaben einer professionellen Ablauforganisation

Die Herausforderung einer professionellen Ablauforganisation liegt vor allem darin, die verschiedenen Arbeitsschritte und Teilaufgaben miteinander abzustimmen, sodass möglichst wenig Reibungsverluste entstehen. Dabei werden Abfolge und Verrichtung sowohl zeitlich als auch örtlich strukturiert. Die Zusammenarbeit innerhalb der Organisation umfasst vier Bereiche der Ordnung:

• Arbeitsinhalt: Welche Arbeitsobjekte werden wie gefertigt? Welche Teilaufgaben fallen dabei an?
• Arbeitszeit: In welchen Schritten wird ein Arbeitsschritt durchgeführt, und wie lange dürfen die einzelnen Schritte maximal dauern?
• Arbeitsraum: Wo werden die einzelnen Arbeitsschritte ausgeführt, und wie werden verschiedene Arbeitsstationen zueinander angeordnet, um einen effizienten Ablauf zu gewährleisten? Welche Transportwege werden genutzt?
• Arbeitszuordnung: Wer ist für den jeweiligen Arbeitsschritt zuständig? Betrifft das Einzelpersonen oder eine Gruppe?

Darüber hinaus muss eine Ablauforganisation weitere Punkte berücksichtigen, um die reibungslose Zusammenarbeit sicherzustellen. Zum Beispiel müssen die benötigten Sachmittel stets in ausreichender Zahl zur Verfügung stehen, und die nötigen Zuarbeiten müssen so getaktet sein, dass es nicht zu Unterbrechungen im Betriebsablauf kommt. Auch Wartungsarbeiten müssen in einer Weise vorgenommen werden, dass keine Störungen auftreten. Kommt es doch einmal zu Störungen, muss auch geklärt sein, wie in diesem Fall die Abläufe strukturiert sind.

Wichtige Einflussfaktoren

Um wirtschaftlich arbeiten zu können, müssen für die Entwicklung einer professionellen Ablauforganisation eine Reihe interner und externer Faktoren berücksichtigt werden:

Interne Einflussfaktoren

Hierzu zählen beispielsweise der Produktionstyp (Fließband- oder Werkstattfertigung) sowie die Verfügbarkeit von Sachmitteln. Aber auch die Qualifikation der Mitarbeiter*innen sowie die Unternehmenskultur wirken sich direkt oder indirekt auf die Ablauforganisation aus, ebenso wie das Informationsmanagement im Unternehmen und die Qualität der internen Kommunikation. Außerdem sind die verschiedenen Schnittstellen zwischen Bereichen und Abteilungen entscheidend, um einen guten Workflow gewährleisten zu können. Nicht zuletzt spielt auch eine Rolle, ob das Planungs- und Entscheidungssystem zentral oder dezentral strukturiert wird.

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Externe Einflussfaktoren

Unternehmen sind darüber hinaus auch von Faktoren wie der allgemeinen Konjunktur und dem Branchenumfeld sowie technologischen Trends und Entwicklungen abhängig. Auch das Kunden- und Wettbewerbsverhalten sowie gesetzliche und soziale Regelungen und Normen wirken sich auf die Ablauforganisation aus. In Zeiten der Globalisierung sind außerdem die Lieferketten außerhalb des eigenen Unternehmens und die logistischen Bedingungen vor Ort ein wichtiger Einflussfaktor.

Die Ablauforganisation regelt die Aufgabenverteilung innerhalb des Unternehmens, wobei die Struktur der Aufgaben und die damit verfolgten Ziele unterschiedlich geregelt werden können.

Der Aufgabenverlauf kann dabei …

• frei
• abfolgegebunden
• inhaltlich gebunden
• zeitlich gebunden
• taktmäßig gebunden oder
• flexibel

geregelt werden.

Die drei Arten der Ablauforganisation

Grundsätzlich gibt es drei verschiedene Arten, um die Ablauforganisation in Ihrem Unternehmen auszuarbeiten:

Funktionsorientierte Ablauforganisation

Hier steht die Unterteilung des Arbeitsablaufes in einzelne Teilschritte im Vordergrund. Sobald diese feststehen, wird die Reihenfolge festgelegt, in der die einzelnen Schritte aufeinander aufbauen.

Zeitliche Ablauforganisation

Beginn und Ende des Produktionsprozesses werden ebenso festgelegt wie die Dauer der Arbeitsschritte. Gleichzeitig werden die technischen, personellen und maschinellen Bedingungen berücksichtigt, um einen Ablauf zu entwickeln, der die Produktionszeit minimiert.

Räumliche Ablauforganisation

Wie die Sachmittel für die einzelnen Produktionsschritte zu den Arbeitsstationen gelangen, steht bei dieser Art im Fokus. Es geht darum, die Durchlaufzeiten so gering wie möglich zu halten, indem der jeweils kürzeste Weg gefunden wird.

Das Dilemma der Ablauforganisation

Vom Dilemma der Ablauforganisation spricht man, weil die beiden Kernziele miteinander in Konflikt stehen: Einerseits soll eine maximale Kapazitätsauslastung erzielt werden, andererseits sollen die Durchlaufzeiten minimiert werden. Beides gleichzeitig zu erreichen, ist praktisch unmöglich, denn eine höhere Kapazitätsauslastung führt immer zu längeren Durchlaufzeiten. Im betrieblichen Ablauf wird also immer versucht, einen Kompromiss zwischen diesen beiden Polen anzustreben.

So gestalten Sie Ihre Ablauforganisation

Die Ablauforganisation im Unternehmen zu gestalten, kann ein herausfordernder Prozess sein. Am besten gehen Sie diesen mit den folgenden Schritten strukturiert an:

1. Systemanalyse: 

Identifizieren Sie möglichst detailliert die Schwachstellen der aktuellen Arbeitsabläufe. Betrachten Sie dabei alle Einzelheiten, von der Kundenanforderung über die Produktion bis zur Lieferung an die Kund*innen. Zerlegen Sie den Gesamtprozess zunächst in Teilprozesse, die Sie dann in Einzelaktivitäten aufsplitten können. Auf diese Weise können Sie am besten erfassen, welche Anforderungen an die neue Ablauforganisation zu richten sind.

2. Systemgestaltung: 

Jetzt können Sie bereits einen ersten Entwurf der Ablauforganisation entwickeln, indem Sie die einzelnen Schritte zueinander in Beziehung setzen, zum Beispiel als sequenzielle Abfolge, parallele Bearbeitung, Verzweigungen oder auch Vor- und Rückkopplungen. Achten Sie darauf, alle Arbeitsabläufe miteinander abzustimmen, die Arbeitszeiten festzulegen und die nötigen Aufgaben eindeutig und präzise zu definieren. So erkennen Sie, wie die Aktivitäten zeitlich aufeinanderfolgen müssen, und auch die räumliche Struktur wird deutlich.

3. Systemeinführung: 

Zuletzt unterteilen Sie den Entwurf Ihrer Ablauforganisation in mehrere Aufgabenstufen und optimieren die Prozesse. So können Sie jetzt Teilschritte eliminieren, die wenig oder nichts zur Wertschöpfung beitragen. Zudem können bestimmte Teilschritte möglicherweise ausgelagert werden. Nicht zuletzt können Sie zum Beispiel durch eine Veränderung bei der Bearbeitungsreihenfolge Leerzeiten vermeiden. Wenn Sie zusätzlich mehrere Teilprozesse zusammenfassen, lassen sich Schnittstellen minimieren. Besonders bewährt hat es sich, Prozess- und Verantwortungsstrukturen zusammenzuführen.

Bedenken Sie auch: Eine neue Ablauforganisation im Unternehmen einzuführen, ist ein erheblicher Eingriff in die „Unternehmenschemie“ und kann die Arbeitsorganisation und die Teamzusammensetzung im Betrieb tiefgreifend verändern. Daher ist es für das Gelingen wesentlich, wenn die Unternehmensleitung von Beginn transparent kommuniziert und die Beschäftigten einbezieht, um so eine höhere Akzeptanz für die erforderlichen Maßnahmen zu erreichen.