Was ist unter Schweigepflicht zu verstehen?

Wer zur Verschwiegenheit verpflichtet ist, darf anvertraute Geheimnisse nicht ohne Erlaubnis an Dritte weitergeben. Gelangen interne Informationen oder persönliche Daten in die falschen Hände, kann dies für die Betroffenen einen erheblichen Schaden bedeuten.

Wer ist zur Verschwiegenheit verpflichtet?

Die Grundsätze der Verschwiegenheit gelten in der gesamten Arbeitswelt. Bestimmte Berufsgruppen sind jedoch gesetzlich in besonderem Maße zum Stillschweigen verpflichtet. Dazu zählen insbesondere Personen in Heilberufen und deren Mitarbeitende, Psycholog*innen, Anwält*innen, Steuerberater*innen, Sozialpädagog*innen, Versicherungsangestellte und Amtsträger*innen. Sie machen sich bei unerlaubter Offenbarung der ihnen anvertrauten Privatgeheimnisse strafbar.

Sämtliche Berufe mit besonderer Schweigepflicht sind in § 203 StGB abschließend aufgeführt. Aus dieser Gesetzesvorschrift lässt sich somit keine allgemeingültige Verschwiegenheitspflicht für alle Arbeitnehmer*innen ableiten. Dass auch Beschäftigte in nicht aufgelisteten Bereichen unter bestimmten Umständen Stillschweigen wahren müssen, lässt sich anderweitig begründen…

Woraus ergibt sich die Pflicht zur Verschwiegenheit von Arbeitnehmer*innen?

Die Schweigepflicht im beruflichen Kontext stellt eine Nebenpflicht aus dem Arbeitsvertrag dar. Gemäß § 242 BGB sind sämtliche vertragliche Leistungen nach den Anforderungen von Treu und Glauben zu erbringen. Beschäftigte und Arbeitgeber dürfen sich also nicht willentlich Schaden zufügen. Darüber hinaus gebietet § 241 Abs. 2 BGB die gegenseitige Rücksichtnahme auf Rechte und Interessen der Vertragspartner. 

Neben den bereits erwähnten Vorschriften aus Straf- und Zivilrecht gibt es noch weitere Gesetze zur Regelung von Geheimhaltungspflichten:

• Erst 2019 in Kraft getreten ist das Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG). Mit den Bestimmungen wurde die EU-Richtlinie über den Schutz vertraulichen Know-hows und vertraulicher Geschäftsinformationen umgesetzt.
• Für Beamt*innen ergibt sich die Pflicht zur Verschwiegenheit aus § 67 BBG und § 37 BeamtStG.
• In § 13 Satz 2 Nr. 6 BBiG ist festgelegt, dass Auszubildende über Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse Stillschweigen zu wahren haben.
• 79 Abs. 1 BetrVG regelt die Geheimhaltungspflicht von Betriebsratsmitgliedern.
• Den Umgang mit Arbeitnehmererfindungen erklärt § 24 Abs. 2 ArbnErfG.

Welche Inhalte umfasst die Schweigepflicht?

Die Pflicht zur Wahrung von Stillschweigen bezieht sich in erster Linie auf Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse. Betriebsgeheimnisse beinhalten vornehmlich technische Aspekte, wie beispielsweise Herstellungsverfahren, Erfindungen oder Rezepturen. Geschäftsgeheimnisse dagegen sind wirtschaftlicher Natur, umfassen kaufmännisches Wissen, Kunden- und Preislisten, Absatzzahlen, Bilanzen oder Kalkulationsgrundlagen.

§ 2 Abs. 1 GeschGehG nennt drei Kriterien zur Beurteilung, ob ein Geschäftsgeheimnis vorliegt:

1. Die Informationen sind weder allgemein bekannt noch ohne Weiteres zugänglich und daher von wirtschaftlichem Wert. Offenkundige Tatsachen, die ohne großen Aufwand öffentlich einsehbar sind, fallen nicht unter die Verschwiegenheitspflicht. Dazu zählen beispielsweise Websiteinhalte, Veröffentlichungen in Fachzeitschriften oder Pressemitteilungen.
2. Die Informationen sind durch angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen vor unbefugtem Zugriff geschützt. Dieser Schutz kann auf technischer Ebene über das Einrichten von Passwörtern oder die Vergabe von Zugriffsrechten erfolgen. Aber auch vertragliche Vereinbarungen wie beispielsweise Non-Disclosure-Agreements erfüllen die Voraussetzungen.
3. Es besteht ein berechtigtes Interesse an der Geheimhaltung der Informationen. Dies ist dann der Fall, wenn dem Unternehmen durch das Bekanntwerden der Geheimnisse ein wirtschaftlicher Schaden entsteht.

Wann besteht kein berechtigtes Interesse?

In folgenden Fällen besteht kein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers und damit auch keine Pflicht zur Verschwiegenheit:

• Der Arbeitgeber handelt illegal, begeht Wettbewerbsverstöße, Vertragsbrüche oder sogar Straftaten.
• Der Arbeitsvertrag enthält eine Generalklausel, die Arbeitnehmer*innen zum Stillschweigen über sämtliche Vorgänge im beruflichen Alltag verpflichtet.
• Den Beschäftigten wird verboten, sich mit Kolleg*innen über ihr Gehalt auszutauschen. Vergütungsvergleiche müssen jedoch möglich bleiben, um Verstöße gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz zu verhindern.

Muss die Verschwiegenheitspflicht vertraglich vereinbart werden?

Als Nebenpflicht muss das Stillschweigen von Mitarbeitenden nicht unbedingt schriftlich im Arbeitsvertrag festgehalten werden. Sie können die Schweigepflicht allerdings um bestimmte Aspekte erweitern, sofern Sie ein berechtigtes Interesse an der Geheimhaltung der Informationen nachweisen können.

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Kann die Verschwiegenheitspflicht aufgehoben werden?

Das Aufheben der Schweigepflicht ist unter bestimmten Umständen möglich. Für die in § 203 StGB genannten Berufsgruppen gelten gesonderte Ausnahmen. Personen in Heilberufen beispielsweise unterliegen bei hochinfektiösen Krankheiten einer gesetzlichen Auskunftspflicht. Sind Patient*innen nicht ansprechbar, dürfen Angehörige über ihren Zustand und die Behandlung informiert werden. Auch bei akuter Suizidgefährdung ist die Schweigepflicht zugunsten des Lebens als höherwertiges Rechtsgut aufgehoben.

Beschäftigte in anderen Bereichen müssen sich in folgenden Fällen nicht an die Verschwiegenheitspflicht halten:

• Sie wurden vom Arbeitgeber oder durch Gerichtsbeschluss ausdrücklich von ihrer Pflicht zum Stillschweigen entbunden.
• Die Preisgabe von Informationen verhindert geplante Straftaten.
• Der Arbeitgeber handelt gesetzeswidrig und es besteht ein öffentliches Interesse am Bekanntwerden dieses Verhaltens (Whistleblowing).

Wie lange gilt die Schweigepflicht?

Beschäftigte sind prinzipiell auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zum Stillschweigen verpflichtet. Es sei denn, sie werden dadurch an ihrer zukünftigen Berufsausübung gehindert. Des Weiteren dürfen Arbeitnehmer*innen aus dem Gedächtnis rekonstruierte Informationen verwerten. Die Mitnahme von Unterlagen dagegen ist genauso verboten wie das Kopieren von Dateien.

Wenn Ihnen als Arbeitgeber diese Regelungen nicht weit genug reichen, können Sie mit den ausscheidenden Mitarbeitenden ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot vereinbaren. Dabei sind Sie jedoch an strenge Vorgaben gebunden:

• Gemäß § 74 Abs. 1 HGB muss das Wettbewerbsverbot schriftlich festgehalten werden.
• Der Gültigkeitszeitraum darf höchstens zwei Jahre betragen.
• Für die Dauer des Wettbewerbsverbots müssen Sie eine Karenzzahlung an ihre ehemaligen Mitarbeiter*innen leisten. Diese darf nicht unter 50 % des zuletzt bezogenen Gehalts liegen.
• Wettbewerbsverbote sind nur dann verbindlich, wenn die Kündigung nicht von Ihnen als Arbeitgeber ausgesprochen wurde.

‌Wie sieht ein Verstoß gegen die Verschwiegenheitspflicht im Arbeitsvertrag aus?

Wenn sich Arbeitnehmer*innen interne Unterlagen oder Daten aneignen oder für betriebsfremde Zwecke vervielfältigen, verstoßen sie damit gegen die Pflicht zur Verschwiegenheit. Dabei sind die Beweggründe unerheblich, sie können sowohl wirtschaftlicher als auch persönlicher Art sein. Ebenfalls irrelevant sind die Umstände, unter denen die Mitarbeitenden von den Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen Kenntnis erlangt haben. Wenn Sie Ihrem Assistenten bei einer privaten Geburtstagsparty wichtige Interna verraten, sind diese genauso geschützt wie beim Meeting im Büro preisgegebene Informationen.

Wie werden Verstöße gegen die Verschwiegenheitspflicht geahndet?

Verstoßen Arbeitnehmer*innen gegen die Verschwiegenheitspflicht, kann das arbeitsrechtliche oder strafrechtliche Konsequenzen zur Folge haben.

Arbeitsrechtliche Sanktionen

Je nach Schwere des Verstoßes können Sie eine Abmahnung erteilen oder eine verhaltensbedingte Kündigung in die Wege leiten. Bei besonders gravierenden Rechtsverletzungen ist unter Umständen sogar eine fristlose Kündigung gerechtfertigt.

Als weitere Maßnahme kommt eine Unterlassungsklage gegen die jeweiligen Mitarbeiter*innen infrage.

Wenn Ihnen durch die Verletzung der Schweigepflicht ein finanzieller Schaden entsteht, können Sie gemäß § 280 BGB Schadensersatzansprüche geltend machen.

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Strafrechtliche Sanktionen

In besonders schweren Fällen werden Verstöße gegen die Verschwiegenheitspflicht als Straftat geahndet.

Wenn Angehörige der in § 203 StGB genannten Berufsgruppen die Schweigepflicht missachten, machen sie sich strafbar und müssen mit einer Geldbuße oder sogar mit Freiheitsentzug bis zu einem Jahr rechnen.

23 GeschGehG sieht unter bestimmten Umständen sogar bis zu fünfjährige Freiheitsstrafen vor. Um sich als Arbeitgeber auf das Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen zu berufen, müssen Sie allerdings das Bestehen von angemessenen Geheimhaltungsmaßnahmen nachweisen. Es empfiehlt sich also auf jeden Fall, brisante Informationen durch Passwörter zu schützen.

Wie kann ich mein Unternehmen gegen Verstöße absichern?

Neben technischen Maßnahmen wie Passwortschutz und Zugriffsrechteverwaltung sollten Sie Ihre Arbeitsverträge um ausdrückliche Regelungen der Verschwiegenheitspflicht ergänzen. Mindestvoraussetzung für eine vertragliche Erweiterung ist ein berechtigtes Geheimhaltungsinteresse. 

Obwohl die Schweigepflicht auch ohne gesonderte Erwähnung im Arbeitsvertrag eingehalten werden muss, kann es hilfreich sein, den Beschäftigten die Konsequenzen klar vor Augen zu führen. Benennen Sie die geheimen Inhalte möglichst genau, da Generalklauseln für nichtig erklärt werden könnten.

Falls in Ihrem Unternehmen ein Verhaltenskodex für Mitarbeiter*innen existiert, sollten Sie den Umgang mit geheimen Informationen in den Handlungsleitfaden aufnehmen.

Unterliegen auch Arbeitgeber der Schweigepflicht?

Da die Nebenpflichten aus dem Arbeitsvertrag für beide Parteien gelten, müssen auch Arbeitgeber bestimmte Informationen vertraulich behandeln. Sie sind zudem an die Regelungen aus dem Bundesdatenschutzgesetz und die 2018 in Kraft getretene Datenschutz-Grundverordnung gebunden.

Nicht an Dritte weitergeben dürfen Arbeitgeber sämtliche personenbezogenen Angaben ihrer Angestellten, wie beispielsweise Kontaktdaten, Informationen zum Gesundheitszustand oder das Wissen über eine Schwangerschaft. Auch die Gründe für eine Kündigung sind geheim zu halten.

Sämtliche Einschränkungen gelten gegenüber externen Dritten genau wie auf betriebsinterner Ebene. Daten dürfen also nicht ohne Weiteres zwischen den Abteilungen Ihres Unternehmens übertragen werden. Zudem müssen Sie den Schutz persönlicher Informationen nicht nur für unter Vertrag stehende Mitarbeitende, sondern auch für Bewerber*innen gewährleisten. Das gilt selbst dann, wenn am Ende kein Arbeitsvertrag zustande kommt. 

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Wie kann ich verhindern, dass mein Unternehmen die Schweigepflicht verletzt?

Zunächst sollten Sie als Arbeitgeber Ihre Mitarbeiter*innen für das Thema Verschwiegenheitspflicht sensibilisieren. Vor allem der Personalabteilung müssen die wichtigsten Grundsätze bekannt sein. Achten Sie darauf, dass sämtliche Daten aus Bewerbungsformularen vernichtet werden, wenn Sie sich gegen eine Anstellung der Kandidat*innen entscheiden. Informieren Sie sich, welche Inhalte in Personalakten gespeichert werden dürfen und welche Angaben unter den Schutz des Persönlichkeitsrechts fallen.

Wenn Sie Ihre Verschwiegenheitspflicht als Arbeitgeber ernst nehmen, werden Sie dafür häufig mit der Loyalität Ihrer Belegschaft belohnt.