Definition: Was ist eine Kosten-Nutzen-Analyse?

In Unternehmen wird die Kosten-Nutzen-Analyse eingesetzt, um die Kosten für ein Projekt oder eine bestimmte Maßnahme mit dem erwarteten Nutzen abzugleichen und somit die Wirtschaftlichkeit zu bewerten. Mithilfe der Kosten-Nutzen-Analyse können Ergebnisse einer geplanten Maßnahme realistisch ermittelt und so bereits im Vorfeld mögliche finanzielle Risiken eingeschätzt werden. Eine Kosten-Nutzen-Analyse kann somit eine wertvolle Entscheidungshilfe sein.

Beispiele für Anwendungsbereiche der Kosten-Nutzen-Analyse

Eine Kosten-Nutzen-Analyse durchzuführen, ist für ganz unterschiedliche Bereiche sinnvoll, wie die folgenden Beispiele zeigen:

• Entscheidung über ein neues Geschäftsfeld
• Art und Umfang von Weiterbildungsmaßnahmen
• Fusion oder Übernahme
• Planung neuer Marketingmaßnahmen
• Neuinstallation einer Software oder eines EDV-Systems
• Neueinstellung von Mitarbeiter*innen
• Einführung von Benefits
• Wirtschaftlichkeit eines Provisionssystems im Vertrieb
• Investitionen in der Produktion
• Änderungen in der Organisationsstruktur
• Einführung neuer Vergütungssysteme
• Vergleich verschiedener Standorte
• …

Im Grunde lohnt sich eine Kosten-Nutzen-Analyse immer dann, wenn Sie die Wirtschaftlichkeit eines Vorhabens überprüfen wollen, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

Gerade dann, wenn sich der Nutzen einer Maßnahme noch nicht rein monetär ausdrücken lässt, sondern Schätzungen nötig sind, ist eine Kosten-Nutzen-Analyse hilfreich für die Entscheidungsfindung. Denken Sie an Faktoren wie die Verbesserung von Arbeitsabläufen, der Servicequalität oder der Mitarbeitermotivation: Das sind zunächst Nutzenfaktoren, die sich nur bedingt in Zahlen erfassen lassen.

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Um eine möglichst objektive Einschätzung zu erhalten, lassen Sie die Kosten-Nutzen-Analyse daher am besten von verschiedenen Unternehmenseinheiten durchführen. Im oben genannten Beispiel wird die Personalabteilung wahrscheinlich zu einer anderen Bewertung gelangen als etwa das Controlling.

So schaffen Sie Akzeptanz für Ihre Entscheidungen

Auch wenn der Nutzen sich meist noch nicht endgültig beziffern lässt, können Sie zum Beispiel eingesparte Arbeitszeit mit den Stundensätzen berechnen, die in der jeweiligen Abteilung oder im Gesamtunternehmen üblich sind. Kennen Sie den personellen Aufwand, der für die Besetzung einer Stelle notwendig ist, können Sie Einsparpotenziale bei der Einführung einer HRIS-Software aufzeigen.

Mehr dazu: Worauf Sie bei der Auswahl von HRIS-Software achten sollten

Liegen solche Zahlen nicht vor, beziehen Sie die Beschäftigten mit ein, die von der jeweiligen Entscheidung am meisten betroffen sind, und erarbeiten Sie mit diesen realistischen Werten. Dadurch erreichen Sie zudem eine höhere Akzeptanz für Ihre Entscheidung.

Voraussetzungen für eine erfolgreiche Durchführung

Damit eine Kosten-Nutzen-Analyse verwertbare Ergebnisse bringt, sollten einige Voraussetzungen erfüllt sein:

• Zielklärung: Welches Ziel verfolgt die Kosten-Nutzen-Analyse?
• Objektivität: Wer führt die Analyse federführend durch, und wie kann für weitgehende Neutralität gesorgt werden? In der Regel sollte die betroffene Abteilung selbst die KNA nicht oder jedenfalls nicht als einzige Stelle durchführen.
• Entscheidungsinstanz: Wer trifft die endgültige Entscheidung?
• Merkmale: Gibt es mindestens drei und maximal fünf bis sechs qualitative Merkmale, die untersucht werden können?
• Auswahl und Bewertung der Nutzenfaktoren: Welche Personen können realistische Schätzungen abgeben?
• Zeitraum: Für welchen Zeitraum wird die Kosten-Nutzen-Analyse durchgeführt? Bedenken Sie dabei, dass der Nutzen eines Projekts oder einer Maßnahme manchmal erst nach mehreren Jahren deutlich wird.

Wenn Sie diese Punkte berücksichtigen, wird Ihre Kosten-Nutzen-Analyse in der Regel gut verwertbare Ergebnisse bringen und Ihnen die Entscheidung für oder gegen ein Projekt deutlich erleichtern.

Bestimmung der Rahmenbedingungen

Bevor Sie an die eigentliche Kosten-Nutzen-Analyse gehen, ist es sinnvoll, die Rahmenbedingungen klar zu benennen. Erarbeiten Sie einen situationsbezogenen Überblick und beziehen Sie dabei Details des Hintergrunds mit ein. Stellen Sie dar, wie der aktuelle Stand aussieht und welche Veränderungen Sie in der Zukunft erwarten. Denken Sie auch daran, potenzielle Risiken zu erwähnen, die entstehen können, wenn der Status quo beibehalten wird.

Als Nächstes legen Sie die Kosten und Nutzen fest, die Sie analysieren möchten. Hier ist es vor allem wichtig, auch Auswirkungen zu betrachten, die vielleicht nicht gleich als Erstes ins Auge fallen. Beim genannten Beispiel zur Einführung eines Bewerbermanagementsystems könnten Sie etwa auch den möglichen Nutzen für das Employer Branding betrachten oder die langfristige Steigerung der Qualität von eingehenden Bewerbungen.

Nicht zuletzt kann eine Durchführung Ihres geplanten Projekts sich auch auf verschiedene Standorte unterschiedlich auswirken. Das sollte in Ihrer Kosten-Nutzen-Analyse ebenfalls berücksichtigt werden.

So führen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse durch

In den meisten Fällen werden Kosten-Nutzen-Analysen in Form einer Tabelle angelegt, aber auch Mindmaps können dafür geeignet sein. Entscheidend ist die Übersichtlichkeit. Das ist auch einer der Gründe dafür, warum Sie nicht zu viele Merkmale betrachten, sondern sich auf die wirklich wesentlichen Faktoren beschränken sollten.

Setzen Sie nun bei jedem Merkmal den ermittelten bzw. geschätzten Aufwand ein und denken Sie auch an immaterielle Kosten. In manchen Fällen ist es sinnvoll, die Kosten pro Mitarbeiter*in zu ermitteln, um eine angemessene Vergleichsmöglichkeit zu haben.

Im nächsten Schritt führen Sie den Nutzen auf bzw. die erwarteten Einsparungen. Oft bietet es sich an, einzelne sensible Punkte der Prognose zu analysieren, um auf Veränderungen der Prognoseparameter einzugehen.

Nun liegen Ihnen Zahlen vor, die einen Vergleich zwischen Kosten und Nutzen ermöglichen. Auch die monetär nicht bewertbaren Werte und Ergebnisse sollten dargelegt werden. Bei der Gegenüberstellung der Zahlen ist zudem zu berücksichtigen, dass sich ein Nutzen manchmal erst nach Jahren in aller Deutlichkeit zeigt. Das heißt, die Anfangsinvestition mag möglicherweise hoch sein, doch ließe man alles beim Alten, kann das langfristig zu erheblichen ökonomischen Risiken führen. Umgekehrt amortisiert sich eine Investition möglicherweise schon nach einiger Zeit, wenn langfristig geplant und Maßnahmen auch aufeinander abgestimmt werden.

Vor- und Nachteile der Kosten-Nutzen-Analyse

Mit einer Kosten-Nutzen-Analyse können Sie sich bei komplexen Entscheidungen einen guten Überblick verschaffen. Die Methode ist besonders sinnvoll, um Aufwand und Ertrag zu ermitteln und in ein Verhältnis zu setzen. Das heißt, Sie vertrauen nicht nur Ihrem Bauchgefühl, sondern können abwägen und so möglicherweise kostspielige Fehlentscheidungen vermeiden.

Allerdings bringt sie auch einige Nachteile mit sich: So lassen sich nicht alle Vorteile und Kosten quantifizieren. Schätzungen sind nicht so zuverlässig wie belastbare Zahlen. Daher ist es so wichtig, dass Sie sich bei Ihrer Kosten-Nutzen-Analyse von verschiedenen Personen und/oder Abteilungen zuarbeiten lassen, um eine möglichst hohe Objektivität zu erzielen.

Auch politische Erwägungen, sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens, können die Ergebnisse beeinflussen. Gleiches gilt für Entwicklungen am Markt, die zum Zeitpunkt der Erstellung noch nicht absehbar waren und das Ergebnis somit verfälschen können. Nicht zuletzt kann die Erstellung einer Kosten-Nutzen-Analyse recht zeitintensiv sein.

Der menschliche Faktor

Die wichtigste Einschränkung der Methode liegt wohl darin, dass alle, die daran beteiligt sind, ihre eigenen Annahmen mitbringen, ihre Vorteile im Auge haben und mögliche Risiken schlicht falsch einschätzen bzw. den Nutzen überschätzen. Wenn Daten aus vergangenen Analysen unhinterfragt genutzt werden, kann dies ebenfalls dazu führen, dass die Ergebnisse nicht mehr den aktuellen Anforderungen entsprechen. So kann ein ungenaues Bild der Kosten entstehen.

Auch das bereits erwähnte Bauchgefühl sollte durch das Design der Kosten-Nutzen-Analyse so weit wie möglich ausgeschaltet werden, indem relevante Informationen so detailliert wie möglich recherchiert und belegt werden.