KPI: Was ist das, und wofür lassen sich KPIs nutzen?

Die Abkürzung KPI steht für Key Performance Indicator und bezeichnet Kennzahlen, die dazu dienen, den Erfolg bzw. die Leistung von Maschinen oder Produktionsanlagen, eines Geschäftsbereichs bzw. einer Abteilung oder eines Unternehmens im Ganzen zu bewerten.

Ein KPI im Marketing unterscheidet sich daher von einem KPI in der Produktion oder im Personalbereich. Entscheidend ist, dass der jeweilige KPI sich auf diejenigen Geschäftsprozesse konzentriert, die den Fortschritt bei der Erreichung einer Zielvorgabe messen können.

Entscheidend für Ihren Erfolg: Warum KPIs wichtig sind

Für jeden Unternehmensbereich sind bestimmte Ziele und Vorgaben zu erfüllen, aber nicht immer sind diese für alle Führungskräfte und Mitarbeitenden transparent. Richtig definierte KPIs können helfen zu erkennen, ob die Zielvorgaben erreicht werden, denn sie verknüpfen die Arbeit der Beschäftigten mit den jeweiligen Zielen. Mit Hilfe von KPIs lässt sich also feststellen, ob der Geschäftsbereich oder die Produktionsanlage die erwartete Leistung bringt. Die Kennzahlen erlauben zudem, gegebenenfalls rechtzeitig Gegenmaßnahmen einzuleiten, wenn sie zu stark von den Zielvorgaben abweichen.

In der Regel setzt man die Kennzahl in Beziehung zu den für den Prozess eingesetzten Ressourcen, Zeit und Kosten. So können Sie effizient messen, welches Ergebnis Sie pro Zeit oder pro verbrauchten Kosten erzielen.

Tipp: Ihre KPIs sollten aussagekräftig sein und einen schnellen Überblick ermöglichen. Daher empfiehlt es sich, eher wenige Kennzahlen zu erheben. Nicht alles, was sich messen lässt, ermöglicht auch relevante Rückschlüsse auf die tatsächliche Leistung.

Erheben Sie KPIs über längere Zeiträume, können ältere Kennzahlen als Richtwerte für neue Strategien dienen. Sie liefern Ihnen Daten, die Sie bei der Entscheidungsfindung unterstützen können.

Arten von KPIs

In der Betriebswirtschaft werden verschiedene Arten von KPIs unterschieden:

Quantitative vs. qualitative KPIs

In der Regel werden vor allem quantitative KPIs gemessen, weil diese auf Zahlen basieren und daher eine Vergleichbarkeit und Bewertung ermöglichen. Denken Sie beispielsweise an Rentabilität oder Verkaufszahlen.

Von quantitativen KPIs spricht man bei eher immateriellen Werten, die sich nicht ohne Weiteres messen lassen, wie etwa die Kundenzufriedenheit oder das Mitarbeiterengagement.

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Führende vs. nachlaufende KPIs

Mit führenden KPIs wird versucht, Vorhersagen über potenzielle Probleme oder Chancen zu treffen, während nachlaufende KPIs bereits erzielte Ergebnisse messen.

Prozess-KPIs vs. aktionsfähige KPIs

Wenn Sie verstehen wollen, wie Ihr Bereich oder Ihr Unternehmen eine Leistung erbringt, sind Prozess-KPIs wichtig. Allerdings können Sie damit nicht erfassen, welche Maßnahmen die Leistung verbessern könnten. Aktionsfähige KPIs können genau die Schritte aufzeigen, die notwendig sind, um Verbesserungen zu erzielen.

Strategische vs. operative KPIs

Wichtig für die strategische Planung ist die Unterscheidung von operativen und strategischen KPIs. Mit operativen KPIs messen Sie die Effektivität und Effizienz Ihrer Prozesse und können so schnell sehen, ob alles genauso funktioniert wie geplant und die angestrebten Ziele erreicht werden. Strategische KPIs sind auf eine längerfristige Perspektive angelegt und helfen zu erkennen, ob Ihre Gesamtstrategie aufgeht.

Absolute vs. relative KPIs:

Absolute Kennzahlen bezeichnen eine Einheitsgröße, also etwa den Gewinn, während relative KPIs immer in Bezug zu einem anderen Wert stehen. Das gilt zum Beispiel für die Fremdkapitalquote.

Wie wird ein KPI ermittelt?

Die Herausforderung bei der Ermittlung von KPIs besteht meist darin, die für Ihren Bereich besonders aussagekräftigen Indikatoren zu wählen. Die Versuchung, zu viele KPIs zu erfassen, ist oft groß. Meist geht das jedoch auf Kosten der Transparenz und Verständlichkeit. Zudem unterliegen auch KPIs bzw. ihre Aussagekraft einem ständigen Wandel und müssen immer wieder auf ihre Sinnhaftigkeit hinterfragt werden.

Daher ist es in der Regel besser, sich auf wenige KPIs zu beschränken, um bessere Entscheidungen treffen und die Leistung verbessern zu können. Wie also gehen Sie dabei vor?

Mit der SMART-Formel relevante KPIs bestimmen

Die Abkürzung SMART steht für

• Specific – Spezifisch: Der KPI sollte für den jeweiligen Geschäftsbereich oder Prozess spezifisch sein. Alle Beteiligten müssen verstehen, wofür der KPI gemessen wird und welches Ziel Sie damit verfolgen.
• Measurable – Messbar: Legen Sie fest, wie der KPI gemessen werden kann. Bei qualitativen KPIs können Sie Ersatzindikatoren definieren, zum Beispiel Daten, die durch Kunden- oder Mitarbeitenden-Befragungen gewonnen werden.
• Achievable – erreichbar: Die KPIs sollten realistisch erreichbar sein, so dass alle Beteiligten auf den Erfolg hinarbeiten.
• Result-oriented – ergebnisorientiert: Ein KPI muss immer an einem klar definierten Ziel ausgerichtet sein. Wenn sich der KPI verändert, aber dies keinen Einfluss auf das gesetzte Ziel hat, eignet sich diese KPI nicht für Ihre Bewertung.
• Time-bound – zeitlich gebunden: KPIs werden innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens erhoben. In bestimmten zeitlichen Abständen überprüfen Sie, ob Ihr KPI im Hinblick auf Ihre Ziele oder Vorgaben noch sinnvoll ist.

Mit diesem Vorgehen finden Sie wahrscheinlich heraus, welche KPIs für Ihren Bereich oder Ihr Unternehmen wirklich sinnvoll sind.

Wichtige KPIs: Beispiele für verschiedene Unternehmensbereiche

Für jeden Unternehmensbereich gibt es KPIs, die Aufschluss über die Teamleistung, die Produktivität oder andere Erfolgsfaktoren geben. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele, die zeigen, welche Möglichkeiten Sie haben, KPIs zu messen:

• KPIs im Personalbereich: Kosten der Personalentwicklung pro Jahr und pro Mitarbeiter*in, Lohnkosten, Mitarbeiterbindung, Mitarbeiterzufriedenheit, Überstunden, Anzahl der Schulungen für einzelne Mitarbeiter*innen, Wettbewerbsfähigkeit des Gehalts (SCR), Fluktuationsraten, etc.
• KPIs im Marketing: Qualifizierte Leads, Conversion Rate, Leadgenerierung, Suchmaschinenoptimierung, Downloads von Content Marketing-Inhalten, Click-Through-Rate bei Newslettern und E-Mails (CTR), Cost per Click (CPC) beim Online-Marketing, etc.
• KPIs für das Projektmanagement: Anzahl der Projekte, die im Zeitplan sind, Kostenbudget, Mitarbeiterstunden für Projektarbeit
• KPIs für Einkauf und Materialwirtschaft: Anzahl abgeschlossener Rahmenverträge mit Lieferanten pro Jahr, Lieferantenaudits, durchschnittliche Dauer von Bestellung bis Warenlieferung etc.
• KPIs für den Kundenservice: Anzahl der Anrufe pro Tag, durchschnittliche Gesprächsdauer, Kundenbeschwerden pro Tag, etc.

Achten Sie stets darauf, Ihre KPIs so exakt wie möglich auf die Ziele Ihres Teams und die Anforderungen an den jeweiligen Prozess auszurichten. Denn dann entfalten sie ihre wahre Aussagekraft und können Sie bei Ihren strategischen Entscheidungen unterstützen.

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Was ist KPI-Management? Praxistipps für die Nutzung von KPIs

KPIs zu messen, ist nur der erste Schritt. Im KPI-Management interpretieren Sie die so erhobenen Daten und setzen sie in Beziehung zu den Geschäftszielen. Fragen Sie sich also immer, wie sich Ihre Kennzahlen auf die übergeordneten Unternehmensziele auswirken. Wenn Sie die aktuellen KPI-Werte mit früheren Auswertungen vergleichen, können Sie zudem erkennen, wo sich die Leistung verbessert oder verschlechtert hat. Oft lassen sich daraus auch Trends ableiten, die Sie wiederum in Ihre strategischen Überlegungen einbeziehen können.

Zudem ist es hilfreich, wenn Sie Ihre Zahlen mit Benchmarks aus Ihrer Branche oder mit Mitbewerbern am Markt vergleichen. Auch die Zusammenhänge zwischen verschiedenen KPIs zu analysieren, kann interessante Erkenntnisse liefern. Stellen Sie fest, dass eine KPI nicht das gewünschte Ergebnis bringt, können Sie sich darüber hinaus gezielt auf Ursachenforschung begeben und herausfinden, welche Faktoren dazu beitragen, dass die Kennzahl nicht erfüllt wird.